Marek leitet eine Agentur mit 14 Mitarbeitern in Poznań. Am Montag stellte er die KI-Einführung zurück, nachdem er die Abokosten für das gesamte Team berechnet hatte. Er griff das Thema wieder auf, als er eine andere Abrechnungsmethode kennenlernte: einen eigenen KI-Schlüssel im Unternehmen, direkte Zahlungen an den Anbieter und Kosten nach tatsächlicher Nutzung. Ein eigener KI-Schlüssel ist in der Praxis ein API-Schlüssel - Anmeldedaten, die Task Manager mit dem Konto beim Modellanbieter verbinden.
Ein eigener KI-Schlüssel im Unternehmen macht Vermittler bei der Abrechnung überflüssig
Ein eigener KI-Schlüssel im Unternehmen bedeutet, dass die Nutzung des Modells direkt von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok abgerechnet wird. Task Manager erhebt weder einen Aufschlag auf Anfragen noch ein benutzerbezogenes Abo für KI.
Die Kosten der Programmlizenz und die Kosten der Modellnutzung werden getrennt abgerechnet. Sie kaufen die Programmlizenz einmalig für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsplätzen, während die Modellnutzung nach der Preisliste des ausgewählten Anbieters abgerechnet wird. Die Standard-Variante im Classic-Tarif für Teams mit bis zu 20 Personen kostet 1 490 zł und umfasst 12 Monate Updates. Danach können Sie eine jährliche Verlängerung erwerben oder ohne weitere Lizenzgebühren mit Ihrer vorhandenen Version weiterarbeiten.
Es lässt sich kein einheitlicher Rechnungsbetrag beim Modellanbieter nennen, der für jedes Unternehmen gilt. Die Kosten hängen vom ausgewählten Modell, der Anzahl der Anfragen und der Antwortlänge ab. Die Abrechnung erfolgt jedoch über das beim Anbieter eingerichtete Unternehmenskonto und nicht über einen Vermittler.
KI bleibt optional. Ohne ein Konto beim Anbieter und einen API-Schlüssel unterstützt Task Manager weiterhin die tägliche Arbeit des Teams. Die KI-Schaltflächen werden dann einfach nicht angezeigt. Mehr über diese Abrechnungsmethode erfahren Sie auf der Seite Ihr Modell, Ihr API-Schlüssel. Den Unterschied zwischen einer Dauerlizenz und einem Abo zeigt der Kostenvergleich für ein Team mit 12 Personen.
So verbinden Sie einen API-Schlüssel in fünf Schritten
Den API-Schlüssel verbinden Sie auf der über die Programmeinstellungen zugänglichen Registerkarte „KI“. Die KI-Konfiguration übernimmt der Administrator: Er wählt den Anbieter aus, fügt den Schlüssel ein, ruft die Modelle aus dem Konto ab und speichert die Einstellungen. Anschließend testet die Anwendung die Verbindung.
- Klicken Sie oben links auf das Zahnradsymbol und öffnen Sie die Registerkarte „KI“.
- Wählen Sie im Feld „KI-Anbieter“ OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok aus.
- Fügen Sie den Schlüssel in das Feld „API-Schlüssel“ ein. Sie können ihn in der Konsole des Anbieters generieren:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysoderconsole.x.ai. - Klicken Sie neben der Modellliste auf das Aktualisierungssymbol (↻) - die Anwendung ruft die aktuelle Modellliste aus Ihrem Konto beim Anbieter ab. Wählen Sie ein Modell aus. Wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie ein als „(empfohlen)“ gekennzeichnetes Modell verwenden.
- Klicken Sie auf „Speichern“. Task Manager prüft die Verbindung zum Modell und zeigt gegebenenfalls Warnungen an.
Der Schlüssel wird in der Datenbank verschlüsselt und kann nach dem Speichern nicht mehr vollständig auf dem Bildschirm angezeigt werden. Wenn Sie ihn ändern müssen, fügen Sie einen neuen ein.
