Marek driver en byrå med 14 anställda i Poznań. På måndagen sköt han upp AI-implementeringen efter att ha räknat ut abonnemangskostnaden för hela teamet. Han tog upp frågan igen när han upptäckte ett annat betalningsupplägg: en egen AI-nyckel för företaget, direktbetalning till leverantören och en kostnad som baseras på faktisk användning. En egen AI-nyckel är i praktiken en API-nyckel - autentiseringsuppgifter som ansluter Task Manager till kontot hos modellleverantören.
Med en egen AI-nyckel slipper företaget mellanhänder i faktureringen
En egen AI-nyckel i företaget innebär att fakturan för användningen av modellen utfärdas direkt av OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Task Manager lägger inte på något påslag på förfrågningar och tar inte ut något AI-abonnemang per användare.
Kostnaden för programlicensen och användningen av modellen faktureras separat. Du köper programlicensen en gång för ett visst antal platser, medan användningen av modellen debiteras enligt den valda leverantörens priser. Standard-versionen i Classic-planen för ett team med upp till 20 personer kostar 1 490 zł och omfattar 12 månaders uppdateringar. Därefter kan du köpa en årlig förnyelse eller fortsätta använda din befintliga version utan fler licensavgifter.
Det går inte att ange en enda kostnad hos modellleverantören som passar alla företag. Kostnaden beror på vald modell, antalet förfrågningar och svarens längd. Debiteringen sker dock via företagskontot hos leverantören, inte genom en mellanhand.
AI är fortfarande valfritt. Utan ett konto hos en leverantör och en API-nyckel hanterar Task Manager fortfarande teamets dagliga arbete, och AI-knapparna visas helt enkelt inte. Du kan läsa mer om det här betalningsupplägget på sidan Din modell, din API-nyckel, medan kostnadsjämförelsen för ett team med 12 personer visar skillnaden mellan en permanent licens och ett abonnemang.
Så ansluter du en API-nyckel i fem steg
Du ansluter API-nyckeln på AI-fliken som finns i programmets inställningar. Administratören konfigurerar AI genom att välja leverantör, klistra in nyckeln, hämta modeller från kontot och spara inställningarna. Därefter testar programmet anslutningen.
- Klicka på kugghjulsikonen i det övre vänstra hörnet och öppna fliken ”AI”.
- I fältet ”AI-leverantör” väljer du OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok.
- Klistra in nyckeln i fältet ”API-nyckel”. Du skapar den i leverantörens konsol:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysellerconsole.x.ai. - Klicka på uppdateringsikonen (↻) bredvid modellistan - programmet hämtar den aktuella listan över modeller från ditt konto hos leverantören. Välj en modell. Om du precis har börjat kan du välja alternativet som är märkt ”(rekommenderas)”.
- Klicka på ”Spara”. Task Manager kontrollerar anslutningen till modellen och visar eventuella varningar.
Nyckeln krypteras i databasen och kan inte visas i sin helhet på skärmen när den har sparats. Om du behöver byta den klistrar du in en ny.
Servern måste ha stöd för PHP 8.1 eller senare samt MySQL eller MariaDB. Tillägget curl krävs för anslutningar till AI-leverantören. Ett vanligt webbhotell med delad server räcker. En detaljerad beskrivning av fälten finns i guiden AI-inställningar steg för steg.
Leverantörerna erbjuder olika modeller och funktioner för semantisk sökning
Valet av leverantör avgör var kostnaden uppstår och vilka modeller ditt konto har tillgång till. OpenAI och Google Gemini stöder semantisk sökning. Task Manager hämtar listan över tillgängliga modeller från ditt konto hos var och en av de fyra leverantörerna.
| Leverantör | Var du skapar nyckeln | Det här behöver du veta |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Stöder semantisk sökning, som är aktiverad som standard för den här leverantören. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Stöder semantisk sökning, som är aktiverad som standard för den här leverantören. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | Semantisk sökning kräver OpenAI eller Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | Semantisk sökning kräver OpenAI eller Google Gemini. |
Task Manager hämtar den aktuella listan över modeller från ditt konto, så du behöver inte skriva in deras namn själv. Semantisk sökning hittar innehåll utifrån betydelse, inte bara identiska ord. Funktionen kräver OpenAI eller Google Gemini.
