V úterý se klient ptá Marka, majitele šestičlenného autoservisu, jestli si v pátek vyzvedne auto. Marek má SMS s žádostí o dodatečnou opravu, mechanik si pamatuje rozhovor o dílech a termín leží na papírku u stolu. Pokud chcete hlídat zakázky klientů bez takového rekonstruování rozhovorů, začněte jedním místem pro každou záležitost.
Zakázky klientů vyžadují odpověď na tři otázky
Abyste hlídali zakázky klientů, musíte vidět, kdo záležitost vede, do kdy má být hotová a co bylo domluveno. Pokud tyto tři odpovědi leží na různých místech, musí se doptávat zbytku týmu i dobře organizovaný pracovník.
Marek nepotřebuje další papírek s nápisem „Nord“. Potřebuje záznam, do kterého nahlédne i Kasia, když převezme telefon v jeho nepřítomnosti. Problém není v tom, že si někdo něco nepamatoval. Je v tom, že firma neurčila jedno místo pro zakázku - o tom, proč tým ztrácí domluvy, obvykle rozhoduje způsob předávání informací.
V Task Manageru si Marek založí úkol pro auto Nord a zapisuje k němu práci týmu. Není to kartotéka klientů, prodejní trychtýř ani fakturační program. Pokud tyto funkce potřebujete, úkol samostatný systém nenahradí. Pokud chcete vědět, kdo co dělá a do kdy, úkol je správným výchozím bodem.
Jedna zakázka je jeden úkol s názvem, který lze najít
Založte samostatný úkol pro každou přijatou záležitost a do jeho názvu napište jméno klienta a rozsah práce. Task Manager nemá samostatné pole „Klient“ - „Nord - výměna rozvodů“ je konvence pojmenovávání, kterou si domluvíte s týmem.
Do popisu zapište rozsah: co má mechanik zkontrolovat, jaké díly jsou potřeba a co zakázka nezahrnuje. Přidejte termín s časem nebo bez něj, nastavte prioritu normální nebo vysokou a přiřaďte osoby. V Markově servisu může pondělní zakázka dostat název „Nord - výměna rozvodů“, termín na pátek a vysokou prioritu, pokud klient potřebuje auto před odjezdem. Jde o příklad organizace práce, ne o další typ úkolu v programu.
Stav změníte na „probíhá“, „hotovo“ nebo „zrušeno“ jedním kliknutím ze seznamu; úkol může být i bez stavu. Když klient zavolá znovu, zadáte „Nord“ do vyhledávání. To prohledává názvy a popisy úkolů, názvy chatů i obsah zpráv, takže společné pravidlo pojmenovávání záležitostí pomáhá najít dřívější domluvy.
Zakázku vede jedna osoba, i když na ní pracuje víc lidí
Určete jednu osobu, která zakázku vede, a přiřaďte ji k úkolu, i když je vykonavatelů víc. Pak „Kasia to vede“ nezůstane jen větou vyřčenou v úterý u stolu.
Otevřete úkol, vyberte „Upravit“ a v sekci „Přiřazení“ zaškrtněte osoby a klikněte na „Uložit“. Pokud ve čtvrtek Kasia předá záležitost Markovi, změňte přiřazení; systémové zprávy ve vlákně zaznamenají přidání i odebrání osob. Úkol může mít přiřazeno víc než jednu osobu, proto je pravidlo jednoho vedoucího dohodou ve vašem týmu, ne omezením programu.
Pokud máte samostatné týmy, Pracovní prostor seskupuje úkoly a chaty, například v prostorech „Servis“ a „Montáž“. Člen týmu vidí své prostory a položka „Vše“ zobrazuje úkoly a chaty ze všech prostorů najednou. V každém Pracovním prostoru zvlášť nastavíte, kdo prostor spravuje a kdo může přidávat úkoly a chaty. Administrátor má širší přístup vyplývající z globální role. Pokud rozdělujete záležitosti mezi víc oddělení, podívejte se i na pravidla přiřazování uživatelů a rolí.
Termín má být vidět ještě před telefonátem od klienta
Dejte zakázce termín a kontrolujte ho v seznamu nebo v Kalendáři, než se klient zeptá na vyzvednutí. Červená karta úkolu znamená termín, který uplynul; modrá - termín na dnešek, zelená - termín, který tým ještě má před sebou, a šedá - žádný termín nebo uzavřený úkol. Barvu vidíte v seznamu, na Tabuli i v Kalendáři.
