Hétfőn az új könyvelőnő megkérdezi Martát, aki egy kilencfős könyvelőirodát vezet, hogy milyen feltételekben állapodtak meg a Delta ügyféllel. A válasz lehet egy megbeszélés jegyzetében vagy egy aláírt PDF-ben, de senki sem emlékszik, pontosan hol. Marta megkérdezné az AI-asszisztenst - megadhatja a forrásokat a beszélgetésben, vagy használhatja az AI-tudásbázist, ahelyett hogy céges kontextus nélküli válaszban reménykedne.
Az AI-tudásbázis és a beszélgetés forrásai kétféle utat kínálnak a dokumentumokhoz
Ahhoz, hogy az AI-asszisztens a vállalati megállapodások alapján válaszoljon, megjelölheted a forrásokat egy adott beszélgetésben, vagy használhatod az AI tudásbázist. Az első módszert te irányítod, és mindkét csomagban elérhető, a másodikat az adminisztrátor kezeli a Beállítások → AI menüben; az AI tudásbázis a Pro csomag része.
A különbség akkor fontos, amikor Marta a szerződés feltételeiről kérdez. Ha tudja, hol találja az aláírt dokumentumot, megadja a beszélgetés forrásaként. Ha nem tudja, az AI-tudásbázis képes megtalálni az indexelt jegyzet vagy fájl megfelelő részletét anélkül, hogy a kérdésnél kézzel ki kellene választani. A dokumentumrészletek ilyen módon történő kiválasztását gyakran RAG-nak nevezik: a modell a céges anyagokból keresett kontextust kap.
Ez nem ugyanannak a gombnak kétféle elnevezése. A források az AI-asszisztens kiválasztott beszélgetésszálához tartoznak, a tudásbázis pedig automatikus kontextust biztosít, amelyet az adminisztrátor kezel. Mindkét lehetőség működését bemutatja az AI céges tudásáról szóló oldal is.
Ha ismered a dokumentumot, jelöld meg a beszélgetésben
A beszélgetés forrását az AI-asszisztens ablakában, a cím alatt található Források gombbal választhatod ki. Egyszerre több helyet is megadhatsz: például egy jegyzetet, egy feladatot és a naptárt, így nem kell egyetlen dokumentumra korlátoznod a kérdést.
Szerdán Marta megnyitja a Delta ügyfélnek szentelt beszélgetésszálat, megadja a szerződéseket tartalmazó mappát és a megbeszélés jegyzetét, majd rákérdez a megállapodott feltételre. Tipp: a forrás kijelöléséhez kattints a sorára. A › nyíl megnyitja a tartalmát, a ‹ sáv pedig visszalép egy szintet. Ha Marta csak a „Delta” szóra emlékszik, beírja azt az ablak tetején található keresőbe, és a teljes elérhető gyűjteményből kap megfelelő forrásokat.
Választhatsz a saját feladataid vagy a naptárad közül, alapértelmezés szerint az elmúlt 30 és a következő 90 napból. A kérdést kiterjesztheted az egész Munkaterületre a feladatokkal és csevegésekkel együtt, vagy kiválaszthatsz egyetlen feladatot, csevegést vagy jegyzetet. Kijelölhetsz egy mappát az almappáival, vagy egyetlen fájlt a Fájlok modulból, amely a Pro változat része. A Dokumentumokban lévő mappa a benne található fájlokat és jegyzeteket is magában foglalja. A kijelölt feladat vagy csevegés tartalmazza az oda feltöltött fájlokat is, mind az üzenetekből, mind a Fájlok modulból.
Minden beszélgetésnek saját forráskészlete van. Egy új beszélgetésszál általánosan indul - csak a saját feladataidat látja -, ezért a Delta-szerződéseket nem örökli meg automatikusan. Ha ugyanazokkal az anyagokkal külön beszélgetést szeretnél indítani, válaszd a beszélgetésszál menüjében a Duplikálás forrásokkal lehetőséget.
A forráslista alatt egy kihasználtsági sávot látsz. Ha több tartalmat adsz meg, mint amennyit a modell be tud fogadni, az AI-asszisztens jelzi, hogy mit nem vett figyelembe; először a tágabb hatókörű források maradnak ki, a közvetlenül megadott feladatok viszont megmaradnak. Ezért ha a szerződés egyetlen pontjáról kérdez, Marta egy konkrét dokumentummal kezdi, nem az egész Munkaterülettel.
Az AI-tudásbázis a fájl megadása nélkül is keres részleteket
Az AI-tudásbázis lehetővé teszi, hogy az AI-asszisztens megtalálja a céges anyagok megfelelő részleteit akkor is, ha nem adsz meg fájlt a beszélgetésben. Ez a Pro csomag egyik funkciója, amelyet az adminisztrátor a Beállítások → AI menüpont „AI-tudásbázis” részében kezel.
