Kedden az ügyfél megkérdezi Marektől, a hatfős szerviz tulajdonosától, hogy pénteken elviheti-e az autót. Mareknek van egy SMS-e egy kiegészítő javítás kéréséről, a szerelő emlékszik egy beszélgetésre az alkatrészekről, a határidő pedig egy cetlin hever az asztalon. Ha szeretnéd nyomon követni az ügyféli megrendeléseket anélkül, hogy ilyen beszélgetéseket kellene felidézni, kezdd azzal, hogy minden ügynek egy helye legyen.
Az ügyféli megrendelések három kérdésre adott választ igényelnek
Ahhoz, hogy nyomon kövesd az ügyféli megrendeléseket, látnod kell, ki vezeti az ügyet, mikorra kell elkészülnie, és mit beszéltek meg. Ha ez a három válasz különböző helyeken hever, még egy jól szervezett dolgozónak is rá kell kérdeznie a csapat többi tagjánál.
Mareknek nincs szüksége még egy „Nord” feliratú cetlire. Egy olyan feljegyzésre van szüksége, amibe Kasia is belenéz majd, amikor a távollétében felveszi a telefont. A probléma nem az, hogy valaki nem emlékezett valamire. Az a probléma, hogy a cég nem jelölt ki egy helyet a megrendelésnek - arról, hogy miért vesznek el a csapat egyeztetései, általában az információátadás módja dönt.
A Task Managerben Marek létrehoz egy feladatot a Nord autójához, és ahhoz rögzíti a csapat munkáját. Ez nem ügyféltörzs, nem értékesítési tölcsér és nem számlázóprogram. Ha ezekre a funkciókra van szükséged, a feladat nem fogja helyettesíteni a külön rendszert. Ha azt szeretnéd tudni, ki mit csinál és mikorra, a feladat a megfelelő kiindulópont.
Egy megrendelés egy feladat, olyan névvel, amely megtalálható
Hozz létre külön feladatot minden elvállalt ügyhöz, és a tárgyába írd be az ügyfél nevét és a munka terjedelmét. A Task Managerben nincs külön „Ügyfél” mező - a „Nord - vezérműszíj csere” egy elnevezési konvenció, amit a csapatoddal állapítasz meg.
A leírásban rögzítsd a terjedelmet: mit kell ellenőriznie a szerelőnek, milyen alkatrészekre van szükség, és mire nem terjed ki a megrendelés. Adj hozzá határidőt, órával vagy anélkül, állítsd be a prioritást normálra vagy magasra, és rendelj hozzá személyeket. Marek szervizében a hétfői bejelentés kaphat „Nord - vezérműszíj csere” tárgyat, pénteki határidőt és magas prioritást, ha az ügyfélnek egy útja előtt kell az autó. Ez egy példa a munkaszervezésre, nem egy újabb feladattípus a programban.
Az állapotot egy kattintással „folyamatban”, „kész” vagy „törölve” állapotra módosíthatod a listáról; a feladatnak állapot nélkül is lehet maradnia. Amikor az ügyfél újra felhív, beírod a keresőbe: „Nord”. A kereső átvizsgálja a feladatok tárgyait és leírásait, a csevegések neveit, valamint az üzenetek tartalmát, így az ügyek elnevezésének közös szabálya segít megtalálni a korábbi egyeztetéseket.
Egy személy vezeti a megrendelést, még ha többen is dolgoznak rajta
Állapíts meg egy felelős személyt a megrendeléshez, és rendeld hozzá a feladathoz, még akkor is, ha több kivitelező dolgozik rajta. Így a „Kasia viszi ezt” nem marad csupán egy kedden az asztalnál kimondott mondat.
Nyisd meg a feladatot, válaszd a „Szerkesztés” lehetőséget, a „Hozzárendeltek” szekcióban jelöld ki a személyeket, majd kattints a „Mentés” gombra. Ha csütörtökön Kasia átadja az ügyet Mareknek, módosítsd a hozzárendelést; a beszélgetésszál rendszerüzenetei rögzítik a személyek hozzáadását és eltávolítását. Egy feladathoz több személy is hozzárendelhető, ezért az egy felelős elve a csapatod megállapodása, nem a program korlátja.
Ha külön csapataid vannak, a Munkaterület csoportosítja a feladatokat és csevegéseket, például a „Szerviz” és a „Szerelés” munkaterületeken. A csapat egy tagja a saját munkaterületeit látja, a „Minden” nézet pedig egyszerre mutatja az összes munkaterület feladatait és csevegéseit. Minden Munkaterületen külön állítod be, ki adminisztrálja az adott munkaterületet, és ki adhat hozzá feladatokat és csevegéseket. Az adminisztrátornak a globális szerepköréből adódóan szélesebb hozzáférése van. Ha az ügyeket több részleg között osztod meg, nézd meg a felhasználók és szerepkörök hozzárendelésének szabályait is.
