Martedì un cliente chiede a Marek, proprietario di un'officina di sei persone, se potrà ritirare l'auto venerdì. Marek ha un SMS con la richiesta di una riparazione aggiuntiva, il meccanico ricorda una conversazione sui pezzi di ricambio, e la scadenza è su un foglio accanto alla scrivania. Se vuoi tenere traccia degli ordini dei clienti senza dover ricostruire conversazioni del genere, inizia da un unico posto per ogni pratica.
Gli ordini dei clienti richiedono una risposta a tre domande
Per tenere traccia degli ordini dei clienti, devi sapere chi segue la pratica, per quando deve essere pronta e cosa è stato stabilito. Quando queste tre risposte si trovano in posti diversi, anche un dipendente ben organizzato deve chiedere al resto del team.
Marek non ha bisogno di un altro foglietto con scritto "Nord". Ha bisogno di un registro a cui possa accedere anche Kasia, quando risponde al telefono in sua assenza. Il problema non è che qualcuno non si è ricordato qualcosa. Il problema è che l'azienda non ha indicato un unico posto per l'ordine - su perché il team perde gli accordi decide di solito il modo in cui viene trasmessa l'informazione.
In Task Manager Marek crea un'attività per l'auto Nord e vi registra il lavoro del team. Non è una scheda clienti, una pipeline di vendita né un programma di fatturazione. Se ti servono queste funzioni, l'attività non sostituirà un sistema dedicato. Se vuoi sapere chi fa cosa e per quando, l'attività è il punto di partenza giusto.
Un ordine è un'attività con un nome che si può ritrovare
Crea un'attività separata per ogni pratica accettata e scrivi nel suo oggetto il nome del cliente e l'ambito del lavoro. Task Manager non ha un campo separato "Cliente" - "Nord - sostituzione distribuzione" è una convenzione di denominazione che stabilisci con il team.
Nella descrizione annota l'ambito: cosa deve controllare il meccanico, quali pezzi servono e cosa non è incluso nell'ordine. Aggiungi una scadenza con o senza orario, imposta la priorità normale o alta e assegna le persone. Nell'officina di Marek, una segnalazione del lunedì può ricevere l'oggetto "Nord - sostituzione distribuzione", la scadenza al venerdì e la priorità alta, se il cliente ha bisogno dell'auto prima di partire. È un esempio di organizzazione del lavoro, non un tipo aggiuntivo di attività nel programma.
Lo stato lo cambi in "in corso", "fatto" o "annullato" con un clic dalla lista; l'attività può anche non avere alcuno stato. Quando il cliente richiama, digiti "Nord" nella ricerca. Questa controlla gli oggetti e le descrizioni delle attività, i nomi delle chat e il contenuto dei messaggi, quindi una regola condivisa per nominare le pratiche aiuta a ritrovare gli accordi precedenti.
Una persona segue l'ordine, anche se ci lavorano in più
Stabilisci un'unica persona responsabile dell'ordine e assegnala all'attività, anche se gli esecutori sono più di uno. Così "Kasia se ne occupa" non resta solo una frase detta martedì alla scrivania.
Apri l'attività, seleziona "Modifica" e nella sezione "Assegnati" seleziona le persone e clicca "Salva". Se giovedì Kasia passa la pratica a Marek, cambia l'assegnazione; i messaggi di sistema nella discussione registreranno l'aggiunta e la rimozione delle persone. Un'attività può avere più di una persona assegnata, quindi la regola dell'unico responsabile è un accordo nel tuo team, non un limite del programma.
Quando hai team separati, lo Spazio di lavoro raggruppa attività e chat, ad esempio negli spazi "Assistenza" e "Montaggio". Un membro del team vede i propri spazi, mentre la voce "Tutto" mostra attività e chat di tutti gli spazi insieme. In ogni Spazio di lavoro imposti separatamente chi amministra lo spazio e chi può aggiungere attività e chat. L'amministratore ha un accesso più ampio derivante dal ruolo globale. Se dividi le pratiche tra più reparti, consulta anche le regole di assegnazione di utenti e ruoli.
