Freitag, 15:40 Uhr. Ola aus der Agentur soll den wöchentlichen Aufgabenbericht fürs Team erstellen, und der Kunde fragt, was bei seiner Website erledigt wurde. Früher öffnete sie die Aufgaben nacheinander und tippte die Absprachen in eine Tabelle ab; jetzt kann sie dem KI-Assistenten die passenden Quellen angeben, die Tabelle prüfen und um die Datei bitten.
Ein Aufgabenbericht beginnt mit der Frage: Was möchten Sie wirklich zeigen?
Ola zeigt dem Kunden die Aufgaben dieser Woche aus dem Arbeitsbereich „Neue Website“: erledigte und solche in Bearbeitung. Dieser Umfang trennt die Arbeiten an der Website von internen Angelegenheiten der Agentur.
Ola führt in Task Manager Aufgaben zur Website, zu Kampagnen und zu Angeboten. Der Kunde fragt nach der Website, daher wäre ein Bericht über die gesamte Agentur für ihn nur Rauschen. Ola wählt als Bezugspunkt den Arbeitsbereich „Neue Website“ und notiert sich die Frage: Welche Aufgaben zu diesem Bereich wurden diese Woche erledigt, und welche sind noch in Bearbeitung?
Die für eine solche Antwort benötigten Daten stecken in den Aufgaben: Titel, Beschreibung, Status, Fälligkeitsdatum, Priorität und zugewiesene Personen. Der Thread speichert auch Systemnachrichten zu Änderungen von Status, Fälligkeitsdatum, Priorität und Name sowie zum Hinzufügen oder Entfernen von Personen. Das ermöglicht es, den aktuellen Stand einer Aufgabe von Absprachen zu unterscheiden, die sich unterwegs geändert haben. Eine Änderung der Beschreibung allein erzeugt jedoch keinen eigenen Systemeintrag.
Wenn Sie vor dem Bericht die Angelegenheiten sehen möchten, die Aufmerksamkeit erfordern, nutzen Sie Aufgabenfilter. Die Kacheln „Heute fällig“ und „Überfällig“ grenzen die sichtbare Liste ein, und die Filter erlauben die Auswahl von Status, Priorität oder Typ der Position. Ein Listenfilter ersetzt jedoch nicht die Auswahl der Quellen für das Gespräch mit dem KI-Assistenten. Das sind zwei getrennte Entscheidungen: Die eine hilft Ihnen, Aufgaben durchzusehen, die andere sagt dem Assistenten, worauf er sich stützen soll.
Wie zeigen Sie dem KI-Assistenten Aufgaben eines ganzen Arbeitsbereichs?
Öffnen Sie den KI-Assistenten, legen Sie über die Schaltfläche „+ Neu“ einen Thread an und wählen Sie unter dem Gesprächstitel „Quellen“. Ein neuer Thread startet mit Ihren Aufgaben; um nach Aufgaben und Chats eines Arbeitsbereichs zu fragen, geben Sie diesen Bereich als Quelle an.
Klicken Sie im Fenster der Quellen auf eine Zeile, um eine Position auszuwählen; mit dem Pfeil daneben gelangen Sie zu deren Inhalt. So können Sie entweder den gesamten Arbeitsbereich wählen oder zu konkreten Aufgaben und Chats wechseln. Ola wählt „Neue Website“, da der Kunde nach den Arbeiten an der Website fragt, nicht nach einem Verkaufsangebot oder einer Kampagne.
Das ist eine wichtige Grenze: Der Arbeitsbereich umfasst Aufgaben und Chats des Bereichs, aber der KI-Assistent sieht nur jene, zu denen Sie berechtigt sind. Der Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats. Soll der Bericht eine Position enthalten, die Sie nicht sehen, verschafft Ihnen die bloße Anfrage an die KI keinen Zugriff darauf.
Bei einem umfangreichen Bereich achten Sie auf die Auslastungsanzeige unter der Quellenliste. Wenn Sie mehr Inhalt angeben, als das Modell verarbeiten kann, teilt der Assistent mit, was nicht berücksichtigt wurde. Bei sehr breiten Fragen berücksichtigt er mitunter auch nur einige am besten passende Elemente. Grenzen Sie dann die Frage auf einen Arbeitsbereich ein oder geben Sie konkrete Aufgaben an. Mehr Kontext bedeutet nicht immer eine vollständigere Antwort.
Ein einziger Befehl kann eine Tabelle vorbereiten, aber prüfen Sie sie vor dem Export
Bitten Sie den KI-Assistenten um eine Tabelle zum angegebenen Bereich und geben Sie an, was Sie darin sehen möchten. Erst nachdem Sie die Antwort gelesen haben, bitten Sie um Excel oder CSV, da diese Formate tabellarische Daten benötigen.
