Na terça-feira, um cliente pergunta a Marek, dono de uma oficina de seis pessoas, se vai levantar o carro na sexta-feira. Marek tem um SMS a pedir uma reparação adicional, o mecânico lembra-se da conversa sobre as peças, e o prazo está num papel junto à secretária. Se quer acompanhar os pedidos dos clientes sem ter de reconstruir estas conversas, comece por ter um único local para cada assunto.
Os pedidos de clientes exigem resposta a três perguntas
Para acompanhar os pedidos dos clientes, precisa de saber quem gere o assunto, para quando deve estar pronto e o que foi combinado. Quando estas três respostas estão espalhadas por vários sítios, mesmo um funcionário bem organizado tem de perguntar ao resto da equipa.
Marek não precisa de mais um papel com o nome “Nord”. Precisa de um registo que também a Kasia possa consultar quando atender o telefone na sua ausência. O problema não é alguém não se lembrar de algo. É a empresa não ter definido um único local para o pedido - sobre porque é que a equipa perde os acordos, decide geralmente a forma como a informação é transmitida.
No Task Manager, Marek cria uma tarefa para o carro da Nord e regista nela o trabalho da equipa. Isto não é uma ficha de clientes, nem um funil de vendas, nem um programa de faturação. Se precisar dessas funções, a tarefa não substitui um sistema à parte. Se quiser saber quem faz o quê e para quando, a tarefa é o ponto de partida certo.
Um pedido é uma tarefa com um nome que se consegue encontrar
Crie uma tarefa separada para cada assunto aceite e escreva no título o nome do cliente e o âmbito do trabalho. O Task Manager não tem um campo próprio “Cliente” - “Nord - substituição da correia de distribuição” é uma convenção de nomenclatura que combina com a sua equipa.
Na descrição, registe o âmbito: o que o mecânico deve verificar, que peças são necessárias e o que o pedido não inclui. Acrescente um prazo com ou sem hora, defina a prioridade normal ou alta e atribua pessoas. Na oficina de Marek, um pedido de segunda-feira pode receber o título “Nord - substituição da correia de distribuição”, prazo para sexta-feira e prioridade alta, se o cliente precisar do carro antes de uma viagem. Isto é um exemplo de organização do trabalho, não um tipo adicional de tarefa no programa.
Pode mudar o estado para “em curso”, “concluído” ou “cancelado” com um clique a partir da lista; a tarefa também pode não ter estado. Quando o cliente ligar de novo, escreva “Nord” na pesquisa. Esta percorre os títulos e descrições das tarefas, os nomes das conversas e o conteúdo das mensagens, por isso uma regra comum de nomenclatura dos assuntos ajuda a encontrar acordos anteriores.
Uma pessoa gere o pedido, embora várias trabalhem nele
Defina uma única pessoa responsável pelo pedido e atribua-a à tarefa, mesmo que haja vários executantes. Assim, “a Kasia trata disto” deixa de ser apenas uma frase dita à terça-feira junto à secretária.
Abra a tarefa, escolha “Editar” e, na secção “Atribuídos”, selecione as pessoas e clique em “Guardar”. Se na quinta-feira a Kasia passar o assunto ao Marek, altere a atribuição; as mensagens do sistema na conversa registam a adição e remoção de pessoas. Uma tarefa pode ter mais do que uma pessoa atribuída, por isso a regra de um único responsável é um acordo da sua equipa, não uma limitação do programa.
Quando tem equipas separadas, o Workspace agrupa tarefas e conversas, por exemplo nos espaços “Assistência” e “Montagem”. Um membro da equipa vê os seus espaços, e a opção “Tudo” mostra tarefas e conversas de todos os espaços em simultâneo. Em cada Workspace define separadamente quem administra o espaço e quem pode adicionar tarefas e conversas. O administrador tem um acesso mais amplo decorrente da função global. Se divide os assuntos entre vários departamentos, consulte também as regras de atribuição de utilizadores e funções.
O prazo tem de estar visível antes do telefonema do cliente
Defina um prazo para o pedido e verifique-o na lista ou no Calendário, antes de o cliente perguntar sobre o levantamento. Um cartão de tarefa vermelho indica um prazo que já passou; azul - prazo para hoje; verde - prazo ainda por vir; e cinzento - sem prazo ou tarefa fechada. A cor é visível na lista, no Quadro e no Calendário.
