Lundi, une nouvelle comptable demande à Marta, qui dirige un cabinet comptable de neuf personnes, quelles sont les conditions du contrat avec le client Delta. La réponse se trouve peut-être dans une note de réunion ou dans un PDF signé, mais personne ne se souvient où. Marta veut poser la question à l’Assistant IA - elle peut indiquer des sources dans la conversation ou utiliser la base de connaissances IA, plutôt que d’espérer une réponse sans contexte lié à l’entreprise.
La base de connaissances IA et les sources de la conversation : deux façons d’accéder aux documents
Pour que l’Assistant IA réponde à partir des informations de l’entreprise, vous pouvez indiquer des sources dans une conversation précise ou utiliser la base de connaissances IA. Vous contrôlez la première méthode, tandis que la seconde est gérée par l’administrateur dans Paramètres → IA ; la base de connaissances IA est incluse dans la version Pro.
Cette différence compte lorsque Marta pose une question sur les conditions du contrat. Si elle sait où se trouve le document signé, elle le choisit comme source de la conversation. Si elle ne le sait pas, la base de connaissances IA peut trouver le passage pertinent dans une note ou un fichier indexé, sans qu’il soit nécessaire de l’indiquer manuellement dans la question. Cette recherche de passages dans les documents est parfois appelée RAG : le modèle reçoit un contexte recherché dans les ressources de l’entreprise.
Il ne s’agit pas de deux noms pour un même bouton. Les sources sont associées au fil de discussion choisi dans l’Assistant IA, tandis que la base de connaissances fournit un contexte automatique géré par l’administrateur. La page consacrée aux connaissances de l’entreprise pour l’IA décrit également le fonctionnement de ces deux méthodes.
Si vous connaissez le document, indiquez-le dans la conversation
Pour choisir les sources d’une conversation, cliquez sur le bouton Sources sous son titre, dans la fenêtre de l’Assistant IA. Vous pouvez indiquer plusieurs éléments à la fois : par exemple, une note, une tâche et un calendrier, au lieu de limiter la question à un seul document.
Mercredi, Marta ouvre un fil de discussion consacré au client Delta, indique le dossier des contrats ainsi qu’une note de réunion, puis pose une question sur la condition convenue. Astuce : cliquez sur une ligne pour sélectionner une source. La flèche › permet d’ouvrir son contenu, tandis que la barre ‹ permet de revenir au niveau précédent. Si Marta se souvient uniquement du mot « Delta », elle le saisit dans le champ de recherche en haut de la fenêtre pour afficher les sources correspondantes dans l’ensemble des éléments auxquels elle a accès.
Vous pouvez sélectionner vos tâches ou le calendrier, qui affiche par défaut les échéances des sept prochains jours. Vous pouvez inclure dans votre question tout l’Espace de travail avec ses tâches et ses discussions, ou choisir une tâche, une discussion ou une note en particulier. Vous pouvez également indiquer un dossier et ses sous-dossiers, ou un fichier du module Fichiers, inclus dans la version Pro. Un dossier dans Documents comprend les fichiers et les notes qu’il contient. Une tâche ou une discussion sélectionnée inclut également les fichiers qui y ont été ajoutés, depuis un message ou le module Fichiers.
Chaque conversation possède ses propres sources. Un nouveau fil de discussion démarre de manière générale - il ne voit que vos tâches - et n’hérite donc pas automatiquement des contrats de Delta. Pour lancer une conversation distincte sur les mêmes éléments, sélectionnez Dupliquer avec les sources dans le menu du fil de discussion.
Une barre d’utilisation apparaît sous la liste des sources. Si vous indiquez plus de contenu que le modèle ne peut en traiter, l’Assistant IA vous signale ce qu’il n’a pas pris en compte ; les sélections les plus larges sont écartées en premier, tandis que les tâches indiquées explicitement sont conservées. Pour poser une question sur une clause précise du contrat, Marta commence donc par le document concerné plutôt que par tout l’Espace de travail.
La base de connaissances IA recherche des passages sans qu’il soit nécessaire d’indiquer un fichier dans la question
La base de connaissances IA permet à l’Assistant IA de trouver un passage pertinent dans les ressources de l’entreprise, même si vous n’indiquez pas de fichier dans la conversation. Cette fonctionnalité, incluse dans la version Pro, est gérée par l’administrateur dans Paramètres → IA, dans la section « Base de connaissances IA ».