La scadenza deve essere visibile prima della telefonata del cliente
Assegna una scadenza all'ordine e controllala nella lista o nel Calendario, prima che il cliente chieda del ritiro. Una scheda dell'attività rossa indica una scadenza scaduta; blu - scadenza per oggi; verde - scadenza ancora davanti al team; grigia - nessuna scadenza o attività chiusa. Il colore si vede nella lista, nella Bacheca e nel Calendario.
Accanto alla scheda vedi anche un cerchio con il numero di giorni alla scadenza. I riquadri "In termine", "Per oggi" e "In ritardo" sono allo stesso tempo contatori e filtri. Venerdì mattina Marek può aprire "Per oggi" e verificare con Kasia se i pezzi per l'auto Nord sono già arrivati, invece di aspettare un'altra telefonata.
Il Calendario unisce attività, eventi, promemoria e assenze del team. Puoi scegliere una vista da uno a sette giorni oppure il pannello Lista; trascinando un'attività ne cambi la scadenza e il tasto Esc interrompe il gesto senza salvare. La fascia delle assenze in alto aiuta a notare che la persona assegnata al ritiro di venerdì è in ferie. Se usi l'Assistente AI, ti avviserà anche quando assegni un'attività a una persona assente.
Nel Centro notifiche il promemoria arriva un'ora prima della scadenza dell'attività, e una volta al giorno ricevi un briefing mattutino con l'elenco cliccabile della giornata. I promemoria nell'app funzionano sempre; solo l'invio delle email in background ad app chiusa richiede un CRON sul server. Il CRON è una pianificazione che avvia attività sul server. Senza di esso, le email vengono inviate quando qualcuno sta usando l'app; il programma avvisa di questo quando imposti un promemoria. La semplice consultazione delle attività "In ritardo" non richiede di attendere l'email. Trovi altri suggerimenti nell'articolo su come tenere sotto controllo le scadenze delle attività nel team.
Spunta le fasi, ma non nascondere nuove scadenze sotto di esse
Scrivi brevi fasi dell'incarico come lista to-do nella descrizione dell'attività. Il team spunta i punti direttamente nella scheda, vede la barra di avanzamento comune e il nome della persona che ha segnato ciascun punto.
Mercoledì Kasia spunta "ordinare i pezzi", Marek segna "confermare la data con il cliente" e il titolare vede due punti su cinque completati. Non deve chiedere se qualcuno ha già telefonato. Se però "preparare il preventivo" richiede una persona separata e una propria scadenza, non comprimerlo in una piccola casella di controllo: crea un'attività separata. È una regola organizzativa, non una decisione automatica di Task Manager.
Fasi strutturate in questo modo aiutano a parlare di cose concrete: non "come va con Nord?", ma "i pezzi sono stati ordinati?". Se ti servono altri esempi di suddivisione del lavoro, guarda la checklist in un'attività.
Annota gli accordi nella discussione della stessa pratica
Svolgi la conversazione sull'incarico nella discussione dell'attività, non solo nei messaggi privati tra dipendenti. In un unico posto restano domande, risposte, allegati e messaggi di sistema sui cambi di stato, scadenza o persone assegnate.
Quando il cliente accetta per telefono una sostituzione aggiuntiva di un pezzo, Marek registra l'accordo nella discussione dell'attività. Kasia può rispondere con una menzione @ oppure citare un messaggio precedente, che riporta la conversazione all'originale. Resta comunque una registrazione interna: il solo aggiungere l'informazione all'attività non la invia al cliente.
Puoi aggiungere una foto del pezzo o un documento con la graffetta, trascinarlo nella finestra oppure incollarlo dagli appunti. Un allegato può arrivare fino a 100 MB per file, e la graffetta "File" nell'intestazione della discussione apre anche i materiali dei messaggi più vecchi non ancora caricati. Se una foto grande incollata direttamente nel testo impedisce di salvare il messaggio, aggiungila come allegato.
Lascia la Chat nello Spazio di lavoro per domande rapide che non necessitano di stato né scadenza. Registra gli accordi sull'incarico nella sua discussione.
La nota con l'ambito dei lavori è privata finché non la condividi tu stesso - il solo assegnarla allo Spazio di lavoro non dà accesso ad altri.
Quando vuoi consegnare al cliente una conferma concreta per iscritto, puoi esportare un singolo messaggio in PDF, Word o TXT. Il file contiene l'informazione su chi lo ha scritto, quando e in quale discussione; il link privato per il download scade dopo 24 ore.
