Viernes, 15:40. Ola, de la agencia, tiene que preparar el informe semanal de tareas del equipo, y el cliente pregunta qué se ha logrado hacer en su sitio web. Antes abría las tareas una a una y copiaba los acuerdos a una hoja de cálculo; ahora puede indicar al Asistente de IA las fuentes adecuadas, revisar la tabla y pedir el archivo.
El informe de tareas empieza con una pregunta: ¿qué quieres mostrar realmente?
Ola mostrará al cliente las tareas de esta semana del Espacio de trabajo «Nuevo sitio web»: las terminadas y las que están en curso. Este alcance separa el trabajo en el sitio web de los asuntos internos de la agencia.
Ola gestiona en Task Manager tareas relacionadas con el sitio web, campañas y ofertas. El cliente pregunta por el sitio web, así que un informe de toda la agencia sería ruido para él. Ola elige como punto de referencia el Espacio de trabajo «Nuevo sitio web» y anota su pregunta: ¿qué tareas de este espacio se han terminado esta semana y cuáles siguen en curso?
Los datos necesarios para esa respuesta están en las tareas: título, descripción, estado, fecha límite, prioridad y personas asignadas. El hilo también guarda los mensajes del sistema sobre cambios de estado, fecha límite, prioridad y nombre, así como sobre la incorporación o eliminación de personas. Esto permite distinguir el estado actual de la tarea de los acuerdos que fueron cambiando por el camino. Sin embargo, un cambio solo en la descripción no genera una entrada de sistema independiente.
Si antes del informe quieres revisar los asuntos que requieren atención, usa los filtros de tareas. Las fichas «Para hoy» y «Vencidas» acotan la lista visible, y los filtros te permiten elegir estado, prioridad o tipo de elemento. El filtro de la lista, sin embargo, no sustituye la elección de fuentes en la conversación con el Asistente de IA. Son decisiones distintas: una te ayuda a revisar las tareas, la otra le dice al asistente de qué debe partir.
¿Cómo indicar al Asistente de IA las tareas de todo un Espacio de trabajo?
Abre el Asistente de IA, crea un hilo con el botón «+ Nuevo» y debajo del título de la conversación selecciona «Fuentes». Un hilo nuevo parte de tus tareas; para preguntar por las tareas y chats de un Espacio de trabajo, indica ese espacio como fuente.
En la ventana de fuentes haz clic en una fila para seleccionar el elemento; con la flecha situada junto a ella accede a su contenido. Así puedes elegir todo el Espacio de trabajo o bajar a tareas y chats concretos. Ola indica «Nuevo sitio web», porque el cliente pregunta por el trabajo en el sitio web, no por la oferta comercial ni por la campaña.
Es un límite importante: el Espacio de trabajo incluye las tareas y chats del espacio, pero el Asistente de IA solo ve aquellos a los que tienes permiso de acceso. El administrador tiene acceso a todas las tareas y chats. Si el informe debe incluir un elemento que no ves, pedírselo a la IA no te dará acceso a él.
Con un alcance amplio, fíjate en la barra de ocupación bajo la lista de fuentes. Si indicas más contenido del que el modelo puede admitir, el asistente te informará de lo que no ha tenido en cuenta. En preguntas muy amplias, puede incluso considerar solo unos pocos elementos que encajan mejor. En ese caso, acota la pregunta a un solo Espacio de trabajo o indica tareas concretas. Más contexto no siempre significa una respuesta más completa.
Una sola instrucción puede preparar la tabla, pero revísala antes de exportarla
Pide al Asistente de IA una tabla sobre el alcance indicado y especifica qué quieres ver en ella. Solo después de leer la respuesta pide el Excel o el CSV, ya que estos formatos requieren datos en forma de tabla.
Ola escribe: «Haz una tabla con las tareas de esta semana en el Espacio de trabajo Nuevo sitio web. Muestra el título, la persona asignada, la fecha límite y el estado. Separa las tareas terminadas de las que están en curso». No es una plantilla fija: la estructura de la tabla puede variar.
En la pantalla comprueba si han aparecido las tareas por las que preguntaba el cliente. Si falta «Proyecto del sitio web», todavía no corrige la hoja a mano: vuelve a las fuentes y afina la pregunta. También puede pedir: «Muestra solo las tareas relacionadas con el sitio web, sin acuerdos de otros proyectos». Antes de descargar, Ola revisa los nombres de las tareas, los estados y las fechas límite.
Cuando la tabla responde a sus necesidades, escribe: «Prepara un archivo Excel a partir de esta tabla». La IA prepara el contenido y Task Manager genera el archivo y muestra el botón «Descargar …». El Asistente admite Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV y HTML. Word, PDF y HTML pueden generarse directamente a partir de una respuesta descriptiva; para Excel y CSV se necesita una tabla. Si quieres ver otros ejemplos de este tipo de preguntas, consulta las tablas creadas por la IA.
Guarda el archivo descargado donde almacenas los informes para el cliente. El enlace de descarga es privado, funciona para la persona que haya iniciado sesión y tenga acceso a esa tarea o chat, y caduca a las 24 horas. Pasado ese tiempo, pide al Asistente de IA que genere de nuevo el archivo.
Cuando solo necesitas un hilo, no reúnas todo el Espacio de trabajo
Puedes preparar un informe de una sola tarea sin configurar un conjunto amplio de fuentes. Abre la tarea o el chat, activa el modo privado «Asistente de IA» junto al campo de respuesta y pídele un resumen en un archivo Word, PDF o HTML.
