Péntek, 15:40. Olának az ügynökségnél el kell készítenie a csapat heti feladatriportját, és az ügyfél arra kíváncsi, mi sikerült az ő weboldalával kapcsolatban. Korábban sorban megnyitotta a feladatokat, és átmásolta a megállapodásokat a táblázatba; most megjelölheti az AI-asszisztensnek a megfelelő forrásokat, ellenőrizheti a táblázatot, és kérhet fájlt.
A feladatriport azzal a kérdéssel kezdődik: mit szeretnél valójában megmutatni?
Ola az ügyfélnek a „Új weboldal” Munkaterület e heti feladatait mutatja meg: az elkészülteket és a folyamatban lévőket. Ez a lehatárolás elválasztja a weboldallal kapcsolatos munkát az ügynökség belső ügyeitől.
Ola a Task Managerben a weboldallal, kampánnyal és ajánlatokkal kapcsolatos feladatokat vezeti. Az ügyfél a weboldalról kérdez, így a teljes ügynökségre vonatkozó riport csak zajt jelentene számára. Ola a „Új weboldal” Munkaterületet választja viszonyítási pontként, és feljegyzi magának a kérdést: mely, ehhez a területhez tartozó feladatok készültek el ezen a héten, és melyek vannak még folyamatban?
Az ehhez a válaszhoz szükséges adatok a feladatokban találhatók: tárgy, leírás, állapot, határidő, prioritás és hozzárendelt személyek. A beszélgetésszál rögzíti az állapot, határidő, prioritás és név módosításáról, valamint a személyek hozzáadásáról vagy eltávolításáról szóló rendszerüzeneteket is. Ez lehetővé teszi, hogy megkülönböztesd a feladat jelenlegi állapotát azoktól a megállapodásoktól, amelyek menet közben változtak. Maga a leírás módosítása azonban nem hoz létre külön rendszerbejegyzést.
Ha a riport elkészítése előtt át szeretnéd tekinteni a figyelmet igénylő ügyeket, használd a feladatszűrőket. A „Mára” és a „Lejárt” csempék szűkítik a látható listát, a szűrők pedig lehetővé teszik az állapot, a prioritás vagy a típus kiválasztását. A listaszűrő azonban nem helyettesíti az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetés forrásainak kiválasztását. Ez két külön döntés: az egyik neked segít a feladatok áttekintésében, a másik megmondja az asszisztensnek, miből dolgozzon.
Hogyan jelöld ki az AI-asszisztensnek az egész Munkaterület feladatait?
Nyisd meg az AI-asszisztenst, hozz létre egy beszélgetésszálat a „+ Új” gombbal, majd a beszélgetés címe alatt válaszd a „Források” lehetőséget. Az új beszélgetésszál a saját feladataiddal indul; ha a Munkaterület feladataira és csevegéseire szeretnél rákérdezni, jelöld ki ezt a területet forrásként.
A források ablakában kattints egy sorra a kijelöléshez; a mellette lévő nyíllal léphetsz tovább a tartalmára. Így kiválaszthatod az egész Munkaterületet, vagy lemehetsz konkrét feladatokig és csevegésekig. Ola a „Új weboldal” Munkaterületet jelöli ki, mert az ügyfél a weboldallal kapcsolatos munkáról kérdez, nem az értékesítési ajánlatról vagy a kampányról.
Ez fontos határ: a Munkaterület a terület feladatait és csevegéseit foglalja magában, de az AI-asszisztens csak azokat látja, amelyekhez jogosultságod van. Az adminisztrátor minden feladathoz és csevegéshez hozzáfér. Ha a riportnak olyan elemet is tartalmaznia kellene, amelyet nem látsz, önmagában az AI-nak feltett kérés nem ad hozzá hozzáférést.
Nagyobb terjedelem esetén nézd meg a kitöltöttségi sávot a források listája alatt. Ha több tartalmat jelölsz ki, mint amennyit a modell fel tud dolgozni, az asszisztens tájékoztat arról, mit nem vett figyelembe. Nagyon tág kérdéseknél előfordulhat, hogy csak néhány, leginkább odaillő elemet vesz figyelembe. Ilyenkor szűkítsd a kérdést egyetlen Munkaterületre, vagy jelölj ki konkrét feladatokat. Nem mindig a több kontextus jelenti a teljesebb választ.
Egyetlen utasítás elkészítheti a táblázatot, de ellenőrizd exportálás előtt
Kérj az AI-asszisztenstől egy táblázatot a megadott tartalommal, és add meg, mit szeretnél benne látni. Csak a válasz elolvasása után kérj Excelt vagy CSV-t, mivel ezek a formátumok táblázatos adatokat igényelnek.
