Marek gestisce un'agenzia di 14 persone a Poznań. Lunedì ha rinviato l'adozione dell'AI dopo aver calcolato il costo dell'abbonamento per tutto il team. Ha ripreso in considerazione l'idea quando ha scoperto un diverso metodo di fatturazione: una chiave AI aziendale, il pagamento diretto al fornitore e costi basati sull'utilizzo effettivo. In pratica, una chiave AI propria è una chiave API, ovvero una credenziale che collega Task Manager all'account presso il fornitore del modello.
La tua chiave AI in azienda elimina l'intermediario dalla fatturazione
Usare una chiave AI propria in azienda significa che i costi per l'utilizzo del modello vengono addebitati direttamente da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Task Manager non applica ricarichi sulle richieste e non addebita un abbonamento AI per ogni utente.
Il costo della licenza del programma e quello per l'utilizzo del modello vengono fatturati separatamente. Acquisti una sola volta la licenza del programma per un determinato numero di postazioni, mentre l'utilizzo del modello viene fatturato secondo il listino del fornitore selezionato. La variante Standard del piano Classic per un team fino a 20 persone costa 1 490 zł e include 12 mesi di aggiornamenti. Trascorso questo periodo, puoi acquistare un rinnovo annuale oppure continuare a utilizzare la versione in tuo possesso senza ulteriori costi di licenza.
Non è possibile indicare un unico importo della fattura del fornitore del modello valido per ogni azienda. Il costo dipende dal modello selezionato, dal numero di richieste e dalla lunghezza delle risposte. L'addebito viene comunque effettuato sull'account aziendale creato presso il fornitore, non tramite un intermediario.
L'AI rimane facoltativa. Senza un account presso il fornitore e una chiave API, Task Manager continua a gestire il lavoro quotidiano del team e i pulsanti AI semplicemente non compaiono. Puoi trovare maggiori informazioni su questo metodo di fatturazione nella pagina Il tuo modello, la tua chiave, mentre la differenza tra una licenza perpetua e un abbonamento è illustrata nel confronto dei costi per un team di 12 persone.
Come collegare una chiave API in cinque passaggi
Puoi collegare la chiave API nella scheda AI accessibile dalle impostazioni del programma. La configurazione dell'AI viene gestita dall'amministratore: seleziona il fornitore, incolla la chiave, scarica i modelli dall'account e salva le impostazioni, mentre l'applicazione verifica la connessione.
- Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a sinistra e apri la scheda «AI».
- Nel campo «Fornitore AI», seleziona OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok.
- Incolla la chiave nel campo «Chiave API». Puoi generarla nella console del fornitore:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysoppureconsole.x.ai. - Fai clic sull'icona di aggiornamento (↻) accanto all'elenco dei modelli - l'applicazione scaricherà l'elenco aggiornato dei modelli dal tuo account presso il fornitore. Seleziona un modello e, se sei agli inizi, puoi scegliere quello contrassegnato come «(consigliato)».
- Fai clic su «Salva». Task Manager verificherà la connessione al modello e mostrerà eventuali avvisi.
La chiave viene crittografata nel database e, una volta salvata, non può essere letta per intero sullo schermo. Se devi cambiarla, incolla una nuova chiave.
Il server deve supportare PHP 8.1 o una versione successiva e MySQL oppure MariaDB, mentre per le connessioni al fornitore AI è necessaria l'estensione curl. È sufficiente un normale hosting condiviso. La disposizione esatta dei campi è illustrata nella guida configurazione dell'AI passo dopo passo.
I fornitori si differenziano per modelli e ricerca semantica
La scelta del fornitore determina dove vengono addebitati i costi e quali modelli sono disponibili per il tuo account. OpenAI e Google Gemini supportano la ricerca semantica; Task Manager scarica l'elenco dei modelli disponibili dall'account presso ciascuno dei quattro fornitori.
| Fornitore | Dove generare la chiave | Cosa devi sapere |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Supporta la ricerca semantica, che per questo fornitore è attiva per impostazione predefinita. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Supporta la ricerca semantica, che per questo fornitore è attiva per impostazione predefinita. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | La ricerca semantica richiede OpenAI o Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | La ricerca semantica richiede OpenAI o Google Gemini. |
Task Manager scarica l'elenco aggiornato dei modelli dal tuo account, quindi non devi inserirne manualmente i nomi. La ricerca semantica cerca i contenuti in base al significato, non solo alle parole identiche. Questa funzione richiede OpenAI o Google Gemini.