A határidő legyen látható, mielőtt az ügyfél felhívja
Adj határidőt a megrendeléshez, és ellenőrizd a listán vagy a Naptárban, mielőtt az ügyfél rákérdez az átvételre. A piros feladatkártya lejárt határidőt jelent; a kék - mai határidőt, a zöld - még a csapat előtt álló határidőt, a szürke pedig - hiányzó határidőt vagy lezárt feladatot. A szín megjelenik a listán, a Táblán és a Naptárban is.
A kártyán egy körben a határidőig hátralévő napok száma is látható. A „Határidőn belül”, „Mára” és „Lejárt” csempék egyszerre számlálók és szűrők. Pénteken reggel Marek megnyithatja a „Mára” nézetet, és leellenőrizheti Kasiával, hogy megérkeztek-e már a Nord autójához szükséges alkatrészek, ahelyett hogy megvárná a következő telefonhívást.
A Naptár összekapcsolja a feladatokat, eseményeket, emlékeztetőket és a csapat távolléteit. Választhatsz egy és hét nap közötti nézetet, vagy a Lista panelt; a feladat áthúzásával módosíthatod a határidőt, az Esc billentyű pedig mentés nélkül megszakítja a műveletet. A fenti távollét-sáv segít észrevenni, ha a péntekre tervezett átvételhez hozzárendelt személy éppen szabadságon van. Ha használod az AI-asszisztenst, az is figyelmeztet, ha távollévő személyhez rendelsz feladatot.
Az Értesítési központban az emlékeztető a feladat határideje előtt egy órával érkezik, naponta egyszer pedig megkapod a reggeli összefoglalót a nap kattintható listájával. Az alkalmazáson belüli emlékeztetők mindig működnek; csak a bezárt alkalmazás mellett, háttérben küldött e-mailekhez van szükség CRON-ra a szerveren. A CRON egy ütemező, amely a szerveren futtatja a feladatokat. Enélkül az e-mailek akkor mennek ki, amikor valaki éppen használja az alkalmazást; a program figyelmeztet erre az emlékeztető beállításakor. Maga a „Lejárt” feladatok áttekintése nem igényli az e-mailre várást. Több módszert találsz arról, hogyan tartsd kézben a csapat feladatainak határidőit.
Pipáld ki az egyes lépéseket, de ne rejts el alattuk új határidőket
Írd be a megbízás rövid lépéseit teendőlistaként a feladat leírásába. A csapat közvetlenül a kártyán pipálja ki a pontokat, látja a közös folyamatjelző sávot és annak a személynek a nevét, aki az adott pontot megjelölte.
Szerdán Kasia kipipálja az „alkatrészek megrendelése” pontot, Marek megjelöli a „határidő egyeztetése az ügyféllel” pontot, a tulajdonos pedig látja, hogy öt pontból kettő elkészült. Nem kell megkérdeznie, hogy valaki már telefonált-e. Ha azonban a „költségvetés elkészítése” önálló személyt és saját határidőt igényel, ne zsúfold bele egy apró jelölőnégyzetbe - hozz létre külön feladatot. Ez szervezési szabály, nem a Task Manager automatikus döntése.
Az így felbontott lépések segítenek konkrétan beszélni: nem „hogy áll a Nord?”, hanem „meg vannak rendelve az alkatrészek?”. Ha több példát szeretnél a munka felosztására, nézd meg a ellenőrzőlistát a feladatban szóló cikket.
A megállapodásokat rögzítsd ugyanannak az ügynek a beszélgetésszálában
A megbízásról szóló beszélgetést a feladat beszélgetésszálában folytasd, ne kizárólag a dolgozók magánüzeneteiben. Egy helyen maradnak a kérdések, válaszok, mellékletek és a státusz, határidő vagy hozzárendelt személyek változásáról szóló rendszerüzenetek.
Amikor az ügyfél telefonon beleegyezik egy további alkatrészcserébe, Marek rögzíti a megállapodást a feladat beszélgetésszálában. Kasia @ említéssel válaszolhat, vagy idézheti a korábbi üzenetet, ami visszagörgeti a beszélgetést az eredetihez. Ez továbbra is belső feljegyzés: az információ feladathoz adása önmagában nem küldi el azt az ügyfélnek.
Az alkatrészről készült fotót vagy dokumentumot a gemkapocs ikonnal, az ablakba húzással vagy a vágólapról beillesztve adhatod hozzá. Egy melléklet mérete legfeljebb 100 MB lehet, a beszélgetésszál fejlécében lévő „Fájlok” gemkapocs pedig a régebbi, még be nem töltött üzenetek anyagait is megnyitja. Ha egy közvetlenül a szövegbe beillesztett nagy kép nem engedi menteni az üzenetet, add hozzá mellékletként.
A Munkaterület csevegését hagyd a gyors kérdésekre, amelyekhez nincs szükség státuszra vagy határidőre. A megbízással kapcsolatos megállapodásokat a beszélgetésszálában rögzítsd.
A munkakört leíró jegyzet addig privát, amíg magad meg nem osztod - önmagában a Munkaterülethez rendelése nem ad hozzáférést másoknak.
Ha írásos megerősítést szeretnél adni az ügyfélnek, exportálhatsz egyetlen üzenetet PDF, Word vagy TXT formátumba. A fájl tartalmazza, ki írta, mikor és melyik beszélgetésszálban; a privát letöltési link 24 óra után lejár.
