Marek egy 14 fős ügynökséget vezet Poznańban. Hétfőn elhalasztotta az AI bevezetését, miután kiszámolta az egész csapat előfizetési díját. Akkor tért vissza a témához, amikor megismert egy másik elszámolási módot: saját AI-kulcs a cégnél, közvetlen fizetés a szolgáltatónak és a tényleges használattól függő számla. A saját AI-kulcs a gyakorlatban API-kulcs - olyan hitelesítési adat, amely összeköti a Task Managert a modellszolgáltatónál létrehozott fiókkal.
A saját céges AI-kulcs kiiktatja a közvetítőt az elszámolásból
A saját céges AI-kulcs azt jelenti, hogy a modell használatáról közvetlenül az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok állítja ki a számlát. A Task Manager nem tesz árrést a lekérdezésekre, és nem számít fel felhasználónkénti AI-előfizetési díjat.
A program licencköltségét és a modell használati költségét külön számolod el. A program licencét egyszer vásárolod meg meghatározott számú munkaállomásra, a modell használatáért pedig a kiválasztott szolgáltató díjszabása alapján fizetsz. A Classic csomag Standard változata egy legfeljebb 20 fős csapat számára 1 490 zł, és 12 hónapnyi frissítést tartalmaz. Ezt követően megvásárolhatod az éves megújítást, vagy további licencdíjak nélkül használhatod tovább a meglévő verziót.
Nem lehet egyetlen olyan összeget megadni a modellszolgáltatói számlára, amely minden cégre érvényes. A költség a kiválasztott modelltől, a lekérdezések számától és a válaszok hosszától függ. Az elszámolás azonban a szolgáltatónál létrehozott céges fiókhoz kerül, nem egy közvetítőhöz.
Az AI opcionális marad. Szolgáltatói fiók és API-kulcs nélkül a Task Manager továbbra is támogatja a csapat mindennapi munkáját, az AI-gombok pedig egyszerűen nem jelennek meg. Erről az elszámolási módról bővebben a Saját modell, saját kulcs oldalon olvashatsz, az állandó licenc és az előfizetés közötti különbséget pedig a 12 fős csapat költségeinek összehasonlítása mutatja be.
Az API-kulcs csatlakoztatása öt lépésben
Az API-kulcsot a program beállításaiból elérhető AI-lapon csatlakoztathatod. Az AI-t az adminisztrátor állítja be: kiválasztja a szolgáltatót, beilleszti a kulcsot, lekéri a fiókból a modelleket, majd menti a beállításokat, az alkalmazás pedig teszteli a kapcsolatot.
- Kattints a bal felső sarokban lévő fogaskerék ikonra, és nyisd meg az „AI” lapot.
- Az „AI-szolgáltató” mezőben válaszd az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok lehetőséget.
- Illeszd be a kulcsot az „API-kulcs” mezőbe. A szolgáltató konzolján hozhatod létre:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysvagyconsole.x.ai. - Kattints a frissítés ikonra (↻) a modelllista mellett - az alkalmazás lekéri az aktuális modelllistát a szolgáltatónál vezetett fiókodból. Válassz modellt, és ha még csak most kezded, választhatod az „(ajánlott)” jelölésű lehetőséget.
- Kattints a „Mentés” gombra. A Task Manager ellenőrzi a kapcsolatot a modellel, és megjeleníti az esetleges figyelmeztetéseket.
A kulcs titkosítva kerül az adatbázisba, és mentés után nem olvasható le teljes egészében a képernyőről. Ha módosítani kell, illeszd be az új kulcsot.
A szervernek támogatnia kell a PHP 8.1 vagy újabb verzióját, valamint a MySQL vagy a MariaDB használatát, az AI-szolgáltatóval való kapcsolathoz pedig a curl bővítmény szükséges. Egy hagyományos megosztott tárhely is elegendő. A mezők pontos elrendezését az AI-beállítások lépésről lépésre című segédanyagban találod.
A szolgáltatók modelljei és szemantikus keresési lehetőségei eltérnek
A szolgáltató kiválasztása határozza meg, hol keletkezik a számla, és milyen modelleket tesz elérhetővé a fiókod. Az OpenAI és a Google Gemini támogatja a szemantikus keresést; a Task Manager mind a négy szolgáltatónál a fiókodból kéri le az elérhető modellek listáját.
| Szolgáltató | Hol hozhatod létre a kulcsot | Amit tudnod kell |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Támogatja a szemantikus keresést, amely ennél a szolgáltatónál alapértelmezetten be van kapcsolva. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Támogatja a szemantikus keresést, amely ennél a szolgáltatónál alapértelmezetten be van kapcsolva. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | A szemantikus kereséshez OpenAI vagy Google Gemini szükséges. |
| xAI Grok | console.x.ai | A szemantikus kereséshez OpenAI vagy Google Gemini szükséges. |
A Task Manager az aktuális modelllistát a fiókodból kéri le, így nem kell saját kezűleg beírnod a modellek nevét. A szemantikus keresés jelentés alapján keresi a tartalmakat, nem csak az azonos szavakat. Ehhez a funkcióhoz OpenAI vagy Google Gemini szükséges.
