Am Dienstag fragt ein Kunde Marek, den Inhaber einer sechsköpfigen Werkstatt, ob er das Auto am Freitag abholen kann. Marek hat eine SMS mit der Bitte um eine zusätzliche Reparatur, der Mechaniker erinnert sich an ein Gespräch über Teile, und der Termin liegt auf einem Zettel am Schreibtisch. Wenn Sie Kundenaufträge im Blick behalten möchten, ohne solche Gespräche zu rekonstruieren, beginnen Sie mit einem einzigen Ort für jeden Vorgang.
Kundenaufträge erfordern Antworten auf drei Fragen
Um Kundenaufträge im Blick zu behalten, müssen Sie wissen, wer den Vorgang führt, bis wann er fertig sein soll und was vereinbart wurde. Liegen diese drei Antworten an verschiedenen Orten, muss selbst ein gut organisierter Mitarbeiter den Rest des Teams nachfragen.
Marek braucht keinen weiteren Zettel mit der Aufschrift „Nord”. Er braucht eine Aufzeichnung, in die auch Kasia schaut, wenn sie bei seiner Abwesenheit den Anruf entgegennimmt. Das Problem ist nicht, dass sich jemand etwas nicht gemerkt hat. Das Problem ist, dass die Firma dem Auftrag keinen einzigen Ort zugewiesen hat - darüber, warum ein Team Vereinbarungen verliert, entscheidet meist die Art der Informationsweitergabe.
In Task Manager legt Marek eine Aufgabe für das Auto von Nord an und hält darin die Arbeit des Teams fest. Das ist keine Kundenkartei, kein Verkaufstrichter und kein Rechnungsprogramm. Wenn Sie diese Funktionen benötigen, ersetzt die Aufgabe kein eigenständiges System. Wenn Sie wissen wollen, wer was bis wann macht, ist die Aufgabe der richtige Ausgangspunkt.
Ein Auftrag ist eine Aufgabe mit einem auffindbaren Namen
Legen Sie für jeden angenommenen Vorgang eine eigene Aufgabe an und tragen Sie im Titel den Namen des Kunden sowie den Arbeitsumfang ein. Task Manager hat kein eigenes Feld „Kunde” - „Nord - Austausch des Zahnriemens” ist eine Benennungskonvention, die Sie mit dem Team festlegen.
Halten Sie in der Beschreibung den Umfang fest: was der Mechaniker prüfen soll, welche Teile benötigt werden und was der Auftrag nicht umfasst. Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum mit oder ohne Uhrzeit hinzu, setzen Sie die Priorität auf normal oder hoch und weisen Sie Personen zu. In Mareks Werkstatt könnte die Montagsmeldung den Titel „Nord - Austausch des Zahnriemens”, den Termin Freitag und hohe Priorität erhalten, wenn der Kunde das Auto vor einer Abreise braucht. Das ist ein Beispiel für die Arbeitsorganisation, kein zusätzlicher Aufgabentyp im Programm.
Den Status ändern Sie mit einem Klick aus der Liste auf „in Bearbeitung”, „erledigt” oder „storniert”; eine Aufgabe kann auch ohne Status sein. Ruft der Kunde erneut an, geben Sie „Nord” in die Suche ein. Sie durchsucht Aufgabentitel und -beschreibungen, Chat-Namen sowie Nachrichteninhalte, sodass eine einheitliche Benennungsregel hilft, frühere Vereinbarungen wiederzufinden.
Eine Person führt den Auftrag, auch wenn mehrere daran arbeiten
Legen Sie eine Person fest, die den Auftrag führt, und weisen Sie sie der Aufgabe zu, auch wenn es mehrere Ausführende gibt. So bleibt „Kasia führt das” nicht nur ein Satz, der am Dienstag am Schreibtisch gesagt wurde.