Der Server muss PHP 8.1 oder neuer sowie MySQL oder MariaDB unterstützen. Für Verbindungen zum KI-Anbieter ist außerdem die curl-Erweiterung erforderlich. Ein gewöhnliches Shared-Hosting-Paket genügt. Eine genaue Übersicht der Felder finden Sie in der Anleitung KI-Einstellungen Schritt für Schritt.
Anbieter unterscheiden sich bei Modellen und semantischer Suche
Die Wahl des Anbieters entscheidet darüber, wo die Abrechnung erfolgt und welche Modelle Ihr Konto bereitstellt. OpenAI und Google Gemini unterstützen die semantische Suche. Task Manager ruft die Liste der verfügbaren Modelle aus Ihrem Konto bei jedem der vier Anbieter ab.
| Anbieter | Wo Sie den Schlüssel generieren | Was Sie wissen sollten |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Unterstützt die semantische Suche, die für diesen Anbieter standardmäßig aktiviert ist. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Unterstützt die semantische Suche, die für diesen Anbieter standardmäßig aktiviert ist. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | Für die semantische Suche ist OpenAI oder Google Gemini erforderlich. |
| xAI Grok | console.x.ai | Für die semantische Suche ist OpenAI oder Google Gemini erforderlich. |
Task Manager ruft die aktuelle Modellliste aus Ihrem Konto ab, sodass Sie die Namen nicht selbst eingeben müssen. Die semantische Suche findet Inhalte anhand ihrer Bedeutung und nicht nur anhand identischer Wörter. Für diese Funktion ist OpenAI oder Google Gemini erforderlich.
Wenn Sie nach einigen Monaten den Anbieter wechseln möchten, kehren Sie zu derselben Registerkarte zurück. Sie wählen ein anderes Unternehmen aus, fügen den neuen Schlüssel ein und rufen die Modellliste erneut ab. Eine Neuinstallation von Task Manager ist nicht erforderlich.
Vier Kostenbremsen, die Sie vor der Vergabe von Zugriffsrechten einrichten sollten
Die API-Nutzung lässt sich am wirksamsten begrenzen, bevor Sie KI für das gesamte Team aktivieren. Legen Sie die Antwortlänge, die Art der Dateizusammenfassung, das Limit für Automatisierungen und die Häufigkeit der Aktualisierung der Wissensdatenbank fest.
1. Maximale Antwortlänge reduzieren
Das Feld „Maximale Antwortlänge“ akzeptiert Werte von 1024 bis 16384 Token. Der Standardwert beträgt 4096. Ein Token ist ein Textfragment, das vom Modellanbieter gezählt wird. Ein höherer Wert ermöglicht längere Antworten, erhöht aber auch die Nutzung.
Erhöhen Sie diesen Wert zunächst nicht nur deshalb, weil das Feld dies zulässt. Marek behält den Standardwert 4096 bei und erhöht ihn erst, wenn das Team längere Antworten benötigt.
2. Lassen Sie Zusammenfassungen von Anhängen im manuellen Modus
„KI-Zusammenfassungen von Anhängen“ sind standardmäßig auf den manuellen Modus eingestellt. Das Modell erhält die Datei erst nach einem Klick auf „Zusammenfassung erstellen“, sodass das bloße Hinzufügen eines Dokuments keine automatische Anfrage auslöst.
Jede Zusammenfassung bedeutet einen API-Aufruf pro Datei. Der automatische Modus läuft im Hintergrund und benötigt einen Cronjob, also eine regelmäßig vom Server ausgeführte Aufgabe.
3. Begrenzen Sie die KI in Automatisierungen
Das „Tageslimit für KI-Anfragen aus Automatisierungen“ liegt standardmäßig bei 200 Anfragen pro Tag. Neben dem Feld sehen Sie den heutigen Verbrauch. Wenn Sie 0 eingeben, wird das Limit deaktiviert.
