Marek gere uma agência com 14 pessoas em Poznań. Na segunda-feira, adiou a implementação da IA depois de calcular o custo da subscrição para toda a equipa. Retomou o assunto quando descobriu outra forma de faturação: uma chave de IA própria na empresa, pagamento direto ao fornecedor e uma fatura dependente da utilização efetiva. Na prática, uma chave de IA própria é uma chave API - credenciais que ligam o Task Manager à conta junto do fornecedor do modelo.
Uma chave de IA própria na empresa elimina o intermediário da faturação
Ter uma chave de IA própria na empresa significa que a fatura pela utilização do modelo é emitida diretamente pela OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. O Task Manager não aplica qualquer margem às consultas nem cobra uma subscrição de IA por cada utilizador.
O custo da licença do programa e o custo de utilização do modelo são faturados separadamente. A licença do programa é adquirida uma única vez para um determinado número de postos, enquanto a utilização do modelo é faturada de acordo com o preçário do fornecedor selecionado. A variante Standard do plano Classic para uma equipa de até 20 pessoas custa 1 490 zł e inclui 12 meses de atualizações. Após esse período, pode adquirir uma renovação anual ou continuar a utilizar a versão que já possui sem outros custos de licença.
Não é possível indicar um único valor para a fatura do fornecedor do modelo que se aplique a todas as empresas. O custo depende do modelo selecionado, do número de consultas e do comprimento das respostas. No entanto, a faturação é feita através da conta empresarial criada junto do fornecedor e não através de um intermediário.
A IA continua a ser opcional. Sem uma conta junto do fornecedor e sem uma chave API, o Task Manager continua a dar suporte ao trabalho diário da equipa e os botões de IA simplesmente não são apresentados. Pode saber mais sobre este método de faturação na página O seu modelo, a sua chave, enquanto a diferença entre uma licença de preço fixo e uma subscrição é apresentada na comparação de custos para uma equipa de 12 pessoas.
Como ligar uma chave API em cinco passos
A chave API é ligada no separador IA, acessível a partir das definições do programa. A configuração da IA é feita pelo administrador: seleciona o fornecedor, cola a chave, obtém os modelos disponíveis na conta e guarda as definições, enquanto a aplicação testa a ligação.
- Clique no ícone da roda dentada no canto superior esquerdo e abra o separador «IA».
- No campo «Fornecedor de IA», selecione OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok.
- Cole a chave no campo «Chave API». Pode gerá-la na consola do fornecedor:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysouconsole.x.ai. - Clique no ícone de atualização (↻) junto à lista de modelos - a aplicação obterá a lista atual de modelos da sua conta junto do fornecedor. Selecione um modelo e, se estiver a começar, pode optar pela opção identificada como «(recomendado)».
- Clique em «Guardar». O Task Manager verificará a ligação ao modelo e apresentará eventuais avisos.
A chave é encriptada na base de dados e, depois de guardada, não pode ser lida na íntegra no ecrã. Se for necessário alterá-la, basta colar uma nova.
O servidor tem de suportar PHP 8.1 ou posterior e MySQL ou MariaDB, e as ligações ao fornecedor de IA requerem a extensão curl. Um alojamento partilhado comum é suficiente. Pode consultar a disposição exata dos campos no guia definições de IA passo a passo.
Os fornecedores diferem nos modelos e na pesquisa semântica
A escolha do fornecedor determina onde é gerada a fatura e quais os modelos disponibilizados pela sua conta. A OpenAI e o Google Gemini suportam pesquisa semântica; o Task Manager obtém a lista de modelos disponíveis a partir da conta de cada um dos quatro fornecedores.
| Fornecedor | Onde gerar a chave | O que precisa de saber |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Suporta pesquisa semântica, que está ativada por predefinição para este fornecedor. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Suporta pesquisa semântica, que está ativada por predefinição para este fornecedor. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | A pesquisa semântica requer OpenAI ou Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | A pesquisa semântica requer OpenAI ou Google Gemini. |
O Task Manager obtém a lista atual de modelos a partir da sua conta, pelo que não precisa de introduzir os respetivos nomes manualmente. A pesquisa semântica procura conteúdos pelo seu significado e não apenas por palavras idênticas. Esta funcionalidade requer OpenAI ou Google Gemini.