Öffnen Sie die Aufgabe, wählen Sie „Bearbeiten”, markieren Sie im Abschnitt „Zugewiesene” die Personen und klicken Sie auf „Speichern”. Gibt Kasia den Vorgang am Donnerstag an Marek weiter, ändern Sie die Zuweisung; Systemnachrichten im Thread halten das Hinzufügen und Entfernen von Personen fest. Eine Aufgabe kann mehr als eine zugewiesene Person haben, daher ist die Regel eines einzigen Verantwortlichen eine Vereinbarung in Ihrem Team, keine Einschränkung des Programms.
Wenn Sie getrennte Teams haben, gruppiert der Arbeitsbereich Aufgaben und Chats, zum Beispiel in den Bereichen „Service” und „Montage”. Ein Teammitglied sieht seine Bereiche, und die Position „Alle” zeigt Aufgaben und Chats aus allen Bereichen gleichzeitig. In jedem Arbeitsbereich legen Sie separat fest, wer den Bereich verwaltet und wer Aufgaben und Chats hinzufügen darf. Ein Administrator hat aufgrund seiner globalen Rolle einen breiteren Zugriff. Wenn Sie Vorgänge auf mehrere Abteilungen aufteilen, lesen Sie auch die Regeln zur Zuweisung von Benutzern und Rollen.
Der Termin soll sichtbar sein, bevor der Kunde anruft
Geben Sie dem Auftrag ein Fälligkeitsdatum und prüfen Sie es in der Liste oder im Kalender, bevor der Kunde nach der Abholung fragt. Eine rote Aufgabenkarte bedeutet einen abgelaufenen Termin; blau - Termin heute, grün - Termin liegt noch vor dem Team, und grau - kein Termin oder geschlossene Aufgabe. Die Farbe sehen Sie in der Liste, auf dem Board und im Kalender.
Neben der Karte sehen Sie außerdem einen Kreis mit der Anzahl der Tage bis zum Termin. Die Kacheln „Pünktlich”, „Heute” und „Überfällig” sind zugleich Zähler und Filter. Am Freitagmorgen kann Marek „Heute” öffnen und mit Kasia prüfen, ob die Teile für das Auto von Nord schon eingetroffen sind, statt auf den nächsten Anruf zu warten.
Der Kalender verbindet Aufgaben, Termine, Erinnerungen und Abwesenheiten des Teams. Sie können zwischen einer Ansicht von ein bis sieben Tagen oder dem Listenbereich wählen; das Ziehen einer Aufgabe ändert das Fälligkeitsdatum, und die Esc-Taste bricht die Aktion ohne Speichern ab. Der Abwesenheitsbalken oben hilft zu erkennen, dass die für die Abholung am Freitag zuständige Person im Urlaub ist. Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, warnt er Sie zusätzlich, wenn Sie eine Aufgabe einer abwesenden Person zuweisen.
Im Benachrichtigungscenter erhalten Sie eine Erinnerung eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe sowie einmal täglich ein morgendliches Briefing mit einer anklickbaren Tagesliste. Erinnerungen in der App funktionieren immer; erst der Versand von E-Mails im Hintergrund bei geschlossener App erfordert einen CRON-Job auf dem Server. CRON ist ein Zeitplan, der Aufgaben auf dem Server ausführt. Ohne ihn werden E-Mails nur gesendet, wenn jemand die App gerade nutzt; das Programm weist beim Einrichten der Erinnerung darauf hin. Der reine Überblick über überfällige Aufgaben erfordert kein Warten auf eine E-Mail. Weitere Möglichkeiten finden Sie im Beitrag darüber, wie Sie Fristen von Aufgaben im Team im Blick behalten.
Haken Sie Etappen ab, aber verstecken Sie darunter keine neuen Termine
Tragen Sie kurze Etappen des Auftrags als To-do-Liste in die Beschreibung der Aufgabe ein. Das Team hakt die Punkte direkt in der Karte ab, sieht den gemeinsamen Fortschrittsbalken und die Signatur der Person, die den jeweiligen Punkt markiert hat.
