Marek dirige una agencia de 14 personas en Poznań. El lunes pospuso la implantación de la IA tras calcular el coste de la suscripción para todo el equipo. Retomó el tema cuando descubrió otra forma de facturación: una clave de IA propia para la empresa, pagos directos al proveedor y una factura basada en el uso real. En la práctica, una clave de IA propia es una clave API, es decir, las credenciales que conectan Task Manager con la cuenta del proveedor del modelo.
Tu propia clave de IA en la empresa elimina al intermediario de la facturación
Tener tu propia clave de IA en la empresa significa que OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok factura directamente el uso del modelo. Task Manager no aplica ningún margen a las consultas ni cobra una suscripción de IA por cada usuario.
El coste de la licencia del programa y el del uso del modelo se facturan por separado. Compras una vez la licencia del programa para un número determinado de puestos y pagas por el uso del modelo según las tarifas del proveedor elegido. La variante Standard del plan Classic para equipos de hasta 20 personas cuesta 1 490 zł e incluye 12 meses de actualizaciones. Después, puedes comprar una renovación anual o seguir utilizando la versión que ya tienes sin pagar más licencias.
No existe un importe único para la factura del proveedor del modelo que sea válido para todas las empresas. El coste depende del modelo elegido, el número de consultas y la longitud de las respuestas. Sin embargo, la facturación se realiza a través de la cuenta de empresa creada con el proveedor, no mediante un intermediario.
La IA sigue siendo opcional. Sin una cuenta con un proveedor ni una clave API, Task Manager continúa gestionando el trabajo diario del equipo y los botones de IA simplemente no aparecen. Puedes obtener más información sobre este modelo de facturación en la página Tu modelo, tu clave, mientras que la diferencia entre una licencia perpetua y una suscripción se explica en la comparativa de costes para un equipo de 12 personas.
Cómo conectar una clave API en cinco pasos
La clave API se conecta desde la pestaña de IA, disponible en la configuración del programa. El administrador configura la IA: elige el proveedor, pega la clave, descarga los modelos de la cuenta y guarda la configuración. A continuación, la aplicación prueba la conexión.
- Haz clic en el icono de la rueda dentada situado en la esquina superior izquierda y abre la pestaña «IA».
- En el campo «Proveedor de IA», elige OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok.
- Pega la clave en el campo «Clave API». Puedes generarla en la consola del proveedor:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysoconsole.x.ai. - Haz clic en el icono de actualización (↻) junto a la lista de modelos - la aplicación descargará la lista actualizada de modelos de tu cuenta con el proveedor. Elige un modelo y, si acabas de empezar, puedes seleccionar el que aparece marcado como «(recomendado)».
- Haz clic en «Guardar». Task Manager comprobará la conexión con el modelo y mostrará las posibles advertencias.
La clave se cifra en la base de datos y, una vez guardada, no puede leerse completa en la pantalla. Si necesitas cambiarla, pega una nueva.
El servidor debe ser compatible con PHP 8.1 o una versión posterior y con MySQL o MariaDB. Para conectarse al proveedor de IA también se necesita la extensión curl. Basta con un alojamiento compartido convencional. Encontrarás la disposición exacta de los campos en la guía configuración de la IA paso a paso.
Los proveedores se diferencian por sus modelos y la búsqueda semántica
La elección del proveedor determina dónde se genera la factura y qué modelos están disponibles en tu cuenta. OpenAI y Google Gemini admiten la búsqueda semántica; Task Manager descarga la lista de modelos disponibles de la cuenta que tengas con cada uno de los cuatro proveedores.
| Proveedor | Dónde generar la clave | Qué debes saber |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Admite la búsqueda semántica, que está activada de forma predeterminada para este proveedor. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Admite la búsqueda semántica, que está activada de forma predeterminada para este proveedor. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | La búsqueda semántica requiere OpenAI o Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | La búsqueda semántica requiere OpenAI o Google Gemini. |
Task Manager descarga la lista actualizada de modelos de tu cuenta, por lo que no tienes que introducir sus nombres manualmente. La búsqueda semántica localiza contenido por su significado, no solo por palabras idénticas. Esta función requiere OpenAI o Google Gemini.
