V pondělí se nová účetní ptá Marty, která vede devítičlennou účetní kancelář, na podmínky smlouvy s klientem Delta. Odpověď může být v poznámce ze schůzky nebo v podepsaném PDF, ale nikdo si nepamatuje kde. Marta se chce zeptat AI asistenta - může určit zdroje přímo v konverzaci nebo využít znalostní bázi AI, místo aby spoléhala na odpověď bez firemního kontextu.
Znalostní báze AI a zdroje konverzace jsou dvě cesty k dokumentům
Aby AI asistent odpovídal na základě firemních dohod, můžete určit zdroje přímo v konkrétní konverzaci nebo využít znalostní bázi AI. První možnost ovládáte vy, druhou spravuje správce v Nastavení → AI; znalostní báze AI je součástí varianty Pro.
Rozdíl je důležitý, když se Marta ptá na podmínky smlouvy. Pokud ví, kde je podepsaný dokument uložený, vybere ho jako zdroj konverzace. Pokud to neví, znalostní báze AI může najít odpovídající pasáž v indexované poznámce nebo souboru, aniž by ho musela při otázce ručně určovat. Takovému vyhledávání pasáží v dokumentech se někdy říká RAG: model dostane kontext vyhledaný ve firemních materiálech.
Nejde o dvě označení téhož tlačítka. Zdroje patří k vybranému vláknu AI asistenta, zatímco znalostní báze je automatický kontext, který spravuje správce. Fungování obou možností popisuje také stránka o firemních znalostech pro AI.
Když dokument znáte, určete ho v konverzaci
Zdroj konverzace vyberete tlačítkem Zdroje pod jejím názvem v okně AI asistenta. Můžete určit několik míst najednou: například poznámku, úkol a kalendář, místo abyste otázku omezili na jediný dokument.
Ve středu Marta otevře vlákno věnované klientovi Delta, určí složku se smlouvami a poznámku ze schůzky a zeptá se na dohodnutou podmínku. Tip: kliknutím na řádek označíte zdroj. Šipka › otevře jeho obsah a lišta ‹ vás vrátí o úroveň výš. Když si Marta pamatuje jen slovo „Delta“, zadá ho do vyhledávání v horní části okna a zobrazí se odpovídající zdroje z celé dostupné kolekce.
Na výběr máte vlastní úkoly nebo kalendář s výchozím rozsahem sedmi nadcházejících dnů. V otázce můžete zahrnout celý Pracovní prostor s úkoly a chaty nebo vybrat jeden úkol, chat či poznámku. Můžete také určit složku včetně podsložek nebo jeden soubor z modulu Soubory, který je součástí varianty Pro. Složka v sekci Dokumenty zahrnuje soubory a poznámky, které obsahuje. Určený úkol nebo chat zahrnuje také soubory, které do něj byly přidány, a to jak ze zpráv, tak z modulu Soubory.
Každá konverzace má vlastní sadu zdrojů. Nové vlákno začíná obecně - vidí jen vaše úkoly, takže smlouvy s klientem Delta automaticky nepřevezme. Pokud chcete vést samostatnou konverzaci se stejnými materiály, vyberte v nabídce vlákna možnost Duplikovat se zdroji.
Pod seznamem zdrojů uvidíte ukazatel využití. Pokud určíte víc obsahu, než model dokáže zpracovat, AI asistent vám oznámí, co nezahrnul; nejprve se vynechají široké rozsahy, zatímco úkoly určené přímo zůstávají. Proto Marta při otázce na jedno ustanovení smlouvy začne konkrétním dokumentem, ne celým Pracovním prostorem.
Znalostní báze AI vyhledává pasáže, aniž byste při otázce určovali soubor
Znalostní báze AI umožňuje AI asistentovi najít odpovídající pasáž ve firemních materiálech, i když v konverzaci neurčíte soubor. Jde o funkci varianty Pro, kterou správce ovládá v Nastavení → AI v části „Znalostní báze AI“.
