På tisdagen frågar en kund Marek, ägaren till en bilverkstad med sex anställda, om han kan hämta bilen på fredag. Marek har ett sms med en förfrågan om en extra reparation, mekanikern minns ett samtal om reservdelar, och förfallodatumet ligger på en lapp vid skrivbordet. Om du vill hålla koll på kunduppdrag utan att behöva återskapa sådana samtal, börja med en enda plats för varje ärende.
Kunduppdrag kräver svar på tre frågor
För att hålla koll på kunduppdrag måste du se vem som ansvarar för ärendet, när det ska vara klart och vad som avtalats. När dessa tre svar finns på olika ställen måste även en välorganiserad medarbetare fråga resten av teamet.
Marek behöver inte ännu en lapp med texten ”Nord”. Han behöver en anteckning som även Kasia kan titta i när hon svarar i telefon under hans frånvaro. Problemet är inte att någon glömde något. Problemet är att företaget inte har pekat ut en enda plats för uppdraget - vad som gör att teamet tappar bort överenskommelser avgörs oftast av hur informationen förmedlas.
I Task Manager skapar Marek en uppgift för Nords bil och dokumenterar teamets arbete där. Det är varken ett kundregister, en säljtratt eller ett faktureringsprogram. Om du behöver de funktionerna ersätter inte uppgiften ett separat system. Om du vill veta vem som gör vad och till när, är uppgiften rätt utgångspunkt.
Ett uppdrag är en uppgift med ett namn som går att hitta
Skapa en separat uppgift för varje mottaget ärende och skriv in kundens namn och arbetets omfattning i ämnet. Task Manager har inget separat fält för ”Kund” - ”Nord - byte av kamrem” är en namngivningskonvention som du kommer överens om med ditt team.
Skriv i beskrivningen vad omfattningen är: vad mekanikern ska kontrollera, vilka delar som behövs och vad uppdraget inte omfattar. Lägg till ett förfallodatum med eller utan klockslag, sätt prioritet normal eller hög och tilldela personer. I Mareks verkstad kan en måndagsanmälan få ämnet ”Nord - byte av kamrem”, förfallodatum på fredag och hög prioritet om kunden behöver bilen innan en resa. Det här är ett exempel på arbetsorganisation, inte en ytterligare uppgiftstyp i programmet.
Du ändrar status till ”pågår”, ”klart” eller ”avbruten” med ett klick från listan; en uppgift kan också sakna status. När kunden ringer igen skriver du ”Nord” i sökfältet. Sökningen genomsöker uppgifternas ämnen och beskrivningar, chattnamn samt meddelandeinnehåll, så en gemensam namngivningsregel för ärenden hjälper dig att hitta tidigare överenskommelser.
En person ansvarar för uppdraget, även om flera arbetar med det
Utse en enda person som ansvarar för uppdraget och tilldela den personen till uppgiften, även om flera personer utför arbetet. Då blir ”Kasia ansvarar för det” inte bara en mening som sades vid skrivbordet på tisdagen.
Öppna uppgiften, välj ”Redigera”, och markera personer i avsnittet ”Tilldelade” och klicka på ”Spara”. Om Kasia lämnar över ärendet till Marek på torsdagen, ändra tilldelningen; systemmeddelanden i tråden registrerar tillägg och borttagning av personer. En uppgift kan ha mer än en tilldelad person, så regeln om en enda ansvarig är en överenskommelse i ditt team, inte en begränsning i programmet.
När du har separata team grupperar Arbetsytan uppgifter och chattar, till exempel i arbetsytorna ”Service” och ”Montering”. En teammedlem ser sina egna arbetsytor, och alternativet ”Allt” visar uppgifter och chattar från alla arbetsytor samtidigt. I varje arbetsyta ställer du separat in vem som administrerar ytan och vem som får lägga till uppgifter och chattar. En administratör har bredare åtkomst till följd av sin globala roll. Om du delar upp ärenden mellan flera avdelningar, kolla även reglerna för tilldelning av användare och roller.
Förfallodatumet ska synas innan kunden ringer
Ge uppdraget ett förfallodatum och kontrollera det i listan eller i Kalendern innan kunden frågar om upphämtning. Ett rött uppgiftskort betyder att förfallodatumet har passerat; blått - förfallodatum idag, grönt - förfallodatum som fortfarande ligger framför teamet, och grått - inget förfallodatum eller en stängd uppgift. Färgen syns i listan, på Tavlan och i Kalendern.
