Tiistaina asiakas kysyy Marekilta, kuusihenkisen autokorjaamon omistajalta, noutaako hän auton perjantaina. Marekilla on tekstiviesti lisäkorjauspyynnöstä, mekaanikko muistaa keskustelun osista, ja määräaika lojuu lapulla pöydän vieressä. Jos haluat pitää huolta asiakastoimeksiannoista ilman tällaisten keskustelujen jälleenrakentamista, aloita yhdestä paikasta jokaiselle asialle.
Asiakastoimeksiannot vaativat vastauksen kolmeen kysymykseen
Jotta voit pitää huolta asiakastoimeksiannoista, sinun pitää nähdä, kuka hoitaa asiaa, mihin mennessä sen pitää olla valmis ja mitä on sovittu. Kun nämä kolme vastausta ovat eri paikoissa, jopa hyvin organisoitu työntekijä joutuu kysymään muulta tiimiltä.
Marek ei tarvitse uutta lappua, jossa lukee ”Nord”. Hän tarvitsee muistiinpanon, johon myös Kasia voi katsoa vastatessaan puhelimeen hänen poissa ollessaan. Ongelma ei ole siinä, että joku unohti jotain. Ongelma on siinä, että yritys ei ole määritellyt toimeksiannolle yhtä paikkaa - siitä, miksi tiimi hukkaa sovitut asiat, päättää yleensä tapa, jolla tietoa välitetään.
Task Managerissa Marek luo tehtävän Nordin autolle ja tallentaa siihen tiimin työn. Se ei ole asiakaskortisto, myyntiputki eikä laskutusohjelma. Jos tarvitset näitä toimintoja, tehtävä ei korvaa erillistä järjestelmää. Jos haluat tietää, kuka tekee mitä ja mihin mennessä, tehtävä on oikea lähtökohta.
Yksi toimeksianto on yksi tehtävä, jonka nimi on löydettävissä
Luo erillinen tehtävä jokaiselle vastaanotetulle asialle ja kirjoita sen otsikkoon asiakkaan nimi ja työn laajuus. Task Managerissa ei ole erillistä ”Asiakas”-kenttää - ”Nord - jakopään hihnan vaihto” on nimeämiskäytäntö, jonka sovit tiimisi kanssa.
Kirjoita kuvaukseen laajuus: mitä mekaanikon pitää tarkistaa, mitä osia tarvitaan ja mitä toimeksianto ei kata. Lisää määräaika kellonajalla tai ilman, aseta prioriteetiksi normaali tai korkea ja osoita henkilöt. Marekin korjaamolla maanantainen ilmoitus voi saada otsikon ”Nord - jakopään hihnan vaihto”, määräajan perjantaille ja korkean prioriteetin, jos asiakas tarvitsee auton ennen matkaa. Tämä on esimerkki työn organisoinnista, ei ohjelman lisätehtävätyyppi.
Vaihdat tilan muotoon ”käynnissä”, ”valmis” tai ”peruttu” yhdellä klikkauksella listalta; tehtävällä voi myös olla ilman tilaa. Kun asiakas soittaa uudelleen, kirjoitat hakuun ”Nord”. Haku käy läpi tehtävien otsikot ja kuvaukset, keskustelujen nimet sekä viestien sisällön, joten yhteinen nimeämissääntö auttaa löytämään aiemmat sopimukset.
Toimeksiantoa hoitaa yksi henkilö, vaikka sen parissa työskentelee useampi
Määritä yksi toimeksiantoa hoitava henkilö ja osoita hänet tehtävälle, vaikka tekijöitä olisi useita. Näin ”Kasia hoitaa tämän” ei jää pelkäksi tiistaina pöydän ääressä lausutuksi lauseeksi.
