Marek johtaa Poznańissa 14 hengen toimistoa. Maanantaina hän lykkäsi AI:n käyttöönottoa laskettuaan koko tiimin tilausmaksut. Hän palasi asiaan kuultuaan toisesta laskutustavasta: yrityksen omasta AI-avaimesta, suorista maksuista palveluntarjoajalle ja todelliseen käyttöön perustuvasta laskusta. Oma AI-avain tarkoittaa käytännössä API-avainta - tunnistetietoa, joka yhdistää Task Managerin mallin tarjoajan käyttäjätiliin.
Oma AI-avain poistaa välittäjän yrityksen laskutuksesta
Yrityksen oma AI-avain tarkoittaa, että mallin käytöstä laskuttaa suoraan OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Task Manager ei lisää pyyntöihin katetta eikä veloita käyttäjäkohtaista AI-tilausmaksua.
Ohjelmistolisenssin ja mallin käytön kustannukset laskutetaan erikseen. Ohjelmistolisenssi ostetaan kerran tietylle käyttäjämäärälle, ja mallin käyttö laskutetaan valitun tarjoajan hinnaston mukaan. Classic-paketin Standard-versio enintään 20 hengen tiimille maksaa 1 490 zł ja sisältää 12 kuukautta päivityksiä. Tämän jälkeen voit ostaa vuodeksi Päivitysoikeuden uusimisen tai jatkaa nykyisen version käyttöä ilman uusia lisenssimaksuja.
Mallin tarjoajan laskulle ei voi määrittää yhtä summaa, joka sopisi kaikille yrityksille. Kustannukset riippuvat valitusta mallista, pyyntöjen määrästä ja vastausten pituudesta. Laskutus kohdistuu kuitenkin tarjoajalle avattuun yritystiliin, ei välittäjälle.
AI on valinnainen. Ilman tarjoajan tiliä ja API-avainta Task Manager tukee edelleen tiimin päivittäistä työtä, mutta AI-painikkeita ei vain näytetä. Voit lukea tästä laskutustavasta lisää sivulta Oma malli, oma avain. Kiinteän lisenssin ja tilausmallin eroa havainnollistaa 12 hengen tiimin kustannusvertailu.
API-avaimen yhdistäminen viidessä vaiheessa
API-avain yhdistetään ohjelman asetuksissa olevalla AI-välilehdellä. AI:n määrityksestä vastaa ylläpitäjä: hän valitsee tarjoajan, liittää avaimen, noutaa tililtä saatavilla olevat mallit ja tallentaa asetukset. Sovellus testaa yhteyden.
- Napsauta vasemman yläkulman hammasrataskuvaketta ja avaa ”AI”-välilehti.
- Valitse ”AI-palveluntarjoaja”-kentässä OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok.
- Liitä avain ”API-avain”-kenttään. Voit luoda sen tarjoajan hallintapaneelissa:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keystaiconsole.x.ai. - Napsauta malliluettelon vieressä olevaa päivityskuvaketta (↻) - sovellus noutaa ajantasaisen malliluettelon tarjoajan tililtäsi. Valitse malli. Jos olet vasta aloittamassa, voit valita vaihtoehdon, jossa on merkintä ”(suositeltu)”.
- Napsauta ”Tallenna”. Task Manager tarkistaa yhteyden malliin ja näyttää mahdolliset varoitukset.
Avain salataan tietokannassa, eikä sitä voi tallentamisen jälkeen lukea näytöltä kokonaisuudessaan. Jos avain on vaihdettava, liitä uusi avain.
Palvelimen on tuettava PHP 8.1:tä tai uudempaa sekä MySQL:ää tai MariaDB:tä. AI-palveluntarjoajan yhteyksiä varten tarvitaan curl-laajennus. Tavallinen jaettu webhotelli riittää. Kenttien tarkan asettelun löydät materiaalista AI-asetukset vaihe vaiheelta.
Tarjoajien mallit ja semanttiset hakutoiminnot eroavat toisistaan
Tarjoajan valinta ratkaisee, missä laskutus tapahtuu ja mitä malleja tililläsi on käytettävissä. OpenAI ja Google Gemini tukevat semanttista hakua. Task Manager noutaa saatavilla olevien mallien luettelon kunkin neljän tarjoajan tililtä.
| Tarjoaja | Missä avain luodaan | Mitä sinun tulee tietää |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Tukee semanttista hakua, joka on oletusarvoisesti käytössä tällä tarjoajalla. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Tukee semanttista hakua, joka on oletusarvoisesti käytössä tällä tarjoajalla. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | Semanttinen haku vaatii OpenAI:n tai Google Geminin. |
| xAI Grok | console.x.ai | Semanttinen haku vaatii OpenAI:n tai Google Geminin. |
Task Manager noutaa ajantasaisen malliluettelon tililtäsi, joten mallien nimiä ei tarvitse kirjoittaa itse. Semanttinen haku etsii sisältöä merkityksen eikä pelkästään täsmälleen samojen sanojen perusteella. Tämä toiminto vaatii OpenAI:n tai Google Geminin.
