Piatok, 15:40. Ola z agentúry má pripraviť týždenný report z úloh tímu a klient sa pýta, čo sa podarilo urobiť na jeho stránke. Zvyčajne otvárala úlohy jednu po druhej a prepisovala dohody do tabuľky; teraz môže označiť Asistentovi AI správne zdroje, skontrolovať tabuľku a požiadať o súbor.
Report z úloh začína otázkou: čo naozaj chcete ukázať?
Ola ukáže klientovi úlohy z tohto týždňa z Pracovného priestoru „Nová webová stránka”: dokončené a tie rozpracované. Takýto rozsah oddeľuje prácu na stránke od interných záležitostí agentúry.
Ola vedie v Task Manageri úlohy týkajúce sa stránky, kampane a ponúk. Klient sa pýta na stránku, takže report z celej agentúry by preňho bol šumom. Ola si ako referenčný bod vyberie Pracovný priestor „Nová webová stránka” a zapíše si otázku: ktoré úlohy týkajúce sa tejto oblasti boli tento týždeň dokončené a ktoré sú ešte rozpracované?
Dáta potrebné na takúto odpoveď sa nachádzajú v úlohách: predmet, popis, stav, termín, priorita a priradené osoby. Vlákno zaznamenáva aj systémové správy o zmenách stavu, termínu, priority a názvu, ako aj o pridaní alebo odobratí osôb. To umožňuje odlíšiť aktuálny stav úlohy od dohôd, ktoré sa priebežne menili. Zmena samotného popisu však samostatný systémový záznam nevytvára.
Ak si pred reportom chcete prezrieť záležitosti vyžadujúce pozornosť, použite filtre úloh. Dlaždice „Na dnes” a „Po termíne” zúžia zobrazený zoznam a filtre vám umožnia vybrať stav, prioritu alebo typ položky. Filter zoznamu však nenahrádza výber zdrojov rozhovoru s Asistentom AI. Ide o samostatné rozhodnutia: jedno vám pomáha prehliadať úlohy, druhé hovorí asistentovi, z čoho má vychádzať.
Ako označiť Asistentovi AI úlohy celého Pracovného priestoru?
Otvorte Asistenta AI, založte vlákno tlačidlom „+ Nová” a pod názvom rozhovoru vyberte „Zdroje”. Nové vlákno štartuje s vašimi úlohami; aby ste sa mohli spýtať na úlohy a chaty Pracovného priestoru, označte túto oblasť ako zdroj.
V okne zdrojov kliknite na riadok, aby ste označili položku; šípkou pri nej prejdite na jej obsah. Môžete teda vybrať celý Pracovný priestor alebo zísť ku konkrétnym úlohám a chatom. Ola označí „Nová webová stránka”, pretože klient sa pýta na prácu na stránke, nie na obchodnú ponuku ani kampaň.
Toto je dôležitá hranica: Pracovný priestor zahŕňa úlohy a chaty danej oblasti, ale Asistent AI vidí iba tie, ku ktorým máte oprávnenia. Administrátor má prístup ku všetkým úlohám a chatom. Ak má report obsahovať položku, ktorú nevidíte, samotná žiadosť voči AI vám k nej prístup nepridelí.
Pri rozsiahlejšom rozsahu sledujte ukazovateľ vyťaženia pod zoznamom zdrojov. Keď označíte viac obsahu, než model dokáže spracovať, asistent vás informuje, čo nezohľadnil. Pri veľmi širokých otázkach môže zohľadniť aj iba niekoľko najlepšie vyhovujúcich prvkov. Vtedy zúžte otázku na jeden Pracovný priestor alebo označte konkrétne úlohy. Viac kontextu neznamená vždy úplnejšiu odpoveď.
Jeden príkaz môže pripraviť tabuľku, ale skontrolujte ju pred exportom
Požiadajte Asistenta AI o tabuľku týkajúcu sa označeného rozsahu a uveďte, čo v nej chcete vidieť. Až po prečítaní odpovede požiadajte o Excel alebo CSV, pretože tieto formáty vyžadujú tabuľkové dáta.