Ola schreibt: „Erstelle eine Tabelle mit den Aufgaben dieser Woche im Arbeitsbereich Neue Website. Zeige Titel, zugewiesene Person, Fälligkeitsdatum und Status. Trenne erledigte Aufgaben von denen in Bearbeitung.“ Das ist keine fertige Vorlage - der Aufbau der Tabelle kann anders ausfallen.
Auf dem Bildschirm prüft sie, ob die Aufgaben erschienen sind, nach denen der Kunde gefragt hat. Fehlt „Website-Projekt“, korrigiert sie das Arbeitsblatt noch nicht manuell: Sie kehrt zu den Quellen zurück und präzisiert die Frage. Sie kann auch bitten: „Zeige nur Aufgaben zur Website, ohne Absprachen aus anderen Projekten.“ Vor dem Herunterladen prüft Ola die Aufgabennamen, Status und Fälligkeitsdaten.
Wenn die Tabelle ihren Bedürfnissen entspricht, schreibt sie: „Erstelle aus dieser Tabelle eine Excel-Datei.“ Die KI bereitet den Inhalt vor, und Task Manager erstellt die Datei und zeigt die Schaltfläche „Herunterladen …“. Der Assistent unterstützt Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV und HTML. Word, PDF und HTML können direkt aus einer beschreibenden Antwort entstehen; für Excel und CSV wird eine Tabelle benötigt. Wenn Sie weitere Beispiele solcher Anfragen sehen möchten, schauen Sie sich von der KI erstellte Tabellen an.
Speichern Sie die heruntergeladene Datei dort, wo Sie Berichte für Kunden aufbewahren. Der Download-Link ist privat, funktioniert nur für die angemeldete Person mit Zugriff auf die jeweilige Aufgabe oder den Chat und läuft nach 24 Stunden ab. Danach bitten Sie den KI-Assistenten, die Datei erneut zu erstellen.
Wenn Sie nur einen Thread benötigen, müssen Sie nicht den gesamten Arbeitsbereich zusammenstellen
Einen Bericht zu einer einzelnen Aufgabe können Sie erstellen, ohne eine umfangreiche Quellenauswahl anzulegen. Öffnen Sie die Aufgabe oder den Chat, aktivieren Sie den privaten Modus „KI-Assistent“ beim Antwortfeld und bitten Sie um eine Zusammenfassung als Word-, PDF- oder HTML-Datei.
Am Mittwoch öffnet Marek „Projekt Webseite“ vor dem Gespräch mit dem Kunden. Er schreibt: „Erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung dieses Threads“. Der Assistent sieht den Inhalt des Threads samt Anhängen, und Frage sowie Antwort sind nur für Marek sichtbar - die Antwort trägt die Kennzeichnung „NUR FÜR SIE“. Sie wird nicht als gewöhnliche Nachricht zum Team-Chat hinzugefügt.
Wenn Sie nur eine einzelne Nachricht aufbewahren möchten, muss die KI überhaupt keinen Bericht erstellen. Über das Menü ⋮ bei der Nachricht oder Notiz können Sie „Export als PDF“, „Export als Word“ oder „Export als TXT“ wählen. Die Datei wird sofort heruntergeladen und enthält eine Kopfzeile mit Angaben zu Autor, Zeitpunkt und Thread. Genauso exportieren Sie eine einzelne Antwort des KI-Assistenten.
Bevor Sie eine solche Datei versenden, prüfen Sie noch, welche Version der Nachricht Sie gerade sehen. Wenn Sie den Modus „Strukturieren“ verwenden, wird beim Export die sichtbare, von der KI aufbereitete Version samt Hinweis auf den Modus übernommen. Für das Original wechseln Sie die Ansicht zu „Originalinhalt“ und führen den Export erneut aus. Mehr zur Arbeit im Thread selbst erfahren Sie im Beitrag über das Stellen von Fragen an den KI-Assistenten.
Das Freitagsritual können Sie wiederholen, aber der Bericht verschickt sich nicht von selbst
Ein Thread mit festgelegten Quellen bleibt in der Liste erhalten, sodass Sie am folgenden Freitag zu diesem Gespräch zurückkehren und eine neue Frage stellen können. Der KI-Assistent erstellt den Wochenbericht jedoch nicht automatisch zu einer festgelegten Uhrzeit.
Nennen Sie den Thread „Wochenbericht“ und markieren Sie ihn mit einem Stern, damit Sie ihn leichter wiederfinden. Wenn Sie ein separates Gespräch mit demselben Quellenset beginnen möchten, nutzen Sie im Menü ⋮ die Option „Mit Quellen duplizieren“. Prüfen Sie vor dem nächsten Export erneut den Datumsbereich in der Frage und den Inhalt der Antwort; gehen Sie nicht davon aus, dass der Name des Threads automatisch die Woche festlegt, die der Bericht abdecken soll.
