På måndagen frågar en ny redovisningskonsult Marta, som driver en redovisningsbyrå med nio medarbetare, om villkoren i avtalet med kunden Delta. Svaret kan finnas i mötesanteckningarna eller i en signerad PDF, men ingen minns var. Marta vill fråga AI-assistenten - hon kan ange källor i konversationen eller använda AI-kunskapsbasen, i stället för att hoppas på ett svar utan företagets kontext.
AI-kunskapsbasen och konversationskällor är två sätt att hitta dokument
För att AI-assistenten ska kunna svara utifrån företagets överenskommelser kan du ange källor i en viss konversation eller använda AI-kunskapsbasen. Du styr det första alternativet, medan administratören hanterar det andra under Inställningar → AI. AI-kunskapsbasen ingår i Pro.
Skillnaden spelar roll när Marta frågar om avtalsvillkoren. Om hon vet var det signerade dokumentet finns väljer hon det som källa för konversationen. Om hon inte vet kan AI-kunskapsbasen hitta ett relevant avsnitt i en indexerad anteckning eller fil utan att hon behöver ange den manuellt i frågan. Den här typen av hämtning av dokumentavsnitt kallas ibland RAG: modellen får kontext som sökts fram i företagets material.
Det här är inte två benämningar på samma knapp. Källorna hör till den valda tråden i AI-assistenten, medan kunskapsbasen är en automatisk kontext som administratören hanterar. Så här fungerar de två alternativen beskrivs också på sidan om företagskunskap för AI.
När du vet vilket dokument du behöver anger du det i konversationen
Du väljer källa för konversationen med knappen Källor under dess titel i AI-assistentens fönster. Du kan ange flera källor samtidigt - till exempel en anteckning, en uppgift och kalendern - i stället för att begränsa frågan till ett enda dokument.
På onsdagen öppnar Marta en tråd om kunden Delta, väljer mappen med avtal och mötesanteckningen och frågar om ett överenskommet villkor. Tips: klicka på en rad för att välja en källa. Pilen › öppnar innehållet och ‹ går tillbaka en nivå. Om Marta bara minns ordet ”Delta” skriver hon det i sökfältet högst upp i fönstret och får fram matchande källor från hela den tillgängliga samlingen.
Du kan välja dina uppgifter eller en kalender med kommande händelser för de kommande sju dagarna som standard. Du kan ställa frågor om hela Arbetsytan med uppgifter och chattar, eller välja en enskild uppgift, chatt eller anteckning. Du kan också ange en mapp med undermappar eller en enskild fil från modulen Filer, som ingår i Pro. En mapp i Dokument omfattar filerna och anteckningarna i den. En vald uppgift eller chatt omfattar även filer som lagts till där, både från meddelanden och från modulen Filer.
Varje konversation har en egen uppsättning källor. En ny tråd börjar utan särskilt sammanhang - den visar bara dina uppgifter - och ärver därför inte automatiskt Deltas avtal. Om du vill fortsätta en separat konversation med samma material väljer du Duplicera med källor i trådens meny.
Under källistan ser du en beläggningsindikator. Om du anger mer innehåll än modellen kan ta emot talar AI-assistenten om vad den inte tog med. Breda omfång prioriteras bort först, medan uttryckligen valda uppgifter blir kvar. Därför börjar Marta med det specifika dokumentet när hon frågar om en viss formulering i avtalet, inte hela Arbetsytan.
AI-kunskapsbasen söker efter avsnitt utan att du behöver ange en fil i frågan
AI-kunskapsbasen hjälper AI-assistenten att hitta relevanta avsnitt i företagets material, även när du inte anger en fil i konversationen. Funktionen ingår i Pro och hanteras av administratören under Inställningar → AI, i avsnittet ”AI-kunskapsbas”.
Modellen sammanfattar uppgifter och chattar och sparar beslut, slutsatser och överenskommelser i kunskapsbasen. Anteckningar och Filer läggs till i originalform, uppdelade i avsnitt. Om Marta skriver ett samarbetsvillkor i en anteckning kan kunskapsbasen hitta det när en medarbetare frågar, utan att anteckningen behöver läggas till i varje tråd.
Som standard är Automatisk uppdatering av kunskapsbasen inställd på ”Ja”: kunskapsbasen uppdateras en gång om dagen i bakgrunden. Administratören kan välja ”Nej” och starta uppdateringen med knappen Uppdatera AI-kunskapsbasen. Instruktionen rekommenderar det här läget när det finns väldigt många uppgifter eller chattar. Ett dokument som flyttats till papperskorgen försvinner från kunskapsbasen vid nästa uppdatering, inte när det tas bort.
Semantisk sökning, det vill säga sökning efter betydelse snarare än bara identiska ord, kräver OpenAI eller Gemini. Hos dessa leverantörer är den aktiverad som standard.
| Fråga | Konversationskällor | AI-kunskapsbas |
|---|---|---|
| Vem bestämmer? | Användaren väljer källor för tråden | Administratören hanterar kunskapsbasen under Inställningar → AI |
| Var hämtas innehållet? | Från valda uppgifter, chattar, anteckningar och andra tillgängliga källor | Från sammanfattningar av uppgifter och chattar samt avsnitt från Anteckningar och Filer |
| När är det mest användbart? | När du vet vilket dokument du behöver | När du frågar om en överenskommelse men inte vet vilken fil det gäller |
| Vilket alternativ? | Filer och E-post kräver Pro | AI-kunskapsbasen kräver Pro |
Alla PDF-filer är inte dokument som AI kan läsa
AI-assistenten kan inte läsa en PDF som bara består av en skanning utan textlager eller en äldre binär DOC-fil. Om du lagrar sådana avtal bör du skapa en PDF med text eller spara dokumentet som DOCX innan du använder det som underlag för svar.