Ha néhány hónap múlva szolgáltatót szeretnél váltani, térj vissza ugyanarra a lapra. Válassz másik szolgáltatót, illeszd be az új kulcsot, majd kérd le ismét a modelllistát. A Task Managert nem kell újratelepítened.
Állíts be négy korlátot, mielőtt hozzáférést adsz
Az API-használatot úgy korlátozhatod a leghatékonyabban, ha még azelőtt megadod a beállításokat, hogy az egész csapatnál bekapcsolnád az AI-t. Állítsd be a válaszok hosszát, a fájlok összefoglalási módját, az Automatizálások korlátját és a tudásbázis frissítési gyakoriságát.
1. Csökkentsd a válasz maximális hosszát
A „Válasz maximális hossza” mezőben 1024 és 16384 token közötti érték adható meg, az alapértelmezett beállítás pedig 4096. A token a szöveg olyan részlete, amelyet a modellszolgáltató számol el. A magasabb érték hosszabb válaszokat tesz lehetővé, de növeli a használatot.
Kezdetben ne növeld ezt az értéket csak azért, mert a mező lehetővé teszi. Marek meghagyja az alapértelmezett 4096 értéket, és csak akkor növeli, amikor a csapatnak hosszabb válaszokra van szüksége.
2. Hagyd a mellékletek összefoglalását Kézi módban
A „Mellékletek AI-alapú összefoglalása” alapértelmezés szerint Kézi módra van állítva. A modell csak az „Összefoglaló létrehozása” gombra kattintás után kapja meg a fájlt, így a dokumentum puszta hozzáadása nem indít automatikus lekérdezést.
Minden összefoglaló fájlonként egy API-hívást jelent. Az automatikus mód a háttérben fut, és cront, vagyis a szerver által rendszeresen elindított feladatot igényel.
3. Korlátozd az AI használatát az Automatizálásokban
Az „Automatizálásokból érkező AI-lekérdezések napi korlátja” alapértelmezés szerint napi 200 lekérdezés. A mező mellett láthatod a mai felhasználást, a 0 megadása pedig kikapcsolja a korlátot.
A határérték elérése után az AI-t használó automatizálási szabályok a nap végéig kimaradnak, az erről szóló információ pedig bekerül az előzményekbe. A számláló éjfélkor nullázódik. A korlátozás kizárólag az Automatizálásokra vonatkozik, nem a program teljes AI-funkciójára. Maga az Automatizálások modul a Pro változatban érhető el.
4. Tudatosan frissítsd a tudásbázist
A Pro változatban elérhető AI-tudásbázis alapértelmezés szerint naponta egyszer frissül a háttérben. Ennek köszönhetően az AI-asszisztens önállóan megtalálja a választ a vállalati Jegyzetekben és Fájlokban, anélkül, hogy meg kellene adnod a forrást.
A Jegyzetek és a Fájlok a modell általi összefoglalás nélkül kerülnek az indexbe, így az indexelésük nem használ fel AI-lekérdezéseket. A feladatok és a csevegések másként működnek: ezeket a modell összefoglalja. Ha nagyon sok ilyen tartalom van, az „AI-tudásbázis automatikus frissítése” beállítást „Nem” értékre állíthatod, és a folyamatot az „AI-tudásbázis frissítése” gombbal indíthatod el.
A források alatti kihasználtsági sáv megmutatja, mennyi tudás fért el a kontextusban. Ha túl sok anyagot választasz ki, az AI-asszisztens jelzi, mit nem vett figyelembe.
Az AI-hozzáférést minden személy számára külön állíthatod be
Minden felhasználó három egymástól független jogosultságot kaphat: AI a feladatokban, AI a csevegésekben és hozzáférés az AI-asszisztenshez. A negyedik jogosultság lehetővé teszi, hogy az AI-asszisztens lekérje egy megadott weboldal tartalmát, és alapértelmezés szerint ki van kapcsolva.
Ola, Marek 14 fős ügynökségének koordinátora hétfőn megkapja mindhárom alapvető jogosultságot. A raktár két munkatársa egyiket sem kapja meg, így az AI-gombok egyszerűen nem jelennek meg náluk a feladatok és a csevegések nézetében. A feladatokat, a csevegéseket és a többi modult továbbra is a megszokott módon használhatják.
A jogosultságokat a felhasználó hozzáadásakor vagy szerkesztésekor, a Felhasználók ablakban állíthatod be. A globális rendszergazda alapértelmezés szerint minden AI-jogosultsággal rendelkezik. A részletes felosztást a felhasználók és szerepkörök a Task Managerben oldal ismerteti.
