Venerdì, le 15:40. Ola dell'agenzia deve preparare il report settimanale delle attività del team, e il cliente chiede cosa è stato fatto sul suo sito. Di solito apriva le attività una per una e ricopiava gli accordi su un foglio di calcolo; ora può indicare all'Assistente AI le fonti giuste, controllare la tabella e chiedere il file.
Il report delle attività inizia con una domanda: cosa vuoi davvero mostrare?
Ola mostrerà al cliente le attività di questa settimana dello Spazio di lavoro "Nuovo sito web": quelle fatte e quelle in corso. Questo ambito separa i lavori sul sito dalle questioni interne dell'agenzia.
Ola gestisce in Task Manager le attività relative al sito, alla campagna e alle offerte. Il cliente chiede del sito, quindi un report dell'intera agenzia sarebbe per lui solo rumore. Ola sceglie come punto di riferimento lo Spazio di lavoro "Nuovo sito web" e si annota la domanda: quali attività relative a questo spazio sono state completate questa settimana, e quali sono ancora in corso?
I dati necessari per questa risposta si trovano nelle attività: titolo, descrizione, stato, scadenza, priorità e persone assegnate. La discussione registra anche i messaggi di sistema sui cambi di stato, scadenza, priorità e nome, nonché sull'aggiunta o rimozione di persone. Questo permette di distinguere lo stato attuale dell'attività dagli accordi che sono cambiati nel tempo. La modifica della sola descrizione, però, non genera una voce di sistema separata.
Se prima del report vuoi vedere le questioni che richiedono attenzione, usa i filtri delle attività. I riquadri "Per oggi" e "In ritardo" restringono l'elenco visibile, e i filtri permettono di scegliere stato, priorità o tipo di voce. Il filtro dell'elenco non sostituisce però la scelta delle fonti nella conversazione con l'Assistente AI. Sono due decisioni distinte: una ti aiuta a consultare le attività, l'altra dice all'assistente da cosa deve attingere.
Come indicare all'Assistente AI le attività dell'intero Spazio di lavoro?
Apri l'Assistente AI, crea una discussione con il pulsante "+ Nuova" e sotto il titolo della conversazione seleziona "Fonti". Una nuova discussione parte con le tue attività; per chiedere delle attività e chat dello Spazio di lavoro, indica quella sede come fonte.
Nella finestra delle fonti clicca sulla riga per selezionare una voce; con la freccia accanto passa al suo contenuto. Puoi quindi scegliere l'intero Spazio di lavoro oppure scendere fino a singole attività e chat. Ola indica "Nuovo sito web", perché il cliente chiede dei lavori sul sito, non dell'offerta commerciale né della campagna.
È un confine importante: lo Spazio di lavoro comprende le attività e le chat della sede, ma l'Assistente AI vede solo quelle a cui hai accesso. L'amministratore ha accesso a tutte le attività e chat. Se il report deve includere una voce che non vedi, la semplice richiesta all'AI non ti darà accesso ad essa.
Con un ambito esteso, guarda la barra di occupazione sotto l'elenco delle fonti. Se indichi più contenuto di quanto il modello possa accettare, l'assistente ti informerà su cosa non ha incluso. Per domande molto ampie può anche considerare solo alcuni elementi più pertinenti. In tal caso restringi la domanda a un solo Spazio di lavoro oppure indica attività specifiche. Più contesto non significa sempre una risposta più completa.
Un solo comando può preparare la tabella, ma controllala prima di esportarla
Chiedi all'Assistente AI una tabella relativa all'ambito indicato e specifica cosa vuoi vederci. Solo dopo aver letto la risposta chiedi l'Excel o il CSV, poiché questi formati richiedono dati tabellari.
Ola scrive: "Crea una tabella con le attività di questa settimana nello Spazio di lavoro Nuovo sito web. Mostra titolo, persona assegnata, scadenza e stato. Separa le attività fatte da quelle in corso". Non è un modello già pronto: la struttura della tabella può variare.
Sullo schermo controlla se compaiono le attività chieste dal cliente. Se manca "Progetto sito", non corregge ancora il foglio a mano: torna alle fonti e precisa la domanda. Può anche chiedere: "Mostra solo le attività relative al sito, senza gli accordi di altri progetti". Prima di scaricare, Ola controlla i nomi delle attività, gli stati e le scadenze.
Quando la tabella corrisponde alle sue esigenze, scrive: "Prepara da questa tabella un file Excel". L'AI prepara il contenuto, e Task Manager compone il file e mostra il pulsante "Scarica …". L'assistente gestisce Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV e HTML. Word, PDF e HTML possono essere generati direttamente da una risposta descrittiva; per Excel e CSV serve una tabella. Se vuoi vedere altri esempi di domande di questo tipo, consulta le tabelle create dall'AI.
Conserva il file scaricato dove tieni i report per il cliente. Il link per il download è privato, funziona per l'utente che ha effettuato l'accesso e che ha accesso all'attività o alla chat in questione, e scade dopo 24 ore. Trascorso questo tempo, chiedi all'Assistente AI di rigenerare il file.
Quando ti serve una sola discussione, non raccogliere l'intero Spazio di lavoro
Puoi preparare il report di una singola attività senza impostare un ampio insieme di fonti. Apri l'attività o la chat, attiva la modalità privata "Assistente AI" accanto al campo di risposta e chiedi un riepilogo in un file Word, PDF oppure HTML.
