Marek vedie 14-člennú agentúru v Poznani. V pondelok odložil zavedenie AI, keď si vypočítal predplatné pre celý tím. K téme sa vrátil, keď spoznal iný spôsob účtovania: vlastný kľúč AI vo firme, platbu priamo poskytovateľovi a účet podľa skutočného využitia. Vlastný kľúč AI je v praxi kľúč API - prihlasovací údaj, ktorý prepája Task Manager s účtom u poskytovateľa modelu.
Vlastný kľúč AI vo firme odstraňuje sprostredkovateľa z fakturácie
Vlastný kľúč AI vo firme znamená, že účet za používanie modelu vystavuje priamo OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Task Manager nepripočítava k požiadavkám maržu a neúčtuje poplatok za AI za každého používateľa.
Náklady na licenciu programu a náklady na používanie modelu platíte samostatne. Licenciu programu si kúpite raz pre určený počet používateľov a používanie modelu platíte podľa cenníka vybraného poskytovateľa. Variant Standard v pláne Classic pre tím do 20 ľudí stojí 1 490 zł a zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií. Po uplynutí tohto obdobia si môžete kúpiť ročné obnovenie alebo ďalej používať svoju verziu bez ďalších licenčných poplatkov.
Nie je možné uviesť jednu sumu účtu u poskytovateľa modelu, ktorá by platila pre každú firmu. Náklady závisia od vybraného modelu, počtu požiadaviek a dĺžky odpovedí. Platby však prebiehajú cez firemný účet vytvorený u poskytovateľa, nie cez sprostredkovateľa.
AI zostáva voliteľná. Bez účtu u poskytovateľa a kľúča API Task Manager naďalej podporuje každodennú prácu tímu a tlačidlá AI sa jednoducho nezobrazia. Viac o tomto spôsobe účtovania si prečítate na stránke Váš model, váš kľúč a rozdiel medzi trvalou licenciou a predplatným ukazuje porovnanie nákladov pre 12-členný tím.
Ako pripojiť kľúč API v piatich krokoch
Kľúč API pripojíte na karte AI, ktorá je dostupná v nastaveniach programu. AI konfiguruje správca: vyberie poskytovateľa, vloží kľúč, načíta modely z účtu a uloží nastavenia. Aplikácia následne otestuje pripojenie.
- Kliknite na ikonu ozubeného kolieska v ľavom hornom rohu a otvorte kartu „AI“.
- V poli „Poskytovateľ AI“ vyberte OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok.
- Vložte kľúč do poľa „Kľúč API“. Vygenerujete ho v konzole poskytovateľa:
platform.openai.com/api-keys,aistudio.google.com/apikey,console.anthropic.com/settings/keysaleboconsole.x.ai. - Kliknite na ikonu obnovenia (↻) vedľa zoznamu modelov - aplikácia načíta aktuálny zoznam modelov z vášho účtu u poskytovateľa. Vyberte model. Ak ešte len začínate, môžete zvoliť položku označenú ako „(odporúčaný)“.
- Kliknite na „Uložiť“. Task Manager skontroluje pripojenie k modelu a zobrazí prípadné upozornenia.
Kľúč je v databáze šifrovaný a po uložení ho nemožno celý prečítať z obrazovky. Ak ho potrebujete zmeniť, vložíte nový.
Server musí podporovať PHP 8.1 alebo novšie a MySQL alebo MariaDB. Na pripojenie k poskytovateľovi AI je potrebné rozšírenie curl. Stačí bežný zdieľaný hosting. Presné rozloženie polí nájdete v materiáli nastavenia AI krok za krokom.
Poskytovatelia sa líšia modelmi a sémantickým vyhľadávaním
Výber poskytovateľa určuje, kde sa účtuje používanie a aké modely sprístupňuje váš účet. OpenAI a Google Gemini podporujú sémantické vyhľadávanie. Zoznam dostupných modelov Task Manager načíta z účtu u každého zo štyroch poskytovateľov.
| Poskytovateľ | Kde vygenerujete kľúč | Čo potrebujete vedieť |
|---|---|---|
| OpenAI | platform.openai.com/api-keys | Podporuje sémantické vyhľadávanie, ktoré je pri tomto poskytovateľovi predvolene zapnuté. |
| Google Gemini | aistudio.google.com/apikey | Podporuje sémantické vyhľadávanie, ktoré je pri tomto poskytovateľovi predvolene zapnuté. |
| Anthropic Claude | console.anthropic.com/settings/keys | Sémantické vyhľadávanie vyžaduje OpenAI alebo Google Gemini. |
| xAI Grok | console.x.ai | Sémantické vyhľadávanie vyžaduje OpenAI alebo Google Gemini. |
Task Manager načíta aktuálny zoznam modelov z vášho účtu, takže ich názvy nemusíte zadávať ručne. Sémantické vyhľadávanie hľadá obsah podľa významu, nielen podľa rovnakých slov. Táto funkcia vyžaduje OpenAI alebo Google Gemini.
