Mardi, un client demande à Marek, propriétaire d'un garage de six personnes, s'il récupérera sa voiture vendredi. Marek a reçu un SMS demandant une réparation supplémentaire, le mécanicien se souvient d'une conversation sur des pièces, et l'échéance traîne sur un bout de papier près du bureau. Si vous voulez suivre les commandes clients sans avoir à reconstituer ce genre de conversations, commencez par un seul endroit pour chaque dossier.
Les commandes clients exigent une réponse à trois questions
Pour suivre les commandes clients, vous devez savoir qui gère le dossier, pour quand il doit être prêt et ce qui a été convenu. Quand ces trois réponses se trouvent à des endroits différents, même un employé bien organisé doit interroger le reste de l'équipe.
Marek n'a pas besoin d'un énième bout de papier avec écrit « Nord ». Il a besoin d'un enregistrement que Kasia pourra aussi consulter quand elle répondra au téléphone en son absence. Le problème n'est pas que quelqu'un a oublié quelque chose. Le problème est que l'entreprise n'a pas désigné un seul endroit pour la commande - la façon dont l'information circule détermine généralement pourquoi une équipe perd les décisions prises.
Dans Task Manager, Marek crée une tâche pour la voiture de Nord et y consigne le travail de l'équipe. Ce n'est ni une fiche client, ni un entonnoir de vente, ni un logiciel de facturation. Si vous avez besoin de ces fonctions, la tâche ne remplacera pas un système dédié. Si vous voulez savoir qui fait quoi et pour quand, la tâche est le bon point de départ.
Une commande, c'est une tâche avec un nom qu'on peut retrouver
Créez une tâche distincte pour chaque dossier accepté et indiquez dans son titre le nom du client ainsi que la nature du travail. Task Manager n'a pas de champ « Client » dédié - « Nord - remplacement de la distribution » est une convention de nommage que vous établissez avec votre équipe.
Dans la description, notez le périmètre : ce que le mécanicien doit vérifier, quelles pièces sont nécessaires et ce que la commande ne couvre pas. Ajoutez une échéance avec ou sans heure, définissez une priorité normale ou élevée et assignez des personnes. Dans le garage de Marek, une demande reçue le lundi peut obtenir le titre « Nord - remplacement de la distribution », une échéance au vendredi et une priorité élevée si le client a besoin de sa voiture avant un départ. C'est un exemple d'organisation du travail, pas un type de tâche supplémentaire dans le programme.
Vous changez le statut en « en cours », « terminé » ou « annulé » d'un clic depuis la liste ; une tâche peut aussi n'avoir aucun statut. Quand le client rappellera, vous saisirez « Nord » dans la recherche. Elle parcourt les titres et descriptions des tâches, les noms des discussions ainsi que le contenu des messages, donc une règle de nommage commune pour les dossiers aide à retrouver les décisions précédentes.
Une seule personne pilote la commande, même si plusieurs y travaillent
Désignez une seule personne responsable de la commande et assignez-la à la tâche, même si plusieurs personnes l'exécutent. Ainsi, « c'est Kasia qui s'en occupe » ne reste pas qu'une phrase prononcée un mardi au bureau.
Ouvrez la tâche, choisissez « Modifier », puis dans la section « Assignés », sélectionnez les personnes et cliquez sur « Enregistrer ». Si jeudi Kasia confie le dossier à Marek, modifiez l'assignation ; les messages système dans le fil de discussion enregistreront l'ajout et le retrait des personnes. Une tâche peut avoir plusieurs personnes assignées, c'est pourquoi la règle du responsable unique est un accord au sein de votre équipe, pas une limitation du programme.
Lorsque vous avez des équipes distinctes, l'Espace de travail regroupe les tâches et les discussions, par exemple dans les espaces « Service » et « Montage ». Un membre de l'équipe voit ses propres espaces, et l'élément « Tout » affiche les tâches et discussions de tous les espaces à la fois. Dans chaque Espace de travail, vous définissez séparément qui administre l'espace et qui peut ajouter des tâches et des discussions. L'administrateur dispose d'un accès plus large découlant de son rôle global. Si vous répartissez les dossiers entre plusieurs services, consultez aussi les règles d'attribution des utilisateurs et des rôles.
L'échéance doit être visible avant l'appel du client
Donnez une échéance à chaque commande et consultez-la dans la liste ou dans le Calendrier avant que le client ne demande à récupérer sa voiture. Une carte de tâche rouge signale une échéance dépassée ; bleue - une échéance du jour ; verte - une échéance encore à venir ; et grise - l'absence d'échéance ou une tâche clôturée. La couleur est visible dans la liste, sur le Tableau et dans le Calendrier.
