El lunes, una nueva contable le pregunta a Marta, que dirige una gestoría de nueve personas, cuáles son las condiciones del contrato con el cliente Delta. La respuesta puede estar en una nota de la reunión o en un PDF firmado, pero nadie recuerda dónde. Marta quiere preguntárselo al Asistente de IA: puede indicar fuentes en la conversación o utilizar la base de conocimiento de IA, en lugar de confiar en una respuesta sin contexto de la empresa.
La base de conocimiento de IA y las fuentes de conversación son dos formas de acceder a los documentos
Para que el Asistente de IA responda basándose en los acuerdos de la empresa, puedes indicar fuentes en una conversación concreta o utilizar la base de conocimiento de IA. Tú controlas la primera opción y el administrador gestiona la segunda en Ajustes → IA; la base de conocimiento de IA forma parte de la versión Pro.
La diferencia importa cuando Marta pregunta por las condiciones del contrato. Si sabe dónde está el documento firmado, lo elige como fuente de la conversación. Si no lo sabe, la base de conocimiento de IA puede encontrar un fragmento pertinente de una nota o un archivo indexado sin que tenga que indicarlo manualmente en la pregunta. Esta búsqueda de fragmentos de documentos se suele llamar RAG: el modelo recibe contexto recuperado de los materiales de la empresa.
No son dos formas de llamar al mismo botón. Las fuentes pertenecen al hilo seleccionado del Asistente de IA, mientras que la base de conocimiento es un contexto automático que gestiona el administrador. En la página sobre el conocimiento de la empresa para la IA también se explica cómo funcionan ambas opciones.
Si sabes qué documento buscas, indícalo en la conversación
Selecciona la fuente de la conversación con el botón Fuentes, debajo del título, en la ventana del Asistente de IA. Puedes indicar varios lugares a la vez: por ejemplo, una nota, una tarea y el calendario, en lugar de limitar la pregunta a un único documento.
El miércoles, Marta abre un hilo dedicado al cliente Delta, indica la carpeta de contratos y una nota de la reunión, y pregunta por la condición acordada. Consejo: haz clic en una fila para seleccionar una fuente. La flecha › abre su contenido y la barra ‹ vuelve al nivel anterior. Si Marta solo recuerda la palabra «Delta», la escribe en el buscador de la parte superior de la ventana y obtiene las fuentes pertinentes de todo el conjunto disponible.
Puedes elegir tus tareas o el calendario, que muestra por defecto los próximos siete días. Puedes incluir en la pregunta todo el Espacio de trabajo con sus tareas y chats, o elegir una tarea, un chat o una nota concretos. También puedes indicar una carpeta con subcarpetas o un archivo concreto del módulo Archivos, que forma parte de la versión Pro. Una carpeta de Documentos incluye los archivos y las notas que contiene. La tarea o el chat que indiques también incluye los archivos adjuntados, tanto desde los mensajes como desde el módulo Archivos.
Cada conversación tiene su propio conjunto de fuentes. Un hilo nuevo empieza de forma general - solo ve tus tareas -, así que no heredará automáticamente los contratos de Delta. Si quieres mantener otra conversación con los mismos materiales, selecciona Duplicar con fuentes en el menú del hilo.
Debajo de la lista de fuentes verás una barra de uso. Si indicas más contenido del que el modelo puede procesar, el Asistente de IA te dirá qué ha dejado fuera; primero se descartan los rangos amplios, mientras que las tareas indicadas expresamente se mantienen. Por eso, cuando pregunta por una cláusula concreta del contrato, Marta empieza por el documento específico, no por todo el Espacio de trabajo.
La base de conocimiento de IA busca fragmentos sin que tengas que indicar un archivo en la pregunta
La base de conocimiento de IA permite que el Asistente de IA encuentre fragmentos pertinentes en los materiales de la empresa, incluso si no indicas un archivo en la conversación. Es una función de la versión Pro que el administrador controla en Ajustes → IA, en la sección «Base de conocimiento de IA».
El modelo resume las tareas y los chats y guarda en la base las decisiones, conclusiones y acuerdos. Las notas y los Archivos se incorporan con su contenido original, dividido en fragmentos. Si Marta guarda una condición de colaboración en una nota, la base puede encontrarla cuando un empleado pregunte, sin necesidad de adjuntar esa nota a cada hilo.
Por defecto, la opción Actualización automática de la base de conocimiento está configurada en «Sí»: la base se actualiza una vez al día en segundo plano. El administrador puede seleccionar «No» y actualizarla con el botón Actualizar la base de conocimiento de IA; las instrucciones recomiendan este modo cuando hay un gran número de tareas o chats. Un documento enviado a la papelera desaparece de la base en la siguiente actualización, no en el momento de eliminarlo.
La búsqueda semántica, que selecciona resultados por su significado y no solo porque contengan las mismas palabras, requiere OpenAI o Gemini; en estos proveedores está activada por defecto.
| Pregunta | Fuentes de la conversación | Base de conocimiento de IA |
|---|---|---|
| ¿Quién decide? | El usuario elige las fuentes del hilo | El administrador gestiona la base en Ajustes → IA |
| ¿De dónde obtiene el contenido? | De las tareas, los chats, las notas y otras fuentes disponibles que se hayan indicado | De los resúmenes de tareas y chats y de fragmentos de Notas y Archivos |
| ¿Cuándo resulta más útil? | Cuando sabes qué documento necesitas | Cuando preguntas por un acuerdo, pero no sabes en qué archivo está |
| ¿Qué versión? | Archivos y Correo requieren Pro | La base de conocimiento de IA requiere Pro |
No todos los PDF son documentos que la IA pueda leer
El Asistente de IA no puede leer un PDF que sea solo un escaneo sin capa de texto ni un archivo DOC binario antiguo. Si guardas contratos de este tipo, prepara un PDF con texto o guarda el documento en DOCX antes de basar las respuestas en él.
