El martes, un cliente le pregunta a Marek, dueño de un taller de seis personas, si recogerá su coche el viernes. Marek tiene un SMS pidiendo una reparación adicional, el mecánico recuerda una conversación sobre piezas, y la fecha límite está anotada en un papel junto al escritorio. Si quieres controlar los encargos de clientes sin tener que reconstruir estas conversaciones, empieza por tener un único lugar para cada asunto.
Los encargos de clientes requieren responder a tres preguntas
Para controlar los encargos de clientes, necesitas saber quién lleva el asunto, para cuándo debe estar listo y qué se acordó. Cuando estas tres respuestas están repartidas en distintos sitios, incluso un empleado bien organizado tiene que preguntar al resto del equipo.
Marek no necesita otra nota con el nombre «Nord». Necesita un registro al que también pueda consultar Kasia cuando coja el teléfono en su ausencia. El problema no es que alguien no recordara algo. Es que la empresa no ha señalado un único lugar para el encargo - de por qué un equipo pierde los acuerdos suele decidir la forma de transmitir la información.
En Task Manager, Marek crea una tarea para el coche de Nord y registra en ella el trabajo del equipo. No es una ficha de clientes, ni un embudo de ventas, ni un programa de facturación. Si necesitas esas funciones, la tarea no sustituirá a un sistema aparte. Si quieres saber quién hace qué y para cuándo, la tarea es el punto de partida adecuado.
Un encargo es una tarea con un nombre que se puede encontrar
Crea una tarea aparte para cada encargo aceptado e incluye en su título el nombre del cliente y el alcance del trabajo. Task Manager no tiene un campo «Cliente» aparte - «Nord - cambio de correa de distribución» es una convención de nomenclatura que acuerdas con tu equipo.
En la descripción, anota el alcance: qué debe revisar el mecánico, qué piezas se necesitan y qué no cubre el encargo. Añade una fecha límite con hora o sin ella, pon prioridad normal o alta y asigna a las personas. En el taller de Marek, el encargo recibido el lunes puede tener el título «Nord - cambio de correa de distribución», fecha límite el viernes y prioridad alta, si el cliente necesita el coche antes de un viaje. Es un ejemplo de organización del trabajo, no un tipo de tarea adicional en el programa.
Cambias el estado a «en curso», «hecho» o «cancelado» con un clic desde la lista; una tarea también puede no tener estado. Cuando el cliente vuelva a llamar, escribirás «Nord» en el buscador. Este busca en los títulos y descripciones de las tareas, en los nombres de los chats y en el contenido de los mensajes, así que una regla común para nombrar los asuntos ayuda a encontrar acuerdos anteriores.
Una persona lleva el encargo, aunque trabajen varias en él
Establece una única persona responsable del encargo y asígnala a la tarea, aunque haya varios ejecutores. Así, «Kasia lleva esto» no queda solo en una frase dicha un martes junto al escritorio.
Abre la tarea, elige «Editar» y, en la sección «Asignados», marca a las personas y haz clic en «Guardar». Si el jueves Kasia le pasa el asunto a Marek, cambia la asignación; los mensajes del sistema en el hilo registrarán la incorporación y la baja de personas. Una tarea puede tener más de una persona asignada, por eso la regla de un único responsable es un acuerdo de tu equipo, no una limitación del programa.
Cuando tienes equipos separados, el Espacio de trabajo agrupa tareas y chats, por ejemplo en los espacios «Servicio» y «Montaje». Cada miembro del equipo ve sus propios espacios, y la opción «Todo» muestra las tareas y chats de todos los espacios a la vez. En cada Espacio de trabajo defines por separado quién administra el espacio y quién puede añadir tareas y chats. El administrador tiene un acceso más amplio derivado de su rol global. Si repartes asuntos entre varios departamentos, consulta también las reglas de asignación de usuarios y roles.
La fecha límite debe ser visible antes de la llamada del cliente
Asigna una fecha límite al encargo y revísala en la lista o en el Calendario antes de que el cliente pregunte por la recogida. Una tarjeta de tarea roja indica una fecha límite ya vencida; azul, una fecha límite para hoy; verde, una fecha límite todavía por delante del equipo; y gris, que no hay fecha límite o la tarea está cerrada. El color se ve en la lista, en el Tablero y en el Calendario.