Ola ezt írja: „Készíts táblázatot az e heti feladatokról az Új weboldal Munkaterületen. Mutasd meg a tárgyat, a hozzárendelt személyt, a határidőt és az állapotot. Válaszd külön az elkészült feladatokat a folyamatban lévőktől.” Ez nem egy kész sablon - a táblázat szerkezete lehet más.
A képernyőn ellenőrzi, megjelentek-e azok a feladatok, amelyekről az ügyfél kérdezett. Ha hiányzik a „Weboldal projekt”, egyelőre nem javítja ki kézzel a táblázatot: visszatér a forrásokhoz, és pontosítja a kérdést. Azt is kérheti: „Mutasd csak a weboldalhoz kapcsolódó feladatokat, más projektek megállapodásai nélkül.” Letöltés előtt Ola ellenőrzi a feladatok nevét, állapotát és határidejét.
Amikor a táblázat megfelel az igényeinek, ezt írja: „Készíts ebből a táblázatból Excel fájlt.” Az AI elkészíti a tartalmat, a Task Manager pedig összeállítja a fájlt, és megjelenít egy „Letöltés …” gombot. Az asszisztens Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV és HTML formátumot kezel. A Word, PDF és HTML közvetlenül a leíró válaszból is elkészülhet; az Excelhez és a CSV-hez táblázat szükséges. Ha szeretnél más példákat látni az ilyen kérdésekre, nézd meg az AI által készített táblázatokat.
A letöltött fájlt tárold ott, ahol az ügyfeleknek szánt jelentéseket szoktad tartani. A letöltési link privát, bejelentkezett, az adott feladathoz vagy csevegéshez hozzáféréssel rendelkező személy számára működik, és 24 óra után lejár. Ezután kérd meg az AI-asszisztenst, hogy generálja újra a fájlt.
Ha csak egyetlen beszélgetésszálra van szükséged, ne gyűjtsd össze az egész Munkaterületet
Egyetlen feladatról is készíthetsz jelentést anélkül, hogy széles forráskészletet állítanál össze. Nyisd meg a feladatot vagy csevegést, kapcsold be a privát „AI-asszisztens” módot a válaszmező mellett, és kérj összefoglalót Word, PDF vagy HTML fájlban.
Szerdán Marek megnyitja a „Weboldal projekt” szálat, mielőtt beszélne az ügyféllel. Ezt írja: „Készíts egy Word dokumentumot ennek a beszélgetésszálnak az összefoglalójával”. Az asszisztens látja a szál tartalmát és mellékleteit, a kérdés és a válasz pedig csak Marek számára látható - a válasz „CSAK NEKED” jelölést kap. Nem fűzi hozzá a csapat beszélgetéséhez normál üzenetként.
Ha csak egyetlen üzenetet szeretnél megőrizni, az AI-nak egyáltalán nem kell jelentést összeállítania. Az üzenet vagy jegyzet melletti ⋮ menüben választhatod az „Exportálás PDF-be”, „Exportálás Word-be” vagy „Exportálás TXT-be” opciót. A fájl azonnal letöltődik, és fejlécében szerepel a szerző, az időpont és a szál adatai. Így exportálhatod az AI-asszisztens egyetlen válaszát is.
Mielőtt egy ilyen fájlt elküldenél, nézd meg, melyik verzióját nézed az üzenetnek. Ha a „Rendszerezd” módot használod, az exportba az AI által előkészített, látható verzió kerül a mód jelölésével együtt. Az eredetihez kapcsold át a nézetet „Eredeti tartalom”-ra, és végezd el újra az exportálást. Bővebben a szálon belüli munkáról a az AI-asszisztensnek feltett kérdésekről szóló cikkben olvashatsz.
A pénteki rituálét ismételheted, de a jelentés nem küldi el magát
A beállított forrásokkal rendelkező szál megmarad a listán, így a következő pénteken visszatérhetsz ehhez a beszélgetéshez, és feltehetsz egy új kérdést. Az AI-asszisztens azonban nem generálja automatikusan a heti jelentést egy megadott időpontban.
Nevezd el a szálat „Heti jelentés”-nek, és jelöld csillaggal, hogy könnyebben megtaláld. Ha ugyanazzal a forráskészlettel szeretnél külön beszélgetést kezdeni, használd a ⋮ menü „Duplikálás forrásokkal” opcióját. A következő exportálás előtt ellenőrizd újra a kérdésben megadott dátumtartományt és a válasz tartalmát; ne feltételezd, hogy a szál neve határozza meg, melyik hetet kell lefednie a jelentésnek.