Sur la carte, vous voyez aussi un cercle indiquant le nombre de jours restant avant l'échéance. Les tuiles « À temps », « Aujourd'hui » et « En retard » sont à la fois des compteurs et des filtres. Le vendredi matin, Marek peut ouvrir « Aujourd'hui » et vérifier avec Kasia si les pièces pour la voiture de Nord sont déjà arrivées, plutôt que d'attendre un nouvel appel.
Le Calendrier réunit tâches, événements, rappels et absences de l'équipe. Vous pouvez choisir une vue d'un à sept jours, ou le panneau Liste ; glisser une tâche change son échéance, et la touche Échap annule le geste sans enregistrer. La bande des absences en haut permet de repérer que la personne assignée à la récupération de vendredi est en congé. Si vous utilisez l'Assistant IA, il vous avertira également lors de l'attribution d'une tâche à une personne absente.
Dans le Centre de notifications, un rappel arrive une heure avant l'échéance d'une tâche, et vous recevez une fois par jour un briefing matinal avec une liste cliquable de la journée. Les rappels dans l'application fonctionnent toujours ; seul l'envoi d'e-mails en arrière-plan lorsque l'application est fermée nécessite un CRON sur le serveur. Le CRON est un planificateur qui déclenche des tâches sur le serveur. Sans lui, les e-mails partent lorsque quelqu'un utilise l'application ; le programme vous en avertit au moment de définir le rappel. La simple consultation des tâches « En retard » ne nécessite pas d'attendre un e-mail. Vous trouverez d'autres méthodes dans l'article sur comment suivre les échéances des tâches en équipe.
Cochez les étapes, mais n'y dissimulez pas de nouvelles échéances
Saisissez les étapes courtes d'une commande sous forme de liste de tâches dans la description de la tâche. L'équipe coche les éléments directement dans la fiche, voit une barre de progression commune et la signature de la personne qui a validé chaque point.
Mercredi, Kasia coche « commander les pièces », Marek coche « confirmer le délai avec le client » et le propriétaire voit deux éléments réalisés sur cinq. Il n'a pas besoin de demander si quelqu'un a déjà appelé. Mais si « préparer le devis » nécessite une personne distincte et son propre délai, ne le casez pas sous une petite case à cocher - créez une tâche séparée. C'est une règle d'organisation, pas une décision automatique de Task Manager.
Des étapes ainsi détaillées aident à parler de choses concrètes : pas « où en est Nord ? », mais « les pièces sont-elles commandées ? ». Si vous avez besoin de plus d'exemples de répartition du travail, consultez la checklist dans une tâche.
Notez les décisions dans le fil de discussion de ce même dossier
Menez la discussion sur une commande dans le fil de discussion de la tâche, et pas uniquement dans les messages privés des employés. Tout reste alors au même endroit : questions, réponses, pièces jointes et messages système sur les changements de statut, d'échéance ou de personnes assignées.
Lorsque le client accepte par téléphone un échange de pièce supplémentaire, Marek note la décision dans le fil de discussion de la tâche. Kasia peut répondre avec une mention @ ou citer un message précédent, ce qui fait défiler la conversation jusqu'à l'original. Cela reste une trace interne : le simple ajout d'une information à la tâche ne l'envoie pas au client.
Vous ajoutez une photo de pièce ou un document avec le trombone, en le glissant dans la fenêtre ou en le collant depuis le presse-papiers. Une pièce jointe peut peser jusqu'à 100 Mo par fichier, et le trombone « Fichiers » dans l'en-tête du fil de discussion ouvre aussi les pièces jointes des messages plus anciens, pas encore chargés. Si une grande image collée directement dans le texte empêche l'enregistrement du message, ajoutez-la plutôt en pièce jointe.
Réservez la discussion dans l'Espace de travail aux questions rapides qui n'ont besoin ni de statut ni d'échéance. Notez les décisions concernant une commande dans son fil de discussion.
La note contenant l'étendue des travaux est privée tant que vous ne la partagez pas vous-même - le simple fait de l'associer à un Espace de travail ne donne pas accès aux autres.
Lorsque vous souhaitez transmettre au client une confirmation écrite précise, vous pouvez exporter un seul message en PDF, Word ou TXT. Le fichier indique qui l'a écrit, quand et dans quel fil de discussion ; le lien privé de téléchargement expire après 24 heures.