El miércoles, Marek abre «Proyecto de la web» antes de hablar con el cliente. Escribe: «Prepara un Word con el resumen de este hilo». El asistente ve el contenido del hilo y sus adjuntos, y tanto la pregunta como la respuesta solo son visibles para Marek - la respuesta lleva la marca «SOLO PARA TI». No la añade a la conversación del equipo como un mensaje normal.
Si solo necesitas conservar un único mensaje, la IA ni siquiera tiene que elaborar un informe. El menú ⋮ junto al mensaje o la nota te permite elegir «Exportar a PDF», «Exportar a Word» o «Exportar a TXT». El archivo se descarga al instante y lleva un encabezado con la información del autor, la hora y el hilo. Así puedes exportar también una única respuesta del Asistente de IA.
Antes de enviar ese archivo, comprueba además qué versión del mensaje estás viendo. Si usas el modo «Organizar», lo que se exporta es la versión visible preparada por la IA, junto con una anotación sobre el modo. Para obtener el original, cambia la vista a «Contenido original» y repite la exportación. Más sobre cómo trabajar dentro de un hilo lo encontrarás en cómo hacer preguntas al Asistente de IA.
El ritual de los viernes puedes repetirlo, pero el informe no se envía solo
El hilo con las fuentes configuradas permanece en la lista, así que el próximo viernes puedes volver a esa conversación y hacer una nueva pregunta. Sin embargo, el Asistente de IA no genera el informe semanal automáticamente a una hora fija.
Llama al hilo «Informe semanal» y márcalo con una estrella para encontrarlo más fácilmente. Cuando quieras iniciar una conversación aparte con el mismo conjunto de fuentes, usa la opción «Duplicar con fuentes» del menú ⋮. Antes de cada nueva exportación, revisa de nuevo el rango de fechas de la pregunta y el contenido de la respuesta; no des por hecho que el nombre del hilo determina la semana que debe cubrir el informe.
Puedes pedir: «Recuérdame el viernes a las 15:00 lo del informe». El recordatorio se guarda solo al pulsar «Sí, hazlo», y a la hora indicada recibirás una notificación en la aplicación. Es un aviso para ti, no un calendario de creación del archivo. Si necesitas organizar los plazos de las tareas antes del viernes, consulta cómo controlar los plazos en el equipo.
Antes de reenviar el informe, léelo como si fuera un mensaje para el cliente: revisa nombres, estados, el alcance y si no se ha omitido alguna tarea importante. El asistente puede preparar un correo, pero enviarlo requiere tu confirmación. También necesitas configurar tu propio SMTP, es decir, el envío desde tu propia dirección de correo. No tomes la respuesta de la IA como prueba de que el correo ya se ha enviado.
Antes del primer intento necesitas acceso a la IA y a los datos adecuados
Para preparar un informe con el Asistente de IA, el administrador debe elegir un proveedor y un modelo, y aportar una clave API. Es la clave de tu empresa, que permite a la aplicación enviar solicitudes al proveedor del modelo. El administrador también debe habilitar el acceso a la ventana del asistente. Sin IA, Task Manager sigue permitiendo gestionar tareas y usar filtros, pero no preparará por ti el informe descrito aquí mediante el Asistente de IA.
Puedes elegir entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude y xAI Grok. La clave API pertenece a tu empresa, y pagas las solicitudes directamente al proveedor del modelo, por separado de la licencia de Task Manager. Cuando usas la IA, el contenido de las fuentes indicadas se envía a un proveedor de modelos externo - por eso conviene elegir solo el alcance necesario para el informe, en lugar de seleccionarlo todo. Si quieres evaluar este flujo con más detalle, lee cómo construir el conocimiento de la empresa a partir de fuentes propias.
En el próximo cierre de viernes, crea el hilo «Informe semanal», indica un único Espacio de trabajo y pide primero una tabla de una semana concreta. Léela en pantalla, ajusta el alcance de la pregunta si hace falta y solo entonces descarga el archivo. Puedes ver todo el proceso en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager tiene un módulo de informes listo?
No, el informe se genera como respuesta del Asistente de IA, a partir de la cual Task Manager puede crear un archivo Word, PDF, Excel, CSV o HTML. No existe una pestaña separada de «Informes».
¿Cómo hacer un informe semanal de tareas del equipo y no solo de las mías?
En la ventana del Asistente de IA selecciona «Fuentes» e indica el Espacio de trabajo correspondiente en lugar de depender de «Mis tareas» por defecto. El Asistente solo tendrá en cuenta las tareas y chats a los que tengas permiso de acceso; el administrador tiene acceso a todos.
¿Por qué no obtengo un resumen de tareas en Excel, sino una descripción?
Excel y CSV requieren datos en formato de tabla, así que primero pide una tabla con la información necesaria y después el archivo. Word, PDF y HTML pueden generarse directamente a partir de una respuesta descriptiva.
¿El enlace de descarga del informe seguirá funcionando dentro de una semana?
No, el enlace privado de descarga caduca a las 24 horas. Pasado ese tiempo, pide al Asistente de IA que genere el archivo de nuevo.
¿Puedo configurar el informe semanal para que se cree solo cada viernes?
No, el Asistente de IA puede recordarte el informe, pero no lo preparará automáticamente a una hora determinada. El recordatorio se crea tras confirmar «Sí, hazlo».
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
