Marek vede čtrnáctičlennou agenturu v Poznani. V pondělí odložil zavedení AI, když spočítal výši předplatného pro celý tým. K tématu se vrátil, když objevil jiný způsob účtování: vlastní klíč AI ve firmě, platbu přímo poskytovateli a účet podle skutečného využití. Vlastní klíč AI je v praxi klíč API - přihlašovací údaj, který propojuje Task Manager s účtem u poskytovatele modelu.
Vlastní klíč AI ve firmě odstraňuje z plateb prostředníka
Vlastní klíč AI ve firmě znamená, že využití modelu účtuje přímo OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Task Manager k dotazům nepřipočítává marži ani si neúčtuje předplatné za AI od každého uživatele.
Náklady na licenci programu a využití modelu hradíte samostatně. Licenci programu koupíte jednou pro určitý počet pracovních míst, zatímco využití modelu se účtuje podle ceníku vybraného poskytovatele. Varianta Standard v plánu Classic pro tým do 20 osob stojí 1 490 zł a zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Poté si můžete koupit roční prodloužení, nebo dál používat svou verzi bez dalších licenčních poplatků.
Nelze uvést jedinou částku za využití modelu, která by platila pro každou firmu. Náklady závisí na zvoleném modelu, počtu dotazů a délce odpovědí. Účet je však veden přímo u poskytovatele na firmu, nikoli u prostředníka.
AI zůstává volitelná. Bez účtu u poskytovatele a klíče API aplikace Task Manager nadále podporuje každodenní práci týmu, pouze se nezobrazují tlačítka AI. Více se o tomto způsobu účtování dočtete na stránce Váš model, váš klíč. Rozdíl mezi trvalou licencí a předplatným ukazuje srovnání nákladů pro dvanáctičlenný tým.
Jak připojit klíč API v pěti krocích
Klíč API připojíte na kartě AI, která je dostupná v nastavení programu. AI nastavuje administrátor: vybere poskytovatele, vloží klíč, načte modely z účtu a uloží nastavení. Aplikace následně otestuje připojení.
- Klikněte na ikonu ozubeného kola v levém horním rohu a otevřete kartu „AI“.
- V poli „Poskytovatel AI“ vyberte OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok.
- Vložte klíč do pole „Klíč API“. Vygenerujete ho v konzoli poskytovatele:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysneboconsole.x.ai. - Klikněte na ikonu aktualizace (↻) vedle seznamu modelů - aplikace načte aktuální seznam modelů z vašeho účtu u poskytovatele. Vyberte model. Pokud teprve začínáte, můžete zvolit položku označenou jako „(doporučeno)“.
- Klikněte na „Uložit“. Task Manager zkontroluje připojení k modelu a zobrazí případná upozornění.
Klíč je v databázi zašifrovaný a po uložení ho nelze z obrazovky přečíst celý. Pokud ho potřebujete změnit, vložíte nový.
Server musí podporovat PHP 8.1 nebo novější a MySQL či MariaDB. Pro připojení k poskytovateli AI je potřeba rozšíření curl. Stačí běžný sdílený hosting. Přesné rozložení polí najdete v materiálu nastavení AI krok za krokem.
Poskytovatelé se liší modely a sémantickým vyhledáváním
Výběr poskytovatele rozhoduje o tom, kde se vám bude využití účtovat a jaké modely váš účet nabízí. OpenAI a Google Gemini podporují sémantické vyhledávání. Task Manager načítá seznam dostupných modelů z účtu u každého ze čtyř poskytovatelů.
| Poskytovatel | Kde vygenerujete klíč | Co potřebujete vědět |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Podporuje sémantické vyhledávání, které je u tohoto poskytovatele ve výchozím nastavení zapnuté. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Podporuje sémantické vyhledávání, které je u tohoto poskytovatele ve výchozím nastavení zapnuté. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | Sémantické vyhledávání vyžaduje OpenAI nebo Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | Sémantické vyhledávání vyžaduje OpenAI nebo Google Gemini. |
Task Manager načítá aktuální seznam modelů z vašeho účtu, takže jejich názvy nemusíte zadávat ručně. Sémantické vyhledávání hledá obsah podle významu, nikoli pouze podle stejných slov. Tato funkce vyžaduje OpenAI nebo Google Gemini.
