Marek dirige une agence de 14 personnes à Poznań. Lundi, il a reporté le déploiement de l’IA après avoir calculé le coût de l’abonnement pour toute l’équipe. Il a repris le projet lorsqu’il a découvert une autre méthode de facturation : une clé IA propre à l’entreprise, un paiement direct au fournisseur et une facture basée sur l’utilisation réelle. Votre propre clé IA est en pratique une clé API - un identifiant qui relie Task Manager au compte détenu auprès du fournisseur du modèle.
Votre propre clé IA en entreprise supprime l’intermédiaire de la facturation
Utiliser votre propre clé IA en entreprise signifie que la facture liée au modèle est directement établie par OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Task Manager n’ajoute aucune marge aux requêtes et ne facture aucun abonnement IA par utilisateur.
Le coût de la licence du logiciel et celui de l’utilisation du modèle sont facturés séparément. Vous achetez la licence du logiciel en une seule fois pour un nombre défini de postes, tandis que l’utilisation du modèle est facturée selon les tarifs du fournisseur choisi. La version Standard de l’offre Classic pour une équipe comptant jusqu’à 20 personnes coûte 1 490 zł et comprend 12 mois de mises à jour. Passé ce délai, vous pouvez acheter un renouvellement annuel ou continuer à utiliser votre version sans frais de licence supplémentaires.
Il est impossible d’indiquer un montant unique pour la facture du fournisseur du modèle qui conviendrait à toutes les entreprises. Le coût dépend du modèle choisi, du nombre de requêtes et de la longueur des réponses. La facturation est toutefois associée au compte professionnel créé auprès du fournisseur, et non à un intermédiaire.
L’IA reste facultative. Sans compte auprès d’un fournisseur ni clé API, Task Manager continue de prendre en charge le travail quotidien de l’équipe et les boutons liés à l’IA ne s’affichent tout simplement pas. Pour en savoir plus sur ce mode de facturation, consultez la page Votre modèle, votre clé. La différence entre licence perpétuelle et abonnement est présentée dans ce comparatif des coûts pour une équipe de 12 personnes.
Comment connecter une clé API en cinq étapes
Vous connectez la clé API dans l’onglet IA accessible depuis les paramètres du logiciel. L’administrateur configure l’IA : il choisit le fournisseur, colle la clé, récupère les modèles du compte et enregistre les paramètres. L’application teste ensuite la connexion.
- Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur gauche, puis ouvrez l’onglet « IA ».
- Dans le champ « Fournisseur d’IA », sélectionnez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok.
- Collez la clé dans le champ « Clé API ». Vous pouvez la générer dans la console du fournisseur :
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysouconsole.x.ai. - Cliquez sur l’icône d’actualisation (↻) à côté de la liste des modèles - l’application récupérera la liste actuelle des modèles depuis votre compte auprès du fournisseur. Sélectionnez un modèle. Si vous débutez, vous pouvez choisir celui marqué « (recommandé) ».
- Cliquez sur « Enregistrer ». Task Manager vérifiera la connexion au modèle et affichera les éventuels avertissements.
La clé est chiffrée dans la base de données et ne peut plus être lue intégralement à l’écran après son enregistrement. Si vous devez la modifier, il suffit d’en coller une nouvelle.
Le serveur doit prendre en charge PHP 8.1 ou une version ultérieure ainsi que MySQL ou MariaDB. L’extension curl est nécessaire pour se connecter au fournisseur d’IA. Un hébergement mutualisé standard suffit. Vous trouverez la disposition exacte des champs dans le guide configuration de l’IA étape par étape.
Les fournisseurs proposent différents modèles et modes de recherche sémantique
Le choix du fournisseur détermine où la facture est établie et quels modèles sont disponibles sur votre compte. OpenAI et Google Gemini prennent en charge la recherche sémantique. Task Manager récupère la liste des modèles disponibles depuis votre compte auprès de chacun des quatre fournisseurs.
| Fournisseur | Où générer la clé | Ce qu’il faut savoir |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Prend en charge la recherche sémantique, activée par défaut pour ce fournisseur. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Prend en charge la recherche sémantique, activée par défaut pour ce fournisseur. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | La recherche sémantique nécessite OpenAI ou Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | La recherche sémantique nécessite OpenAI ou Google Gemini. |
Task Manager récupère la liste actuelle des modèles depuis votre compte, vous n’avez donc pas besoin de saisir leurs noms manuellement. La recherche sémantique trouve les contenus en fonction de leur sens, et pas uniquement à partir de mots identiques. Cette fonctionnalité nécessite OpenAI ou Google Gemini.