Om du vill byta leverantör efter några månader går du tillbaka till samma flik. Välj ett annat företag, klistra in den nya nyckeln och hämta modellistan igen. Du behöver inte installera om Task Manager.
Ställ in fyra kostnadsbromsar innan du ger åtkomst
Det effektivaste sättet att begränsa API-användningen är att göra det innan du aktiverar AI för hela teamet. Ställ in svarslängden, hur filer sammanfattas, gränsen för Automatiseringar och hur ofta kunskapsbasen uppdateras.
1. Förkorta den maximala svarslängden
Fältet ”Maximal svarslängd” accepterar mellan 1024 och 16384 tokens, och standardinställningen är 4096. En token är ett textfragment som räknas av modellleverantören. Ett högre värde gör det möjligt att skapa längre svar, men ökar användningen.
Börja inte med att höja värdet bara för att fältet tillåter det. Marek behåller standardvärdet 4096 och höjer det först när teamet behöver längre svar.
2. Behåll sammanfattningar av bilagor i manuellt läge
”AI-sammanfattningar av bilagor” är som standard inställt på manuellt läge. Modellen får inte filen förrän du klickar på ”Skapa sammanfattning”, så bara det att lägga till ett dokument utlöser ingen automatisk förfrågan.
Varje sammanfattning innebär ett API-anrop per fil. Det automatiska läget körs i bakgrunden och kräver cron, det vill säga en återkommande uppgift som körs av servern.
3. Begränsa AI i Automatiseringar
”Daglig gräns för AI-förfrågningar från Automatiseringar” är som standard 200 förfrågningar per dygn. Bredvid fältet ser du dagens förbrukning, och om du anger 0 stängs gränsen av.
När gränsen har nåtts hoppas Automatiseringsregler som använder AI över resten av dagen, och informationen sparas i historiken. Räknaren nollställs vid midnatt. Begränsningen gäller endast Automatiseringar, inte all AI i programmet. Själva modulen Automatiseringar är tillgänglig i Pro-versionen.
4. Uppdatera kunskapsbasen medvetet
AI-kunskapsbasen, som är tillgänglig i Pro-versionen, uppdateras som standard en gång om dagen i bakgrunden. Med hjälp av den hittar AI-assistenten själv svar i företagets Anteckningar och Filer, utan att du behöver ange någon källa.
Anteckningar och Filer läggs till i indexet utan att sammanfattas av modellen, så indexeringen förbrukar inga AI-förfrågningar. Uppgifter och chattar fungerar annorlunda: de sammanfattas av modellen. Om du har väldigt stora mängder sådant innehåll kan du ställa in ”Automatisk uppdatering av kunskapsbasen” på ”Nej” och starta processen med knappen ”Uppdatera AI-kunskapsbasen”.
Kapacitetsmätaren under källorna visar hur mycket kunskap som fick plats i kontexten. Om du väljer för mycket material anger AI-assistenten vad som inte togs med.
Du ställer in åtkomst till AI separat för varje person
Varje användare kan få tre separata behörigheter: AI i uppgifter, AI i chattar och åtkomst till AI-assistenten. En fjärde behörighet låter AI-assistenten hämta innehållet från en angiven webbplats och är inaktiverad som standard.
Ola, samordnare på Mareks byrå med 14 anställda, får alla tre grundläggande behörigheterna på måndagen. Två personer på lagret får inga, så AI-knapparna visas helt enkelt inte i deras vyer för uppgifter och chattar. De använder uppgifter, chattar och övriga moduler som vanligt.
Du ställer in behörigheterna när du lägger till eller redigerar en användare i fönstret Användare. Den globala administratören har alla AI-behörigheter som standard. En detaljerad beskrivning av behörigheterna finns på sidan Användare och roller i Task Manager.