Vid kortet ser du även en cirkel med antalet dagar kvar till förfallodatumet. Rutorna ”I tid”, ”Idag” och ”Försenade” fungerar både som räknare och filter. På fredag morgon kan Marek öppna ”Idag” och kolla med Kasia om delarna till Nords bil redan har kommit, istället för att vänta på ännu ett samtal.
Kalendern samlar uppgifter, händelser, påminnelser och teamets frånvaro. Du kan välja vy från en till sju dagar eller panelen Lista; drar du en uppgift ändras förfallodatumet, och Esc-tangenten avbryter gesten utan att spara. Frånvarofältet högst upp hjälper dig att se att personen som är tilldelad fredagens hämtning har semester. Använder du AI-assistenten varnar den dig dessutom om du tilldelar en uppgift till en frånvarande person.
I Aviseringscentret kommer en påminnelse en timme innan uppgiftens förfallodatum, och en gång om dagen får du en morgonöversikt med en klickbar lista för dagen. Påminnelser i appen fungerar alltid; det är bara utskick av e-post i bakgrunden när appen är stängd som kräver en CRON på servern. CRON är ett schema som kör uppgifter på servern. Utan det skickas e-postmeddelanden när någon använder appen; programmet varnar för detta när du ställer in en påminnelse. Själva genomgången av uppgifter som är ”Försenade” kräver inte att man väntar på e-post. Fler sätt hittar du i texten om hur man håller koll på deadlines i teamet.
Bocka av etapper, men göm inte nya deadlines under dem
Skriv in uppdragets korta etapper som en att göra-lista i uppgiftens beskrivning. Teamet bockar av punkterna direkt i kortet, ser det gemensamma förloppsstapeln och vem som markerade varje punkt.
På onsdagen bockar Kasia av ”beställa delar”, Marek markerar ”bekräfta datum med kunden” och ägaren ser två av fem genomförda punkter. Hen behöver inte fråga om någon redan har ringt. Men om ”ta fram en offert” behöver en egen person och ett eget förfallodatum, tryck inte in det under en liten kryssruta - skapa en separat uppgift istället. Det är en organisatorisk regel, inte ett automatiskt beslut av Task Manager.
Etapper uppdelade på det här sättet gör det lättare att prata om konkreta saker: inte ”hur går det med Nord?”, utan ”är delarna beställda?”. Behöver du fler exempel på hur man delar upp arbete, se checklista i en uppgift.
Spara överenskommelser i samma ärendes tråd
För samtalet om uppdraget i uppgiftens tråd, inte enbart i medarbetarnas privata meddelanden. På ett ställe samlas frågor, svar, bilagor och systemmeddelanden om ändringar i status, förfallodatum eller tilldelade personer.
När kunden per telefon går med på ett extra utbyte av delar, skriver Marek ner överenskommelsen i uppgiftens tråd. Kasia kan svara med en @-omnämning eller citera ett tidigare meddelande, vilket rullar tillbaka samtalet till originalet. Det är fortfarande en intern anteckning: att bara lägga till information i uppgiften skickar den inte till kunden.
Ett foto på en del eller ett dokument lägger du till med gem-ikonen, genom att dra det till fönstret eller klistra in från urklipp. En bilaga kan vara upp till 100 MB per fil, och gem-ikonen ”Filer” i trådens rubrik öppnar också material från äldre, ännu inte inlästa meddelanden. Om ett stort foto som klistrats in direkt i texten gör att meddelandet inte går att spara, lägg till det som bilaga istället.
Låt chatten i Arbetsytan vara till snabba frågor som inte behöver status eller förfallodatum. Överenskommelser om uppdraget sparar du i dess tråd.
Anteckningen med arbetets omfattning är privat tills du själv delar den - att bara koppla den till en Arbetsyta ger inte andra åtkomst.
När du vill ge kunden en konkret bekräftelse skriftligt kan du exportera ett enskilt meddelande till PDF, Word eller TXT. Filen innehåller information om vem som skrev det, när och i vilken tråd; den privata nedladdningslänken går ut efter 24 timmar.