Junto a la tarjeta también ves un círculo con el número de días que faltan para la fecha límite. Los mosaicos «A tiempo», «Para hoy» y «Vencidas» funcionan a la vez como contadores y filtros. El viernes por la mañana, Marek puede abrir «Para hoy» y comprobar con Kasia si ya han llegado las piezas para el coche de Nord, en lugar de esperar otra llamada.
El Calendario conecta tareas, eventos, recordatorios y ausencias del equipo. Puedes elegir una vista de uno a siete días o el panel Lista; arrastrar una tarea cambia la fecha límite, y la tecla Esc interrumpe el gesto sin guardar. La franja de ausencias en la parte superior ayuda a detectar que la persona asignada a la recogida del viernes está de vacaciones. Si usas el Asistente de IA, también te avisará al asignar una tarea a alguien ausente.
En el Centro de notificaciones el recordatorio llega una hora antes de la fecha límite de la tarea, y una vez al día recibes un resumen matutino con la lista del día en formato clicable. Los recordatorios dentro de la aplicación funcionan siempre; solo el envío de correos en segundo plano con la aplicación cerrada requiere un CRON en el servidor. CRON es un programador que ejecuta tareas en el servidor. Sin él, los correos se envían cuando alguien está usando la aplicación; el programa avisa de esto al configurar el recordatorio. La simple revisión de tareas «Vencidas» no requiere esperar al correo. Encontrarás más formas en el texto sobre cómo controlar los plazos de las tareas en un equipo.
Marca las etapas como hechas, pero no escondas debajo de ellas nuevos plazos
Escribe las etapas breves del encargo como una lista de tareas en la descripción de la tarea. El equipo marca los puntos directamente en la tarjeta, ve una barra de progreso compartida y la firma de quien marcó cada punto.
El miércoles Kasia marca «pedir las piezas», Marek marca «confirmar la fecha con el cliente» y el propietario ve dos puntos completados de cinco. No necesita preguntar si alguien ya ha llamado. Sin embargo, si «preparar el presupuesto» requiere una persona distinta y su propio plazo, no lo metas bajo una pequeña casilla: crea una tarea aparte. Esta es una regla organizativa, no una decisión automática de Task Manager.
Unas etapas desglosadas así ayudan a hablar de cosas concretas: no «¿cómo va Nord?», sino «¿están pedidas las piezas?». Si necesitas más ejemplos de reparto del trabajo, consulta la lista de comprobación en una tarea.
Guarda los acuerdos en el hilo del mismo asunto
Lleva la conversación sobre el encargo en el hilo de la tarea, no solo en mensajes privados entre empleados. En un único lugar quedan las preguntas, las respuestas, los adjuntos y los mensajes del sistema sobre cambios de estado, plazo o personas asignadas.
Cuando el cliente acepta por teléfono un cambio adicional de piezas, Marek apunta el acuerdo en el hilo de la tarea. Kasia puede responder con una mención @ o citar un mensaje anterior, lo que desplaza la conversación hasta el original. Esto sigue siendo un registro interno: el simple hecho de añadir la información a la tarea no se la envía al cliente.
Puedes añadir una foto de la pieza o un documento con el clip, arrastrándolo a la ventana o pegándolo desde el portapapeles. Un adjunto puede pesar hasta 100 MB por archivo, y el clip «Archivos» en la cabecera del hilo abre también los materiales de mensajes anteriores aún no cargados. Si una foto grande pegada directamente en el texto impide guardar el mensaje, añádela como adjunto.
Deja el chat del Espacio de trabajo para preguntas rápidas que no necesitan estado ni plazo. Los acuerdos sobre el encargo guárdalos en su hilo.
La nota con el alcance del trabajo es privada hasta que tú mismo la compartas; el simple hecho de asignarla a un Espacio de trabajo no da acceso a los demás.