Sie können bitten: „Erinnere mich am Freitag um 15:00 Uhr an den Bericht“. Die Erinnerung wird erst gespeichert, nachdem Sie auf „Ja, ausführen“ geklickt haben, und zur angegebenen Zeit erhalten Sie eine Benachrichtigung in der App. Das ist ein Signal für Sie, kein Zeitplan für die Erstellung der Datei. Wenn Sie vor Freitag lediglich die Aufgabentermine im Team ordnen möchten, lesen Sie wie Sie Fälligkeitsdaten im Team im Blick behalten.
Bevor Sie den Bericht weiterleiten, lesen Sie ihn wie eine Nachricht an den Kunden: prüfen Sie Namen, Status, den Umfang und ob keine wichtige Aufgabe fehlt. Der Assistent kann eine E-Mail vorbereiten, aber deren Versand erfordert Ihre Bestätigung. Außerdem müssen Sie ein persönliches SMTP-Konto konfigurieren, also den Versand von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse. Betrachten Sie die Antwort der KI nicht als Beweis dafür, dass die E-Mail bereits versendet wurde.
Vor dem ersten Versuch benötigen Sie Zugang zur KI und zu den richtigen Daten
Um einen Bericht mit dem KI-Assistenten zu erstellen, muss der Administrator einen Anbieter und ein Modell auswählen sowie einen API-Schlüssel hinterlegen. Das ist der Schlüssel Ihres Unternehmens, der der Anwendung erlaubt, Anfragen an den Modellanbieter zu senden. Der Administrator muss zudem den Zugriff auf das Assistentenfenster aktivieren. Ohne KI können Sie in Task Manager weiterhin Aufgaben verwalten und Filter nutzen, aber der hier beschriebene Bericht wird nicht vom KI-Assistenten erstellt.
Zur Auswahl stehen OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude und xAI Grok. Der API-Schlüssel gehört Ihrem Unternehmen, und für die Anfragen zahlen Sie direkt an den Modellanbieter, getrennt von der Task Manager-Lizenz. Wenn Sie die KI nutzen, gelangt der Inhalt der ausgewählten Quellen an den externen Modellanbieter - wählen Sie daher den für den Bericht nötigen Umfang, statt alles auszuwählen. Wenn Sie diesen Ablauf genauer einschätzen möchten, lesen Sie wie Sie eine Wissensbasis des Unternehmens auf Basis eigener Quellen aufbauen.
Legen Sie bei der nächsten Freitagsübersicht den Thread „Wochenbericht“ an, wählen Sie einen Arbeitsbereich aus und bitten Sie zunächst um eine Tabelle für eine bestimmte Woche. Lesen Sie sie auf dem Bildschirm durch, passen Sie bei Bedarf den Umfang der Frage an und laden Sie die Datei erst danach herunter. Den gesamten Ablauf können Sie in der Demo nachvollziehen.
Häufig gestellte Fragen
Hat Task Manager ein fertiges Berichtsmodul?
Nein, der Bericht entsteht als Antwort des KI-Assistenten, aus der Task Manager eine Word-, PDF-, Excel-, CSV- oder HTML-Datei erstellen kann. Es gibt keinen separaten Reiter „Berichte“.
Wie erstelle ich einen wöchentlichen Aufgabenbericht fürs Team und nicht nur für mich?
Wählen Sie im Fenster des KI-Assistenten „Quellen“ und geben Sie den entsprechenden Arbeitsbereich an, anstatt sich auf die Standardeinstellung „Meine Aufgaben“ zu verlassen. Der Assistent berücksichtigt nur Aufgaben und Chats, zu denen Sie berechtigt sind; der Administrator hat Zugriff auf alle.
Warum erhalte ich keine Aufgabenübersicht für Excel, sondern nur eine Beschreibung?
Excel und CSV benötigen tabellarische Daten, bitten Sie daher zuerst um eine Tabelle mit den gewünschten Informationen und erst danach um die Datei. Word, PDF und HTML können direkt aus einer beschreibenden Antwort entstehen.
Funktioniert der Download-Link für den Bericht auch noch in einer Woche?
Nein, der private Download-Link läuft nach 24 Stunden ab. Danach bitten Sie den KI-Assistenten, die Datei erneut zu erstellen.
Kann ich den wöchentlichen Bericht so einstellen, dass er sich jeden Freitag von selbst erstellt?
Nein, der KI-Assistent kann Sie an den Bericht erinnern, bereitet ihn aber nicht automatisch zu einer festgelegten Uhrzeit vor. Die Erinnerung entsteht erst nach Bestätigung mit „Ja, ausführen“.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