Se dopo alcuni mesi vuoi cambiare fornitore, torna nella stessa scheda. Seleziona un'altra azienda, incolla la nuova chiave e scarica nuovamente l'elenco dei modelli. Non devi reinstallare Task Manager.
Configura quattro limiti prima di concedere l'accesso
Il modo più efficace per limitare l'utilizzo dell'API è configurarlo prima di abilitare l'AI per tutto il team. Imposta la lunghezza delle risposte, il metodo di riepilogo dei file, il limite delle Automazioni e la frequenza di aggiornamento della base di conoscenza.
1. Riduci la lunghezza massima della risposta
Il campo «Lunghezza massima della risposta» accetta valori da 1024 a 16384 token, mentre il valore predefinito è 4096. Un token è un frammento di testo conteggiato dal fornitore del modello. Un valore più alto consente di generare risposte più lunghe, ma aumenta l'utilizzo.
Per iniziare, non aumentare questo valore solo perché il campo lo consente. Marek lascia il valore predefinito di 4096 e lo aumenta solo quando il team ha bisogno di risposte più lunghe.
2. Lascia i riepiloghi degli allegati in modalità Manuale
“Riepiloghi degli allegati tramite AI” è impostato per impostazione predefinita sulla modalità Manuale. Il modello riceve il file solo dopo aver fatto clic su “Crea riepilogo”, quindi la semplice aggiunta di un documento non avvia automaticamente una richiesta.
Ogni riepilogo comporta una chiamata API per ciascun file. La modalità automatica funziona in background e richiede un cron, cioè un'attività periodica avviata dal server.
3. Limita l'AI nelle Automazioni
Il “Limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni” è impostato per impostazione predefinita su 200 richieste al giorno. Accanto al campo puoi vedere l'utilizzo di oggi, mentre inserendo 0 disattivi il limite.
Una volta raggiunta la soglia, le regole che utilizzano l'AI vengono ignorate fino alla fine della giornata e l'informazione viene registrata nella cronologia. Il contatore si azzera a mezzanotte. Il limite riguarda esclusivamente le Automazioni, non tutta l'AI del programma. Il modulo Automazioni è disponibile nella versione Pro.
4. Aggiorna consapevolmente la base di conoscenza
La base di conoscenza AI, disponibile nella versione Pro, viene aggiornata per impostazione predefinita una volta al giorno in background. Grazie a questa funzione, l'Assistente AI trova autonomamente la risposta nelle Note e nei File aziendali, senza dover indicare la fonte.
Le Note e i File vengono aggiunti all'indice senza essere riepilogati dal modello, quindi la loro indicizzazione non consuma richieste AI. Le attività e le chat funzionano diversamente: vengono riepilogate dal modello. Se questi contenuti sono molto numerosi, puoi impostare “Aggiornamento automatico della base di conoscenza” su “No” e avviare il processo con il pulsante “Aggiorna la base di conoscenza AI”.
La barra di utilizzo sotto le fonti mostra quante informazioni sono state incluse nel contesto. Se selezioni troppo materiale, l'Assistente AI ti indicherà cosa non ha preso in considerazione.
Imposta l'accesso all'AI separatamente per ogni persona
Ogni utente può ricevere tre autorizzazioni indipendenti: AI nelle attività, AI nelle chat e accesso all'Assistente AI. Una quarta autorizzazione consente all'Assistente AI di recuperare il contenuto di una pagina web specifica ed è disattivata per impostazione predefinita.
Lunedì Ola, coordinatrice nell'agenzia di Marek composta da 14 persone, riceve tutte e tre le autorizzazioni di base. Due persone del magazzino non ne ricevono nessuna, quindi i pulsanti dell'AI semplicemente non compaiono nella loro vista delle attività e delle chat. Possono continuare a utilizzare normalmente le attività, le chat e gli altri moduli.
Puoi impostare le autorizzazioni quando aggiungi o modifichi un utente nella finestra Utenti. L'amministratore globale dispone per impostazione predefinita di tutte le autorizzazioni AI. La suddivisione dettagliata è descritta nella pagina utenti e ruoli in Task Manager.
