Vendredi, 15h40. Ola, de l’agence, doit préparer le rapport hebdomadaire des tâches de l’équipe, et le client demande ce qui a été fait sur son site. Habituellement, elle ouvrait les tâches une à une et retranscrivait les décisions dans un tableur ; désormais, elle peut indiquer à l’Assistant IA les bonnes sources, vérifier le tableau et demander un fichier.
Le rapport de tâches commence par une question : que voulez-vous vraiment montrer ?
Ola montrera au client les tâches de la semaine de l’Espace de travail « Nouveau site web » : celles terminées et celles en cours. Ce périmètre sépare le travail sur le site des affaires internes de l’agence.
Ola gère dans Task Manager des tâches concernant le site, les campagnes et les offres. Le client s’intéresse au site, donc un rapport sur toute l’agence serait du bruit pour lui. Ola choisit comme référence l’Espace de travail « Nouveau site web » et note sa question : quelles tâches liées à cet espace ont été terminées cette semaine, et lesquelles sont encore en cours ?
Les données nécessaires à cette réponse se trouvent dans les tâches : sujet, description, statut, échéance, priorité et personnes assignées. Le fil de discussion enregistre aussi les messages système relatifs aux changements de statut, d’échéance, de priorité et de nom, ainsi qu’à l’ajout ou au retrait de personnes. Cela permet de distinguer l’état actuel de la tâche des décisions qui ont évolué en cours de route. En revanche, la modification de la seule description ne crée pas d’entrée système distincte.
Si vous souhaitez d’abord consulter les affaires nécessitant votre attention avant le rapport, utilisez les filtres de tâches. Les tuiles « Aujourd’hui » et « En retard » réduisent la liste visible, et les filtres permettent de choisir le statut, la priorité ou le type d’élément. Le filtre de liste ne remplace toutefois pas le choix des sources de la conversation avec l’Assistant IA. Ce sont deux décisions distinctes : l’une vous aide à parcourir les tâches, l’autre indique à l’assistant sur quoi se baser.
Comment indiquer à l’Assistant IA les tâches de tout l’Espace de travail ?
Ouvrez l’Assistant IA, créez un fil de discussion avec le bouton « + Nouvelle » et, sous le titre de la conversation, sélectionnez « Sources ». Un nouveau fil démarre avec vos tâches ; pour interroger les tâches et discussions de l’Espace de travail, indiquez cet espace comme source.
Dans la fenêtre des sources, cliquez sur une ligne pour sélectionner un élément ; utilisez la flèche à côté pour accéder à son contenu. Vous pouvez ainsi choisir tout un Espace de travail ou descendre jusqu’à des tâches et discussions précises. Ola sélectionne « Nouveau site web », car le client s’intéresse au travail sur le site, pas à l’offre commerciale ni à la campagne.
C’est une limite importante : l’Espace de travail englobe les tâches et discussions de l’espace, mais l’Assistant IA ne voit que celles auxquelles vous avez accès. L’administrateur a accès à toutes les tâches et discussions. Si le rapport doit inclure un élément que vous ne voyez pas, le simple fait de le demander à l’IA ne vous y donnera pas accès.
Pour un périmètre étendu, regardez la barre d’occupation sous la liste des sources. Si vous indiquez plus de contenu que le modèle ne peut en traiter, l’assistant vous informera de ce qu’il n’a pas pris en compte. Pour des questions très larges, il peut aussi ne retenir que quelques éléments les plus pertinents. Dans ce cas, restreignez la question à un seul Espace de travail ou indiquez des tâches précises. Plus de contexte ne signifie pas toujours une réponse plus complète.
Une seule commande peut préparer un tableau, mais vérifiez-le avant l’export
Demandez à l’Assistant IA un tableau portant sur le périmètre indiqué et précisez ce que vous souhaitez y voir. Ce n’est qu’après avoir lu la réponse que vous demandez un fichier Excel ou CSV, car ces formats nécessitent des données tabulaires.