Se, após alguns meses, quiser mudar de fornecedor, basta regressar ao mesmo separador. Selecione outra empresa, cole a nova chave e volte a obter a lista de modelos. Não precisa de reinstalar o Task Manager.
Quatro medidas de controlo a configurar antes de conceder acesso
A forma mais eficaz de limitar a utilização da API é fazê-lo antes de ativar a IA para toda a equipa. Defina o comprimento das respostas, o método de resumo dos ficheiros, o limite da Automação e a frequência de atualização da base de conhecimento.
1. Reduza o comprimento máximo das respostas
O campo «Comprimento máximo da resposta» aceita entre 1024 e 16384 tokens, sendo 4096 o valor predefinido. Um token é um fragmento de texto contabilizado pelo fornecedor do modelo. Um valor superior permite criar respostas mais longas, mas aumenta a utilização.
Para começar, não aumente este valor só porque o campo o permite. Marek mantém o valor predefinido de 4096 e só o aumenta quando a equipa precisa de respostas mais longas.
2. Mantenha os resumos de anexos no modo Manual
Os «Resumos de anexos por IA» estão predefinidos para o modo Manual. O modelo só recebe o ficheiro depois de clicar em «Criar resumo», pelo que o simples facto de adicionar um documento não desencadeia um pedido automático.
Cada resumo corresponde a uma chamada à API por ficheiro. O modo automático funciona em segundo plano e requer um cron, ou seja, uma tarefa periódica executada pelo servidor.
3. Limite a IA nas Automações
O «Limite diário de pedidos de IA das Automações» está predefinido para 200 pedidos por dia. Junto ao campo, pode ver a utilização de hoje, e introduzir 0 desativa o limite.
Quando o limite é atingido, as receitas que utilizam IA são ignoradas até ao fim do dia e essa informação fica registada no histórico. O contador é reposto à meia-noite. A limitação aplica-se apenas às Automações, não a toda a IA do programa. O próprio módulo Automações está disponível no plano Pro.
4. Atualize a base de conhecimento de forma consciente
A base de conhecimento de IA, disponível no plano Pro, é atualizada por predefinição uma vez por dia em segundo plano. Graças a ela, o Assistente de IA encontra autonomamente a resposta nas Notas e nos Ficheiros da empresa, sem ser necessário indicar a fonte.
As Notas e os Ficheiros são adicionados ao índice sem serem resumidos pelo modelo, pelo que a sua indexação não consome pedidos de IA. As tarefas e os chats funcionam de forma diferente: são resumidos pelo modelo. Se existir um volume muito elevado deste tipo de conteúdo, pode definir «Atualização automática da base de conhecimento» como «Não» e iniciar o processo através do botão «Atualizar a base de conhecimento de IA».
A barra de ocupação por baixo das fontes mostra a quantidade de conhecimento que coube no contexto. Se selecionar demasiado material, o Assistente de IA indicará o que não foi incluído.
O acesso à IA é definido individualmente para cada pessoa
Cada utilizador pode receber três permissões independentes: IA nas tarefas, IA nos chats e acesso ao Assistente de IA. Uma quarta permissão permite ao Assistente de IA obter o conteúdo de uma página da Internet indicada e está desativada por predefinição.
Ola, coordenadora na agência de Marek, que tem 14 pessoas, recebe na segunda-feira as três permissões básicas. Duas pessoas do armazém não recebem nenhuma, pelo que os botões de IA simplesmente não aparecem nas respetivas vistas de tarefas e chats. Podem utilizar normalmente as tarefas, os chats e os restantes módulos.
As permissões são definidas ao adicionar ou editar um utilizador na janela Utilizadores. O administrador global tem todas as permissões de IA por predefinição. A página utilizadores e funções no Task Manager descreve detalhadamente esta divisão.