U karty vidíte také kolečko s počtem dní do termínu. Dlaždice „V termínu“, „Dnes“ a „Po termínu“ jsou zároveň počítadly i filtry. V pátek ráno může Marek otevřít „Dnes“ a zkontrolovat s Kasiou, jestli už dorazily díly na auto Nord, místo aby čekal na další telefonát.
Kalendář propojuje úkoly, události, připomenutí a nepřítomnosti týmu. Můžete zvolit zobrazení od jednoho do sedmi dní nebo panel Seznam; přetažením úkolu změníte termín a klávesa Esc přeruší gesto bez uložení. Pruh nepřítomností nahoře pomáhá všimnout si, že osoba přiřazená k pátečnímu odběru má dovolenou. Pokud používáte AI asistenta, upozorní vás i při přiřazování úkolu nepřítomné osobě.
V Centru oznámení přichází připomenutí hodinu před termínem úkolu a jednou denně dostanete ranní přehled s klikatelným seznamem dne. Připomenutí v aplikaci fungují vždy; teprve odesílání e-mailů na pozadí při zavřené aplikaci vyžaduje CRON na serveru. CRON je plánovač, který spouští úlohy na serveru. Bez něj se e-maily odesílají, jen když někdo aplikaci používá; program na to upozorní při nastavování připomenutí. Samotný přehled úkolů „Po termínu“ na e-mail čekat nemusí. Další způsoby najdete v textu o tom, jak hlídat termíny úkolů v týmu.
Etapy odškrtávejte, ale neschovávejte pod nimi nové termíny
Krátké etapy zakázky zapište jako seznam úkolů do popisu úkolu. Tým odškrtává položky přímo v kartě, vidí společný ukazatel postupu a podpis osoby, která danou položku označila.
Ve středu Kasia odškrtne „objednat díly“, Marek označí „potvrdit termín s klientem“ a majitel vidí dvě splněné položky z pěti. Nemusí se ptát, jestli už někdo volal. Pokud ale „připravit rozpočet“ vyžaduje samostatnou osobu a vlastní termín, necpěte to pod malé zaškrtávací políčko - založte samostatný úkol. Je to organizační pravidlo, ne automatické rozhodnutí Task Manageru.
Takto rozepsané etapy pomáhají mluvit o konkrétních věcech: ne „jak to jde s Nordem?“, ale „jsou díly objednané?“. Pokud potřebujete více příkladů rozdělení práce, podívejte se na kontrolní seznam v úkolu.
Ujednání zapisujte do vlákna téže záležitosti
Rozhovor o zakázce veďte ve vláknu úkolu, ne pouze v soukromých zprávách zaměstnanců. Na jednom místě zůstávají otázky, odpovědi, přílohy a systémové zprávy o změnách stavu, termínu nebo přiřazených osob.
Když klient po telefonu souhlasí s dodatečnou výměnou dílu, Marek zapíše ujednání do vlákna úkolu. Kasia může odpovědět zmínkou @ nebo citovat dřívější zprávu, která konverzaci přesune k originálu. Pořád jde o interní záznam: samotné přidání informace do úkolu ji neodešle klientovi.
Fotku dílu nebo dokument přidáte sponkou, přetažením do okna nebo vložením ze schránky. Příloha může mít až 100 MB na soubor a sponka „Soubory“ v hlavičce vlákna otevírá i materiály ze starších, dosud nenačtených zpráv. Pokud velká fotka vložená přímo do textu neumožní zprávu uložit, přidejte ji jako přílohu.
Chat v Pracovním prostoru nechte na rychlé dotazy, které nepotřebují stav ani termín. Ujednání týkající se zakázky zapisujte do jejího vlákna.
Poznámka s rozsahem prací je soukromá, dokud ji sami nezpřístupníte - pouhé přiřazení k Pracovnímu prostoru ostatním přístup nedává.
Když chcete klientovi předat konkrétní potvrzení písemně, můžete jednu zprávu exportovat do PDF, Wordu nebo TXT. Soubor obsahuje informaci, kdo ji napsal, kdy a ve kterém vláknu; soukromý odkaz ke stažení vyprší po 24 hodinách.
