V utorok sa klient pýta Mareka, majiteľa šesťčlenného autoservisu, či si auto vyzdvihne v piatok. Marek má SMS-ku so žiadosťou o dodatočnú opravu, mechanik si pamätá rozhovor o dieloch a termín leží na papieriku pri stole. Ak chcete sledovať zákazky klientov bez znovu-vybavovania takýchto rozhovorov, začnite jedným miestom pre každú záležitosť.
Zákazky klientov si vyžadujú odpoveď na tri otázky
Aby ste sledovali zákazky klientov, musíte vidieť, kto vedie záležitosť, dokedy má byť hotová a čo bolo dohodnuté. Keď tieto tri odpovede ležia na rôznych miestach, aj dobre organizovaný zamestnanec sa musí pýtať zvyšku tímu.
Marek nepotrebuje ďalší papierik s nápisom „Nord”. Potrebuje záznam, do ktorého nahliadne aj Kasia, keď zdvihne telefón počas jeho neprítomnosti. Problém nie je v tom, že si niekto niečo nezapamätal. Problém je v tom, že firma nevyčlenila jedno miesto pre zákazku - o tom, prečo tím stráca dohody, zvyčajne rozhoduje spôsob odovzdávania informácií.
V Task Manageri si Marek založí úlohu pre auto Nord a zaznamená pri nej prácu tímu. Nie je to kartotéka klientov, predajný lievik ani fakturačný program. Ak potrebujete tieto funkcie, úloha samostatný systém nenahradí. Ak chcete vedieť, kto čo robí a dokedy, úloha je správnym východiskovým bodom.
Jedna zákazka je jedna úloha s názvom, ktorý sa dá nájsť
Založte samostatnú úlohu pre každú prijatú záležitosť a do jej témy zapíšte meno klienta a rozsah práce. Task Manager nemá samostatné pole „Klient” - „Nord - výmena rozvodov” je konvencia pomenovania, ktorú dohodnete s tímom.
V popise zapíšte rozsah: čo má mechanik skontrolovať, aké diely sú potrebné a čo zákazka nezahŕňa. Pridajte termín s časom alebo bez neho, nastavte prioritu normálnu alebo vysokú a priraďte osoby. V Marekovom servise môže pondelňajšia zákazka dostať tému „Nord - výmena rozvodov”, termín na piatok a vysokú prioritu, ak klient potrebuje auto pred odchodom na cestu. Je to príklad organizácie práce, nie ďalší typ úlohy v programe.
Stav zmeníte na „prebieha”, „hotovo” alebo „zrušené” jedným kliknutím zo zoznamu; úloha môže byť aj bez stavu. Keď klient zavolá znova, zadáte „Nord” do vyhľadávania. To prehľadáva témy a popisy úloh, názvy chatov aj obsah správ, takže spoločné pravidlo pomenovania záležitostí pomáha nájsť predchádzajúce dohody.
Zákazku vedie jedna osoba, hoci na nej pracuje viacero ľudí
Určite jednu osobu zodpovednú za zákazku a priraďte ju k úlohe, aj keď vykonávateľov je viac. Vtedy veta „Kasia to vedie” nezostane len výpoveďou povedanou v utorok pri stole.
Otvorte úlohu, zvoľte „Upraviť” a v sekcii „Priradení” označte osoby a kliknite na „Uložiť”. Ak vo štvrtok Kasia odovzdá záležitosť Marekovi, zmeňte priradenie; systémové správy vo vlákne zaznamenajú pridanie a odobratie osôb. Úloha môže mať priradenú viac ako jednu osobu, preto pravidlo jedného zodpovedného je dohoda vo vašom tíme, nie obmedzenie programu.
Ak máte samostatné tímy, Pracovný priestor zoskupuje úlohy a chaty, napríklad v priestoroch „Servis” a „Montáž”. Člen tímu vidí svoje priestory a položka „Všetko” zobrazuje úlohy a chaty zo všetkých priestorov naraz. V každom Pracovnom priestore nastavíte samostatne, kto spravuje priestor a kto môže pridávať úlohy a chaty. Administrátor má širší prístup vyplývajúci z globálnej role. Ak delíte záležitosti medzi viacero oddelení, pozrite si aj pravidlá priraďovania používateľov a rolí.