Kérheted: „Emlékeztess péntek 15:00-kor a jelentésre”. Az emlékeztető csak a „Igen, végrehajtás” gombra kattintás után mentődik el, és a megadott időpontban értesítést kapsz az alkalmazásban. Ez neked szóló jelzés, nem a fájl létrehozásának ütemezése. Ha csak a feladatok határidőit szeretnéd rendbe tenni péntek előtt, nézd meg, hogyan tartsd nyilván a csapat határidőit.
Mielőtt továbbküldöd a jelentést, olvasd el úgy, mintha ügyfélnek szóló üzenet lenne: ellenőrizd a neveket, az állapotokat, az időszakot, és azt, hogy nem maradt-e ki fontos feladat. Az asszisztens elő tud készíteni egy e-mailt, de annak elküldéséhez a te megerősítésed kell. Be kell állítanod a személyes SMTP-t is, vagyis a saját e-mail címedről történő küldést. Ne tekintsd az AI válaszát bizonyítéknak arra, hogy az e-mail már elment.
Az első próbálkozás előtt hozzáférésre van szükséged az AI-hoz és a megfelelő adatokhoz
Ahhoz, hogy az AI-asszisztenssel jelentést készíthess, az adminisztrátornak ki kell választania a szolgáltatót és a modellt, valamint meg kell adnia egy API-kulcsot. Ez a kulcs a cégedé, és lehetővé teszi, hogy az alkalmazás lekérdezéseket küldjön a modell szolgáltatójának. Az adminisztrátornak be kell kapcsolnia az asszisztens ablakához való hozzáférést is. AI nélkül a Task Manager továbbra is lehetővé teszi a feladatok kezelését és a szűrők használatát, de nem készíti el helyetted az itt leírt jelentést az AI-asszisztens segítségével.
Választhatsz az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude és az xAI Grok közül. Az API-kulcs a cégedé, a lekérdezésekért pedig közvetlenül a modell szolgáltatójának fizetsz, a Task Manager licencétől függetlenül. Amikor AI-t használsz, a megjelölt források tartalma a külső modellszolgáltatóhoz kerül - ezért válaszd a jelentéshez szükséges kört, ahelyett hogy mindent kijelölnél. Ha alaposabban szeretnéd megérteni ezt a folyamatot, olvasd el, hogyan építs vállalati tudásbázist saját forrásokból.
A legközelebbi pénteki összesítéshez hozz létre egy „Heti jelentés” szálat, jelölj ki egy Munkaterületet, és kérj először táblázatot egy meghatározott hétről. Olvasd el a képernyőn, javítsd a kérdés körét, ha szükséges, és csak ezután töltsd le a fájlt. A teljes folyamatot megnézheted a Demo-ban.
Gyakori kérdések
Van a Task Managernek kész riport moduljaa?
Nem, a riport az AI-asszisztens válaszaként jön létre, amiből a Task Manager Word, PDF, Excel, CSV vagy HTML fájlt tud összeállítani. Nincs külön „Riportok” fül.
Hogyan készíts heti riportot a csapat feladataiból, ne csak a sajátjaimból?
Az AI-asszisztens ablakában válaszd a „Források” lehetőséget, és jelöld ki a megfelelő Munkaterületet, ahelyett hogy az alapértelmezett „Saját feladataim” beállításra hagyatkoznál. Az asszisztens csak azokat a feladatokat és csevegéseket veszi figyelembe, amelyekhez jogosultságod van; az adminisztrátor minden feladathoz hozzáfér.
Miért nem kapok feladatösszesítést Excelbe, csak leírást?
Az Excel és a CSV táblázatos adatokat igényel, ezért először kérj egy táblázatot a szükséges adatokkal, majd kérj fájlt. A Word, PDF és HTML formátum közvetlenül a leíró válaszból is elkészülhet.
A riport letöltési linkje egy hét múlva is működni fog?
Nem, a privát letöltési link 24 óra után lejár. Ezt követően kérd meg az AI-asszisztenst, hogy generálja újra a fájlt.
Beállíthatom, hogy a heti riport minden pénteken automatikusan elkészüljön?
Nem, az AI-asszisztens emlékeztethet a riportra, de nem készíti el automatikusan a megadott időpontban. Az emlékeztető a „Igen, végrehajtom” megerősítése után jön létre.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