Model vytváří shrnutí úkolů a chatů a ukládá do báze rozhodnutí, závěry a dohody. Poznámky a Soubory se přidávají v původním znění, rozděleném na pasáže. Pokud Marta zaznamená podmínku spolupráce do poznámky, báze ji může najít na základě otázky zaměstnance, aniž by poznámku bylo nutné připojovat ke každému vláknu.
Ve výchozím nastavení je Automatická aktualizace znalostní báze nastavena na „Ano“: báze se jednou denně aktualizuje na pozadí. Správce může zvolit „Ne“ a spouštět aktualizaci tlačítkem Aktualizovat znalostní bázi AI; návod tento režim doporučuje při velmi vysokém počtu úkolů nebo chatů. Dokument přesunutý do koše zmizí z báze při nejbližší aktualizaci, nikoli okamžitě po smazání.
Sémantické vyhledávání, tedy vyhledávání podle významu, nejen podle shodných slov, vyžaduje OpenAI nebo Gemini; u těchto poskytovatelů je ve výchozím nastavení zapnuté.
| Otázka | Zdroje konverzace | Báze znalostí AI |
|---|---|---|
| Kdo rozhoduje? | Uživatel vybírá zdroje pro vlákno | Správce spravuje bázi v Nastavení → AI |
| Odkud pochází obsah? | Z určených dostupných úkolů, chatů, poznámek a dalších zdrojů | Ze shrnutí úkolů a chatů a z pasáží v sekcích Poznámky a Soubory |
| Kdy se hodí nejvíc? | Když víte, který dokument potřebujete | Když se ptáte na dohodu, ale neznáte soubor |
| Která varianta? | Soubory a Pošta jako zdroje vyžadují Pro | Firemní znalosti AI vyžadují Pro |
Ne každý PDF soubor je dokument, který AI přečte
AI asistent nepřečte PDF, které je pouze naskenované a nemá textovou vrstvu, ani starý binární soubor DOC. Pokud uchováváte takové smlouvy, připravte PDF s textem nebo dokument předtím, než se o něj opřete při odpovídání, uložte ve formátu DOCX.
Při čtení příloh podporuje AI asistent textové soubory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS a PDF. Obrázky JPG, PNG, GIF a WebP může vizuálně analyzovat, pokud vybraný model podporuje obrázky; to ale neznamená OCR u naskenovaného PDF. Do indexované znalostní báze se ukládá text ze souborů TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX a PDF s textovou vrstvou.
Přílohu ze zprávy lze přečíst přibližně do 50 KB textu, soubor uvedený jako zdroj znalostí do 300 000 znaků a index znalostní báze si z jednoho souboru zapamatuje až 54 000 znaků. U souboru uvedeného jako zdroj čte AI asistent text po částech o přibližně 24 000 znacích a podle potřeby načítá další. Pokud se odpověď týká závěrečných stran dlouhé smlouvy, ověřte ji v dokumentu a nepředpokládejte, že každá cesta pokryla stejnou část textu.
Složka v Pracovním prostoru nezpřístupní soubor celému týmu
Soubor umístěný ve složce Pracovního prostoru zůstává ve výchozím nastavení soukromý. Přístup k poznámkám a souborům ve znalostní bázi se řídí jejich vlastními oprávněními: v odpovědi uvidíte pouze dokumenty, které můžete otevřít, a toto pravidlo platí i pro administrátora.
Ve čtvrtek může Marta sdílet vybranou poznámku s účetní pouze k nahlédnutí, aniž by ji zpřístupnila celé kanceláři. Samotné přiřazení poznámky k Pracovnímu prostoru ostatním přístup neposkytuje. Jinak je tomu u souboru nahraného přímo do složky úkolu nebo chatu: vidí ho účastníci daného vlákna. Pokud zaměstnanec ztratí oprávnění ke zdroji, AI asistent ho při jeho příštím dotazu vynechá.