Pode começar o teste com três pessoas, observar a forma como trabalham e só depois alargar o acesso. Não precisa de ativar a IA simultaneamente para 14 contas.
Ter uma chave própria não significa que a IA funciona localmente
O pedido, juntamente com o contexto indicado, é enviado ao fornecedor do modelo selecionado. Uma chave própria significa uma conta própria, faturação direta e ausência de intermediários, mas não significa que o modelo funcione localmente.
A fronteira entre o servidor da empresa e o fornecedor do modelo é particularmente importante no caso do Correio. A opção «Permitir a utilização do correio como fonte de conhecimento de IA» está desativada por predefinição. Depois de ser ativada de forma consciente, cada utilizador só pode indicar a sua própria caixa de correio e nem o administrador pode ver a correspondência de outras pessoas. O Correio e a possibilidade de o utilizar como fonte estão disponíveis no plano Pro.
A correspondência não é adicionada à base de conhecimento indexada em segundo plano. Quando o administrador revoga a autorização para utilizar o correio, o Task Manager também deixa de utilizar as fontes de correio anteriormente indicadas.
As conversas mantidas no Assistente de IA são privadas. Nenhum outro utilizador ou administrador pode vê-las. O Assistente de IA utiliza exclusivamente materiais aos quais a pessoa que faz a pergunta tem acesso.
A mensagem indica a causa do problema com a IA
O Task Manager apresenta o motivo quando o modelo não responde. Normalmente, é necessário corrigir a chave, mudar de modelo, atualizar a lista ou aguardar a renovação do limite pelo fornecedor.
«Erro: chave de API inválida» significa que é necessário verificar a chave introduzida, bem como o pagamento ativo ou os limites da conta do fornecedor. Se a lista de modelos estiver vazia, clique em atualizar. Se isso não resolver o problema, verifique a chave e a ligação do servidor à Internet.
«O modelo não suporta o modo de chat» aparece quando a opção selecionada não é um modelo de chat. Volte às definições e escolha outro modelo da lista obtida.
«Limite de pedidos excedido (rate limit)» diz respeito à conta no fornecedor. Pode aguardar ou mudar para um plano superior junto do fornecedor. Este mecanismo é diferente do limite diário de pedidos de IA das Automações definido no Task Manager.
Amanhã, crie uma conta num fornecedor, introduza a chave, mantenha o limite de resposta em 4096 e ative a IA para três pessoas durante uma semana. Ao fim de uma semana, consulte a fatura no painel do fornecedor e só depois decida quem mais precisa de acesso. Inicie a Demo para ver o Task Manager na prática.
Perguntas mais frequentes
Quanto custa a IA no Task Manager?
O Task Manager não cobra pela IA nem aplica qualquer margem às consultas. Paga diretamente ao fornecedor junto do qual tem a chave API, de acordo com o respetivo preçário e a utilização efetiva, enquanto a licença do Task Manager é adquirida uma única vez e não exige uma subscrição por utilizador.
Os dados são enviados para a OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok?
Sim, a consulta e o contexto indicado são enviados para o fornecedor selecionado através da sua chave. Por esse motivo, o correio eletrónico está desativado por predefinição como fonte de conhecimento e o Assistente de IA apenas vê os materiais disponíveis para o utilizador em questão.
O Task Manager funciona sem IA?
Sim, o Task Manager funciona sem IA e uma conta junto do fornecedor do modelo é opcional. Mesmo sem uma chave configurada, pode continuar a utilizar, entre outras funcionalidades, tarefas, chats, o Calendário e as Notas.
Posso mudar posteriormente da OpenAI para Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok?
Sim, pode mudar de fornecedor no mesmo separador IA. Selecione a nova empresa, cole a respetiva chave, obtenha a lista de modelos e guarde as definições.
Como limitar a fatura da chave de IA própria na empresa?
Reduza o comprimento máximo das respostas, mantenha os resumos dos anexos no modo Manual e defina um limite para as consultas de IA da Automação. Comece por conceder acesso às pessoas que têm uma utilização concreta para a IA, em vez de a ativar de imediato para toda a equipa.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