Am Mittwoch hakt Kasia „Teile bestellen“ ab, Marek markiert „Termin mit Kunde bestätigen“, und der Inhaber sieht zwei von fünf erledigten Punkten. Er muss nicht nachfragen, ob schon jemand angerufen hat. Wenn „Kostenvoranschlag erstellen“ jedoch eine eigene Person und einen eigenen Termin benötigt, pressen Sie das nicht in eine kleine Checkbox - legen Sie eine separate Aufgabe an. Das ist eine organisatorische Regel, keine automatische Entscheidung von Task Manager.
So aufgeschlüsselte Etappen helfen, konkret zu kommunizieren: nicht „wie läuft es bei Nord?“, sondern „sind die Teile schon bestellt?“. Wenn Sie weitere Beispiele für die Arbeitsaufteilung benötigen, sehen Sie sich die Checkliste in der Aufgabe an.
Halten Sie Absprachen im Thread derselben Sache fest
Führen Sie das Gespräch über den Auftrag im Thread der Aufgabe und nicht ausschließlich in privaten Nachrichten der Mitarbeiter. An einem Ort bleiben Fragen, Antworten, Anhänge und Systemnachrichten über Änderungen von Status, Fälligkeitsdatum oder zugewiesenen Personen erhalten.
Wenn der Kunde telefonisch einem zusätzlichen Austausch von Teilen zustimmt, hält Marek die Absprache im Thread der Aufgabe fest. Kasia kann mit einer @-Erwähnung antworten oder eine frühere Nachricht zitieren, wodurch das Gespräch zum Original zurückgespult wird. Das bleibt eine interne Notiz: Das bloße Hinzufügen der Information zur Aufgabe sendet sie nicht an den Kunden.
Ein Foto von Teilen oder ein Dokument fügen Sie über die Büroklammer hinzu, ziehen es ins Fenster oder fügen es aus der Zwischenablage ein. Ein Anhang darf bis zu 100 MB pro Datei groß sein, und die Büroklammer „Dateien“ im Kopfbereich des Threads öffnet auch Material aus älteren, noch nicht geladenen Nachrichten. Wenn ein großes, direkt in den Text eingefügtes Foto das Speichern der Nachricht verhindert, fügen Sie es stattdessen als Anhang hinzu.
Den Chat im Arbeitsbereich reservieren Sie für schnelle Fragen, die keinen Status und kein Fälligkeitsdatum benötigen. Absprachen zum Auftrag halten Sie in dessen Thread fest.
Die Notiz mit dem Leistungsumfang ist privat, bis Sie sie selbst freigeben - allein ihre Zuordnung zum Arbeitsbereich gibt anderen noch keinen Zugriff.
Wenn Sie dem Kunden eine konkrete schriftliche Bestätigung übermitteln möchten, können Sie eine einzelne Nachricht als PDF, Word oder TXT exportieren. Die Datei enthält Informationen darüber, wer sie wann und in welchem Thread geschrieben hat; der private Download-Link läuft nach 24 Stunden ab.
E-Mail kann neben der Aufgabe stehen, aber E-Mail erfordert Pro
Wenn Sie Aufträge per E-Mail entgegennehmen, können Sie in der Pro-Variante Nachrichten aus einem verbundenen IMAP/SMTP-Postfach neben den Aufgaben lesen und versenden. Einen E-Mail-Thread können Sie zudem als Navigationsverknüpfung mit einer Aufgabe verbinden. Diese Verknüpfung gibt den Inhalt der E-Mails nicht für andere Personen frei.
Am Donnerstag erreicht die Werkstatt von Marek eine Nachricht mit einem zusätzlichen Foto vom Kunden. Marek kann die E-Mail mit der Aufgabe Nord verknüpfen, aber Kasia sieht dadurch nicht sein privates Postfach. Wenn das Unternehmen Aufgaben auf Basis eingehender Nachrichten erstellen möchte, gibt es in Pro außerdem Automatisierungen mit dem Auslöser „neue E-Mail im Postfach“ und der Aktion „Aufgabe erstellen“. In der Standard-Variante können Sie weiterhin manuell eine Aufgabe anlegen und darin das Teamgespräch führen. Den Unterschied im Funktionsumfang beider Varianten erklärt der Vergleich von Standard und Pro.