Avaa tehtävä, valitse ”Muokkaa” ja merkitse henkilöt kohdassa ”Vastuuhenkilöt” ja napsauta ”Tallenna”. Jos Kasia luovuttaa asian Marekille torstaina, muuta osoitus; järjestelmäviestit viestiketjussa tallentavat henkilöiden lisäämisen ja poistamisen. Tehtävällä voi olla useampi kuin yksi osoitettu henkilö, joten sääntö yhdestä vastuuhenkilöstä on tiiminne oma sopimus, ei ohjelman rajoitus.
Kun sinulla on erillisiä tiimejä, Työtila ryhmittelee tehtävät ja keskustelut esimerkiksi tiloihin ”Huolto” ja ”Asennus”. Tiimin jäsen näkee omat työtilansa, ja kohta ”Kaikki” näyttää tehtävät ja keskustelut kaikista työtiloista kerralla. Jokaisessa Työtilassa määrität erikseen, kuka hallinnoi tilaa ja kuka voi lisätä tehtäviä ja keskusteluja. Pääkäyttäjällä on laajempi pääsy, joka perustuu globaaliin rooliin. Jos jaat asioita useamman osaston kesken, katso myös käyttäjien ja roolien osoittamisen säännöt.
Määräajan tulee näkyä ennen asiakkaan puhelua
Anna toimeksiannolle määräaika ja tarkista se listalta tai Kalenterista ennen kuin asiakas kysyy noutoa. Punainen tehtäväkortti tarkoittaa määräaikaa, joka on mennyt umpeen; sininen - tämän päivän määräaikaa, vihreä - määräaikaa, joka on vielä edessä, ja harmaa - ettei määräaikaa ole tai tehtävä on suljettu. Väri näkyy listalla, Taulussa ja Kalenterissa.
Kortin vieressä näet myös ympyrän, jossa on päivien määrä määräaikaan asti. Laatat ”Ajallaan”, ”Tänään” ja ”Myöhässä” toimivat sekä laskureina että suodattimina. Perjantaiaamuna Marek voi avata ”Tänään”-näkymän ja tarkistaa Kasian kanssa, ovatko Nordin auton osat jo saapuneet, sen sijaan että odottaisi seuraavaa puhelua.
Kalenteri yhdistää tehtävät, tapahtumat, muistutukset ja tiimin poissaolot. Voit valita näkymän yhdestä seitsemään päivään tai Lista-paneelin; tehtävän vetäminen muuttaa määräaikaa, ja Esc-näppäin keskeyttää vedon tallentamatta. Yläreunan poissaolopalkki auttaa huomaamaan, että perjantain noutoon merkitty henkilö on lomalla. Jos käytät AI-avustajaa, se varoittaa sinua myös, kun olet antamassa tehtävää poissaolevalle henkilölle.
Ilmoituskeskuksessa muistutus saapuu tunti ennen tehtävän määräaikaa, ja kerran päivässä saat aamubriefingin, jossa on klikattava päivän lista. Sovelluksen sisäiset muistutukset toimivat aina; vasta sähköpostien lähettäminen taustalla sovelluksen ollessa kiinni vaatii CRON:in palvelimella. CRON on aikataulutus, joka käynnistää tehtäviä palvelimella. Ilman sitä sähköpostit lähtevät, kun joku käyttää sovellusta; ohjelma varoittaa tästä muistutusta asetettaessa. Pelkkä "Myöhässä"-tehtävien tarkastelu ei vaadi sähköpostin odottamista. Lisää keinoja löydät tekstistä miten pitää kiinni tehtävien määräajoista tiimissä.
Merkitse vaiheet valmiiksi, mutta älä piilota niiden alle uusia määräaikoja
Kirjoita tilauksen lyhyet vaiheet tehtävälistana tehtävän kuvaukseen. Tiimi merkitsee kohdat valmiiksi suoraan kortilta, näkee yhteisen edistymispalkin ja sen henkilön nimen, joka merkitsi kyseisen kohdan.