Pokud budete chtít po několika měsících změnit poskytovatele, vrátíte se na stejnou kartu. Vyberete jinou společnost, vložíte nový klíč a znovu načtete seznam modelů. Task Manager nemusíte přeinstalovat.
Před udělením přístupu nastavte čtyři omezení
Využití API nejúčinněji omezíte ještě před zapnutím AI pro celý tým. Nastavte délku odpovědi, způsob shrnutí souborů, limit Automatizací a četnost aktualizace znalostní databáze.
1. Zkraťte maximální délku odpovědi
Pole „Maximální délka odpovědi“ přijímá hodnoty od 1024 do 16384 tokenů, přičemž výchozí nastavení je 4096. Token je část textu, kterou započítává poskytovatel modelu. Vyšší hodnota umožňuje vytvářet delší odpovědi, ale zvyšuje využití.
Pro začátek tuto hodnotu nezvyšujte jen proto, že to pole umožňuje. Marek ponechá výchozí hodnotu 4096 a zvýší ji až ve chvíli, kdy tým potřebuje delší odpovědi.
2. Ponechte shrnutí příloh v režimu Ručně
„Shrnutí příloh pomocí AI“ jsou ve výchozím nastavení v režimu Ručně. Model obdrží soubor až po kliknutí na „Vytvořit shrnutí“, takže samotné přidání dokumentu automatický dotaz nespustí.
Každé shrnutí znamená jedno volání API na soubor. Automatický režim běží na pozadí a vyžaduje cron, tedy pravidelnou úlohu spouštěnou serverem.
3. Omezte AI v Automatizacích
„Denní limit AI dotazů z Automatizací“ je ve výchozím nastavení 200 dotazů denně. Vedle pole vidíte dnešní využití a zadáním 0 limit vypnete.
Po dosažení limitu se pravidla využívající AI až do konce dne přeskakují a informace se uloží do historie. Počítadlo se vynuluje o půlnoci. Omezení se vztahuje pouze na Automatizace, nikoli na veškeré používání AI v aplikaci. Samotný modul Automatizace je dostupný ve variantě Pro.
4. Aktualizujte znalostní bázi uvážlivě
Znalostní báze AI, dostupná ve variantě Pro, se ve výchozím nastavení aktualizuje jednou denně na pozadí. Díky ní AI asistent sám najde odpověď ve firemních Poznámkách a Souborech, aniž byste museli uvádět zdroj.
Poznámky a Soubory se do indexu ukládají bez shrnutí modelem, takže jejich indexování nespotřebovává AI dotazy. U úkolů a chatů je to jinak: model je shrnuje. Pokud máte takového obsahu velmi mnoho, můžete nastavit „Automatická aktualizace znalostní báze“ na „Ne“ a proces spouštět tlačítkem „Aktualizovat znalostní bázi AI“.
Ukazatel zaplnění pod zdroji znázorňuje, kolik znalostí se vešlo do kontextu. Pokud vyberete příliš mnoho materiálů, AI asistent uvede, které z nich nezahrnul.
Přístup k AI nastavujete pro každého uživatele zvlášť
Každý uživatel může získat tři nezávislá oprávnění: AI v úkolech, AI v chatech a přístup k AI asistentovi. Čtvrté oprávnění umožňuje AI asistentovi načíst obsah zadané webové stránky a ve výchozím nastavení je vypnuté.
Ola, koordinátorka ve 14členné Markově agentuře, dostane v pondělí všechna tři základní oprávnění. Dva pracovníci skladu nedostanou žádné, takže se tlačítka AI v jejich zobrazení úkolů a chatů jednoduše neobjeví. Úkoly, chaty a ostatní moduly používají běžným způsobem.
Oprávnění nastavujete při přidávání nebo úpravě uživatele v okně Uživatelé. Globální správce má ve výchozím nastavení všechna oprávnění k AI. Podrobné rozdělení popisuje stránka uživatelé a role v aplikaci Task Manager.