Si vous souhaitez changer de fournisseur après quelques mois, revenez dans le même onglet. Sélectionnez une autre entreprise, collez la nouvelle clé et récupérez à nouveau la liste des modèles. Vous n’avez pas besoin de réinstaller Task Manager.
Quatre garde-fous à mettre en place avant d’accorder l’accès
Le moyen le plus efficace de limiter l’utilisation de l’API consiste à agir avant d’activer l’IA pour toute l’équipe. Définissez la longueur des réponses, le mode de résumé des fichiers, la limite des Automatisations et la fréquence de mise à jour de la base de connaissances.
1. Réduisez la longueur maximale des réponses
Le champ « Longueur maximale de la réponse » accepte une valeur comprise entre 1024 et 16384 tokens, avec une valeur par défaut de 4096. Un token est un fragment de texte comptabilisé par le fournisseur du modèle. Une valeur plus élevée permet de produire des réponses plus longues, mais augmente l’utilisation.
Pour commencer, n’augmentez pas cette valeur simplement parce que le champ le permet. Marek conserve la valeur par défaut de 4096 et ne l’augmente que lorsque l’équipe a besoin de réponses plus longues.
2. Laissez les résumés des pièces jointes en mode Manuel
Les « Résumés des pièces jointes par l’IA » sont réglés par défaut sur le mode Manuel. Le modèle ne reçoit le fichier qu’après un clic sur « Créer un résumé ». Le simple ajout d’un document ne déclenche donc pas automatiquement de requête.
Chaque résumé correspond à un appel API par fichier. Le mode automatique fonctionne en arrière-plan et nécessite un cron, c’est-à-dire une tâche périodique exécutée par le serveur.
3. Limitez l’IA dans les Automatisations
La « Limite quotidienne de requêtes IA issues des Automatisations » est fixée par défaut à 200 requêtes par jour. À côté du champ, vous voyez la consommation du jour. Saisir 0 désactive la limite.
Une fois le seuil atteint, les règles d’automatisation utilisant l’IA sont ignorées jusqu’à la fin de la journée et l’information est enregistrée dans l’historique. Le compteur est remis à zéro à minuit. Cette limite concerne uniquement les Automatisations, et non l’ensemble des fonctions d’IA du programme. Le module Automatisations est disponible avec l’offre Pro.
4. Mettez à jour la base de connaissances de manière réfléchie
La base de connaissances de l’IA, disponible avec l’offre Pro, se met à jour par défaut une fois par jour en arrière-plan. Elle permet à l’Assistant IA de trouver lui-même les réponses dans les Notes et les Fichiers de l’entreprise, sans que vous ayez à indiquer de source.
Les Notes et les Fichiers sont ajoutés à l’index sans être résumés par le modèle. Leur indexation ne consomme donc aucune requête IA. Les tâches et les discussions fonctionnent différemment : elles sont résumées par le modèle. Si leur volume est très important, vous pouvez régler « Mise à jour automatique de la base de connaissances » sur « Non » et lancer le processus avec le bouton « Mettre à jour la base de connaissances de l’IA ».
La jauge de remplissage sous les sources indique la quantité de connaissances qui tient dans le contexte. Si vous sélectionnez trop de contenu, l’Assistant IA vous indiquera ce qu’il n’a pas pris en compte.
L’accès à l’IA se configure séparément pour chaque personne
Chaque utilisateur peut recevoir trois autorisations indépendantes : l’IA dans les tâches, l’IA dans les discussions et l’accès à l’Assistant IA. Une quatrième autorisation permet à l’Assistant IA de récupérer le contenu d’une page web indiquée. Elle est désactivée par défaut.
Ola, coordinatrice dans l’agence de Marek qui compte 14 personnes, reçoit le lundi les trois autorisations de base. Deux personnes de l’entrepôt n’en reçoivent aucune. Les boutons d’IA n’apparaissent donc tout simplement pas dans leur vue des tâches et des discussions. Elles continuent à utiliser normalement les tâches, les discussions et les autres modules.
Vous configurez les autorisations lors de l’ajout ou de la modification d’un utilisateur dans la fenêtre Utilisateurs. L’administrateur global dispose par défaut de toutes les autorisations liées à l’IA. La page Utilisateurs et rôles dans Task Manager présente la répartition détaillée.
Vous pouvez commencer le test avec trois personnes, observer leur façon de travailler, puis élargir l’accès. Vous n’avez pas besoin d’activer l’IA simultanément pour les 14 comptes.