Jos haluat vaihtaa tarjoajaa muutaman kuukauden kuluttua, palaa samalle välilehdelle. Valitse toinen yritys, liitä uusi avain ja nouda malliluettelo uudelleen. Task Manageria ei tarvitse asentaa uudelleen.
Määritä neljä rajoitusta ennen käyttöoikeuksien jakamista
API:n käyttöä voi rajoittaa tehokkaimmin ennen kuin AI otetaan käyttöön koko tiimille. Määritä vastausten pituus, tiedostojen tiivistämistapa, Automaatiot-moduulin raja ja tietopankin päivitystiheys.
1. Lyhennä vastauksen enimmäispituutta
”Vastauksen enimmäispituus” -kentän arvoksi voi asettaa 1024 - 16384 tokenia, ja oletusarvo on 4096. Token on mallin tarjoajan laskema tekstin osa. Suurempi arvo mahdollistaa pidemmät vastaukset mutta lisää käyttöä.
Älä aluksi nosta tätä arvoa vain siksi, että kenttä sallii sen. Marek jättää oletusarvoksi 4096 ja nostaa arvoa vasta, kun tiimi tarvitsee pidempiä vastauksia.
2. Jätä liitteiden yhteenvedot Manuaalinen-tilaan
”Liitteiden yhteenvedot AI:n avulla” on oletusarvoisesti asetettu Manuaalinen-tilaan. Malli saa tiedoston vasta, kun napsautat ”Luo yhteenveto”, joten pelkkä asiakirjan lisääminen ei käynnistä automaattista kyselyä.
Jokainen yhteenveto tarkoittaa yhtä API-kutsua tiedostoa kohden. Automaattinen tila toimii taustalla ja vaatii cron-ajastuksen eli palvelimen säännöllisesti suorittaman tehtävän.
3. Rajoita AI:n käyttöä Automaatioissa
”Automaatioiden AI-kyselyiden päiväkohtainen raja” on oletusarvoisesti 200 kyselyä vuorokaudessa. Kentän vieressä näet tämän päivän käytön, ja arvon 0 syöttäminen poistaa rajan käytöstä.
Kun raja täyttyy, AI:ta käyttävät automaatiosäännöt ohitetaan päivän loppuun asti ja tieto kirjataan historiaan. Laskuri nollautuu keskiyöllä. Rajoitus koskee vain Automaatioita, ei ohjelman kaikkea AI:n käyttöä. Automaatiot-moduuli on saatavilla Pro-versiossa.
4. Päivitä tietopankki harkitusti
Pro-versioon sisältyvä AI-tietopankki päivittyy oletusarvoisesti kerran päivässä taustalla. Sen avulla AI-avustaja löytää vastauksen yrityksen Muistiinpanoista ja Tiedostoista ilman, että lähdettä tarvitsee erikseen määrittää.
Muistiinpanot ja Tiedostot lisätään indeksiin ilman mallin tekemää yhteenvetoa, joten niiden indeksointi ei kuluta AI-kyselyitä. Tehtävät ja keskustelut toimivat eri tavalla: malli tekee niistä yhteenvedot. Jos tällaista sisältöä on erittäin paljon, voit asettaa kohdan ”Tietopankin automaattinen päivitys” arvoksi ”Ei” ja käynnistää prosessin painikkeella ”Päivitä AI-tietopankki”.
Lähteiden alla oleva käyttöastepalkki näyttää, kuinka suuri osa tiedoista mahtui kontekstiin. Jos valitset liikaa aineistoa, AI-avustaja ilmoittaa, mitä se ei ottanut huomioon.
Määrität AI:n käyttöoikeudet erikseen jokaiselle käyttäjälle
Jokaiselle käyttäjälle voidaan antaa kolme toisistaan riippumatonta käyttöoikeutta: AI Tehtävissä, AI Keskusteluissa ja AI-avustajan käyttö. Neljäs käyttöoikeus sallii AI-avustajan hakea määritetyn verkkosivun sisällön, ja se on oletusarvoisesti pois käytöstä.
Marekin 14 hengen toimistossa työskentelevä koordinaattori Ola saa maanantaina kaikki kolme peruskäyttöoikeutta. Kaksi varastotyöntekijää ei saa niistä yhtäkään, joten AI-painikkeet eivät yksinkertaisesti näy heidän tehtävä- ja keskustelunäkymissään. He käyttävät Tehtäviä, Keskusteluja ja muita moduuleja normaalisti.
Määrität käyttöoikeudet käyttäjän lisäämisen tai muokkaamisen yhteydessä Käyttäjät-ikkunassa. Pääkäyttäjällä on oletusarvoisesti kaikki AI-käyttöoikeudet. Tarkempi käyttöoikeuksien jako kuvataan sivulla Käyttäjät ja roolit Task Managerissa.
Voit aloittaa kokeilun kolmella henkilöllä, seurata heidän työskentelytapaansa ja laajentaa käyttöoikeuksia vasta sen jälkeen. AI:ta ei tarvitse ottaa käyttöön kaikilla 14 tilillä samanaikaisesti.