Test můžete zahájit se třemi lidmi, sledovat jejich způsob práce a teprve poté přístup rozšířit. AI nemusíte aktivovat současně pro všech 14 účtů.
Vlastní klíč neznamená, že AI běží lokálně
Dotaz společně se zadaným kontextem putuje k vybranému poskytovateli modelu. Vlastní klíč znamená vlastní účet, přímé vyúčtování a žádného prostředníka, neznamená však, že model běží lokálně.
Hranice mezi firemním serverem a poskytovatelem modelu je obzvlášť důležitá u Pošty. Možnost „Povolit používání pošty jako zdroje znalostí AI“ je ve výchozím nastavení vypnutá. Po jejím vědomém zapnutí může každý uživatel vybrat pouze vlastní schránku a cizí korespondenci neuvidí ani správce. Pošta a možnost používat ji jako zdroj jsou dostupné ve variantě Pro.
Korespondence se neukládá do znalostní báze indexované na pozadí. Když správce zruší souhlas s používáním pošty, Task Manager přestane využívat také dříve vybrané poštovní zdroje.
Vlákna vedená v AI asistentovi jsou soukromá. Nevidí je jiný uživatel ani správce. Samotný AI asistent používá výhradně materiály, ke kterým má dotazující se osoba přístup.
Zpráva uvádí příčinu problému s AI
Task Manager zobrazí důvod, proč model neodpověděl. Nejčastěji je potřeba opravit klíč, změnit model, obnovit seznam nebo počkat na obnovení limitu u poskytovatele.
„Chyba: neplatný klíč API“ znamená, že je potřeba zkontrolovat vložený klíč a aktivní platbu nebo limity na účtu poskytovatele. Pokud je seznam modelů prázdný, klikněte na obnovení. Jestliže to nepomůže, zkontrolujte klíč a připojení serveru k internetu.
„Model nepodporuje režim chatu“ se zobrazí, pokud vybraná položka není chatovací model. Vraťte se do nastavení a vyberte jiný model ze staženého seznamu.
„Překročen limit dotazů (rate limit)“ se týká účtu u poskytovatele. Můžete počkat nebo u něj přejít na vyšší tarif. Jde o jiný mechanismus než denní limit AI dotazů z Automatizací nastavený v aplikaci Task Manager.
Zítra si založte účet u jednoho poskytovatele, vložte klíč, ponechte limit odpovědi na hodnotě 4096 a na týden zapněte AI třem lidem. Po týdnu zkontrolujte účet v rozhraní poskytovatele a teprve poté rozhodněte, kdo další přístup potřebuje. Spusťte Demo a podívejte se, jak Task Manager funguje v praxi.
Nejčastější dotazy
Kolik stojí AI v Task Manageru?
Task Manager si neúčtuje poplatky za AI ani marži z dotazů. Platíte přímo poskytovateli, u kterého máte klíč API, podle jeho ceníku a skutečného využití. Licence aplikace Task Manager je jednorázová a nevyžaduje předplatné za uživatele.
Dostávají se data k OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok?
Ano, dotaz spolu s určeným kontextem se prostřednictvím vašeho klíče odešle vybranému poskytovateli. Proto je Pošta jako zdroj znalostí ve výchozím nastavení vypnutá a AI asistent vidí pouze materiály, ke kterým má konkrétní uživatel přístup.
Funguje Task Manager bez AI?
Ano, Task Manager funguje i bez AI a účet u poskytovatele modelu je volitelný. Bez nastaveného klíče můžete nadále používat mimo jiné Úkoly, Chaty, Kalendář a Poznámky.
Mohu později přejít z OpenAI na Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok?
Ano, poskytovatele změníte na stejné kartě AI. Vyberete novou společnost, vložíte její klíč, načtete seznam modelů a uložíte nastavení.
Jak omezit výdaje za vlastní klíč AI ve firmě?
Snižte maximální délku odpovědi, ponechte souhrny příloh v režimu Ručně a nastavte limit dotazů AI z Automatizací. Přístup nejprve udělte lidem, kteří mají pro AI konkrétní využití, místo abyste ho hned zapnuli celému týmu.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