Ola écrit : « Fais un tableau des tâches de cette semaine dans l’Espace de travail Nouveau site web. Montre le sujet, la personne assignée, l’échéance et le statut. Sépare les tâches terminées de celles en cours ». Ce n’est pas un modèle tout fait - la structure du tableau peut varier.
À l’écran, elle vérifie si les tâches demandées par le client apparaissent. Si « Projet du site » manque, elle ne corrige pas encore le tableau manuellement : elle retourne aux sources et précise sa question. Elle peut aussi demander : « Montre seulement les tâches concernant le site, sans les décisions des autres projets ». Avant de télécharger, Ola vérifie les noms des tâches, les statuts et les échéances.
Quand le tableau correspond à ses besoins, elle écrit : « Prépare un fichier Excel à partir de ce tableau ». L’IA prépare le contenu, et Task Manager compose le fichier et affiche le bouton « Télécharger … ». L’assistant gère Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV et HTML. Word, PDF et HTML peuvent être générés directement à partir d’une réponse descriptive ; Excel et CSV nécessitent un tableau. Si vous voulez voir d’autres exemples de ce type de questions, consultez les tableaux créés par l’IA.
Conservez le fichier téléchargé là où vous stockez les rapports destinés aux clients. Le lien de téléchargement est privé, il fonctionne pour la personne connectée ayant accès à la tâche ou à la discussion concernée et il expire après 24 heures. Passé ce délai, demandez à l'Assistant IA de régénérer le fichier.
Quand vous n'avez besoin que d'un seul fil de discussion, ne collectez pas tout l'Espace de travail
Vous pouvez préparer un rapport portant sur une seule tâche sans définir un large ensemble de sources. Ouvrez la tâche ou la discussion, activez le mode privé « Assistant IA » près du champ de réponse et demandez un résumé dans un fichier Word, PDF ou HTML.
Mercredi, Marek ouvre « Projet site web » avant un appel avec un client. Il écrit : « Prépare un Word avec le résumé de ce fil de discussion ». L'assistant voit le contenu du fil et ses pièces jointes, et la question ainsi que la réponse ne sont visibles que par Marek - la réponse porte la mention « VISIBLE PAR VOUS UNIQUEMENT ». Elle n'est pas ajoutée à la conversation de l'équipe comme un message ordinaire.
Si vous souhaitez conserver uniquement un seul message, l'IA n'a même pas besoin de composer un rapport. Le menu ⋮ situé près du message ou de la note permet de choisir « Exporter en PDF », « Exporter en Word » ou « Exporter en TXT ». Le fichier se télécharge immédiatement et comporte un en-tête indiquant l'auteur, l'heure et le fil de discussion. Vous pouvez exporter de la même façon une réponse unique de l'Assistant IA.
Avant d'envoyer un tel fichier, vérifiez encore quelle version du message vous consultez. Si vous utilisez le mode « Structurer », c'est la version visible préparée par l'IA, accompagnée d'une annotation sur le mode utilisé, qui sera exportée. Pour obtenir l'original, basculez l'affichage sur « Contenu original » et refaites l'export. Vous en saurez plus sur le travail au sein d'un fil de discussion dans l'article sur la manière de poser des questions à l'Assistant IA.
Le rituel du vendredi peut se répéter, mais le rapport ne s'envoie pas tout seul
Le fil de discussion avec les sources configurées reste dans la liste, vous pouvez donc revenir à cette conversation le vendredi suivant et poser une nouvelle question. L'Assistant IA ne génère toutefois pas automatiquement le rapport hebdomadaire à une heure fixée.
Nommez le fil de discussion « Rapport hebdomadaire » et marquez-le d'une étoile pour le retrouver plus facilement. Quand vous voulez démarrer une conversation distincte avec le même ensemble de sources, utilisez l'option « Dupliquer avec les sources » dans le menu ⋮. Avant chaque nouvel export, vérifiez à nouveau la plage de dates indiquée dans la question et le contenu de la réponse ; ne supposez pas que le nom du fil de discussion définit la semaine que le rapport doit couvrir.
