Fredag, 15:40. Ola på byrån ska förbereda en veckorapport om teamets uppgifter, och kunden frågar vad som gjorts med deras hemsida. Tidigare öppnade hon uppgifterna en efter en och skrev av överenskommelserna till ett kalkylblad; nu kan hon ange rätt källor för AI-assistenten, kontrollera tabellen och be om en fil.
Rapporten om uppgifter börjar med frågan: vad vill du egentligen visa?
Ola visar kunden veckans uppgifter från Arbetsytan ”Ny webbplats”: de som är klara och de som pågår. Den avgränsningen skiljer arbetet med webbplatsen från byråns interna frågor.
Ola hanterar i Task Manager uppgifter som rör webbplatsen, kampanjen och offerterna. Kunden frågar om webbplatsen, så en rapport från hela byrån skulle bara vara brus för hen. Ola väljer Arbetsytan ”Ny webbplats” som utgångspunkt och antecknar frågan: vilka uppgifter som rör den här arbetsytan är klara den här veckan, och vilka pågår fortfarande?
De uppgifter som behövs för ett sådant svar finns i uppgifterna: ämne, beskrivning, status, förfallodatum, prioritet och tilldelade personer. Tråden sparar även systemmeddelanden om ändringar av status, förfallodatum, prioritet och namn samt om att personer lagts till eller tagits bort. Det gör att det går att skilja uppgiftens aktuella läge från överenskommelser som ändrats under resans gång. En ändring av enbart beskrivningen skapar dock ingen separat systempost.
Om du vill titta på ärenden som kräver uppmärksamhet innan rapporten, använd uppgiftsfilter. Rutorna ”Idag” och ”Försenade” begränsar den synliga listan, och filtren låter dig välja status, prioritet eller typ av post. Listfiltret ersätter dock inte valet av källor för konversationen med AI-assistenten. Det är två separata beslut: det ena hjälper dig att överblicka uppgifter, det andra talar om för assistenten vad den ska utgå ifrån.
Hur anger du uppgifter för hela Arbetsytan till AI-assistenten?
Öppna AI-assistenten, skapa en Tråd med knappen ”+ Ny” och välj ”Källor” under konversationens titel. En ny Tråd startar med dina uppgifter; för att fråga om en Arbetsytas uppgifter och chattar anger du den arbetsytan som källa.
I källfönstret klickar du på en rad för att markera posten; med pilen bredvid går du vidare till dess innehåll. Du kan alltså välja hela Arbetsytan eller gå ner till specifika uppgifter och chattar. Ola väljer ”Ny webbplats”, eftersom kunden frågar om arbetet med webbplatsen, inte om säljofferten eller kampanjen.
Det här är en viktig gräns: Arbetsytan omfattar dess uppgifter och chattar, men AI-assistenten ser bara de du har behörighet till. Administratören har tillgång till alla uppgifter och chattar. Om rapporten ska innehålla en post du inte ser, ger en förfrågan till AI dig inte automatiskt tillgång till den.
Vid ett stort omfång, titta på upptagningsindikatorn under listan med källor. Om du anger mer innehåll än modellen kan ta emot informerar assistenten om vad som inte tagits med. Vid mycket breda frågor kan den också bara ta hänsyn till några få bäst matchande delar. Avgränsa då frågan till en enda Arbetsyta eller ange specifika uppgifter. Mer kontext betyder inte alltid ett fullständigare svar.
Ett enda kommando kan skapa en tabell, men kontrollera den innan du exporterar
Be AI-assistenten om en tabell för det angivna omfånget och ange vad du vill se i den. Först efter att ha läst svaret ber du om Excel eller CSV, eftersom dessa format kräver tabelldata.
Ola skriver: ”Gör en tabell med veckans uppgifter i Arbetsytan Ny webbplats. Visa ämne, tilldelad person, förfallodatum och status. Skilj klara uppgifter från de som pågår.” Det här är ingen färdig mall - tabellens layout kan se annorlunda ut.
På skärmen kontrollerar hon om de uppgifter kunden frågade om finns med. Om ”Webbplatsprojekt” saknas rättar hon inte ännu arket för hand: hon går tillbaka till källorna och preciserar frågan. Hon kan också be: ”Visa bara uppgifter som rör webbplatsen, utan överenskommelser från andra projekt.” Innan hon laddar ner kontrollerar Ola uppgifternas namn, status och förfallodatum.
När tabellen motsvarar hennes behov skriver hon: ”Skapa en Excel-fil av den här tabellen.” AI:n förbereder innehållet, och Task Manager sätter ihop filen och visar knappen ”Ladda ner …”. Assistenten hanterar Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV och HTML. Word, PDF och HTML kan skapas direkt från ett beskrivande svar; för Excel och CSV behövs en tabell. Om du vill se fler exempel på sådana frågor, kolla in tabeller skapade av AI.
Spara den nedladdade filen där du förvarar rapporter för kunden. Nedladdningslänken är privat, fungerar för den inloggade personen med åtkomst till aktuell uppgift eller chatt, och upphör att gälla efter 24 timmar. Efter den tiden ber du AI-assistenten att generera filen på nytt.
När du bara behöver en tråd, samla inte in hela Arbetsytan
Du kan ta fram en rapport från en enskild uppgift utan att skapa ett brett urval av källor. Öppna uppgiften eller chatten, slå på det privata läget ”AI-assistent” vid svarsfältet och be om en sammanfattning i en Word-, PDF- eller HTML-fil.