Ak budete chcieť po niekoľkých mesiacoch zmeniť poskytovateľa, vrátite sa na rovnakú kartu. Vyberiete inú spoločnosť, vložíte nový kľúč a znova načítate zoznam modelov. Task Manager nemusíte preinštalovať.
Pred udelením prístupu nastavte štyri obmedzenia
Spotrebu API najúčinnejšie obmedzíte ešte pred zapnutím AI pre celý tím. Nastavte dĺžku odpovedí, spôsob sumarizácie súborov, limit Automatizácií a frekvenciu aktualizácie znalostnej databázy.
1. Skráťte maximálnu dĺžku odpovede
Pole „Maximálna dĺžka odpovede“ prijíma hodnoty od 1024 do 16384 tokenov a predvolená hodnota je 4096. Token je časť textu, ktorú počíta poskytovateľ modelu. Vyššia hodnota umožňuje vytvárať dlhšie odpovede, ale zvyšuje spotrebu.
Na začiatku túto hodnotu nezvyšujte len preto, že to pole umožňuje. Marek ponechá predvolenú hodnotu 4096 a zvýši ju až vtedy, keď tím potrebuje dlhšie odpovede.
2. Ponechajte súhrny príloh v režime Ručne
„Súhrny príloh pomocou AI“ sú predvolene nastavené na režim Ručne. Model dostane súbor až po kliknutí na „Vytvoriť súhrn“, takže samotné pridanie dokumentu nespustí automatickú požiadavku.
Každý súhrn znamená jedno volanie API na súbor. Automatický režim pracuje na pozadí a vyžaduje cron, teda pravidelnú úlohu spúšťanú serverom.
3. Obmedzte AI v Automatizáciách
„Denný limit požiadaviek AI z Automatizácií“ je predvolene nastavený na 200 požiadaviek denne. Vedľa poľa vidíte dnešnú spotrebu a zadaním hodnoty 0 limit vypnete.
Po dosiahnutí limitu sa recepty využívajúce AI do konca dňa preskočia a informácia sa uloží do histórie. Počítadlo sa vynuluje o polnoci. Obmedzenie sa týka len Automatizácií, nie všetkých funkcií AI v programe. Samotný modul Automatizácie je dostupný vo variante Pro.
4. Aktualizujte znalostnú databázu uvážene
Znalostná databáza AI, dostupná vo variante Pro, sa predvolene aktualizuje raz denne na pozadí. Vďaka nej Asistent AI sám nájde odpoveď vo firemných Poznámkach a Súboroch bez toho, aby ste museli uviesť zdroj.
Poznámky a Súbory sa pridávajú do indexu bez sumarizácie modelom, takže ich indexovanie nespotrebúva požiadavky AI. Úlohy a chaty fungujú inak: model ich sumarizuje. Ak je takéhoto obsahu veľmi veľa, môžete nastaviť možnosť „Automatická aktualizácia znalostnej databázy“ na „Nie“ a proces spúšťať tlačidlom „Aktualizovať znalostnú databázu AI“.
Ukazovateľ zaplnenia pod zdrojmi ukazuje, koľko znalostí sa zmestilo do kontextu. Ak vyberiete príliš veľa materiálu, Asistent AI uvedie, čo nezahrnul.
Prístup k AI nastavujete samostatne pre každú osobu
Každý používateľ môže získať tri nezávislé oprávnenia: AI v úlohách, AI v chatoch a prístup k Asistentovi AI. Štvrté oprávnenie umožňuje Asistentovi AI načítať obsah zadanej webovej stránky a je predvolene vypnuté.
Ola, koordinátorka v Markovej 14-člennej agentúre, dostane v pondelok všetky tri základné oprávnenia. Dvaja pracovníci skladu nedostanú žiadne, takže tlačidlá AI sa v ich zobrazení úloh a chatov jednoducho nezobrazia. Úlohy, chaty a ostatné moduly používajú bežným spôsobom.
Oprávnenia nastavujete pri pridávaní alebo úprave používateľa v okne Používatelia. Globálny administrátor má predvolene všetky oprávnenia AI. Podrobné rozdelenie opisuje stránka používatelia a roly v aplikácii Task Manager.