Puoi iniziare il test con tre persone, osservare come lavorano e solo in seguito estendere l'accesso. Non devi attivare contemporaneamente l'AI per tutti i 14 account.
Una chiave personale non significa che l'AI funzioni in locale
La richiesta, insieme al contesto indicato, viene inviata al fornitore del modello scelto. Una chiave personale significa avere un account proprio, una fatturazione diretta e nessun intermediario, ma non significa che il modello funzioni in locale.
Il confine tra il server aziendale e il fornitore del modello è particolarmente importante per la Posta. L'opzione “Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza AI” è disattivata per impostazione predefinita. Dopo averla attivata consapevolmente, ogni utente può indicare solo la propria casella e nemmeno l'amministratore può vedere la corrispondenza altrui. La Posta e la possibilità di utilizzarla come fonte sono disponibili nella versione Pro.
La corrispondenza non viene inserita nella base di conoscenza indicizzata in background. Quando l'amministratore revoca il consenso all'utilizzo della posta, Task Manager smette di usare anche le fonti di posta indicate in precedenza.
Le discussioni nell'Assistente AI sono private. Non sono visibili né agli altri utenti né all'amministratore. L'Assistente AI utilizza esclusivamente i materiali a cui ha accesso la persona che pone la domanda.
Il messaggio indica la causa del problema con l'AI
Task Manager mostra il motivo per cui il modello non risponde. Nella maggior parte dei casi occorre correggere la chiave, cambiare modello, aggiornare l'elenco oppure attendere il rinnovo del limite da parte del fornitore.
“Errore: chiave API non valida” significa che occorre verificare la chiave inserita e il pagamento attivo o i limiti dell'account del fornitore. Se l'elenco dei modelli è vuoto, fai clic sul pulsante di aggiornamento. Se il problema persiste, controlla la chiave e la connessione del server a Internet.
“Il modello non supporta la modalità chat” compare quando l'opzione selezionata non è un modello di chat. Torna alle impostazioni e scegli un altro modello dall'elenco scaricato.
“Limite di richieste superato (rate limit)” riguarda l'account presso il fornitore. Puoi attendere oppure passare a un piano superiore. Si tratta di un meccanismo diverso dal limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni impostato in Task Manager.
Domani crea un account presso un fornitore, inserisci la chiave, lascia il limite della risposta a 4096 e attiva l'AI per tre persone per una settimana. Dopo una settimana controlla i costi nel pannello del fornitore e solo allora decidi chi altro ha bisogno dell'accesso. Avvia la Demo per vedere Task Manager in pratica.
Domande frequenti
Quanto costa l'AI in Task Manager?
Task Manager non applica costi per l'AI né ricarichi sulle richieste. Paghi direttamente il fornitore presso il quale hai la chiave API, in base al suo listino e all'utilizzo effettivo, mentre la licenza di Task Manager si acquista una sola volta e non richiede un abbonamento per utente.
I dati vengono inviati a OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok?
Sì, la richiesta e il contesto indicato vengono inviati al fornitore selezionato tramite la tua chiave. Per questo motivo, la Posta come fonte di conoscenza è disattivata per impostazione predefinita e l'Assistente AI può accedere solo ai materiali disponibili per il singolo utente.
Task Manager funziona senza AI?
Sì, Task Manager funziona anche senza AI e l'account presso il fornitore del modello è facoltativo. Senza una chiave configurata puoi continuare a utilizzare, tra le altre cose, Attività, Chat, Calendario e Note.
Posso passare in seguito da OpenAI a Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok?
Sì, puoi cambiare fornitore nella stessa scheda AI. Selezioni la nuova azienda, incolli la sua chiave, scarichi l'elenco dei modelli e salvi le impostazioni.
Come posso limitare i costi della mia chiave AI in azienda?
Riduci la lunghezza massima delle risposte, lascia i riepiloghi degli allegati in modalità Manuale e imposta un limite per le richieste AI provenienti dalle Automazioni. Concedi inizialmente l'accesso alle persone che hanno un caso d'uso concreto per l'AI, invece di abilitarlo subito per tutto il team.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