A modell összefoglalja a feladatokat és csevegéseket, és a döntéseket, következtetéseket, valamint megállapodásokat menti a tudásbázisba. A Jegyzetek és a Fájlok eredeti tartalmukkal, részletekre bontva kerülnek be. Ha Marta egy jegyzetbe írja a közös munka feltételeit, a tudásbázis egy dolgozó kérdése alapján akkor is megtalálhatja, ha ezt a jegyzetet nem csatolta minden beszélgetésszálhoz.
Alapértelmezés szerint az Automatikus tudásbázis-frissítés beállítása „Igen”: a tudásbázis naponta egyszer frissül a háttérben. Az adminisztrátor választhatja a „Nem” lehetőséget, és az AI-tudásbázis frissítése gombbal indíthatja el a frissítést; az útmutató ezt a módot nagyon sok feladat vagy csevegés esetén javasolja. A kukába helyezett dokumentum a következő frissítéskor tűnik el a tudásbázisból, nem a törlés pillanatában.
A szemantikus keresés - vagyis a jelentés, nem pedig a pontosan egyező szavak alapján történő kiválasztás - az OpenAI vagy a Gemini szolgáltatót igényli; ezeknél a szolgáltatóknál alapértelmezés szerint be van kapcsolva.
| Kérdés | Beszélgetés forrásai | AI-tudásbázis |
|---|---|---|
| Ki dönt? | A felhasználó választja ki a beszélgetésszál forrásait | Az adminisztrátor kezeli a tudásbázist a Beállítások → AI menüpontban |
| Honnan származik a tartalom? | A megadott, elérhető feladatokból, csevegésekből, jegyzetekből és más forrásokból | A feladatok és csevegések összefoglalóiból, valamint a Jegyzetek és Fájlok részleteiből |
| Mikor a leghasznosabb? | Amikor tudod, melyik dokumentumra van szükséged | Amikor egy megállapodás részleteire kérdezel rá, de nem tudod, melyik fájlban találod őket |
| Melyik változat? | Standard és Pro; a Fájlok és a Levelezés forrásként való használatához Pro szükséges | Pro |
Nem minden PDF olyan dokumentum, amelyet az AI el tud olvasni
Az AI-asszisztens nem tudja elolvasni a kizárólag szkennelt, szövegréteg nélküli PDF-et, sem a régi, bináris DOC-fájlt. Ha ilyen szerződéseket tárolsz, készíts szövegréteggel rendelkező PDF-et, vagy mentsd a dokumentumot DOCX-formátumban, mielőtt a válaszokat ezekre alapoznád.
A mellékletek beolvasásakor az AI-asszisztens a TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS és PDF formátumú szövegeket kezeli. A JPG, PNG, GIF és WebP képeket vizuálisan is elemezheti, ha a kiválasztott modell támogatja a képeket; ez azonban nem jelent OCR-t a szkennelt PDF-ek esetében. Az indexelt tudásbázisba TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX és szövegréteggel rendelkező PDF-fájlok szövege kerül be.
Az üzenethez csatolt mellékletből körülbelül 50 KB szöveg olvasható be, a tudásforrásként megadott fájlból legfeljebb 300 000 karakter, a tudásbázis indexe pedig fájlonként legfeljebb 54 000 karaktert tárol. A tudásforrásként megadott fájlból az AI-asszisztens körülbelül 24 000 karakteres részekben olvassa be a szöveget, és szükség esetén automatikusan betölti a következő részeket. Ha egy hosszú szerződés utolsó oldalaira vonatkozó választ kapsz, ellenőrizd a dokumentumban, ahelyett, hogy feltételeznéd, hogy minden lekérdezés ugyanazt a szövegrészt fedte le.
A Munkaterületen lévő mappához nem fér hozzá automatikusan az egész csapat
A Munkaterület mappájába helyezett fájl alapértelmezés szerint privát marad. A tudásbázisban lévő jegyzetek és fájlok megőrzik saját hozzáférési jogosultságaikat: a válaszban csak azokat a dokumentumokat látod, amelyeket meg tudsz nyitni, és ez az adminisztrátorra is vonatkozik.
Csütörtökön Marta megoszthat egy kiválasztott jegyzetet a könyvelővel, hogy az megtekintse, anélkül, hogy az egész irodának hozzáférést adna. A jegyzet Munkaterülethez rendelése önmagában nem biztosít hozzáférést másoknak. Másként működik a közvetlenül egy Feladat vagy Csevegés mappájába feltöltött fájl: azt az adott beszélgetésszál résztvevői látják. Ha egy munkatárs elveszíti a forráshoz való hozzáférési jogosultságát, az AI-asszisztens a következő kérdésénél figyelmen kívül hagyja azt.
Az adminisztrátor hozzáfér az összes feladathoz és csevegéshez, de ettől még nem kap hozzáférést mások privát jegyzeteihez és fájljaihoz. Az AI-asszisztenssel folytatott privát beszélgetésszálakat sem látja. Ha több ember között osztod meg a dokumentumokat, először ismerkedj meg a Task Manager szerepköreire és jogosultságaira vonatkozó szabályokkal, és csak ezután rendezd el a forrásokat.