Cuando quieras entregar al cliente una confirmación concreta por escrito, puedes exportar un mensaje individual a PDF, Word o TXT. El archivo incluye quién lo escribió, cuándo y en qué hilo; el enlace privado de descarga caduca a las 24 horas.
El correo puede convivir con la tarea, pero el Correo requiere Pro
Si recibes encargos por correo electrónico, la variante Pro te permite leer y enviar mensajes desde un buzón IMAP/SMTP conectado, junto a las tareas. También puedes vincular un hilo de correo a una tarea como acceso directo de navegación. Esta vinculación no comparte el contenido del correo con otras personas.
El jueves llega al taller de Marek un mensaje con una foto adicional del cliente. Marek puede vincular el correo a la tarea Nord, pero eso no hace que Kasia vea su buzón privado. Si la empresa quiere crear tareas a partir de los mensajes entrantes, en Pro hay también Automatizaciones con el disparador «nuevo correo en el buzón» y la acción «crear tarea». En la variante Standard aún puedes crear la tarea manualmente y llevar en ella la conversación del equipo. La diferencia de alcance entre ambas variantes se explica en la comparativa entre Standard y Pro.
La revisión de encargos del viernes no necesita un informe aparte
Para revisar los encargos bastan los filtros de estado, prioridad y plazo, y la ordenación por fecha límite. No busques en Task Manager un panel de ventas: el equipo revisa el trabajo en la lista de tareas.
El viernes Marek abre «Vencidas» y luego revisa los asuntos de la semana siguiente. También puede preguntar al Asistente de IA: «Muéstrame las tareas vencidas». El Asistente de IA conoce las tareas, los plazos y las conversaciones disponibles para quien pregunta, pero es opcional: Task Manager funciona sin él. Si lo activas, usas tu propia clave en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y pagas directamente al proveedor, sin margen de Task Manager. La consulta, con el contexto necesario, se envía entonces al proveedor del modelo elegido.
Los datos de la aplicación están en tu servidor, incluso cuando basta con un hosting compartido normal.
Por la licencia pagas una sola vez según el número de puestos, sin suscripción por cada usuario. El plan Starter en la variante Standard para hasta 8 personas cuesta 690 PLN, y Classic para hasta 20 personas, 1490 PLN. La variante Pro cuesta 1990 PLN y 3990 PLN respectivamente. La licencia es perpetua; incluye 12 meses de actualizaciones, tras los cuales renuevas el acceso a las nuevas versiones de forma opcional. El hosting y el eventual uso de un proveedor de IA se facturan aparte.
Mañana elige tres encargos que ya estén en curso. Para cada uno crea una tarea con el nombre del cliente en el asunto, asigna una persona responsable, indica el plazo y añade una lista de etapas; después comprueba si en el hilo se puede leer el último acuerdo. Si quieres ver este esquema antes de trasladar el resto de los asuntos, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager sustituirá a mi CRM?
No, Task Manager no tiene ficha de cliente ni embudo de ventas, y no sirve para facturar. Puedes llevar el encargo como una tarea con personas asignadas, fecha límite, conversación y adjuntos.
¿Cómo encuentro todos los encargos de un mismo cliente?
Escribe el nombre del cliente en el buscador y úsalo siempre en los títulos de las tareas. El buscador también revisa las descripciones de las tareas, los nombres de los chats y el contenido de los mensajes.
¿Cómo sé que la fecha límite de un encargo se ha cambiado?
Un mensaje del sistema en el hilo de la tarea registra el cambio de fecha límite junto con el valor anterior. La tarjeta muestra después la fecha límite actual y el color correspondiente.
¿Puede el cliente ver su encargo al recibir un enlace?
El enlace a la tarea por sí solo no le da acceso al cliente: una persona sin permisos verá un mensaje, no el contenido. Si quieres compartir un acuerdo concreto fuera de la empresa, exporta ese mensaje a PDF, Word o TXT y comparte el archivo por el medio que prefieras.
¿Recibiré un correo de recordatorio con la aplicación cerrada?
El envío de correos en segundo plano con la aplicación cerrada requiere un CRON en el servidor. Sin él, los correos se envían cuando alguien está usando Task Manager; el programa avisa de esta condición al configurar el recordatorio.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