Si al cabo de unos meses quieres cambiar de proveedor, solo tienes que volver a la misma pestaña. Elige otra empresa, pega la nueva clave y vuelve a descargar la lista de modelos. No necesitas reinstalar Task Manager.
Configura cuatro límites antes de dar acceso
La forma más eficaz de limitar el consumo de la API es hacerlo antes de activar la IA para todo el equipo. Configura la longitud de las respuestas, el modo de resumir archivos, el límite de Automatizaciones y la frecuencia de actualización de la base de conocimiento.
1. Reduce la longitud máxima de las respuestas
El campo «Longitud máxima de la respuesta» admite entre 1024 y 16384 tokens, y el valor predeterminado es 4096. Un token es un fragmento de texto que contabiliza el proveedor del modelo. Un valor más alto permite generar respuestas más largas, pero aumenta el consumo.
Para empezar, no aumentes este valor solo porque el campo lo permita. Marek mantiene el valor predeterminado de 4096 y solo lo aumenta cuando el equipo necesita respuestas más largas.
2. Mantén los resúmenes de archivos adjuntos en modo Manual
“Resúmenes de archivos adjuntos con IA” está configurado de forma predeterminada en modo Manual. El modelo solo recibe el archivo después de hacer clic en “Crear resumen”, por lo que añadir un documento no genera automáticamente una consulta.
Cada resumen supone una llamada a la API por archivo. El modo automático funciona en segundo plano y requiere un cron, es decir, una tarea periódica ejecutada por el servidor.
3. Limita la IA en las Automatizaciones
El “Límite diario de consultas de IA desde Automatizaciones” es de 200 consultas al día de forma predeterminada. Junto al campo puedes ver el consumo de hoy, y si introduces 0, se desactiva el límite.
Cuando se alcanza el límite, las reglas que utilizan IA se omiten hasta el final del día y la información queda registrada en el historial. El contador se pone a cero a medianoche. La limitación solo afecta a las Automatizaciones, no a toda la IA del programa. El módulo Automatizaciones está disponible en la versión Pro.
4. Actualiza de forma consciente la base de conocimiento
La base de conocimiento de IA, disponible en la versión Pro, se actualiza de forma predeterminada una vez al día en segundo plano. Gracias a ella, el Asistente de IA encuentra por sí solo la respuesta en las Notas y los Archivos de la empresa, sin necesidad de indicar la fuente.
Las Notas y los Archivos se incorporan al índice sin que el modelo los resuma, por lo que su indexación no consume consultas de IA. Las tareas y los chats funcionan de otra forma: el modelo sí los resume. Si tienes una gran cantidad de este tipo de contenido, puedes configurar “Actualización automática de la base de conocimiento” como “No” e iniciar el proceso con el botón “Actualizar la base de conocimiento de IA”.
La barra de ocupación situada bajo las fuentes muestra cuánto conocimiento cabe en el contexto. Si seleccionas demasiado contenido, el Asistente de IA te indicará qué elementos no ha tenido en cuenta.
Configuras el acceso a la IA por separado para cada persona
Cada usuario puede recibir tres permisos independientes: IA en las tareas, IA en los chats y acceso al Asistente de IA. Un cuarto permiso permite al Asistente de IA obtener el contenido de una página web indicada y está desactivado de forma predeterminada.
Ola, coordinadora de la agencia de Marek, formada por 14 personas, recibe el lunes los tres permisos básicos. Dos personas del almacén no reciben ninguno, por lo que los botones de IA simplemente no aparecen en su vista de tareas y chats. Pueden utilizar las tareas, los chats y los demás módulos con normalidad.
Puedes configurar los permisos al añadir o editar un usuario en la ventana Usuarios. El administrador global tiene todos los permisos de IA de forma predeterminada. La página Usuarios y roles en Task Manager explica la distribución detallada.