A Levelezéshez külön döntés szükséges, a kérdés pedig a modell szolgáltatójához kerül
Amikor az AI-asszisztensnek teszel fel kérdést, a kérdés a kiválasztott kontextussal együtt a külső modellszolgáltatóhoz kerül, az API-kulcsod használatával. A Levelezés csak akkor lehet beszélgetési forrás, ha az adminisztrátor bekapcsolja az Engedélyezze a levelezés AI-tudásforrásként való használatát lehetőséget; ez alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. A Levelezés modul a Pro változat része, az e-mail-üzenetek pedig soha nem kerülnek be a háttérben indexelt AI-tudásbázisba.
A lehetőség bekapcsolása után a felhasználó csak a saját postafiókját vagy a saját e-mail-beszélgetésszálát választhatja ki. Az adminisztrátor sem választhat más postafiókjából. A beállítás kikapcsolásával a korábban kiválasztott levelezési források is elérhetetlenné válnak. Ez külön döntést igényel, mivel a levelezés harmadik felek adatait is tartalmazhatja, a kontextusként felhasznált tartalom pedig egy külső AI-szolgáltatóhoz kerül.
A Task Manager az ügyfél szerverére van telepítve, ahol az alkalmazás adatai is találhatók. Választhatod az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok szolgáltatását, és közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz, közvetítői felár nélkül. Az AI-kulcs beállításáról és a költségek követéséről a vállalati saját AI-kulcsról szóló cikkben olvashatsz.
Az AI tudásbázis a Pro csomaghoz tartozik: a Starter csomag, legfeljebb 8 fő esetén, ebben 1 990 zł-ba kerül, a Classic pedig, legfeljebb 20 fő esetén, 3 990 zł-ba. Ugyanez a licenc tartalmazza a Levelezést, Fájlokat, Automatizálásokat és az AES-256 tartalomtitkosítást is. A Standard csomag, már 690 zł-tól a Starter tervben, az AI-asszisztenst és a beszélgetésben megjelölt forrásokat adja, de tudásbázis nélkül. Ez egy örökös licenc, egyszeri munkahelyenkénti díjjal, és 12 hónap frissítéssel az árban; a későbbi megújítás opcionális. Az aktuális csomagbeosztást a Task Manager árlistájában találod.
Holnap válassz ki egy kérdést, amely rendszeresen felmerül a csapatodban. Keresd meg a választ tartalmazó dokumentumot, ellenőrizd, hogy van-e szövegrétege, majd jelöld ki az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetésben; ezután hasonlítsd össze a választ az eredetivel. A program felépítését a Demóban nézheted meg.
Gyakori kérdések
Elküldi az AI a dokumentumainkat az internetre?
Igen, a megadott források vagy az AI-tudásbázis alapján összeállított kontextussal kiegészített kérdés a saját API-kulcsodat használva eljut a külső modell szolgáltatójához; ez nem jelenti azt, hogy a cég összes dokumentumát elküldi. Az alkalmazás adatai a saját szervereden vannak, de a modell válaszához át kell adni neki a szükséges tartalmat.
El tudja olvasni az AI-asszisztens egy szerződés szkennelt PDF-jét?
Nem, az AI-asszisztens nem tudja beolvasni a szkennelt PDF-et szövegréteg nélkül, mert nincs OCR-funkciója. Készíts szöveget tartalmazó PDF-et, vagy másold a szükséges tartalmat egy jegyzetbe.
Látni fogja a dolgozó olyan dokumentum tartalmát a válaszban, amelyhez nincs hozzáférése?
Nem, a jegyzetek és a fájlok jogosultságai az AI-tudásbázisban is érvényben maradnak. Ez a szabály az adminisztrátorra is vonatkozik; az adminisztrátor külön jogosultság alapján hozzáfér az összes feladathoz és csevegéshez.
Növeli a dokumentumok indexelése az AI-számlát?
Az Anthropic Claude és az xAI Grok esetében nem: a modell nem foglalja össze a jegyzeteket és fájlokat, maga az indexelés pedig semmit nem küld a szolgáltatónak. Az OpenAI és a Gemini esetében, ha a szemantikus keresés be van kapcsolva, a szolgáltató a szövegrészletekből vektorokat számol a jelentés szerinti kereséshez - ezek külön elszámolt kérések, amelyeket az adminisztrátor kikapcsolhat az AI-beállításokban. A modellt viszont megkeresik az AI-asszisztensnek feltett kérdések, valamint a feladatok és csevegések összefoglalói.
Lehet a céges postafiók az AI tudásforrása?
Igen, de az adminisztrátornak előbb be kell kapcsolnia az Engedélyezze a levelezés AI-tudásforrásként való használatát lehetőséget, amely alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Ezután a felhasználó csak a saját postafiókját vagy beszélgetésszálát választhatja ki, a levelezés pedig nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba; a Levelezés modul használatához Pro szükséges.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