Utiliser votre propre clé ne signifie pas que l’IA fonctionne en local
La requête et le contexte indiqué sont envoyés au fournisseur du modèle choisi. Utiliser votre propre clé signifie disposer de votre propre compte, être facturé directement et ne pas passer par un intermédiaire. Cela ne signifie toutefois pas que le modèle fonctionne en local.
La frontière entre le serveur de l’entreprise et le fournisseur du modèle est particulièrement importante pour la Messagerie. L’option « Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances pour l’IA » est désactivée par défaut. Une fois cette option activée volontairement, chaque utilisateur peut uniquement sélectionner sa propre boîte mail. Même l’administrateur ne peut pas consulter la correspondance d’une autre personne. La Messagerie et la possibilité de l’utiliser comme source sont disponibles avec l’offre Pro.
La correspondance n’est pas ajoutée à la base de connaissances indexée en arrière-plan. Si l’administrateur désactive l’autorisation d’utiliser la messagerie, Task Manager cesse également d’utiliser les sources issues de la messagerie qui avaient été sélectionnées auparavant.
Les fils de discussion dans l’Assistant IA sont privés. Aucun autre utilisateur ni administrateur ne peut les consulter. L’Assistant IA utilise uniquement les contenus auxquels la personne qui pose la question a accès.
Le message indique la cause du problème lié à l’IA
Task Manager indique la raison pour laquelle le modèle n’a pas répondu. Le plus souvent, il faut corriger la clé, changer de modèle, actualiser la liste ou attendre le renouvellement de la limite chez le fournisseur.
« Erreur : clé API non valide » signifie que vous devez vérifier la clé saisie ainsi que l’état du paiement ou les limites du compte chez le fournisseur. Si la liste des modèles est vide, cliquez sur le bouton d’actualisation. Si cela ne résout pas le problème, vérifiez la clé et la connexion du serveur à Internet.
« Le modèle ne prend pas en charge le mode discussion » apparaît lorsque l’élément sélectionné n’est pas un modèle conversationnel. Revenez aux paramètres et choisissez un autre modèle dans la liste récupérée.
« Limite de requêtes dépassée (rate limit) » concerne le compte chez le fournisseur. Vous pouvez attendre ou passer à une offre supérieure auprès de celui-ci. Ce mécanisme est différent de la limite quotidienne de requêtes IA issues des Automatisations configurée dans Task Manager.
Demain, créez un compte chez un fournisseur, saisissez votre clé, conservez la limite de réponse à 4096 et activez l’IA pour trois personnes pendant une semaine. Au bout d’une semaine, vérifiez la facture dans l’interface du fournisseur. Vous pourrez alors décider qui d’autre a besoin d’un accès. Lancez la Demo pour voir Task Manager en pratique.
Questions fréquentes
Combien coûte l'IA dans Task Manager ?
Task Manager ne facture pas l’IA et ne prélève aucune marge sur les requêtes. Vous payez directement le fournisseur auprès duquel vous détenez votre clé API, selon ses tarifs et votre utilisation réelle, tandis que la licence Task Manager s’achète en une seule fois et ne nécessite aucun abonnement par utilisateur.
Les données sont-elles envoyées à OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok ?
Oui, la requête et le contexte indiqué sont envoyés au fournisseur choisi à l’aide de votre clé. C’est pourquoi la messagerie comme source de connaissances est désactivée par défaut et l’Assistant IA ne voit que les ressources accessibles à l’utilisateur concerné.
Task Manager fonctionne-t-il sans IA ?
Oui, Task Manager fonctionne sans IA et la création d’un compte auprès d’un fournisseur de modèles reste facultative. Sans clé configurée, vous pouvez toujours utiliser, entre autres, les tâches, les discussions, le Calendrier et les Notes.
Puis-je remplacer ultérieurement OpenAI par Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok ?
Oui, vous pouvez changer de fournisseur dans le même onglet IA. Il vous suffit de sélectionner une nouvelle entreprise, de coller sa clé, de récupérer la liste des modèles et d’enregistrer les paramètres.
Comment limiter la facture liée à votre propre clé IA en entreprise ?
Réduisez la longueur maximale des réponses, conservez le résumé des pièces jointes en mode Manuel et définissez une limite pour les requêtes IA issues des Automatisations. Commencez par accorder l’accès aux personnes qui ont un besoin concret de l’IA, plutôt que de l’activer immédiatement pour toute l’équipe.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