När bilagor läses kan AI-assistenten hantera text från TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS och PDF. Bilder i JPG, PNG, GIF och WebP kan analyseras visuellt om den valda modellen stöder bilder, men det innebär inte OCR av en skannad PDF. Till den indexerade kunskapsbasen förs text från TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX och PDF med textlager.
En bilaga i ett meddelande läses upp till cirka 50 KB text, en fil som angetts som kunskapskälla upp till 300 000 tecken och kunskapsbasens index lagrar upp till 54 000 tecken från en fil. När en fil anges som källa läser AI-assistenten texten i avsnitt på cirka 24 000 tecken och hämtar själv fler avsnitt vid behov. Om svaret gäller de sista sidorna i ett långt avtal bör du kontrollera det i dokumentet i stället för att anta att varje metod omfattade samma del av texten.
En mapp i en Arbetsyta ger inte hela teamet åtkomst
En fil som placeras i en Arbetsytas mapp är som standard privat. Anteckningar och filer i kunskapsbasen behåller sina egna behörigheter: i svaret ser du bara dokument som du kan öppna, och den regeln gäller även administratören.
På torsdag kan Marta dela en vald anteckning med bokföraren så att hen kan läsa den, utan att dela den med hela kontoret. Att bara koppla anteckningen till en Arbetsyta ger inte andra åtkomst. En fil som laddas upp direkt i en uppgifts- eller chattmapp fungerar annorlunda: deltagarna i den tråden kan se den. Om en medarbetare förlorar behörigheten till en källa hoppar AI-assistenten över den nästa gång medarbetaren ställer en fråga.
Administratören har åtkomst till alla uppgifter och chattar, men får inte därmed åtkomst till andras privata anteckningar och filer. Administratören kan inte heller se privata konversationstrådar med AI-assistenten. Om du delar upp dokument mellan flera personer kan du börja med reglerna för roller och behörigheter i Task Manager och sedan organisera källorna.
E-post kräver ett separat beslut, och frågan skickas till modellens leverantör
När du frågar AI-assistenten skickas frågan tillsammans med relevant kontext till en extern modellleverantör med din API-nyckel. E-post kan användas som samtalskälla först när administratören aktiverar alternativet Tillåt att e-post används som kunskapskälla för AI; det är avstängt som standard. Modulen E-post ingår i Pro, och e-postmeddelanden läggs aldrig till i den AI-kunskapsbas som indexeras i bakgrunden.
När alternativet är aktiverat kan användaren bara välja sin egen inkorg eller sin egen e-posttråd. Inte heller administratören kan välja någon annans inkorg. Om inställningen stängs av kopplas även tidigare valda e-postkällor bort. Det är ett separat beslut eftersom korrespondensen kan innehålla uppgifter om tredje part och innehåll som används som kontext skickas till en extern AI-leverantör.
Task Manager installeras på kundens server, där applikationens data lagras. Du kan välja OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok och betalar leverantören direkt, utan mellanhandsmarginal. I artikeln om din egen AI-nyckel på företaget beskrivs hur du ställer in nyckeln och håller koll på kostnaderna.
För Pro i Starter-planen, för upp till 8 personer, betalar du 1 990 zł; Classic-planen, för upp till 20 personer, kostar 3 990 zł. Det är en permanent licens med en engångsavgift för användarplatser och 12 månaders uppdateringar inkluderade; därefter är det valfritt att förnya. Du hittar den aktuella uppdelningen av alternativen i Task Managers prislista.
Välj i morgon en fråga som återkommer regelbundet i ditt team. Hitta dokumentet med svaret, kontrollera att det har ett textlager och ange det i en konversation med AI-assistenten. Jämför sedan svaret med originalet. Du kan se hur programmet är upplagt i Demo.
Vanliga frågor
Skickar AI våra dokument till internet?
Ja, frågan tillsammans med relevant kontext från angivna källor eller AI-kunskapsbasen skickas till den externa modellleverantören med din API-nyckel. Det innebär inte att alla företagets dokument skickas. Applikationens data finns på din server, men modellen behöver få det innehåll som krävs för att kunna svara.
Kan AI-assistenten läsa en skannad PDF av ett avtal?
Nej, AI-assistenten kan inte läsa en skannad PDF utan ett textlager eftersom den inte har OCR. Förbered en PDF med text eller skriv in det relevanta innehållet i en anteckning.
Kan en medarbetare se ett dokument i svaret som hen inte har åtkomst till?
Nej, anteckningar och filer behåller sina behörigheter även i AI-kunskapsbasen. Det gäller också administratören; däremot har administratören separat åtkomst till alla uppgifter och chattar.
Ökar indexering av dokument AI-kostnaden?
Nej, indexering av anteckningar och filer förbrukar inga modellförfrågningar. AI-assistentens frågor och generering av sammanfattningar av uppgifter och chattar använder däremot modellförfrågningar.
Kan företagets inkorg vara en kunskapskälla för AI?
Ja, men administratören måste först aktivera alternativet Tillåt att e-post används som kunskapskälla för AI, som är avstängt som standard. Användaren kan då bara välja sin egen inkorg eller tråd, och e-posten läggs inte till i den databas som indexeras i bakgrunden; modulen E-post kräver Pro.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