Der Freitagsüberblick über Aufträge braucht keinen eigenen Bericht
Für den Überblick über Aufträge genügen Filter nach Status, Priorität und Fälligkeitsdatum sowie die Sortierung nach Fälligkeitsdatum. Suchen Sie in Task Manager kein Vertriebsdashboard - das Team überblickt die Arbeit auf der Aufgabenliste.
Am Freitag öffnet Marek „Überfällig“ und prüft anschließend die Angelegenheiten für die kommende Woche. Er kann auch den KI-Assistenten fragen: „Zeig mir überfällige Aufgaben.“ Der KI-Assistent kennt die Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Gespräche, die der fragenden Person zugänglich sind, ist aber optional: Task Manager funktioniert auch ohne ihn. Wenn Sie ihn aktivieren, nutzen Sie Ihren eigenen Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und zahlen direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag durch Task Manager. Die Anfrage mit dem benötigten Kontext geht dann an den gewählten Modellanbieter.
Die Daten der Anwendung befinden sich auf Ihrem Server - auch dann, wenn ein gewöhnliches Shared-Hosting ausreicht.
Für die Lizenz zahlen Sie einmalig entsprechend der Anzahl der Arbeitsplätze, ohne Abonnement pro Benutzer. Der Plan Starter in der Standard-Variante für bis zu 8 Personen kostet 690 PLN, Classic für bis zu 20 Personen - 1.490 PLN. Die Pro-Variante kostet entsprechend 1.990 PLN und 3.990 PLN. Die Lizenz ist eine Dauerlizenz; sie umfasst 12 Monate Updates, nach denen Sie den Zugang zu neuen Versionen optional verlängern. Hosting und die eventuelle Nutzung eines KI-Anbieters rechnen Sie separat ab.
Wählen Sie morgen drei Aufträge aus, die bereits laufen. Legen Sie für jeden eine Aufgabe mit dem Kundennamen im Titel an, weisen Sie eine verantwortliche Person zu, tragen Sie ein Fälligkeitsdatum ein und fügen Sie eine Liste der Etappen hinzu; prüfen Sie dann, ob sich aus dem Thread die letzte Absprache ablesen lässt. Wenn Sie diesen Aufbau sehen möchten, bevor Sie den Rest Ihrer Fälle übertragen, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt Task Manager mein CRM?
Nein, Task Manager hat keine Kundenkartei und keinen Verkaufstrichter und dient nicht der Rechnungsstellung. Sie können darin einen Auftrag als Aufgabe mit zugewiesenen Personen, Termin, Gespräch und Anhängen führen.
Wie finde ich alle Aufträge eines Kunden?
Geben Sie den Namen des Kunden in die Suche ein und verwenden Sie ihn konsequent in den Aufgabentiteln. Die Suche durchsucht auch Aufgabenbeschreibungen, Chat-Namen und Nachrichteninhalte.
Woher weiß ich, dass sich der Auftragstermin verschoben hat?
Eine Systemnachricht im Thread der Aufgabe speichert die Terminänderung zusammen mit dem vorherigen Wert. Die Karte zeigt anschließend das aktuelle Fälligkeitsdatum und die entsprechende Farbe.
Kann der Kunde seinen Auftrag sehen, nachdem er den Link erhalten hat?
Der Link zur Aufgabe allein gibt dem Kunden keinen Zugriff: Eine Person ohne Berechtigung sieht nur eine Meldung, nicht den Inhalt. Wenn Sie eine bestimmte Vereinbarung nach außen weitergeben möchten, exportieren Sie eine einzelne Nachricht als PDF, Word oder TXT und teilen Sie die Datei auf die gewünschte Weise.
Erhalte ich eine E-Mail-Erinnerung bei geschlossener Anwendung?
Der Versand von E-Mails im Hintergrund bei geschlossener Anwendung erfordert einen CRON-Job auf dem Server. Ohne ihn werden E-Mails nur versendet, wenn jemand Task Manager nutzt; das Programm weist beim Einrichten einer Erinnerung auf diese Bedingung hin.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