Nach Erreichen des Limits werden Automatisierungsregeln, die KI verwenden, bis zum Ende des Tages übersprungen und im Aktivitätsverlauf wird ein entsprechender Hinweis gespeichert. Der Zähler wird um Mitternacht zurückgesetzt. Die Begrenzung gilt ausschließlich für Automatisierungen, nicht für die gesamte KI im Programm. Das Modul Automatisierungen ist im Pro-Tarif verfügbar.
4. Aktualisieren Sie die Wissensdatenbank gezielt
Die im Pro-Tarif verfügbare KI-Wissensdatenbank wird standardmäßig einmal täglich im Hintergrund aktualisiert. Dadurch findet der KI-Assistent selbstständig Antworten in den Notizen und Dateien des Unternehmens, ohne dass eine Quelle angegeben werden muss.
Notizen und Dateien werden in den Index aufgenommen, ohne vom Modell zusammengefasst zu werden. Ihre Indexierung verbraucht daher keine KI-Anfragen. Bei Aufgaben und Chats ist es anders: Sie werden vom Modell zusammengefasst. Bei sehr großen Mengen solcher Inhalte können Sie „Automatische Aktualisierung der Wissensdatenbank“ auf „Nein“ setzen und den Vorgang über die Schaltfläche „KI-Wissensdatenbank aktualisieren“ starten.
Der Belegungsbalken unter den Quellen zeigt, wie viel Wissen in den Kontext passt. Wenn Sie zu viele Materialien auswählen, weist der KI-Assistent darauf hin, welche davon nicht berücksichtigt wurden.
Sie legen den KI-Zugriff für jede Person separat fest
Jeder Benutzer kann drei voneinander unabhängige Berechtigungen erhalten: KI in Aufgaben, KI in Chats und Zugriff auf den KI-Assistenten. Eine vierte Berechtigung erlaubt dem KI-Assistenten, den Inhalt einer angegebenen Website abzurufen, und ist standardmäßig deaktiviert.
Ola, die Koordinatorin in Mareks 14-köpfiger Agentur, erhält am Montag alle drei grundlegenden Berechtigungen. Zwei Mitarbeiter aus dem Lager erhalten keine davon. Daher erscheinen die KI-Schaltflächen in ihrer Aufgaben- und Chatansicht einfach nicht. Aufgaben, Chats und die übrigen Module können sie wie gewohnt nutzen.
Die Berechtigungen legen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Benutzers im Fenster Benutzer fest. Der globale Administrator verfügt standardmäßig über alle KI-Berechtigungen. Eine ausführliche Übersicht finden Sie auf der Seite Benutzer und Rollen in Task Manager.
Sie können den Test mit drei Personen beginnen, deren Arbeitsweise beobachten und den Zugriff erst anschließend erweitern. Sie müssen die KI nicht gleichzeitig für 14 Konten aktivieren.
Ein eigener API-Schlüssel bedeutet nicht, dass die KI lokal ausgeführt wird
Die Anfrage wird zusammen mit dem angegebenen Kontext an den ausgewählten Modellanbieter gesendet. Ein eigener API-Schlüssel bedeutet ein eigenes Konto, direkte Abrechnung und keinen Vermittler. Er bedeutet jedoch nicht, dass das Modell lokal ausgeführt wird.
Die Grenze zwischen dem Unternehmensserver und dem Modellanbieter ist bei E-Mail besonders wichtig. Die Option „E-Mail als Quelle für KI-Wissen zulassen“ ist standardmäßig deaktiviert. Nach ihrer bewussten Aktivierung kann jeder Benutzer nur sein eigenes Postfach auswählen. Selbst der Administrator kann die Korrespondenz anderer Personen nicht einsehen. E-Mail und die Möglichkeit, sie als Quelle zu verwenden, sind im Pro-Tarif verfügbar.