Termín má byť viditeľný ešte pred telefonátom klienta
Dajte zákazke termín a kontrolujte ho v zozname alebo v Kalendári skôr, než sa klient opýta na vyzdvihnutie. Červená karta úlohy znamená termín, ktorý uplynul; modrá - termín na dnes, zelená - termín ešte pred tímom, a sivá - bez termínu alebo uzavretá úloha. Farbu vidíte v zozname, na Nástenke aj v Kalendári.
Pri karte vidíte aj kruh s počtom dní do termínu. Dlaždice „V termíne”, „Na dnes” a „Po termíne” sú zároveň počítadlami aj filtrami. V piatok ráno môže Marek otvoriť „Na dnes” a overiť si s Kasiou, či diely na auto Nord už dorazili, namiesto čakania na ďalší telefonát.
Kalendár spája úlohy, udalosti, pripomienky a neprítomnosti tímu. Môžete si vybrať zobrazenie od jedného do siedmich dní alebo panel Zoznam; presunutím úlohy zmeníte termín a kláves Esc preruší gesto bez uloženia. Pás neprítomností navrchu pomáha všimnúť si, že osoba priradená k piatkovému vyzdvihnutiu má dovolenku. Ak používate Asistenta AI, upozorní vás aj pri priraďovaní úlohy neprítomnej osobe.
V Centre oznámení príde pripomienka hodinu pred termínom úlohy a raz denne dostanete ranný prehľad s klikateľným zoznamom dňa. Pripomienky v aplikácii fungujú vždy; až odosielanie e-mailov na pozadí pri zatvorenej aplikácii vyžaduje CRON na serveri. CRON je plánovač, ktorý spúšťa úlohy na serveri. Bez neho sa e-maily odosielajú, keď niekto používa aplikáciu; program na to upozorní pri nastavovaní pripomienky. Samotný prehľad úloh „Po termíne“ nevyžaduje čakanie na e-mail. Viac spôsobov nájdete v texte o tom, ako strážiť termíny úloh v tíme.
Etapy odhaľujte, ale neschovávajte pod nimi nové termíny
Zapíšte krátke etapy zákazky ako kontrolný zoznam v popise úlohy. Tím odškrtáva položky priamo v karte, vidí spoločný pruh priebehu a podpis osoby, ktorá daný bod zaškrtla.
V stredu Kasia odškrtne „objednať diely“, Marek zaškrtne „potvrdiť termín s klientom“ a majiteľ vidí dve splnené položky z piatich. Nemusí sa pýtať, či už niekto volal. Ak však „pripraviť rozpočet“ vyžaduje samostatnú osobu a vlastný termín, nevtesnávajte to pod malý checkbox - založte samostatnú úlohu. Toto je organizačné pravidlo, nie automatické rozhodnutie Task Managera.
Takto rozpísané etapy pomáhajú hovoriť o konkrétnych veciach: nie „ako to ide s Nord?“, ale „sú diely objednané?“. Ak potrebujete viac príkladov rozdelenia práce, pozrite si kontrolný zoznam v úlohe.
Dohody zapisujte do vlákna tej istej záležitosti
Rozhovor o zákazke veďte vo vlákne úlohy, a nie len v súkromných správach zamestnancov. Na jednom mieste zostávajú otázky, odpovede, prílohy a systémové správy o zmenách stavu, termínu či priradených osôb.
Keď klient súhlasí telefonicky s dodatočnou výmenou dielu, Marek zapíše dohodu do vlákna úlohy. Kasia môže odpovedať zmienkou @ alebo citovať predchádzajúcu správu, ktorá rozhovor pretočí k originálu. Stále ide o interný záznam: samotné pridanie informácie do úlohy ju neodošle klientovi.
Fotku dielu alebo dokument pridáte sponkou, presuniete do okna alebo vložíte zo schránky. Príloha môže mať až 100 MB na súbor a sponka „Súbory“ v hlavičke vlákna otvára aj materiály zo starších, ešte nenačítaných správ. Ak veľká fotka vložená priamo do textu neumožňuje uložiť správu, pridajte ju ako prílohu.
Chat v Pracovnom priestore nechajte na rýchle otázky, ktoré nepotrebujú stav ani termín. Dohody týkajúce sa zákazky zapisujte do jej vlákna.
Poznámka s rozsahom prác je súkromná, kým ju sami nesprístupníte - samotné priradenie k Pracovnému priestoru neposkytuje prístup ostatným.
Keď chcete klientovi odovzdať konkrétne potvrdenie písomne, môžete exportovať jednotlivú správu do PDF, Word alebo TXT. Súbor obsahuje informáciu, kto ju napísal, kedy a v ktorom vlákne; súkromný odkaz na stiahnutie vyprší po 24 hodinách.