Test môžete začať s tromi ľuďmi, sledovať ich spôsob práce a až potom prístup rozšíriť. AI nemusíte spúšťať súčasne pre 14 účtov.
Vlastný kľúč neznamená, že AI funguje lokálne
Požiadavka spolu s určeným kontextom sa odosiela vybranému poskytovateľovi modelu. Vlastný kľúč znamená vlastný účet, priame účtovanie a žiadneho sprostredkovateľa, neznamená však, že model funguje lokálne.
Hranica medzi firemným serverom a poskytovateľom modelu je obzvlášť dôležitá pri Pošte. Možnosť „Povoliť používanie pošty ako zdroja znalostí AI“ je predvolene vypnutá. Keď ju zámerne povolíte, každý používateľ môže vybrať iba vlastnú schránku a korešpondenciu iných používateľov neuvidí ani administrátor. Pošta a možnosť používať ju ako zdroj sú dostupné vo variante Pro.
Korešpondencia sa nepridáva do znalostnej databázy indexovanej na pozadí. Keď administrátor zruší súhlas s používaním pošty, Task Manager prestane používať aj poštové zdroje vybrané v minulosti.
Vlákna vedené v Asistentovi AI sú súkromné. Nevidí ich žiadny iný používateľ ani administrátor. Asistent AI používa výlučne materiály, ku ktorým má pýtajúca sa osoba prístup.
Hlásenie uvádza príčinu problému s AI
Task Manager zobrazí dôvod, prečo model neodpovedal. Najčastejšie treba opraviť kľúč, zmeniť model, obnoviť zoznam alebo počkať na obnovenie limitu u poskytovateľa.
„Chyba: neplatný kľúč API“ znamená, že treba skontrolovať vložený kľúč a aktívnu platbu alebo limity na účte poskytovateľa. Ak je zoznam modelov prázdny, kliknite na obnovenie. Ak to nepomôže, skontrolujte kľúč a internetové pripojenie servera.
Hlásenie „Model nepodporuje režim chatu“ sa zobrazí, keď vybraná položka nie je chatový model. Vráťte sa do nastavení a vyberte iný model zo stiahnutého zoznamu.
Hlásenie „Prekročený limit požiadaviek (rate limit)“ sa týka účtu u poskytovateľa. Môžete počkať alebo u neho prejsť na vyšší plán. Ide o iný mechanizmus než denný limit požiadaviek AI z Automatizácií nastavený v aplikácii Task Manager.
Zajtra si vytvorte účet u jedného poskytovateľa, vložte kľúč, ponechajte limit odpovede na hodnote 4096 a na týždeň zapnite AI trom ľuďom. Po týždni skontrolujte účet v paneli poskytovateľa a až potom rozhodnite, kto ďalší potrebuje prístup. Spustite Demo a pozrite si Task Manager v praxi.
Najčastejšie otázky
Koľko stojí AI v Task Manageri?
Task Manager si neúčtuje poplatky za AI ani maržu za požiadavky. Platíte priamo poskytovateľovi, od ktorého máte kľúč API, podľa jeho cenníka a skutočnej spotreby, zatiaľ čo licencia Task Managera je jednorazová a nevyžaduje poplatok za používateľa.
Dostávajú sa údaje do OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok?
Áno, požiadavka spolu s určeným kontextom sa cez váš kľúč odošle vybranému poskytovateľovi. Preto je Pošta ako zdroj znalostí predvolene vypnutá a Asistent AI vidí iba materiály dostupné konkrétnemu používateľovi.
Funguje Task Manager bez AI?
Áno, Task Manager funguje aj bez AI a účet u poskytovateľa modelu je voliteľný. Bez nakonfigurovaného kľúča môžete naďalej používať okrem iného Úlohy, Chaty, Kalendár a Poznámky.
Môžem neskôr prejsť z OpenAI na Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok?
Áno, poskytovateľa zmeníte na rovnakej karte AI. Vyberiete novú spoločnosť, vložíte jej kľúč, načítate zoznam modelov a uložíte nastavenia.
Ako obmedziť účet za vlastný kľúč AI vo firme?
Skráťte maximálnu dĺžku odpovede, ponechajte súhrny príloh v režime Ručne a nastavte limit požiadaviek AI z Automatizácií. Prístup najskôr udeľte ľuďom, ktorí majú pre AI konkrétne využitie, namiesto toho, aby ste ho hneď zapli celému tímu.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