Puedes empezar la prueba con tres personas, observar cómo trabajan y ampliar el acceso más adelante. No tienes que activar la IA a la vez para las 14 cuentas.
Tener una clave propia no significa que la IA funcione en local
La consulta, junto con el contexto indicado, se envía al proveedor del modelo seleccionado. Tener una clave propia significa disponer de una cuenta propia, facturación directa y ausencia de intermediarios, pero no que el modelo funcione en local.
El límite entre el servidor de la empresa y el proveedor del modelo es especialmente importante en el caso del Correo. La opción “Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de IA” está desactivada de forma predeterminada. Tras activarla de forma consciente, cada usuario solo puede seleccionar su propio buzón, y ni siquiera el administrador puede ver la correspondencia de otras personas. El Correo y la posibilidad de utilizarlo como fuente están disponibles en la versión Pro.
La correspondencia no se incorpora a la base de conocimiento indexada en segundo plano. Cuando el administrador revoca el permiso para utilizar el correo, Task Manager también deja de usar las fuentes de correo seleccionadas anteriormente.
Los hilos del Asistente de IA son privados. Ningún otro usuario ni el administrador pueden verlos. El Asistente de IA solo utiliza materiales a los que tiene acceso la persona que realiza la consulta.
El mensaje indica la causa del problema con la IA
Task Manager muestra el motivo cuando el modelo no responde. Por lo general, hay que corregir la clave, cambiar de modelo, actualizar la lista o esperar a que se renueve el límite del proveedor.
“Error: clave de API no válida” significa que debes comprobar la clave introducida y que el pago esté activo o revisar los límites de la cuenta del proveedor. Si la lista de modelos está vacía, haz clic en actualizar. Si esto no funciona, comprueba la clave y la conexión del servidor a internet.
“El modelo no admite el modo de chat” aparece cuando la opción seleccionada no es un modelo de chat. Vuelve a los ajustes y selecciona otro modelo de la lista descargada.
“Se ha superado el límite de consultas (rate limit)” se refiere a la cuenta del proveedor. Puedes esperar o cambiar a un plan superior con ese proveedor. Se trata de un mecanismo distinto del límite diario de consultas de IA desde Automatizaciones configurado en Task Manager.
Mañana, crea una cuenta con un proveedor, pega la clave, mantén el límite de respuesta en 4096 y activa la IA durante una semana para tres personas. Al cabo de una semana, consulta la factura en el panel del proveedor y decide entonces quién más necesita acceso. Inicia la Demo para ver Task Manager en la práctica.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta la IA en Task Manager?
Task Manager no cobra por la IA ni aplica ningún margen a las consultas. Pagas directamente al proveedor con el que tienes la clave API, según sus tarifas y el uso real, mientras que la licencia de Task Manager es de pago único y no requiere una suscripción por usuario.
¿Los datos se envían a OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok?
Sí, la consulta y el contexto indicado se envían al proveedor elegido mediante tu clave. Por eso, el Correo está desactivado de forma predeterminada como fuente de conocimiento y el Asistente de IA solo puede acceder a los materiales disponibles para cada usuario.
¿Funciona Task Manager sin IA?
Sí, Task Manager funciona sin IA y la cuenta con un proveedor de modelos es opcional. Aunque no configures una clave, puedes seguir utilizando, entre otras funciones, las Tareas, los Chats, el Calendario y las Notas.
¿Puedo cambiar más adelante de OpenAI a Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok?
Sí, puedes cambiar de proveedor en la misma pestaña de IA. Elige la nueva empresa, pega su clave, descarga la lista de modelos y guarda la configuración.
¿Cómo puedo limitar la factura de mi propia clave de IA en la empresa?
Reduce la longitud máxima de las respuestas, mantén los resúmenes de archivos adjuntos en modo Manual y establece un límite para las consultas de IA procedentes de Automatizaciones. Empieza dando acceso a las personas que tengan un caso de uso concreto para la IA, en lugar de activarlo de inmediato para todo el equipo.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