A levelezés a feladat mellett is állhat, de a Levelezéshez Pro szükséges
Ha e-mailben fogadsz megbízásokat, a Pro verzió lehetővé teszi, hogy a feladatok mellett olvasd és küldd az üzeneteket a csatlakoztatott IMAP/SMTP postafiókból. A levelezési szálat a feladathoz is kapcsolhatod navigációs parancsikonként. Ez a kapcsolat nem teszi hozzáférhetővé a levelezés tartalmát másoknak.
Csütörtökön Marek műhelyébe egy üzenet érkezik az ügyféltől egy újabb fotóval. Marek összekapcsolhatja az e-mailt a Nord feladattal, de ettől Kasia nem fogja látni az ő privát postafiókját. Ha a cég a beérkező üzenetek alapján szeretne feladatokat létrehozni, a Pro verzióban ott vannak az Automatizálások is, az „új e-mail a postafiókban” kiváltóval és a „feladat létrehozása” művelettel. A Standard verzióban továbbra is manuálisan hozhatsz létre feladatot, és abban folytathatod a csapat beszélgetését. A két verzió közötti különbséget a Standard és Pro összehasonlítása magyarázza el.
A pénteki megbízás-áttekintéshez nincs szükség külön jelentésre
A megbízások áttekintéséhez elég az állapot, prioritás és határidő szerinti szűrés, valamint a határidő szerinti rendezés. Ne keress a Task Managerben értékesítési irányítópultot - a csapat a feladatlistán tekinti át a munkát.
Pénteken Marek megnyitja a „Lejárt” nézetet, majd megnézi a következő hétre eső ügyeket. Meg is kérdezheti az AI-asszisztenst: „Mutasd a lejárt feladatokat”. Az AI-asszisztens ismeri a kérdező számára elérhető feladatokat, határidőket és beszélgetéseket, de opcionális: a Task Manager nélküle is működik. Ha bekapcsolod, saját kulcsodat használod az OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok szolgáltatásánál, és közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz, a Task Manager árrése nélkül. A szükséges kontextussal ellátott lekérdezés ekkor a kiválasztott modellszolgáltatóhoz kerül.
Az alkalmazás adatai a saját szervereden találhatók, akkor is, ha elég egy egyszerű osztott tárhely.
A licencért egyszer fizetsz, a munkaállomások száma alapján, havidíj nélkül, felhasználónként. A Starter csomag Standard verzióban, 8 főig, 690 zł-ba kerül, a Classic csomag 20 főig - 1 490 zł-ba. A Pro verzió ára rendre 1 990 zł és 3 990 zł. A licenc örökös; 12 hónap frissítést tartalmaz, amely után az új verziókhoz való hozzáférést opcionálisan megújíthatod. A tárhelyet és az esetleges AI-szolgáltató használatát külön számolod el.
Holnap válassz ki három már folyamatban lévő megbízást. Mindegyikhez hozz létre egy feladatot az ügyfél nevével a tárgyban, rendelj hozzá egy felelős személyt, add meg a határidőt, és adj hozzá egy lépéslistát; majd ellenőrizd, hogy a beszélgetésszálból leolvasható-e az utolsó megállapodás. Ha szeretnéd látni ezt a felépítést, mielőtt a többi ügyet is áthoznád, nyisd meg a Demo oldalt.
Gyakori kérdések
Kiváltja a Task Manager a CRM-emet?
Nem, a Task Managerben nincs ügyféltörzs vagy értékesítési tölcsér, és nem szolgál számlázásra. Benne viszont vezetheted a megrendelést feladatként, hozzárendelt személyekkel, határidővel, beszélgetéssel és mellékletekkel.
Hogyan találom meg egy adott ügyfél összes megrendelését?
Írd be az ügyfél nevét a keresőbe, és következetesen szerepeltesd azt a feladatok tárgyában. A kereső a feladatok leírásait, a csevegések neveit és az üzenetek tartalmát is átvizsgálja.
Honnan tudom, hogy a megrendelés határideje megváltozott?
A feladat beszélgetésszálában egy rendszerüzenet rögzíti a határidő módosítását, az előző értékkel együtt. A kártya ezután az aktuális határidőt és az annak megfelelő színt mutatja.
Láthatja az ügyfél a saját megrendelését, ha megkapja a linket?
Önmagában a feladat linkje nem ad hozzáférést az ügyfélnek: a jogosultság nélküli személy csak egy üzenetet lát, nem a tartalmat. Ha egy konkrét egyeztetést szeretnél megosztani a cégen kívül, exportáld az adott üzenetet PDF, Word vagy TXT formátumba, és oszd meg a fájlt a választott módon.
Kapok e-mail emlékeztetőt, ha az alkalmazás be van zárva?
Az e-mailek háttérben történő küldéséhez zárt alkalmazás esetén CRON szükséges a szerveren. Enélkül az e-mailek akkor mennek ki, amikor valaki éppen használja a Task Managert; a program jelzi ezt a feltételt az emlékeztető beállításakor.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