La posta può stare accanto all'attività, ma la Posta richiede Pro
Se ricevi gli incarichi via email, la variante Pro ti permette di leggere e inviare messaggi dalla casella IMAP/SMTP collegata accanto alle attività. Puoi anche collegare una discussione di posta a un'attività come scorciatoia di navigazione. Questo collegamento non condivide il contenuto della posta con altre persone.
Giovedì arriva all'officina di Marek un messaggio con una foto aggiuntiva da parte del cliente. Marek può collegare l'email all'attività Nord, ma Kasia non vedrà per questo la sua casella privata. Se l'azienda vuole creare attività in base ai messaggi in arrivo, in Pro ci sono anche le Automazioni con il trigger "nuova email nella casella" e l'azione "crea attività". Nella variante Standard puoi comunque creare un'attività manualmente e portare avanti la conversazione del team al suo interno. La differenza tra le due varianti è spiegata nel confronto tra Standard e Pro.
La revisione degli incarichi del venerdì non ha bisogno di un report separato
Per la revisione degli incarichi bastano i filtri di stato, priorità e scadenza, oltre all'ordinamento per scadenza. Non cercare in Task Manager una dashboard vendite - il team esamina il lavoro nell'elenco delle attività.
Venerdì Marek apre "In ritardo" e poi controlla le pratiche per la settimana successiva. Può anche chiedere all'Assistente AI: "Mostra le attività in ritardo". L'Assistente AI conosce le attività, le scadenze e le conversazioni disponibili alla persona che chiede, ma è opzionale: Task Manager funziona anche senza di esso. Se lo attivi, usi la tua chiave presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok e paghi direttamente il fornitore, senza il margine di Task Manager. La richiesta con il contesto necessario arriva allora al fornitore del modello scelto.
I dati dell'applicazione si trovano sul tuo server, anche quando basta un normale hosting condiviso.
Per la licenza paghi una volta sola in base al numero di postazioni, senza abbonamento per ogni utente. Il piano Starter nella variante Standard fino a 8 persone costa 690 PLN, mentre Classic fino a 20 persone - 1 490 PLN. La variante Pro costa rispettivamente 1 990 PLN e 3 990 PLN. La licenza è perpetua; include 12 mesi di aggiornamenti, dopo i quali rinnovi facoltativamente l'accesso alle nuove versioni. Hosting ed eventuale utilizzo di un fornitore AI li gestisci separatamente.
Domani scegli tre incarichi già in corso. Per ciascuno crea un'attività con il nome del cliente nell'oggetto, assegna una persona responsabile, inserisci la scadenza e aggiungi un elenco di fasi; poi verifica se dalla discussione si riesce a leggere l'ultimo accordo. Se vuoi vedere questa impostazione prima di trasferire il resto delle pratiche, apri Demo.
Domande frequenti
Task Manager sostituirà il mio CRM?
No, Task Manager non ha una scheda cliente né una pipeline di vendita e non serve per la fatturazione. Puoi però gestire un ordine come attività, con persone assegnate, scadenza, conversazione e allegati.
Come trovo tutti gli ordini di un cliente?
Digita il nome del cliente nella ricerca e inseriscilo in modo coerente nell'oggetto delle attività. La ricerca controlla anche le descrizioni delle attività, i nomi delle chat e il contenuto dei messaggi.
Come faccio a sapere che la scadenza dell'ordine è stata spostata?
Un messaggio di sistema nella discussione dell'attività registra la modifica della scadenza insieme al suo valore precedente. La scheda mostra poi la scadenza attuale e il colore corrispondente.
Il cliente può vedere il suo ordine dopo aver ricevuto il link?
Il semplice link all'attività non dà accesso al cliente: una persona senza i permessi vedrà un messaggio, non il contenuto. Se vuoi condividere un accordo specifico al di fuori dell'azienda, esporta un singolo messaggio in PDF, Word o TXT e condividi il file nel modo che preferisci.
Riceverò un'e-mail di promemoria con l'applicazione chiusa?
L'invio di e-mail in background con l'applicazione chiusa richiede un CRON sul server. Senza di esso, le e-mail vengono inviate quando qualcuno sta usando Task Manager; il programma segnala questa condizione quando imposti un promemoria.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