Vous pouvez demander : « Rappelle-moi vendredi à 15h00 pour le rapport ». Le rappel ne sera enregistré qu'après avoir cliqué sur « Oui, exécute », et à l'heure indiquée vous recevrez une notification dans l'application. C'est un signal pour vous, pas un planificateur de création de fichier. Si vous devez organiser les échéances des tâches avant vendredi, consultez comment suivre les échéances dans une équipe.
Avant d'envoyer le rapport, relisez-le comme un message destiné à un client : vérifiez les noms, les statuts, la portée, et assurez-vous qu'aucune tâche importante n'a été omise. L'Assistant peut préparer un e-mail, mais son envoi nécessite votre confirmation. Vous devez aussi configurer un SMTP personnel, c'est-à-dire un envoi depuis votre propre adresse e-mail. Ne considérez pas la réponse de l'IA comme une preuve que l'e-mail a déjà été envoyé.
Avant la première tentative, vous avez besoin d'un accès à l'IA et aux bonnes données
Pour préparer un rapport avec l'Assistant IA, l'administrateur doit choisir un fournisseur et un modèle, puis indiquer une clé API. Il s'agit de la clé de votre entreprise, qui permet à l'application d'envoyer des requêtes au fournisseur du modèle. L'administrateur doit également activer l'accès à la fenêtre de l'assistant. Sans IA, Task Manager vous permet toujours de gérer les tâches et d'utiliser les filtres, mais il ne préparera pas pour vous le rapport décrit ici via l'Assistant IA.
Vous avez le choix entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude et xAI Grok. La clé API appartient à votre entreprise, et vous payez les requêtes directement au fournisseur du modèle, indépendamment de la licence Task Manager. Lorsque vous utilisez l'IA, le contenu des sources indiquées est transmis au fournisseur externe du modèle - choisissez donc le périmètre nécessaire au rapport plutôt que de tout sélectionner. Si vous souhaitez évaluer ce flux plus en détail, lisez comment construire une base de connaissances interne à partir de vos propres sources.
Pour le prochain bilan du vendredi, créez un fil de discussion « Rapport hebdomadaire », indiquez un seul Espace de travail et demandez d'abord un tableau portant sur une semaine précise. Lisez-le à l'écran, corrigez la portée de la question si nécessaire, et téléchargez le fichier seulement ensuite. Vous pouvez suivre toute la démarche dans la Demo.
Questions fréquentes
Task Manager dispose-t-il d’un module de rapports tout prêt ?
Non, le rapport est généré sous forme de réponse de l’Assistant IA, à partir de laquelle Task Manager peut composer un fichier Word, PDF, Excel, CSV ou HTML. Il n’existe pas d’onglet « Rapports » dédié.
Comment créer un rapport hebdomadaire des tâches de l’équipe, et pas seulement des miennes ?
Dans la fenêtre de l’Assistant IA, sélectionnez « Sources » et indiquez l’Espace de travail concerné plutôt que de vous appuyer sur « Mes tâches » par défaut. L’assistant ne tiendra compte que des tâches et discussions auxquelles vous avez accès ; l’administrateur a accès à toutes.
Pourquoi je n’obtiens pas un récapitulatif des tâches au format Excel, mais une description ?
Excel et CSV nécessitent des données tabulaires, donc demandez d’abord un tableau contenant les informations nécessaires, puis un fichier. Word, PDF et HTML peuvent être générés directement à partir d’une réponse descriptive.
Le lien de téléchargement du rapport fonctionnera-t-il encore dans une semaine ?
Non, le lien privé de téléchargement expire après 24 heures. Passé ce délai, demandez à l’Assistant IA de régénérer le fichier.
Puis-je configurer un rapport hebdomadaire pour qu’il se crée automatiquement chaque vendredi ?
Non, l’Assistant IA peut vous rappeler de faire le rapport, mais il ne le préparera pas automatiquement à une heure déterminée. Le rappel est créé après confirmation « Oui, exécute ».
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