Ola píše: „Vytvor tabuľku s úlohami z tohto týždňa v Pracovnom priestore Nová webová stránka. Ukáž predmet, priradenú osobu, termín a stav. Oddeľ dokončené úlohy od rozpracovaných”. Toto nie je hotová šablóna - usporiadanie tabuľky môže byť iné.
Na obrazovke kontroluje, či sa objavili úlohy, na ktoré sa klient pýtal. Ak chýba „Projekt stránky”, ešte neopravuje tabuľku ručne: vráti sa k zdrojom a upresní otázku. Môže tiež požiadať: „Ukáž iba úlohy týkajúce sa stránky, bez dohôd z iných projektov”. Pred stiahnutím Ola kontroluje názvy úloh, stavy a termíny.
Keď tabuľka zodpovedá jej potrebám, napíše: „Priprav z tejto tabuľky súbor Excel”. AI pripraví obsah a Task Manager zostaví súbor a zobrazí tlačidlo „Stiahnuť …”. Asistent podporuje Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV a HTML. Word, PDF a HTML môžu vzniknúť priamo z popisnej odpovede; pre Excel a CSV je potrebná tabuľka. Ak chcete vidieť ďalšie príklady takýchto otázok, pozrite si tabuľky vytvárané AI.
Stiahnutý súbor uložte tam, kde uchovávate reporty pre klienta. Odkaz na stiahnutie je súkromný, funguje pre prihlásenú osobu s prístupom k danej úlohe alebo chatu a po 24 hodinách vyprší. Po tomto čase požiadajte Asistenta AI o opätovné vygenerovanie súboru.
Keď potrebujete len jedno vlákno, nezbierajte celý Pracovný priestor
Report z jednej úlohy môžete pripraviť bez zostavovania širokej sady zdrojov. Otvorte úlohu alebo chat, zapnite súkromný režim „Asistent AI“ pri poli odpovede a požiadajte o zhrnutie v súbore Word, PDF alebo HTML.
V stredu Marek otvára „Projekt stránky“ pred rozhovorom s klientom. Píše: „Pripravte Word so zhrnutím tohto vlákna“. Asistent vidí obsah vlákna a jeho prílohy, pričom otázka aj odpoveď sú viditeľné iba pre Mareka - odpoveď má označenie „LEN PRE TEBA“. Nepridáva ju do tímovej konverzácie ako bežnú správu.
Ak potrebujete uložiť iba jednu správu, AI vôbec nemusí zostavovať report. Menu ⋮ pri správe alebo poznámke umožňuje vybrať „Export do PDF“, „Export do Word“ alebo „Export do TXT“. Súbor sa stiahne okamžite a má hlavičku s informáciou o autorovi, čase a vlákne. Rovnako exportujete aj jednotlivú odpoveď Asistenta AI.
Pred odoslaním takéhoto súboru si ešte overte, ktorú verziu správy si prezeráte. Ak používate režim „Usporiadať“, do exportu sa dostane viditeľná verzia pripravená AI spolu s poznámkou o režime. Na originál prepnite zobrazenie na „Pôvodný obsah“ a export vykonajte znova. Viac o práci priamo vo vlákne nájdete v texte o kladení otázok Asistentovi AI.
Piatkový rituál môžete opakovať, no report sa sám neodošle
Vlákno s nastavenými zdrojmi zostáva v zozname, takže nasledujúci piatok sa môžete vrátiť k tejto konverzácii a položiť novú otázku. Asistent AI však negeneruje týždenný report automaticky vo vopred určenom čase.
Pomenujte vlákno „Týždenný report“ a označte ho hviezdičkou, aby ste ho ľahšie našli. Keď chcete začať samostatnú konverzáciu s rovnakou sadou zdrojov, použite v menu ⋮ možnosť „Duplikovať so zdrojmi“. Pred ďalším exportom si znova skontrolujte rozsah dátumov v otázke a obsah odpovede; nepredpokladajte, že názov vlákna určuje týždeň, ktorý má report pokrývať.