Administrátor má přístup ke všem úkolům a chatům, ale nezískává tím přístup k soukromým poznámkám a souborům ostatních. Nevidí ani soukromá vlákna konverzací s AI asistentem. Pokud rozdělujete dokumenty mezi několik lidí, začněte pravidly rolí a oprávnění v Task Manageru a teprve potom uspořádejte zdroje.
Pošta vyžaduje samostatné rozhodnutí a dotaz se odesílá poskytovateli modelu
Když se zeptáte AI asistenta, dotaz spolu s vybraným kontextem se pomocí vašeho klíče API odešle externímu poskytovateli modelu. Pošta může být zdrojem konverzace až poté, co administrátor zapne možnost Povolit používat poštu jako zdroj znalostí AI; ve výchozím nastavení je vypnutá. Modul Pošta patří do varianty Pro a e-mailové zprávy se nikdy neukládají do znalostní báze AI indexované na pozadí.
Po zapnutí této možnosti může uživatel vybrat pouze vlastní schránku nebo vlastní e-mailové vlákno. Cizí schránku nemůže vybrat ani administrátor. Vypnutí nastavení odpojí také dříve vybrané poštovní zdroje. Jde o samostatné rozhodnutí, protože korespondence může obsahovat údaje třetích stran a obsah použitý jako kontext se odesílá externímu poskytovateli AI.
Task Manager se instaluje na serveru zákazníka, kde jsou uložena data aplikace. Můžete si vybrat OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a platit přímo poskytovateli, bez marže prostředníka. Jak nastavit klíč a hlídat výdaje, popisuje článek o vlastním klíči AI ve firmě.
Za variantu Pro v plánu Starter pro až 8 osob zaplatíte 1 990 zł; plán Classic pro až 20 osob stojí 3 990 zł. Jde o trvalou licenci s jednorázovým poplatkem za uživatelská místa a 12 měsíci aktualizací v ceně; následné prodloužení je volitelné. Aktuální rozdělení variant najdete v ceníku Task Manageru.
Zítra vyberte jednu otázku, která se ve vašem týmu pravidelně opakuje. Najděte dokument s odpovědí, ověřte, že má textovou vrstvu, a uveďte ho v konverzaci s AI asistentem; potom odpověď porovnejte s originálem. Rozhraní programu si můžete prohlédnout v Demo.
Nejčastější dotazy
Posílá AI naše dokumenty na internet?
Ano, otázka spolu s kontextem vybraným z určených zdrojů nebo znalostní báze AI se pomocí vašeho klíče API odešle externímu poskytovateli modelu; neznamená to, že se odesílají všechny firemní dokumenty. Data aplikace jsou na vašem serveru, ale odpověď modelu vyžaduje předání potřebného obsahu.
Přečte AI asistent sken smlouvy v PDF?
Ne, AI asistent nedokáže přečíst sken PDF bez textové vrstvy, protože nemá OCR. Připravte PDF s textem nebo potřebný obsah přepište do poznámky.
Uvidí zaměstnanec v odpovědi dokument, ke kterému nemá přístup?
Ne, poznámky a soubory si zachovávají svá oprávnění i ve znalostní bázi AI. Toto pravidlo platí také pro správce; správce má zvlášť přístup ke všem úkolům a chatům.
Zvyšuje indexování dokumentů účet za AI?
Ne, indexování poznámek a souborů nespotřebovává dotazy na model. Dotazy na model naopak využívají otázky pro AI asistenta a příprava shrnutí úkolů a chatů.
Může být firemní schránka zdrojem znalostí pro AI?
Ano, ale administrátor musí nejprve zapnout možnost Povolit používat poštu jako zdroj znalostí AI, která je ve výchozím nastavení vypnutá. Uživatel pak může vybrat pouze vlastní schránku nebo vlastní vlákno a pošta se neukládá do báze indexované na pozadí; modul Pošta vyžaduje variantu Pro.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