Keskiviikkona Kasia merkitsee valmiiksi "tilata osat", Marek merkitsee "vahvistaa aikataulu asiakkaan kanssa", ja omistaja näkee kaksi valmista kohtaa viidestä. Hänen ei tarvitse kysyä, onko joku jo soittanut. Jos kuitenkin "laatia kustannusarvio" vaatii erillisen henkilön ja oman määräajan, älä ahda sitä pienen valintaruudun alle - perusta erillinen tehtävä. Tämä on organisaatiosääntö, ei Task Managerin automaattinen päätös.
Näin eritellyt vaiheet auttavat puhumaan konkreettisista asioista: ei "miten Nordin kanssa menee?", vaan "onko osat jo tilattu?". Jos tarvitset lisää esimerkkejä työn jakamisesta, katso tarkistuslista tehtävässä.
Kirjaa sopimukset saman asian viestiketjuun
Käy keskustelu tilauksesta tehtävän viestiketjussa, älä pelkästään työntekijöiden yksityisviesteissä. Yhteen paikkaan jäävät kysymykset, vastaukset, liitteet ja järjestelmäviestit tilan, määräajan tai vastuuhenkilöiden muutoksista.
Kun asiakas suostuu puhelimessa ylimääräiseen osan vaihtoon, Marek kirjaa sopimuksen tehtävän viestiketjuun. Kasia voi vastata @-maininnalla tai lainata aiempaa viestiä, mikä vierittää keskustelun alkuperäiseen kohtaan. Tämä on edelleen sisäinen merkintä: pelkkä tiedon lisääminen tehtävään ei lähetä sitä asiakkaalle.
Lisää kuva osasta tai asiakirja paperiliittimellä, vetämällä ikkunaan tai liittämällä leikepöydältä. Liite voi olla enintään 100 Mt tiedostoa kohden, ja viestiketjun otsikossa oleva "Tiedostot"-paperiliitin avaa myös materiaalit vanhemmista, vielä lataamattomista viesteistä. Jos suuri kuva, joka on liitetty suoraan viestin sisältöön, estää viestin tallentamisen, lisää se liitteenä.
Jätä Työtilan keskustelu nopeita kysymyksiä varten, jotka eivät tarvitse tilaa eivätkä määräaikaa. Kirjaa tilaukseen liittyvät sopimukset sen viestiketjuun.
Työn laajuuden sisältävä muistiinpano on yksityinen, kunnes jaat sen itse - pelkkä sen liittäminen Työtilaan ei anna muille pääsyä siihen.
Kun haluat antaa asiakkaalle kirjallisen vahvistuksen jostain tietystä, voit viedä yksittäisen viestin PDF-, Word- tai TXT-muotoon. Tiedosto sisältää tiedon siitä, kuka sen kirjoitti, milloin ja missä viestiketjussa; yksityinen latauslinkki vanhenee 24 tunnin kuluttua.
Sähköposti voi olla tehtävän rinnalla, mutta Sähköposti vaatii Pro-version
Jos otat vastaan tilauksia sähköpostitse, Pro-versio mahdollistaa viestien lukemisen ja lähettämisen yhdistetystä IMAP/SMTP-postilaatikosta tehtävien rinnalla. Sähköpostiviestiketjun voi myös liittää tehtävään pikalinkkinä. Tämä liitos ei jaa sähköpostin sisältöä muille.
Torstaina Marekin työpajaan saapuu viesti, jossa on asiakkaan lähettämä lisäkuva. Marek voi liittää sähköpostin Nord-tehtävään, mutta Kasia ei tämän vuoksi näe hänen yksityistä postilaatikkoaan. Jos yritys haluaa luoda tehtäviä saapuvien viestien perusteella, Pro-versiossa on myös Automaatiot, joissa laukaisimena on "uusi sähköposti postilaatikossa" ja toimintona "luo tehtävä". Standard-versiossa voit edelleen perustaa tehtävän käsin ja käydä siinä tiimin keskustelua. Molempien versioiden laajuuden eron selittää Standard- ja Pro-vertailu.