Junto ao cartão vê também um círculo com o número de dias até ao prazo. Os blocos “Dentro do prazo”, “Hoje” e “Fora de prazo” são simultaneamente contadores e filtros. Na sexta-feira de manhã, o Marek pode abrir “Hoje” e verificar com a Kasia se as peças para o carro da Nord já chegaram, em vez de esperar por mais um telefonema.
O Calendário reúne tarefas, eventos, lembretes e ausências da equipa. Pode escolher uma vista de um a sete dias ou o painel Lista; arrastar uma tarefa altera o prazo, e a tecla Esc interrompe o gesto sem guardar. A faixa de ausências no topo ajuda a perceber que a pessoa responsável pela recolha de sexta-feira está de férias. Se utilizar o Assistente de IA, este também o avisa ao atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente.
No Centro de notificações, o lembrete chega uma hora antes do prazo da tarefa, e uma vez por dia recebe um resumo matinal com a lista clicável do dia. Os lembretes na aplicação funcionam sempre; já o envio de e-mails em segundo plano, com a aplicação fechada, requer um CRON no servidor. CRON é um agendador que executa tarefas no servidor. Sem ele, os e-mails saem quando alguém está a utilizar a aplicação; o programa avisa sobre isso ao definir um lembrete. A simples consulta das tarefas "Fora do prazo" não exige esperar por um e-mail. Encontra mais formas de o fazer no texto sobre como acompanhar os prazos das tarefas numa equipa.
Assinale as etapas, mas não esconda novos prazos por baixo delas
Escreva as etapas curtas de uma encomenda como uma lista de tarefas na descrição da tarefa. A equipa assinala os pontos diretamente no cartão, vê uma barra de progresso comum e a indicação da pessoa que marcou cada ponto.
Na quarta-feira, a Kasia assinala "encomendar peças", o Marek assinala "confirmar o prazo com o cliente" e o proprietário vê dois pontos concluídos de cinco. Não precisa de perguntar se alguém já telefonou. Mas se "preparar o orçamento" exigir uma pessoa própria e um prazo próprio, não o esconda debaixo de uma pequena caixa de verificação - crie uma tarefa separada. Esta é uma regra organizacional, não uma decisão automática do Task Manager.
Etapas assim detalhadas ajudam a falar de coisas concretas: não "como vai o Nord?", mas sim "as peças já estão encomendadas?". Se precisar de mais exemplos de divisão do trabalho, consulte a checklist numa tarefa.
Registe os acordos na conversa dessa mesma tarefa
Conduza a conversa sobre a encomenda na conversa da tarefa, e não apenas em mensagens privadas entre colaboradores. Num único local ficam as perguntas, respostas, anexos e mensagens do sistema sobre alterações de estado, prazo ou pessoas atribuídas.
Quando o cliente aceita por telefone uma troca adicional de peças, o Marek regista o acordo na conversa da tarefa. A Kasia pode responder com uma menção @ ou citar uma mensagem anterior, que leva de volta à original. Continua a ser um registo interno: o simples facto de adicionar a informação à tarefa não a envia ao cliente.
Pode adicionar uma fotografia de uma peça ou um documento através do clipe, arrastando-o para a janela ou colando-o a partir da área de transferência. Um anexo pode ter até 100 MB por ficheiro, e o clipe "Ficheiros" no cabeçalho da conversa também dá acesso a materiais de mensagens antigas ainda não carregadas. Se uma imagem grande colada diretamente no texto impedir guardar a mensagem, adicione-a como anexo.
Deixe o chat do Workspace para perguntas rápidas que não precisam de estado nem de prazo. Registe os acordos relativos à encomenda na respetiva conversa.
A nota com o âmbito do trabalho é privada até a partilhar você mesmo - a simples atribuição ao Workspace não dá acesso a outras pessoas.
Quando quiser entregar ao cliente uma confirmação concreta por escrito, pode exportar uma única mensagem para PDF, Word ou TXT. O ficheiro contém a informação de quem a escreveu, quando e em que conversa; o link privado de transferência expira ao fim de 24 horas.
