Sexta-feira, 15h40. A Ola, da agência, tem de preparar o relatório semanal de tarefas da equipa, e o cliente pergunta o que foi possível fazer no seu site. Normalmente abria as tarefas uma a uma e copiava as decisões para uma folha de cálculo; agora pode indicar ao Assistente de IA as fontes certas, verificar a tabela e pedir o ficheiro.
O relatório de tarefas começa com uma pergunta: o que quer realmente mostrar?
A Ola vai mostrar ao cliente as tarefas desta semana do Workspace "Novo site": as concluídas e as que estão em curso. Este âmbito separa o trabalho no site dos assuntos internos da agência.
A Ola gere no Task Manager tarefas relacionadas com o site, campanhas e propostas. O cliente pergunta sobre o site, por isso um relatório de toda a agência seria apenas ruído para ele. A Ola escolhe como ponto de referência o Workspace "Novo site" e anota a pergunta: que tarefas relacionadas com esta área foram concluídas esta semana e quais ainda estão em curso?
Os dados necessários para essa resposta estão nas tarefas: título, descrição, estado, prazo, prioridade e pessoas atribuídas. A conversa também regista mensagens do sistema sobre alterações de estado, prazo, prioridade e nome, bem como a adição ou remoção de pessoas. Isto permite distinguir o estado atual da tarefa das decisões que foram mudando pelo caminho. No entanto, alterar apenas a descrição não gera uma entrada própria no sistema.
Se antes do relatório quiser ver os assuntos que precisam de atenção, use os filtros de tarefas. Os blocos "Para hoje" e "Em atraso" reduzem a lista visível, e os filtros permitem escolher o estado, a prioridade ou o tipo de item. No entanto, o filtro da lista não substitui a escolha das fontes na conversa com o Assistente de IA. São decisões distintas: uma ajuda-o a si a consultar as tarefas, a outra diz ao assistente o que deve usar.
Como indicar ao Assistente de IA as tarefas de todo o Workspace?
Abra o Assistente de IA, crie uma conversa com o botão "+ Nova" e, por baixo do título da conversa, escolha "Fontes". Uma nova conversa começa com as suas tarefas; para perguntar sobre as tarefas e conversas do Workspace, indique essa área como fonte.
Na janela de fontes, clique na linha para selecionar o item; use a seta ao lado para aceder ao seu conteúdo. Pode assim escolher todo o Workspace ou descer até tarefas e conversas específicas. A Ola seleciona "Novo site", porque o cliente pergunta sobre o trabalho no site, não sobre a proposta comercial nem a campanha.
Esta é uma fronteira importante: o Workspace abrange as tarefas e conversas da área, mas o Assistente de IA só vê aquelas às quais tem permissões. O administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas. Se o relatório tiver de incluir um item que não vê, pedir à IA não lhe vai dar acesso a ele.
Perante um âmbito alargado, observe a barra de ocupação por baixo da lista de fontes. Se indicar mais conteúdo do que o modelo consegue processar, o assistente informa o que não foi considerado. Em perguntas muito abrangentes, pode também considerar apenas alguns dos elementos que melhor correspondem. Nesse caso, restrinja a pergunta a um único Workspace ou indique tarefas específicas. Mais contexto nem sempre significa uma resposta mais completa.
Um único pedido pode preparar a tabela, mas verifique-a antes de exportar
Peça ao Assistente de IA uma tabela relativa ao âmbito indicado e diga o que quer ver nela. Só depois de ler a resposta é que deve pedir o Excel ou o CSV, pois estes formatos exigem dados em formato de tabela.
A Ola escreve: "Faz uma tabela com as tarefas desta semana no Workspace Novo site. Mostra o título, a pessoa atribuída, o prazo e o estado. Separa as tarefas concluídas das que estão em curso". Isto não é um modelo pronto - a estrutura da tabela pode ser diferente.
No ecrã, verifica se apareceram as tarefas sobre as quais o cliente perguntou. Se faltar o "Projeto do site", ainda não corrige a folha manualmente: volta às fontes e clarifica a pergunta. Pode também pedir: "Mostra só as tarefas relacionadas com o site, sem decisões de outros projetos". Antes de transferir o ficheiro, a Ola verifica os nomes das tarefas, os estados e os prazos.
Quando a tabela corresponde às suas necessidades, escreve: "Prepara um ficheiro Excel a partir desta tabela". A IA prepara o conteúdo, e o Task Manager monta o ficheiro e mostra o botão "Transferir …". O assistente suporta Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV e HTML. O Word, o PDF e o HTML podem ser criados diretamente a partir de uma resposta descritiva; para o Excel e o CSV é necessária uma tabela. Se quiser ver outros exemplos deste tipo de pedidos, consulte as tabelas criadas pela IA.
Guarde o ficheiro descarregado onde costuma manter os relatórios para o cliente. O link de download é privado, funciona para a pessoa autenticada com acesso à tarefa ou conversa em questão e expira ao fim de 24 horas. Depois desse período, peça ao Assistente de IA para gerar o ficheiro novamente.
Quando precisa apenas de um tópico, não recolha todo o Workspace
Pode preparar um relatório de uma única tarefa sem definir um conjunto alargado de fontes. Abra a tarefa ou conversa, ative o modo privado "Assistente de IA" junto ao campo de resposta e peça um resumo em ficheiro Word, PDF ou HTML.