Pošta může stát vedle úkolu, ale vyžaduje Pro
Pokud přijímáte zakázky e-mailem, varianta Pro umožňuje číst a odesílat zprávy z připojené schránky IMAP/SMTP vedle úkolů. Poštovní vlákno lze také propojit s úkolem jako navigační zkratku. Toto propojení neumožňuje obsah pošty ostatním osobám.
Ve čtvrtek přijde do Markovy dílny zpráva s další fotkou od klienta. Marek může e-mail propojit s úkolem Nord, ale Kasia tím nezíská přístup k jeho soukromé schránce. Pokud firma chce vytvářet úkoly na základě příchozích zpráv, v Pro jsou k dispozici i Automatizace se spouštěčem „nový e-mail ve schránce“ a akcí „vytvořit úkol“. Ve variantě Standard stále můžete založit úkol ručně a vést v něm týmovou diskuzi. Rozdíl mezi oběma variantami vysvětluje srovnání Standard a Pro.
Páteční přehled zakázek nepotřebuje samostatný report
Na přehled zakázek stačí filtry stavu, priority a termínu a řazení podle termínu. Nehledejte v Task Manageru prodejní dashboard - tým přehlíží práci na seznamu úkolů.
V pátek Marek otevře „Po termínu“ a poté zkontroluje záležitosti na další týden. Může se také zeptat AI asistenta: „Ukaž úkoly po termínu“. AI asistent zná úkoly, termíny a konverzace dostupné tázající se osobě, ale je volitelný: Task Manager funguje i bez něj. Pokud ho zapnete, používáte vlastní klíč u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a platíte přímo dodavateli, bez marže Task Manageru. Dotaz s potřebným kontextem pak putuje ke zvolenému poskytovateli modelu.
Data aplikace se nacházejí na vašem serveru, a to i tehdy, když stačí běžný sdílený hosting.
Za licenci platíte jednorázově podle počtu stanic, bez předplatného za každého uživatele. Plán Starter ve variantě Standard pro až 8 osob stojí 690 Kč a Classic pro až 20 osob - 1 490 Kč. Varianta Pro stojí 1 990 Kč, respektive 3 990 Kč. Licence je trvalá; zahrnuje 12 měsíců aktualizací, po jejichž uplynutí si přístup k novým verzím volitelně prodloužíte. Hosting a případné využívání poskytovatele AI si vyúčtujete zvlášť.
Zítra vyberte tři zakázky, které už běží. Pro každou založte úkol s názvem klienta v předmětu, přiřaďte jednu odpovědnou osobu, zadejte termín a přidejte seznam etap; poté zkontrolujte, zda lze z vlákna vyčíst poslední ujednání. Pokud si chcete toto uspořádání prohlédnout před přesunem zbytku záležitostí, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Nahradí mi Task Manager CRM?
Ne, Task Manager nemá kartotéku klientů ani prodejní trychtýř a neslouží k fakturaci. Můžete v něm ale vést zakázku jako úkol s přiřazenými osobami, termínem, konverzací a přílohami.
Jak najdu všechny zakázky jednoho klienta?
Zadejte jméno klienta do vyhledávání a důsledně ho uvádějte v názvech úkolů. Vyhledávání prohledává i popisy úkolů, názvy chatů a obsah zpráv.
Jak poznám, že byl termín zakázky posunut?
Systémová zpráva ve vlákně úkolu zaznamená změnu termínu včetně jeho předchozí hodnoty. Karta poté zobrazuje aktuální termín a odpovídající barvu.
Může klient vidět svou zakázku po obdržení odkazu?
Samotný odkaz na úkol klientovi přístup nedává: osoba bez oprávnění uvidí pouze hlášení, ne obsah. Pokud chcete předat konkrétní domluvu mimo firmu, exportujte jednotlivou zprávu do PDF, Wordu nebo TXT a sdílejte soubor zvoleným způsobem.
Dostanu e-mail s připomenutím, i když je aplikace zavřená?
Odesílání e-mailů na pozadí při zavřené aplikaci vyžaduje CRON na serveru. Bez něj se e-maily odesílají jen tehdy, když někdo Task Manager zrovna používá; program na tuto podmínku upozorní při nastavování připomenutí.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