Le modèle résume les tâches et les discussions, puis enregistre les décisions, les conclusions et les accords dans la base. Les notes et les fichiers y sont intégrés dans leur contenu d’origine, découpé en passages. Si Marta consigne une condition de collaboration dans une note, la base peut la retrouver lorsqu’un employé pose une question, sans qu’il soit nécessaire d’ajouter cette note à chaque fil de discussion.
Par défaut, l’option Mise à jour automatique de la base de connaissances est réglée sur « Oui » : la base est actualisée une fois par jour en arrière-plan. L’administrateur peut choisir « Non » et lancer la mise à jour à l’aide du bouton Mettre à jour la base de connaissances IA ; le guide recommande ce mode lorsque le nombre de tâches ou de discussions est très élevé. Un document déplacé dans la corbeille disparaît de la base lors de la prochaine mise à jour, et non au moment de sa suppression.
La recherche sémantique, qui trouve les éléments selon leur sens et pas seulement selon des mots identiques, nécessite OpenAI ou Gemini ; elle est activée par défaut chez ces fournisseurs.
| Question | Sources de la conversation | Base de connaissances IA |
|---|---|---|
| Qui décide ? | L’utilisateur sélectionne les sources du fil de discussion | L’administrateur gère la base dans Paramètres → IA |
| D’où vient le contenu ? | Des tâches, discussions, notes et autres sources accessibles indiquées | Des résumés de tâches et de discussions, ainsi que des passages de Notes et de Fichiers |
| Dans quels cas est-ce le plus utile ? | Quand vous savez de quel document vous avez besoin | Quand vous cherchez un accord, mais que vous ne connaissez pas le fichier |
| Quelle option choisir ? | Les modules Fichiers et Messagerie comme sources nécessitent Pro | La base de connaissances IA nécessite Pro |
Tous les PDF ne sont pas des documents que l’IA peut lire
L’Assistant IA ne peut pas lire un PDF constitué uniquement d’un scan, sans couche de texte, ni un ancien fichier DOC binaire. Si vous stockez de tels contrats, créez un PDF contenant du texte ou enregistrez le document au format DOCX avant de vous appuyer dessus pour obtenir des réponses.
Pour lire les pièces jointes, l’Assistant IA prend en charge le texte des formats TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS et PDF. Il peut analyser visuellement les images JPG, PNG, GIF et WebP si le modèle choisi prend en charge les images ; cela ne signifie toutefois pas qu’il peut effectuer l’OCR d’un scan PDF. La base de connaissances indexée peut intégrer le texte des fichiers TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX et des PDF avec couche de texte.
Une pièce jointe à un message peut être lue jusqu’à environ 50 KB de texte, un fichier indiqué comme source de connaissances jusqu’à 300 000 caractères, et l’index de la base de connaissances mémorise jusqu’à 54 000 caractères par fichier. Pour un fichier indiqué comme source, l’Assistant IA lit le texte par blocs d’environ 24 000 caractères et récupère lui-même les suivants si nécessaire. Si la réponse porte sur les dernières pages d’un long contrat, vérifiez-la dans le document au lieu de supposer que chaque parcours a couvert la même partie du texte.
Un dossier dans un Espace de travail ne donne pas accès à toute l’équipe
Un fichier placé dans un dossier d’Espace de travail reste privé par défaut. L’accès aux notes et aux fichiers de la base de connaissances respecte leurs autorisations propres : dans une réponse, vous ne verrez que les documents que vous pouvez ouvrir, et cette règle s’applique aussi à l’administrateur.
Jeudi, Marta peut partager une note choisie avec la comptable pour qu’elle la consulte, sans la partager avec tout le bureau. Le simple fait d’associer une note à un Espace de travail ne donne pas accès aux autres. Un fichier téléversé directement dans le dossier d’une tâche ou d’une discussion fonctionne autrement : les participants à ce fil peuvent le voir. Si un employé perd l’autorisation d’accéder à une source, l’Assistant IA l’ignorera lors de sa prochaine question.