Na quarta-feira, o Marek abre o "Projeto do site" antes da reunião com o cliente. Escreve: "Prepara um Word com o resumo deste tópico". O Assistente vê o conteúdo do tópico e os seus anexos, e a pergunta e a resposta só são visíveis para o Marek - a resposta tem a indicação "SÓ PARA SI". Não a acrescenta à conversa da equipa como uma mensagem normal.
Se só precisa de guardar uma mensagem, a IA nem sequer precisa de preparar um relatório. O menu ⋮ junto à mensagem ou nota permite escolher "Exportar para PDF", "Exportar para Word" ou "Exportar para TXT". O ficheiro é descarregado de imediato e tem um cabeçalho com informação sobre o autor, a hora e o tópico. Da mesma forma pode exportar uma única resposta do Assistente de IA.
Antes de enviar esse ficheiro, confirme ainda que versão da mensagem está a ver. Se estiver a usar o modo "Organizar", o que é exportado é a versão visível preparada pela IA, com a respetiva anotação sobre o modo. Para obter o original, mude a vista para "Conteúdo original" e repita a exportação. Para saber mais sobre o trabalho dentro do próprio tópico, leia o artigo sobre como colocar perguntas ao Assistente de IA.
O ritual de sexta-feira pode repeti-lo, mas o relatório não se envia sozinho
O tópico com as fontes definidas fica na lista, por isso na sexta-feira seguinte pode voltar a essa conversa e fazer uma nova pergunta. No entanto, o Assistente de IA não gera o relatório semanal automaticamente a uma hora marcada.
Dê ao tópico o nome "Relatório semanal" e marque-o com uma estrela para o encontrar mais facilmente. Quando quiser iniciar uma conversa separada com o mesmo conjunto de fontes, use a opção "Duplicar com fontes" no menu ⋮. Antes de cada nova exportação, confirme novamente o intervalo de datas na pergunta e o conteúdo da resposta; não presuma que o nome do tópico define a semana que o relatório deve abranger.
Pode pedir: "Lembra-me na sexta-feira às 15:00 do relatório". O lembrete só fica guardado depois de clicar em "Sim, executar", e à hora indicada receberá uma notificação na aplicação. Isto é um sinal para si, não um agendamento da criação do ficheiro. Se precisar de organizar os prazos das tarefas antes de sexta-feira, veja como controlar os prazos na equipa.
Antes de enviar o relatório, leia-o como se fosse uma mensagem para o cliente: verifique nomes, estados, o intervalo e se não foi omitida nenhuma tarefa importante. O Assistente pode preparar um e-mail, mas o seu envio exige a sua confirmação. Também tem de configurar um SMTP pessoal, ou seja, o envio a partir do seu próprio endereço de e-mail. Não considere a resposta da IA como prova de que o e-mail já foi enviado.
Antes da primeira tentativa, precisa de acesso à IA e aos dados corretos
Para preparar um relatório com o Assistente de IA, o administrador tem de escolher um fornecedor e um modelo, e indicar uma chave API. Trata-se da chave da sua empresa, que permite à aplicação enviar pedidos ao fornecedor do modelo. O administrador também tem de ativar o acesso à janela do assistente. Sem IA, o Task Manager continua a permitir gerir tarefas e usar filtros, mas não preparará por si o relatório aqui descrito através do Assistente de IA.
Pode escolher entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok. A chave API pertence à sua empresa, e os pedidos são pagos diretamente ao fornecedor do modelo, separadamente da licença do Task Manager. Quando utiliza a IA, o conteúdo das fontes indicadas é enviado para o fornecedor externo do modelo - por isso escolha apenas o âmbito necessário para o relatório, em vez de selecionar tudo. Se quiser avaliar melhor este fluxo, leia como construir a base de conhecimento da empresa a partir das suas próprias fontes.
No próximo levantamento de sexta-feira, crie o tópico "Relatório semanal", indique um Workspace e peça primeiro uma tabela de uma semana específica. Leia-a no ecrã, corrija o âmbito da pergunta se necessário e só depois descarregue o ficheiro. Pode ver todo o percurso na Demo.
Perguntas mais frequentes
O Task Manager tem um módulo de relatórios pronto?
Não, o relatório é gerado como resposta do Assistente de IA, a partir da qual o Task Manager pode criar um ficheiro Word, PDF, Excel, CSV ou HTML. Não existe um separador próprio de "Relatórios".
Como criar um relatório semanal de tarefas da equipa, e não apenas das minhas?
Na janela do Assistente de IA, escolha "Fontes" e indique o Workspace adequado em vez de depender das "Minhas tarefas" predefinidas. O assistente terá em conta apenas as tarefas e conversas às quais tem acesso; o administrador tem acesso a todas.
Porque é que não recebo um resumo de tarefas em Excel, mas apenas uma descrição?
O Excel e o CSV exigem dados em formato de tabela, por isso peça primeiro uma tabela com as informações necessárias e só depois o ficheiro. O Word, o PDF e o HTML podem ser criados diretamente a partir de uma resposta descritiva.
O link para transferir o relatório vai continuar a funcionar daqui a uma semana?
Não, o link privado de transferência expira ao fim de 24 horas. Depois desse período, peça ao Assistente de IA para gerar o ficheiro novamente.
Posso configurar o relatório semanal para ser criado automaticamente todas as sextas-feiras?
Não, o Assistente de IA pode lembrá-lo do relatório, mas não o prepara automaticamente a uma hora definida. O lembrete é criado depois de confirmar "Sim, executar".
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