Môžete požiadať: „Pripomeň mi v piatok o 15:00 report“. Pripomienka sa uloží až po kliknutí na „Áno, vykonať“ a v stanovenom čase dostanete oznámenie v aplikácii. Je to signál pre vás, nie harmonogram vytvárania súboru. Ak potrebujete usporiadať samotné termíny úloh pred piatkom, pozrite si ako strážiť termíny v tíme.
Skôr než report pošlete ďalej, prečítajte si ho ako správu pre klienta: skontrolujte názvy, stavy, rozsah a to, či nechýba dôležitá úloha. Asistent môže pripraviť e-mail, no jeho odoslanie vyžaduje vaše potvrdenie. Musíte si tiež nastaviť osobné SMTP, teda odosielanie z vlastnej e-mailovej adresy. Odpoveď AI neberte ako dôkaz, že e-mail už bol odoslaný.
Pred prvým pokusom potrebujete prístup k AI a správnym údajom
Aby ste mohli pripraviť report s Asistentom AI, administrátor musí vybrať poskytovateľa a model a zadať API kľúč. Ide o kľúč vašej firmy, ktorý umožňuje aplikácii posielať požiadavky poskytovateľovi modelu. Administrátor musí tiež zapnúť prístup k oknu asistenta. Bez AI Task Manager naďalej umožňuje spravovať úlohy a používať filtre, no nepripraví za vás tu opísaný report prostredníctvom Asistenta AI.
Na výber sú OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok. API kľúč patrí vašej firme a za požiadavky platíte priamo poskytovateľovi modelu, oddelene od licencie Task Managera. Keď používate AI, obsah vybraných zdrojov sa dostane k externému poskytovateľovi modelu - preto vyberajte rozsah potrebný pre report, namiesto označovania všetkého. Ak chcete tento tok dôkladnejšie posúdiť, prečítajte si ako vybudovať firemné znalosti z vlastných zdrojov.
Pri najbližšom piatkovom zhrnutí založte vlákno „Týždenný report“, vyberte jeden Pracovný priestor a požiadajte najprv o tabuľku z určeného týždňa. Prečítajte si ju na obrazovke, upravte rozsah otázky, ak treba, a až potom stiahnite súbor. Celý postup si môžete overiť v Demo.
Najčastejšie otázky
Má Task Manager hotový modul reportov?
Nie, report vzniká ako odpoveď Asistenta AI, z ktorej Task Manager dokáže zostaviť súbor Word, PDF, Excel, CSV alebo HTML. Neexistuje samostatná záložka „Reporty”.
Ako vytvoriť týždenný report z úloh tímu, a nie len mojich?
V okne Asistenta AI vyberte „Zdroje” a označte príslušný Pracovný priestor namiesto spoliehania sa na predvolené „Moje úlohy”. Asistent zohľadní iba úlohy a chaty, ku ktorým máte oprávnenia; administrátor má prístup ku všetkým.
Prečo nedostanem prehľad úloh do Excelu, iba popis?
Excel a CSV vyžadujú tabuľkové dáta, preto najprv požiadajte o tabuľku s potrebnými informáciami a až potom o súbor. Word, PDF a HTML môžu vzniknúť priamo z popisnej odpovede.
Bude odkaz na stiahnutie reportu fungovať o týždeň?
Nie, súkromný odkaz na stiahnutie vyprší po 24 hodinách. Po tomto čase požiadajte Asistenta AI o opätovné vygenerovanie súboru.
Môžem nastaviť týždenný report tak, aby sa vytváral sám každý piatok?
Nie, Asistent AI vám môže pripomenúť report, ale nepripraví ho automaticky v určenú hodinu. Pripomienka vznikne po potvrdení „Áno, vykonaj”.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