På onsdagen öppnar Marek ”Projekt strony” innan ett samtal med kunden. Han skriver: ”Ta fram ett Word-dokument med en sammanfattning av den här tråden”. Assistenten ser trådens innehåll och dess bilagor, och frågan samt svaret syns bara för Marek - svaret märks med ”ENDAST FÖR DIG”. Det läggs inte till i teamets konversation som ett vanligt meddelande.
Om du bara behöver spara ett enda meddelande behöver AI inte sammanställa någon rapport alls. Menyn ⋮ vid meddelandet eller anteckningen låter dig välja ”Exportera till PDF”, ”Exportera till Word” eller ”Exportera till TXT”. Filen laddas ner direkt och har en rubrik med information om författare, tidpunkt och tråd. På samma sätt exporterar du ett enskilt svar från AI-assistenten.
Innan du skickar en sådan fil, kontrollera också vilken version av meddelandet du tittar på. Om du använder läget ”Strukturera” kommer den synliga versionen som AI tagit fram, tillsammans med en anteckning om läget, att hamna i exporten. För att få originalet, växla vyn till ”Ursprungligt innehåll” och gör exporten på nytt. Mer om att arbeta i själva tråden kan du läsa i texten om att ställa frågor till AI-assistenten.
Fredagsritualen kan du upprepa, men rapporten skickas inte av sig själv
Tråden med inställda källor finns kvar i listan, så nästa fredag kan du återvända till samma konversation och ställa en ny fråga. AI-assistenten genererar dock inte någon veckorapport automatiskt vid en bestämd tidpunkt.
Döp tråden till ”Veckorapport” och markera den med en stjärna så att du lättare hittar den. När du vill starta en separat konversation med samma uppsättning källor, använd alternativet ”Duplicera med källor” i menyn ⋮. Innan nästa export, kontrollera på nytt datumintervallet i frågan och innehållet i svaret - utgå inte ifrån att trådens namn anger vilken vecka rapporten ska omfatta.
Du kan be: ”Påminn mig på fredag kl. 15:00 om rapporten”. Påminnelsen sparas först när du klickar på ”Ja, utför”, och vid den angivna tiden får du en avisering i appen. Det är en signal till dig, inget schema för att skapa filen. Om du behöver få ordning på själva uppgifternas förfallodatum innan fredag, se hur du håller koll på förfallodatum i teamet.
Innan du skickar rapporten vidare, läs den som ett meddelande till en kund: kontrollera namn, statusar, omfattning och om någon viktig uppgift saknas. AI-assistenten kan ta fram ett e-postmeddelande, men att skicka det kräver din bekräftelse. Du måste också konfigurera en personlig SMTP, det vill säga utskick från din egen e-postadress. Betrakta inte AI:s svar som ett bevis på att mejlet redan har skickats.
Innan första försöket behöver du åtkomst till AI och rätt data
För att ta fram en rapport med AI-assistenten måste administratören välja leverantör och modell samt ange en API-nyckel. Det är din verksamhets egen nyckel, som gör att appen kan skicka förfrågningar till modellens leverantör. Administratören måste också aktivera åtkomsten till assistentfönstret. Utan AI låter Task Manager dig fortfarande hantera uppgifter och använda filter, men kan inte ta fram den här beskrivna rapporten åt dig via AI-assistenten.
Att välja mellan finns OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude och xAI Grok. API-nyckeln tillhör din verksamhet, och du betalar direkt till modellens leverantör för förfrågningarna, separat från Task Manager-licensen. När du använder AI skickas innehållet från de angivna källorna till den externa modellens leverantör - välj därför den omfattning som behövs för rapporten, i stället för att markera allt. Om du vill bedöma det här flödet mer i detalj, läs hur du bygger upp företagets kunskapsbas på egna källor.
Inför nästa fredagssammanställning, skapa tråden ”Veckorapport”, välj en Arbetsyta och be först om en tabell för en bestämd vecka. Läs den på skärmen, justera frågans omfattning om det behövs, och ladda först därefter ner filen. Du kan följa hela flödet i Demo.
Vanliga frågor
Har Task Manager en färdig rapportmodul?
Nej, rapporten skapas som ett svar från AI-assistenten, som Task Manager sedan kan omvandla till en Word-, PDF-, Excel-, CSV- eller HTML-fil. Det finns ingen separat flik för ”Rapporter”.
Hur gör jag en veckorapport om teamets uppgifter, inte bara mina egna?
I AI-assistentens fönster väljer du ”Källor” och anger rätt Arbetsyta istället för att förlita dig på standardvalet ”Mina uppgifter”. Assistenten tar bara hänsyn till de uppgifter och chattar du har behörighet till; administratören har tillgång till allt.
Varför får jag inte en sammanställning av uppgifter till Excel, utan bara en beskrivning?
Excel och CSV kräver tabelldata, så be först om en tabell med den information du behöver, och be sedan om filen. Word, PDF och HTML kan skapas direkt från ett beskrivande svar.
Kommer länken för att ladda ner rapporten att fungera om en vecka?
Nej, den privata nedladdningslänken upphör att gälla efter 24 timmar. Be AI-assistenten skapa filen på nytt efter den tiden.
Kan jag ställa in veckorapporten så att den skapas automatiskt varje fredag?
Nej, AI-assistenten kan påminna dig om rapporten, men förbereder den inte automatiskt vid en bestämd tid. Påminnelsen skapas efter att du bekräftat med ”Ja, utför”.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