Perjantain tilauskatsaus ei vaadi erillistä raporttia
Tilausten katsaukseen riittävät tilan, prioriteetin ja määräajan suodattimet sekä määräajan mukainen lajittelu. Älä etsi Task Managerista myyntidashboardia - tiimi käy työn läpi tehtävälistalla.
Perjantaina Marek avaa "Myöhässä"-näkymän ja tarkistaa sen jälkeen seuraavan viikon asiat. Hän voi myös kysyä AI-avustajalta: "Näytä myöhässä olevat tehtävät". AI-avustaja tuntee kysyjän käytettävissä olevat tehtävät, määräajat ja keskustelut, mutta se on valinnainen: Task Manager toimii ilman sitä. Jos otat sen käyttöön, käytät omaa avaintasi OpenAI:lla, Google Geminillä, Anthropic Claudella tai xAI Grokilla ja maksat suoraan palveluntarjoajalle, ilman Task Managerin katetta. Tarvittavan kontekstin sisältävä kysely lähtee tällöin valitulle mallin tarjoajalle.
Sovelluksen tiedot sijaitsevat omalla palvelimellasi, myös silloin kun tavallinen jaettu hosting riittää.
Lisenssistä maksat kerran työpaikkojen määrän mukaan, ilman jatkuvaa tilausmaksua käyttäjää kohden. Starter-paketti Standard-versiossa enintään 8 hengelle maksaa 690 zł, ja Classic enintään 20 hengelle - 1 490 zł. Pro-versio maksaa vastaavasti 1 990 zł ja 3 990 zł. Lisenssi on pysyvä; se sisältää 12 kuukautta päivityksiä, joiden jälkeen uusien versioiden saatavuuden uusiminen on valinnaista. Hostingin ja mahdollisen AI-palveluntarjoajan käytön laskutat erikseen.
Valitse huomenna kolme parhaillaan käynnissä olevaa tilausta. Perusta jokaiselle tehtävä, jonka otsikossa on asiakkaan nimi, nimeä yksi vastuuhenkilö, aseta määräaika ja lisää vaihelista; tarkista sitten, näkyykö viestiketjusta viimeisin sopimus. Jos haluat nähdä tämän rakenteen ennen muiden asioiden siirtämistä, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako Task Manager CRM-järjestelmän?
Ei. Task Managerissa ei ole asiakaskortistoa eikä myyntiputkea, eikä se toimi laskutukseen. Voit sen sijaan hoitaa toimeksiannon tehtävänä, johon on liitetty vastuuhenkilöt, määräaika, keskustelu ja liitteet.
Miten löydän yhden asiakkaan kaikki toimeksiannot?
Kirjoita asiakkaan nimi hakuun ja käytä sitä johdonmukaisesti tehtävien otsikoissa. Haku etsii myös tehtävien kuvauksia, keskustelujen nimiä ja viestien sisältöä.
Mistä tiedän, että toimeksiannon määräaikaa on siirretty?
Järjestelmäviesti tehtävän viestiketjussa tallentaa määräajan muutoksen yhdessä aiemman arvon kanssa. Kortti näyttää sen jälkeen ajantasaisen määräajan ja sitä vastaavan värin.
Voiko asiakas nähdä oman toimeksiantonsa saatuaan linkin?
Pelkkä linkki tehtävään ei anna asiakkaalle pääsyä: henkilö ilman oikeuksia näkee ilmoituksen, ei sisältöä. Jos haluat välittää tietyn sopimuksen yrityksen ulkopuolelle, vie yksittäinen viesti PDF-, Word- tai TXT-muotoon ja jaa tiedosto haluamallasi tavalla.
Saanko muistutuksen sähköpostiin, kun sovellus on suljettu?
Sähköpostien lähettäminen taustalla sovelluksen ollessa suljettuna vaatii CRON-ajastuksen palvelimella. Ilman sitä sähköpostit lähtevät vasta, kun joku käyttää Task Manageria; ohjelma ilmoittaa tästä ehdosta muistutusta asettaessa.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