Die Korrespondenz wird nicht in die im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank aufgenommen. Wenn der Administrator die Nutzung von E-Mail deaktiviert, verwendet Task Manager auch die zuvor ausgewählten E-Mail-Quellen nicht mehr.
Die im KI-Assistenten geführten Threads sind privat. Weder andere Benutzer noch der Administrator können sie sehen. Der KI-Assistent verwendet ausschließlich Materialien, auf die die fragende Person Zugriff hat.
Die Meldung zeigt die Ursache des KI-Problems an
Task Manager zeigt den Grund an, wenn das Modell nicht antwortet. Meist müssen Sie den API-Schlüssel korrigieren, das Modell wechseln, die Liste aktualisieren oder warten, bis das Limit beim Anbieter zurückgesetzt wird.
„Fehler: ungültiger API-Schlüssel“ bedeutet, dass Sie den eingefügten Schlüssel sowie die aktive Zahlungsmethode oder die Limits im Anbieterkonto prüfen müssen. Ist die Modellliste leer, klicken Sie auf Aktualisieren. Hilft das nicht, prüfen Sie den API-Schlüssel und die Internetverbindung des Servers.
„Das Modell unterstützt den Chatmodus nicht“ wird angezeigt, wenn der ausgewählte Eintrag kein Chatmodell ist. Kehren Sie zu den Einstellungen zurück und wählen Sie ein anderes Modell aus der abgerufenen Liste.
„Anfragelimit überschritten (Rate Limit)“ bezieht sich auf das Konto beim Anbieter. Sie können warten oder dort zu einem höheren Tarif wechseln. Dies ist ein anderer Mechanismus als das in Task Manager festgelegte Tageslimit für KI-Anfragen aus Automatisierungen.
Erstellen Sie morgen ein Konto bei einem Anbieter, fügen Sie den API-Schlüssel ein, belassen Sie das Antwortlimit bei 4096 und aktivieren Sie die KI eine Woche lang für drei Personen. Prüfen Sie nach einer Woche die Rechnung im Anbieterportal und entscheiden Sie erst dann, wer noch Zugriff benötigt. Starten Sie die Demo, um Task Manager in der Praxis zu erleben.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet KI in Task Manager?
Task Manager erhebt weder Gebühren für KI noch einen Aufschlag auf Anfragen. Sie zahlen entsprechend der Preisliste und der tatsächlichen Nutzung direkt an den Anbieter, von dem Ihr API-Schlüssel stammt. Die Task Manager-Lizenz wird dagegen einmalig bezahlt und erfordert kein benutzerbezogenes Abo.
Werden Daten an OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok übermittelt?
Ja, die Anfrage wird zusammen mit dem angegebenen Kontext über Ihren Schlüssel an den ausgewählten Anbieter gesendet. Deshalb ist E-Mail als Wissensquelle standardmäßig deaktiviert, und der KI-Assistent sieht nur Materialien, auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat.
Funktioniert Task Manager auch ohne KI?
Ja, Task Manager funktioniert auch ohne KI, und ein Konto bei einem Modellanbieter ist optional. Ohne konfigurierten Schlüssel können Sie unter anderem weiterhin Aufgaben, Chats, den Kalender und Notizen verwenden.
Kann ich später von OpenAI zu Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok wechseln?
Ja, den Anbieter können Sie auf derselben Registerkarte „KI“ wechseln. Sie wählen das neue Unternehmen aus, fügen dessen Schlüssel ein, rufen die Modellliste ab und speichern die Einstellungen.
Wie kann ich die Kosten für einen eigenen KI-Schlüssel im Unternehmen begrenzen?
Verringern Sie die maximale Antwortlänge, belassen Sie die Zusammenfassung von Anhängen im manuellen Modus und legen Sie ein Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen fest. Gewähren Sie zunächst den Personen Zugriff, die einen konkreten Anwendungsfall für KI haben, anstatt sie sofort für das gesamte Team zu aktivieren.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