E-post kan stå bredvid uppgiften, men E-post kräver Pro
Om du tar emot uppdrag via e-post låter Pro-varianten dig läsa och skicka meddelanden från en ansluten IMAP/SMTP-inkorg vid sidan av uppgifterna. Ett e-posttråd kan du också koppla till en uppgift som en navigeringsgenväg. Den kopplingen ger inte andra personer tillgång till e-postinnehållet.
På torsdagen kommer ett meddelande med ett extra foto från kunden till Mareks verkstad. Marek kan koppla mailet till uppgiften Nord, men Kasia ser inte hans privata inkorg av den anledningen. Vill företaget skapa uppgifter utifrån inkommande meddelanden finns det i Pro även Automatiseringar med utlösaren ”nytt e-postmeddelande i inkorgen” och åtgärden ”skapa uppgift”. I Standard-varianten kan du fortfarande skapa en uppgift manuellt och föra teamets samtal där. Skillnaden mellan de två varianterna förklaras i jämförelsen mellan Standard och Pro.
Fredagens genomgång av uppdrag behöver ingen separat rapport
För en genomgång av uppdragen räcker filter för status, prioritet och förfallodatum samt sortering efter förfallodatum. Leta inte efter en säljdashboard i Task Manager - teamet går igenom arbetet på uppgiftslistan.
På fredagen öppnar Marek ”Försenade” och går sedan igenom ärenden för nästa vecka. Han kan också fråga AI-assistenten: ”Visa försenade uppgifter”. AI-assistenten känner till de uppgifter, förfallodatum och samtal som är tillgängliga för den som frågar, men den är valfri: Task Manager fungerar utan den. Aktiverar du den använder du din egen nyckel hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok och betalar direkt till leverantören, utan Task Managers marginal. Frågan med nödvändig kontext skickas då till vald modellleverantör.
Appens data finns på din egen server, även när en vanlig delad webbhotell räcker.
Du betalar för licensen en gång, baserat på antal platser, utan abonnemang per användare. Starter-planen i Standard-varianten för upp till 8 personer kostar 690 zł, och Classic för upp till 20 personer - 1 490 zł. Pro-varianten kostar 1 990 zł respektive 3 990 zł. Licensen är permanent; den omfattar 12 månaders uppdateringar, varefter du valfritt förnyar tillgången till nya versioner. Hosting och eventuell användning av en AI-leverantör betalar du separat.
Välj imorgon tre uppdrag som redan pågår. Skapa för varje en uppgift med kundens namn i ämnet, tilldela en ansvarig person, ange ett förfallodatum och lägg till en lista med etapper; kontrollera sedan att den senaste överenskommelsen går att läsa i tråden. Vill du se detta upplägg innan du flyttar över resten av ärendena, öppna Demo.
Vanliga frågor
Ersätter Task Manager mitt CRM-system?
Nej, Task Manager har varken ett kundregister eller en säljtratt och används inte för fakturering. Du kan föra ett uppdrag som en uppgift med tilldelade personer, förfallodatum, en konversation och bilagor.
Hur hittar jag alla uppdrag från en viss kund?
Skriv kundens namn i sökfältet och använd det konsekvent i uppgifternas ämnen. Sökfunktionen genomsöker även uppgiftsbeskrivningar, chattnamn och meddelandeinnehåll.
Hur vet jag att uppdragets förfallodatum har flyttats?
Ett systemmeddelande i uppgiftens tråd registrerar ändringen av förfallodatumet tillsammans med det tidigare värdet. Kortet visar därefter det aktuella förfallodatumet och motsvarande färg.
Kan kunden se sitt uppdrag om de får en länk?
Själva länken till uppgiften ger inte kunden tillgång: en person utan behörighet ser ett meddelande, inte innehållet. Om du vill dela en specifik överenskommelse utanför företaget, exportera ett enskilt meddelande till PDF, Word eller TXT och dela filen på det sätt du väljer.
Får jag ett e-postpåminnelse om appen är stängd?
Att skicka e-post i bakgrunden när appen är stängd kräver en CRON-tjänst på servern. Utan den skickas e-post bara när någon använder Task Manager; programmet meddelar dig om detta villkor när du ställer in en påminnelse.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