A tesztet három személlyel kezdheted, megfigyelheted, hogyan dolgoznak, és csak ezután bővítheted a hozzáférést. Nem kell egyszerre mind a 14 fiókban bekapcsolnod az AI-t.
A saját kulcs nem jelenti azt, hogy az AI helyben működik
A lekérdezés a megadott kontextussal együtt a kiválasztott modellszolgáltatóhoz kerül. A saját kulcs saját fiókot, közvetlen elszámolást és közvetítő nélküli használatot jelent, de nem jelenti azt, hogy a modell helyben működik.
A vállalati szerver és a modellszolgáltató közötti határ különösen fontos a Levelezés esetében. A „Levelezés használatának engedélyezése AI-tudásforrásként” lehetőség alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Tudatos bekapcsolása után minden felhasználó csak a saját postafiókját jelölheti meg, más levelezését pedig még a rendszergazda sem láthatja. A Levelezés és annak tudásforrásként való használata a Pro változatban érhető el.
A levelezés nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba. Amikor a rendszergazda visszavonja a levelezés használatára vonatkozó engedélyt, a Task Manager a korábban megadott levelezési forrásokat sem használja tovább.
Az AI-asszisztensben folytatott beszélgetésszálak privátak. Sem más felhasználó, sem a rendszergazda nem láthatja őket. Az AI-asszisztens kizárólag azokat az anyagokat használja, amelyekhez a kérdést feltevő személy hozzáfér.
Az üzenet jelzi az AI-probléma okát
A Task Manager megmutatja az okot, ha a modell nem válaszol. Leggyakrabban a kulcsot kell javítani, másik modellt kell választani, frissíteni kell a listát, vagy meg kell várni, amíg megújul a szolgáltatónál beállított korlát.
A „Hiba: érvénytelen API-kulcs” azt jelenti, hogy ellenőrizned kell a beillesztett kulcsot, valamint az aktív fizetési módot vagy a szolgáltatói fiók korlátait. Ha a modelllista üres, kattints a frissítésre. Ha ez nem segít, ellenőrizd a kulcsot és a szerver internetkapcsolatát.
A „A modell nem támogatja a csevegési módot” üzenet akkor jelenik meg, ha a kiválasztott elem nem csevegési modell. Térj vissza a beállításokhoz, és válassz másik modellt a letöltött listáról.
A „Lekérdezési korlát túllépve (rate limit)” a szolgáltatónál vezetett fiókra vonatkozik. Várhatsz, vagy magasabb csomagra válthatsz a szolgáltatónál. Ez más mechanizmus, mint az Automatizálásokból érkező AI-lekérdezések Task Managerben beállított napi korlátja.
Holnap hozz létre fiókot egy szolgáltatónál, illeszd be a kulcsot, hagyd a válaszkorlátot 4096 értéken, és egy hétre kapcsold be az AI-t három személy számára. Egy hét elteltével ellenőrizd a számlát a szolgáltató kezelőfelületén, és csak ezután döntsd el, kinek van még szüksége hozzáférésre. Indítsd el a Demo verziót, hogy működés közben is lásd a Task Managert.
Gyakori kérdések
Mennyibe kerül az AI a Task Managerben?
A Task Manager nem számít fel díjat az AI-ért, és nem tesz árrést a lekérdezésekre. Közvetlenül annak a szolgáltatónak fizetsz, amelytől az API-kulcsod származik, annak díjszabása és a tényleges használat alapján, míg a Task Manager licence egyszeri díjas, és nem igényel felhasználónkénti előfizetést.
Az adatok eljutnak az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok rendszerébe?
Igen, a lekérdezés a megadott kontextussal együtt a kiválasztott szolgáltatóhoz kerül a saját kulcsodon keresztül. Ezért a levelezés tudásforrásként alapértelmezetten ki van kapcsolva, az AI-asszisztens pedig csak az adott felhasználó számára elérhető anyagokat látja.
Működik a Task Manager AI nélkül?
Igen, a Task Manager AI nélkül is működik, és a modellszolgáltatói fiók használata opcionális. Beállított kulcs nélkül továbbra is használhatod többek között a Feladatokat, a Csevegéseket, a Naptárt és a Jegyzeteket.
Később lecserélhetem az OpenAI-t Google Geminire, Anthropic Claude-ra vagy xAI Grokra?
Igen, a szolgáltatót ugyanazon az AI-lapon módosíthatod. Kiválasztod az új szolgáltatót, beilleszted a kulcsát, lekéred a modellek listáját, majd mented a beállításokat.
Hogyan korlátozhatom a saját AI-kulcs céges használatának költségeit?
Csökkentsd a válaszok maximális hosszát, hagyd a mellékletek összefoglalását Kézi módban, és állíts be korlátot az Automatizálásokból indított AI-lekérdezésekre. Először azoknak adj hozzáférést, akiknek konkrét felhasználási területük van az AI számára, ahelyett, hogy azonnal az egész csapatnál bekapcsolnád.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