Mercoledì Marek apre "Progetto sito" prima della chiamata con il cliente. Scrive: "Prepara un Word con il riepilogo di questa discussione". L'assistente vede il contenuto della discussione e i suoi allegati, e la domanda con la risposta sono visibili solo a Marek - la risposta porta l'indicazione "SOLO PER TE". Non viene aggiunta alla conversazione del team come un normale messaggio.
Se devi conservare un solo messaggio, l'AI non deve nemmeno comporre un report. Il menu ⋮ accanto al messaggio o alla nota permette di scegliere "Esporta in PDF", "Esporta in Word" oppure "Esporta in TXT". Il file viene scaricato subito e ha un'intestazione con le informazioni sull'autore, l'orario e la discussione. Allo stesso modo puoi esportare una singola risposta dell'Assistente AI.
Prima di inviare un file del genere, controlla ancora quale versione del messaggio stai vedendo. Se usi la modalità "Riordina", nell'esportazione finirà la versione visibile preparata dall'AI, con l'annotazione sulla modalità. Per ottenere l'originale, passa alla vista "Contenuto originale" ed esegui di nuovo l'esportazione. Per saperne di più sul lavoro all'interno della discussione, leggi il testo su come fare domande all'Assistente AI.
Il rituale del venerdì puoi ripeterlo, ma il report non si invia da solo
La discussione con le fonti impostate resta nell'elenco, quindi il venerdì successivo puoi tornare a quella conversazione e fare una nuova domanda. L'Assistente AI, però, non genera automaticamente il report settimanale a un'ora prestabilita.
Chiama la discussione "Report settimanale" e contrassegnala con una stella, così la trovi più facilmente. Quando vuoi iniziare una conversazione separata con lo stesso insieme di fonti, usa nel menu ⋮ l'opzione "Duplica con le fonti". Prima dell'esportazione successiva, controlla di nuovo l'intervallo di date nella domanda e il contenuto della risposta; non dare per scontato che il nome della discussione determini la settimana che il report deve coprire.
Puoi chiedere: "Ricordami venerdì alle 15:00 il report". Il promemoria viene salvato solo dopo aver cliccato "Sì, esegui", e all'ora indicata riceverai una notifica nell'app. È un segnale per te, non una pianificazione per la creazione del file. Se devi mettere ordine nelle sole scadenze delle attività prima del venerdì, vedi come tenere sotto controllo le scadenze nel team.
Prima di inoltrare il report, leggilo come se fosse un messaggio al cliente: controlla i nomi, gli stati, l'intervallo e verifica che non sia stata omessa un'attività importante. L'assistente può preparare un'email, ma il suo invio richiede la tua conferma. Devi anche configurare un SMTP personale, cioè l'invio dal tuo indirizzo e-mail. Non considerare la risposta dell'AI come prova che l'email sia già stata inviata.
Prima del primo tentativo ti servono l'accesso all'AI e i dati giusti
Per preparare un report con l'Assistente AI, l'amministratore deve scegliere il fornitore e il modello e inserire una chiave API. È la chiave della tua azienda, che permette all'applicazione di inviare richieste al fornitore del modello. L'amministratore deve anche attivare l'accesso alla finestra dell'assistente. Senza l'AI, Task Manager permette comunque di gestire le attività e usare i filtri, ma non preparerà per te il report qui descritto tramite l'Assistente AI.
Puoi scegliere tra OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok. La chiave API appartiene alla tua azienda e paghi le richieste direttamente al fornitore del modello, separatamente dalla licenza di Task Manager. Quando usi l'AI, il contenuto delle fonti indicate viene inviato a un fornitore esterno del modello - perciò scegli l'ambito necessario per il report, invece di selezionare tutto. Se vuoi valutare più a fondo questo flusso, leggi come costruire la base di conoscenza aziendale sulle proprie fonti.
Al prossimo riepilogo del venerdì crea la discussione "Report settimanale", indica un solo Spazio di lavoro e chiedi prima una tabella relativa a una settimana precisa. Leggila sullo schermo, correggi l'ambito della domanda se necessario, e solo allora scarica il file. Puoi vedere l'intero percorso nella Demo.
Domande frequenti
Task Manager ha un modulo di report già pronto?
No, il report nasce come risposta dell'Assistente AI, dalla quale Task Manager può comporre un file Word, PDF, Excel, CSV o HTML. Non esiste una scheda separata "Report".
Come creare un report settimanale delle attività del team, non solo delle mie?
Nella finestra dell'Assistente AI seleziona "Fonti" e indica lo Spazio di lavoro giusto invece di affidarti alle predefinite "Le mie attività". L'assistente terrà conto solo delle attività e delle chat a cui hai accesso; l'amministratore ha accesso a tutte.
Perché non ottengo un resoconto delle attività in Excel, ma solo una descrizione?
Excel e CSV richiedono dati in forma tabellare, quindi chiedi prima una tabella con le informazioni necessarie, e solo dopo il file. Word, PDF e HTML possono essere generati direttamente da una risposta descrittiva.
Il link per scaricare il report funzionerà ancora tra una settimana?
No, il link privato per il download scade dopo 24 ore. Trascorso questo tempo, chiedi all'Assistente AI di generare di nuovo il file.
Posso impostare il report settimanale in modo che si crei da solo ogni venerdì?
No, l'Assistente AI può ricordarti il report, ma non lo preparerà automaticamente all'ora stabilita. Il promemoria si attiva dopo aver confermato "Sì, esegui".
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