O e-mail pode estar ao lado da tarefa, mas o Correio requer o Pro
Se recebe encomendas por e-mail, a variante Pro permite ler e enviar mensagens a partir de uma caixa de correio IMAP/SMTP ligada, ao lado das tarefas. A conversa de correio também pode ser associada a uma tarefa como atalho de navegação. Esta associação não disponibiliza o conteúdo do correio a outras pessoas.
Na quinta-feira, chega à oficina do Marek uma mensagem com uma fotografia adicional do cliente. O Marek pode associar o e-mail à tarefa Nord, mas a Kasia não vê por isso a sua caixa de correio privada. Se a empresa quiser criar tarefas com base em mensagens recebidas, no Pro existem também Automações com o gatilho "novo e-mail na caixa de correio" e a ação "criar tarefa". Na variante Standard pode sempre criar a tarefa manualmente e conduzir nela a conversa da equipa. A diferença no âmbito de ambas as variantes é explicada na comparação entre Standard e Pro.
A revisão de encomendas de sexta-feira não precisa de um relatório separado
Para a revisão de encomendas bastam os filtros de estado, prioridade e prazo, e a ordenação por prazo. Não procure no Task Manager um painel de vendas - a equipa revê o trabalho na lista de tarefas.
Na sexta-feira, o Marek abre "Fora do prazo" e depois verifica os assuntos para a semana seguinte. Também pode perguntar ao Assistente de IA: "Mostra as tarefas fora do prazo". O Assistente de IA conhece as tarefas, prazos e conversas disponíveis para a pessoa que pergunta, mas é opcional: o Task Manager funciona sem ele. Se o ativar, utiliza a sua própria chave junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e paga diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager. O pedido com o contexto necessário é então enviado ao fornecedor de modelo escolhido.
Os dados da aplicação ficam no seu servidor, mesmo quando basta um alojamento partilhado comum.
Paga a licença uma única vez, de acordo com o número de postos, sem mensalidade por utilizador. O plano Starter na variante Standard até 8 pessoas custa 690 PLN, e o Classic até 20 pessoas - 1.490 PLN. A variante Pro custa, respetivamente, 1.990 PLN e 3.990 PLN. A licença é perpétua; inclui 12 meses de atualizações, após os quais pode renovar o acesso a novas versões de forma opcional. O alojamento e a eventual utilização de um fornecedor de IA são faturados separadamente.
Amanhã, escolha três encomendas que já estão em curso. Para cada uma, crie uma tarefa com o nome do cliente no assunto, atribua uma pessoa responsável, defina o prazo e adicione uma lista de etapas; depois verifique se na conversa é possível identificar o último acordo. Se quiser ver esta configuração antes de transferir o resto dos assuntos, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
O Task Manager vai substituir o meu CRM?
Não, o Task Manager não tem ficha de cliente nem funil de vendas e não serve para faturação. Pode nele gerir um pedido como uma tarefa com pessoas atribuídas, prazo, conversa e anexos.
Como encontrar todos os pedidos de um cliente?
Escreva o nome do cliente na pesquisa e use-o de forma consistente nos títulos das tarefas. A pesquisa verifica também as descrições das tarefas, os nomes das conversas e o conteúdo das mensagens.
Como sei que o prazo do pedido foi alterado?
Uma mensagem do sistema na conversa da tarefa regista a alteração do prazo juntamente com o valor anterior. O cartão mostra depois o prazo atual e a cor correspondente.
O cliente pode ver o seu pedido ao receber um link?
O simples link para a tarefa não dá acesso ao cliente: uma pessoa sem permissões verá uma mensagem, não o conteúdo. Se quiser partilhar um acordo específico fora da empresa, exporte uma única mensagem para PDF, Word ou TXT e partilhe o ficheiro pelo meio que escolher.
Vou receber um e-mail de lembrete com a aplicação fechada?
O envio de e-mails em segundo plano com a aplicação fechada requer um CRON no servidor. Sem isso, os e-mails são enviados quando alguém está a usar o Task Manager; o programa assinala esta condição ao definir o lembrete.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