Al leer archivos adjuntos, el Asistente de IA admite texto de TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS y PDF. Puede analizar visualmente imágenes JPG, PNG, GIF y WebP si el modelo seleccionado admite imágenes; esto no significa que aplique OCR a los PDF escaneados. En la base de conocimiento indexada se incluye el texto de archivos TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX y PDF con capa de texto.
Un archivo adjunto a un mensaje se lee hasta unos 50 KB de texto; un archivo indicado como fuente de conocimiento, hasta 300 000 caracteres; y el índice de la base de conocimiento almacena hasta 54 000 caracteres de un mismo archivo. Cuando se indica un archivo como fuente, el Asistente de IA lee el texto en fragmentos de unos 24 000 caracteres y obtiene los siguientes cuando los necesita. Si la respuesta trata sobre las últimas páginas de un contrato largo, compruébala en el documento en lugar de dar por hecho que todas las vías han cubierto la misma parte del texto.
Una carpeta del Espacio de trabajo no da acceso a todo el equipo
Por defecto, los archivos incluidos en una carpeta del Espacio de trabajo siguen siendo privados. El acceso a las notas y los archivos de la base de conocimiento mantiene sus permisos propios: en las respuestas solo verás los documentos que puedas abrir, y esta regla también se aplica al administrador.
El jueves, Marta puede compartir una nota concreta con la contable para que la consulte, sin compartirla con toda la oficina. Asignar una nota a un Espacio de trabajo no da acceso a los demás. Un archivo subido directamente a la carpeta de una tarea o un chat funciona de otra manera: pueden verlo los participantes de ese hilo. Si un empleado pierde el permiso para acceder a una fuente, el Asistente de IA la omitirá en su siguiente pregunta.
El administrador tiene acceso a todas las tareas y chats, pero eso no le da acceso a las notas y los archivos privados de otras personas. Tampoco puede ver los hilos privados de conversaciones con el Asistente de IA. Si distribuyes documentos entre varias personas, empieza por las reglas de roles y permisos de Task Manager y después organiza las fuentes.
Correo requiere una decisión aparte, y la pregunta se envía al proveedor del modelo
Cuando preguntas al Asistente de IA, la pregunta y el contexto seleccionado se envían a un proveedor externo del modelo mediante tu clave API. Correo solo puede ser una fuente de conversaciones si el administrador activa la opción Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de IA; está desactivada por defecto. El módulo Correo forma parte de la versión Pro y los mensajes de correo electrónico nunca se incluyen en la base de conocimiento de IA indexada en segundo plano.
Al activar la opción, el usuario solo puede seleccionar su propio buzón o hilo de correo electrónico. Ni siquiera el administrador puede elegir el buzón de otra persona. Si se desactiva la opción, también se desconectan las fuentes de correo seleccionadas anteriormente. Es una decisión aparte porque la correspondencia puede contener datos de terceros y el contenido utilizado como contexto se envía a un proveedor externo de IA.
Task Manager se instala en el servidor del cliente, donde se almacenan los datos de la aplicación. Puedes elegir OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y pagar directamente al proveedor, sin ningún recargo de intermediario. En el artículo sobre el uso de tu propia clave de IA en la empresa se explica cómo configurarla y controlar los gastos.
La versión Pro del plan Starter, para hasta 8 personas, cuesta 1 990 zł; el plan Classic, para hasta 20 personas, cuesta 3 990 zł. Es una licencia perpetua con un pago único por puesto y 12 meses de actualizaciones incluidos; la renovación posterior es opcional. Consulta la distribución actual de las versiones en la página de precios de Task Manager.
Mañana, elige una pregunta que se repita con frecuencia en tu equipo. Busca el documento con la respuesta, comprueba que tenga una capa de texto e indícalo en una conversación con el Asistente de IA; después, compara la respuesta con el original. Puedes ver cómo está organizado el programa en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿La IA envía nuestros documentos a internet?
Sí, la pregunta junto con el contexto seleccionado de las fuentes indicadas o de la base de conocimiento de IA se envía a un proveedor externo del modelo mediante tu clave API; esto no significa que se envíen todos los documentos de la empresa. Los datos de la aplicación están en tu servidor, pero el modelo necesita recibir el contenido pertinente para poder responder.
¿El Asistente de IA puede leer un contrato escaneado en PDF?
No, el Asistente de IA no puede leer un PDF escaneado sin una capa de texto porque no tiene OCR. Prepara un PDF con texto o copia el contenido necesario en una nota.
¿Un empleado verá en la respuesta un documento al que no tiene acceso?
No, las notas y los archivos mantienen sus permisos también en la base de conocimiento de IA. Esta regla también se aplica al administrador; por separado, el administrador tiene acceso a todas las tareas y chats.
¿La indexación de documentos aumenta la factura de IA?
No, indexar notas y archivos no consume consultas al modelo. En cambio, las preguntas al Asistente de IA y la preparación de resúmenes de tareas y chats sí utilizan consultas al modelo.
¿Puede el buzón compartido servir como fuente de conocimiento para la IA?
Sí, pero primero el administrador debe activar la opción Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de IA, que está desactivada por defecto. Entonces, el usuario solo podrá seleccionar su propio buzón o hilo, y el correo no se incluirá en la base de datos indexada en segundo plano; el módulo Correo requiere la versión Pro.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