Oma avain ei tarkoita, että AI toimii paikallisesti
Kysely ja siihen liitetty konteksti lähetetään valitulle mallintarjoajalle. Oma avain tarkoittaa omaa tiliä, suoraa laskutusta ja sitä, ettei välissä ole kolmatta osapuolta, mutta se ei tarkoita mallin paikallista käyttöä.
Yrityksen palvelimen ja mallintarjoajan välinen raja on erityisen tärkeä Sähköpostin kohdalla. Vaihtoehto ”Salli sähköpostin käyttö AI-tiedonlähteenä” on oletusarvoisesti pois käytöstä. Kun se otetaan harkitusti käyttöön, jokainen käyttäjä voi valita vain oman postilaatikkonsa, eikä edes järjestelmänvalvoja näe muiden kirjeenvaihtoa. Sähköposti ja mahdollisuus käyttää sitä lähteenä ovat saatavilla Pro-versiossa.
Kirjeenvaihtoa ei lisätä taustalla indeksoitavaan tietopankkiin. Kun järjestelmänvalvoja poistaa sähköpostin käyttöä koskevan suostumuksen, Task Manager lakkaa käyttämästä myös aiemmin valittuja sähköpostilähteitä.
AI-avustajassa käydyt viestiketjut ovat yksityisiä. Muut käyttäjät tai järjestelmänvalvoja eivät näe niitä. AI-avustaja käyttää ainoastaan aineistoja, joihin kysymyksen esittäneellä henkilöllä on käyttöoikeus.
Ilmoitus kertoo AI-ongelman syyn
Task Manager näyttää syyn, jos malli ei vastaa. Tavallisesti avain on korjattava, malli vaihdettava, luettelo päivitettävä tai odotettava, että mallintarjoajan raja nollautuu.
”Virhe: virheellinen API-avain” tarkoittaa, että liitetty avain sekä mallintarjoajan tilin aktiivinen maksutapa tai käyttörajat on tarkistettava. Jos malliluettelo on tyhjä, napsauta päivityspainiketta. Jos se ei auta, tarkista avain ja palvelimen internetyhteys.
”Malli ei tue keskustelutilaa” tulee näkyviin, jos valittu vaihtoehto ei ole keskustelumalli. Palaa asetuksiin ja valitse ladatusta luettelosta toinen malli.
”Kyselyraja ylitetty (rate limit)” koskee mallintarjoajan tiliä. Voit odottaa tai vaihtaa mallintarjoajan palvelussa korkeampaan tilaukseen. Tämä on eri mekanismi kuin Task Managerissa määritettävä Automaatioiden AI-kyselyiden päiväkohtainen raja.
Luo huomenna tili yhdelle mallintarjoajalle, liitä avain, jätä vastausrajaksi 4096 ja ota AI käyttöön kolmelle henkilölle viikon ajaksi. Tarkista viikon kuluttua lasku mallintarjoajan hallintapaneelista ja päätä vasta sitten, ketkä muut tarvitsevat käyttöoikeuden. Käynnistä Demo nähdäksesi Task Managerin käytännössä.
Usein kysytyt kysymykset
Paljonko AI maksaa Task Managerissa?
Task Manager ei veloita AI:n käytöstä eikä lisää katetta pyyntöihin. Maksat suoraan API-avaimesi tarjoajalle tämän hinnaston ja todellisen käytön perusteella. Task Managerin lisenssi puolestaan maksetaan kertamaksuna, eikä se vaadi käyttäjäkohtaista tilausta.
Siirretäänkö tiedot OpenAI:lle, Google Geminille, Anthropic Claudelle tai xAI Grokille?
Kyllä. Pyyntö ja siihen valittu konteksti lähetetään valitulle tarjoajalle omaa avaintasi käyttäen. Siksi Sähköposti on oletusarvoisesti poistettu käytöstä tietolähteenä, ja AI-avustaja näkee vain materiaalit, joihin kyseisellä käyttäjällä on pääsy.
Toimiiko Task Manager ilman AI:ta?
Kyllä. Task Manager toimii ilman AI:takin, ja tili mallin tarjoajalla on valinnainen. Vaikka avainta ei olisi määritetty, voit käyttää esimerkiksi Tehtäviä, Keskusteluja, Kalenteria ja Muistiinpanoja.
Voinko vaihtaa OpenAI:n myöhemmin Google Geminiin, Anthropic Claudeen tai xAI Grokiin?
Kyllä. Voit vaihtaa tarjoajan samassa AI-välilehdessä. Valitse uusi yritys, liitä sen avain, nouda malliluettelo ja tallenna asetukset.
Miten oman AI-avaimen kustannuksia voi rajoittaa yrityksessä?
Lyhennä vastauksen enimmäispituutta, pidä liitteiden tiivistäminen Manuaalinen-tilassa ja aseta Automaatiot-moduulin AI-pyynnöille raja. Anna käyttöoikeus ensin henkilöille, joilla on AI:lle konkreettinen käyttötarkoitus, sen sijaan että ottaisit sen heti käyttöön koko tiimille.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