Le mail peut côtoyer la tâche, mais la Messagerie nécessite Pro
Si vous recevez des commandes par e-mail, la version Pro vous permet de lire et d'envoyer des messages depuis une boîte IMAP/SMTP connectée, à côté des tâches. Vous pouvez aussi associer un fil de messagerie à une tâche comme raccourci de navigation. Cette association ne partage pas le contenu de la messagerie avec d'autres personnes.
Jeudi, un message arrive à l'atelier de Marek avec une photo supplémentaire du client. Marek peut associer le mail à la tâche Nord, mais Kasia ne verra pas pour autant sa boîte mail privée. Si l'entreprise souhaite créer des tâches à partir des messages entrants, la version Pro propose aussi des Automatisations avec le déclencheur « nouvel e-mail dans la boîte » et l'action « créer une tâche ». Dans la version Standard, vous pouvez toujours créer une tâche manuellement et y mener la discussion d'équipe. La différence entre les deux versions est expliquée dans la comparaison Standard et Pro.
La revue des commandes du vendredi ne nécessite pas de rapport séparé
Pour passer en revue les commandes, les filtres de statut, de priorité et d'échéance, ainsi que le tri par échéance, suffisent. Ne cherchez pas de tableau de bord commercial dans Task Manager - l'équipe passe en revue le travail sur la liste des tâches.
Le vendredi, Marek ouvre « En retard », puis vérifie les dossiers pour la semaine suivante. Il peut aussi demander à l'Assistant IA : « Montre-moi les tâches en retard ». L'Assistant IA connaît les tâches, les échéances et les conversations accessibles à la personne qui interroge, mais il est facultatif : Task Manager fonctionne sans lui. Si vous l'activez, vous utilisez votre propre clé chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et payez directement le fournisseur, sans marge de Task Manager. La requête, accompagnée du contexte nécessaire, est alors envoyée au fournisseur de modèle choisi.
Les données de l'application se trouvent sur votre serveur, même lorsqu'un simple hébergement mutualisé suffit.
Vous payez la licence une seule fois, selon le nombre de postes, sans abonnement par utilisateur. Le plan Starter en version Standard jusqu'à 8 personnes coûte 690 zł, et Classic jusqu'à 20 personnes - 1 490 zł. La version Pro coûte respectivement 1 990 zł et 3 990 zł. La licence est perpétuelle ; elle inclut 12 mois de mises à jour, après quoi vous renouvelez l'accès aux nouvelles versions de façon optionnelle. L'hébergement et l'éventuelle utilisation d'un fournisseur d'IA sont facturés séparément.
Demain, choisissez trois commandes déjà en cours. Pour chacune, créez une tâche avec le nom du client dans le titre, assignez une personne responsable, indiquez une échéance et ajoutez une liste d'étapes ; vérifiez ensuite que la dernière décision est lisible dans le fil de discussion. Si vous voulez voir cette organisation avant de transférer le reste de vos dossiers, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Task Manager va-t-il remplacer mon CRM ?
Non, Task Manager n'a pas de fiche client ni d'entonnoir de vente et ne sert pas à la facturation. Vous pouvez y gérer une commande sous forme de tâche avec des personnes assignées, une échéance, une discussion et des pièces jointes.
Comment trouver toutes les commandes d'un même client ?
Saisissez le nom du client dans la recherche et placez-le systématiquement dans les titres des tâches. La recherche parcourt aussi les descriptions des tâches, les noms des discussions et le contenu des messages.
Comment savoir que l'échéance d'une commande a été reportée ?
Un message système dans le fil de discussion de la tâche enregistre le changement d'échéance avec son ancienne valeur. La carte affiche ensuite l'échéance actuelle et la couleur correspondante.
Le client peut-il voir sa commande en recevant un lien ?
Le simple lien vers la tâche ne donne pas accès au client : une personne sans autorisation verra un message d'erreur, pas le contenu. Si vous voulez communiquer une décision précise en dehors de l'entreprise, exportez un message unique en PDF, Word ou TXT et partagez le fichier par le moyen de votre choix.
Vais-je recevoir un e-mail de rappel quand l'application est fermée ?
L'envoi d'e-mails en arrière-plan quand l'application est fermée nécessite un CRON sur le serveur. Sans cela, les e-mails partent lorsque quelqu'un utilise Task Manager ; le programme signale cette condition au moment de la définition du rappel.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