Du kan börja testet med tre personer, se hur de arbetar och först därefter utöka åtkomsten. Du behöver inte aktivera AI för alla 14 konton samtidigt.
En egen API-nyckel innebär inte att AI körs lokalt
Förfrågan skickas tillsammans med den angivna kontexten till den valda modellleverantören. En egen API-nyckel innebär ett eget konto, direkt fakturering och ingen mellanhand, men inte att modellen körs lokalt.
Gränsen mellan företagets server och modellleverantören är särskilt viktig för E-post. Alternativet ”Tillåt att e-post används som kunskapskälla för AI” är inaktiverat som standard. När det aktiveras medvetet kan varje användare endast ange sin egen inkorg, och inte ens administratören kan se någon annans korrespondens. E-post och möjligheten att använda den som källa är tillgängliga i Pro-versionen.
Korrespondensen läggs inte till i den kunskapsbas som indexeras i bakgrunden. När administratören återkallar tillståndet att använda e-post slutar Task Manager även att använda e-postkällor som angetts tidigare.
Trådar i AI-assistenten är privata. Varken andra användare eller administratören kan se dem. AI-assistenten använder endast material som personen som ställer frågan har åtkomst till.
Meddelandet anger orsaken till problemet med AI
Task Manager visar orsaken när modellen inte svarar. Oftast behöver du korrigera nyckeln, byta modell, uppdatera listan eller vänta tills gränsen hos leverantören återställs.
”Fel: ogiltig API-nyckel” innebär att du behöver kontrollera den inklistrade nyckeln samt att betalningen är aktiv och vilka gränser som gäller för kontot hos leverantören. Om modellistan är tom klickar du på uppdatera. Om det inte hjälper kontrollerar du nyckeln och serverns internetanslutning.
”Modellen stöder inte chattläget” visas när det valda alternativet inte är en chattmodell. Gå tillbaka till inställningarna och välj en annan modell från den hämtade listan.
”Gränsen för förfrågningar har överskridits (rate limit)” gäller kontot hos leverantören. Du kan vänta eller byta till ett högre abonnemang hos leverantören. Det är en annan mekanism än den dagliga gränsen för AI-förfrågningar från Automatiseringar som ställs in i Task Manager.
Skapa ett konto hos en leverantör i morgon, klistra in nyckeln, behåll svarsgränsen på 4096 och aktivera AI för tre personer under en vecka. Kontrollera fakturan i leverantörens kontrollpanel efter en vecka och bestäm först därefter vilka fler som behöver åtkomst. Starta Demo för att se Task Manager i praktiken.
Vanliga frågor
Vad kostar AI i Task Manager?
Task Manager tar inte betalt för AI och lägger inte på något påslag på förfrågningar. Du betalar direkt till leverantören som utfärdat din API-nyckel, enligt leverantörens priser och din faktiska användning. Task Manager-licensen är däremot ett engångsköp och kräver inget abonnemang per användare.
Skickas data till OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok?
Ja, förfrågan och det angivna sammanhanget skickas till den valda leverantören med din nyckel. Därför är E-post som kunskapskälla avstängd som standard, och AI-assistenten ser endast material som den aktuella användaren har tillgång till.
Fungerar Task Manager utan AI?
Ja, Task Manager fungerar utan AI och ett konto hos en modellleverantör är valfritt. Utan en konfigurerad nyckel kan du fortfarande använda bland annat Uppgifter, Chattar, Kalender och Anteckningar.
Kan jag senare byta från OpenAI till Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok?
Ja, du byter leverantör på samma AI-flik. Välj ett nytt företag, klistra in dess nyckel, hämta listan över modeller och spara inställningarna.
Hur begränsar jag kostnaden för företagets egen AI-nyckel?
Minska den maximala svarslängden, låt sammanfattningar av bilagor vara inställda på Manuellt och ange en gräns för AI-förfrågningar från Automatiseringar. Ge först åtkomst till personer som har ett konkret användningsområde för AI, i stället för att aktivera det för hela teamet direkt.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