Mail môže stáť vedľa úlohy, ale Pošta vyžaduje Pro
Ak prijímate zákazky e-mailom, variant Pro umožňuje čítať a odosielať správy z pripojenej schránky IMAP/SMTP popri úlohách. Poštové vlákno môžete tiež prepojiť s úlohou ako navigačnú skratku. Toto prepojenie nesprístupňuje obsah pošty ostatným osobám.
Vo štvrtok do Markovej dielne príde správa s ďalšou fotkou od klienta. Marek môže mail prepojiť s úlohou Nord, ale Kasia tým nezíska prístup do jeho súkromnej schránky. Ak firma chce vytvárať úlohy na základe prichádzajúcich správ, v Pro sú aj Automatizácie so spúšťačom „nový e-mail v schránke“ a akciou „vytvoriť úlohu“. Vo variante Standard môžete stále založiť úlohu ručne a viesť v nej tímovú konverzáciu. Rozdiel v rozsahu oboch variantov vysvetľuje porovnanie Standard a Pro.
Piatkový prehľad zákaziek nepotrebuje samostatnú správu
Na prehľad zákaziek stačia filtre stavu, priority a termínu a triedenie podľa termínu. Nehľadajte v Task Manageri dashboard predaja - tím sleduje prácu v zozname úloh.
V piatok Marek otvorí „Po termíne“ a potom skontroluje záležitosti na ďalší týždeň. Môže sa tiež opýtať Asistenta AI: „Ukáž úlohy po termíne“. Asistent AI pozná úlohy, termíny a konverzácie dostupné pýtajúcej sa osobe, no je voliteľný: Task Manager funguje aj bez neho. Ak ho zapnete, používate vlastný kľúč u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok a platíte priamo dodávateľovi, bez marže Task Managera. Dopyt s potrebným kontextom potom putuje k vybranému poskytovateľovi modelu.
Dáta aplikácie sa nachádzajú na vašom serveri, a to aj vtedy, keď stačí bežný zdieľaný hosting.
Za licenciu platíte jednorazovo podľa počtu staníc, bez predplatného za každého používateľa. Plán Starter vo variante Standard pre maximálne 8 osôb stojí 690 PLN a Classic pre maximálne 20 osôb - 1 490 PLN. Variant Pro stojí 1 990 PLN a 3 990 PLN. Licencia je trvalá; zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií, po ktorých si prístup k novým verziám voliteľne obnovíte. Hosting a prípadné využívanie poskytovateľa AI si vybavujete samostatne.
Zajtra si vyberte tri zákazky, ktoré už prebiehajú. Pre každú založte úlohu s menom klienta v predmete, priraďte jednu zodpovednú osobu, zadajte termín a pridajte zoznam etáp; potom skontrolujte, či sa z vlákna dá vyčítať posledná dohoda. Ak chcete vidieť toto usporiadanie pred presunom zvyšných záležitostí, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Nahradí mi Task Manager CRM?
Nie, Task Manager nemá kartotéku klientov ani predajný lievik a neslúži na fakturáciu. Môžete v ňom viesť zákazku ako úlohu s priradenými osobami, termínom, konverzáciou a prílohami.
Ako nájsť všetky zákazky jedného klienta?
Zadajte meno klienta do vyhľadávania a dôsledne ho uvádzajte v témach úloh. Vyhľadávanie prehľadáva aj popisy úloh, názvy chatov a obsah správ.
Ako zistím, že termín zákazky bol posunutý?
Systémová správa vo vlákne úlohy zaznamená zmenu termínu spolu s jeho predchádzajúcou hodnotou. Karta potom zobrazuje aktuálny termín a zodpovedajúcu farbu.
Môže klient vidieť svoju zákazku po získaní odkazu?
Samotný odkaz na úlohu neposkytuje klientovi prístup: osoba bez oprávnení uvidí len hlásenie, nie obsah. Ak chcete postúpiť konkrétnu dohodu mimo firmy, exportujte jednu správu do PDF, Wordu alebo TXT a zdieľajte súbor zvoleným spôsobom.
Dostanem e-mail s pripomienkou pri zatvorenej aplikácii?
Odosielanie e-mailov na pozadí pri zatvorenej aplikácii vyžaduje CRON na serveri. Bez neho sa e-maily odosielajú vtedy, keď niekto používa Task Manager; program na túto podmienku upozorní pri nastavovaní pripomienky.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