L’administrateur a accès à toutes les tâches et discussions, mais cela ne lui donne pas accès aux notes et aux fichiers privés des autres. Il ne voit pas non plus les fils de discussion privés avec l’Assistant IA. Si vous répartissez des documents entre plusieurs personnes, commencez par les règles relatives aux rôles et aux autorisations dans Task Manager, puis organisez vos sources.
La Messagerie nécessite une décision distincte, et la question est transmise au fournisseur du modèle
Lorsque vous posez une question à l’Assistant IA, celle-ci, accompagnée du contexte sélectionné, est transmise à un fournisseur de modèle externe à l’aide de votre clé API. La Messagerie ne peut être utilisée comme source de conversation qu’après activation, par l’administrateur, de l’option Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances IA ; elle est désactivée par défaut. Le module Messagerie fait partie de l’offre Pro, et les e-mails ne sont jamais intégrés à la base de connaissances IA indexée en arrière-plan.
Une fois l’option activée, l’utilisateur ne peut sélectionner que sa propre boîte mail ou son propre fil d’e-mails. Même l’administrateur ne peut pas sélectionner la boîte mail d’un autre utilisateur. La désactivation du paramètre coupe également l’accès aux sources de messagerie sélectionnées auparavant. Cette décision est distincte, car les échanges peuvent contenir des données concernant des tiers et leur contenu, utilisé comme contexte, est transmis à un fournisseur d’IA externe.
Task Manager est installé sur le serveur du client, où sont stockées les données de l’application. Vous pouvez choisir OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et payer directement le fournisseur, sans marge d’intermédiaire. L’article sur la clé IA personnelle dans l’entreprise explique comment configurer votre clé et maîtriser vos dépenses.
Pour l’offre Pro du forfait Starter, jusqu’à 8 personnes, vous payez 1 990 zł ; le forfait Classic, jusqu’à 20 personnes, coûte 3 990 zł. Il s’agit d’une licence perpétuelle, avec un paiement unique pour les postes et 12 mois de mises à jour inclus ; le renouvellement ultérieur est facultatif. Consultez la répartition actuelle des offres dans les tarifs de Task Manager.
Demain, choisissez une question qui revient régulièrement dans votre équipe. Trouvez le document qui contient la réponse, vérifiez qu’il dispose d’une couche de texte et sélectionnez-le dans une discussion avec l’Assistant IA ; comparez ensuite la réponse avec l’original. Vous pouvez découvrir l’interface du logiciel dans la Demo.
Questions fréquentes
L’IA envoie-t-elle nos documents sur Internet ?
Oui, la question accompagnée du contexte pertinent provenant des sources indiquées ou de la base de connaissances IA est transmise à un fournisseur de modèle externe à l’aide de votre clé API ; cela ne signifie pas que tous les documents de l’entreprise sont envoyés. Les données de l’application se trouvent sur votre serveur, mais le modèle doit recevoir le contenu nécessaire pour formuler sa réponse.
L’Assistant IA peut-il lire un contrat PDF scanné ?
Non, l’Assistant IA ne peut pas lire un PDF scanné sans couche texte, car il ne dispose pas de fonction OCR. Préparez un PDF contenant du texte ou copiez le contenu nécessaire dans une note.
Un employé peut-il voir dans une réponse un document auquel il n’a pas accès ?
Non, les notes et les fichiers conservent leurs autorisations dans la base de connaissances IA. Cette règle s’applique aussi à l’administrateur ; celui-ci a par ailleurs accès à toutes les tâches et à toutes les discussions.
L’indexation des documents augmente-t-elle la facture d’IA ?
Non, l’indexation des notes et des fichiers ne consomme pas de requêtes au modèle. En revanche, les questions posées à l’Assistant IA et la création de résumés de tâches et de discussions utilisent des requêtes au modèle.
La boîte mail partagée peut-elle servir de source de connaissances pour l’IA ?
Oui, mais l’administrateur doit d’abord activer l’option Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances IA, qui est désactivée par défaut. L’utilisateur pourra alors sélectionner uniquement sa propre boîte mail ou son propre fil, et les e-mails ne seront pas intégrés à la base indexée en arrière-plan ; le module Messagerie nécessite l’offre Pro.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
