Na segunda-feira, uma nova contabilista pergunta a Marta, que gere um gabinete de contabilidade com nove pessoas, quais são as condições do contrato com o cliente Delta. A resposta pode estar numa nota de reunião ou num PDF assinado, mas ninguém se lembra onde. Marta quer perguntar ao Assistente de IA - pode indicar fontes na conversa ou recorrer à base de conhecimento de IA, em vez de esperar uma resposta sem contexto da empresa.
A base de conhecimento de IA e as fontes da conversa são duas formas de aceder a documentos
Para que o Assistente de IA responda com base nos acordos da empresa, pode indicar fontes numa conversa específica ou recorrer à base de conhecimento de IA. A primeira opção é controlada por si e a segunda é gerida pelo administrador em Definições → IA; a base de conhecimento de IA faz parte do plano Pro.
A diferença é importante quando Marta pergunta pelas condições do contrato. Se souber onde está o documento assinado, seleciona-o como fonte da conversa. Se não souber, a base de conhecimento de IA pode encontrar um excerto relevante numa nota ou num ficheiro indexado, sem que tenha de o indicar manualmente na pergunta. Esta seleção de excertos de documentos é por vezes designada por RAG: o modelo recebe contexto pesquisado nos materiais da empresa.
Não são duas designações para o mesmo botão. As fontes pertencem ao tópico selecionado do Assistente de IA, enquanto a base de conhecimento fornece contexto automaticamente e é gerida pelo administrador. O funcionamento das duas opções também é explicado na página sobre conhecimento da empresa para IA.
Quando sabe qual é o documento, indique-o na conversa
Escolha uma fonte para a conversa através do botão Fontes, por baixo do respetivo título na janela do Assistente de IA. Pode indicar vários locais de uma só vez: por exemplo, uma nota, uma tarefa e o calendário, em vez de limitar a pergunta a um único documento.
Na quarta-feira, Marta abre um tópico dedicado ao cliente Delta, indica a pasta dos contratos e uma nota da reunião e pergunta qual foi a condição acordada. Dica: clique numa linha para selecionar uma fonte. A seta › abre o respetivo conteúdo e a barra ‹ recua um nível. Se Marta só se lembrar da palavra «Delta», introdu-la no campo de pesquisa na parte superior da janela para ver fontes correspondentes de todo o conjunto a que tem acesso.
Pode escolher as suas tarefas ou o calendário, que mostra por predefinição os próximos sete dias. Pode incluir na pergunta todo o Workspace com tarefas e conversas ou selecionar uma tarefa, conversa ou nota específica. Também pode indicar uma pasta com subpastas ou um ficheiro específico do módulo Ficheiros, que faz parte do plano Pro. Uma pasta em Documentos inclui os ficheiros e as notas que contém. A tarefa ou conversa indicada também inclui os ficheiros nela carregados, tanto através de mensagens como do módulo Ficheiros.
Cada conversa tem o seu próprio conjunto de fontes. Um novo tópico começa de forma geral - só vê as suas tarefas - e não herda automaticamente os contratos da Delta. Se quiser ter uma conversa separada com os mesmos materiais, selecione Duplicar com fontes no menu do tópico.
Por baixo da lista de fontes, verá uma barra de utilização. Se indicar mais conteúdo do que o modelo consegue processar, o Assistente de IA dir-lhe-á o que não foi tido em conta; os âmbitos mais abrangentes são excluídos primeiro, enquanto as tarefas indicadas diretamente permanecem. Por isso, quando pergunta por uma cláusula específica do contrato, Marta começa pelo documento concreto e não por todo o Workspace.
A base de conhecimento de IA procura excertos sem que tenha de indicar o ficheiro na pergunta
A base de conhecimento de IA permite ao Assistente de IA encontrar excertos relevantes nos materiais da empresa, mesmo que não indique um ficheiro na conversa. Esta funcionalidade faz parte do plano Pro e é controlada pelo administrador em Definições → IA, na secção «Base de conhecimento de IA».
O modelo resume tarefas e conversas, guardando na base decisões, conclusões e acordos. As Notas e os Ficheiros são adicionados no seu conteúdo original, dividido em excertos. Se Marta registar uma condição de colaboração numa nota, a base pode encontrá-la quando um funcionário faz uma pergunta, sem que seja necessário associar essa nota a cada tópico.
Por predefinição, a opção Atualização automática da base de conhecimento está definida como «Sim»: a base é atualizada uma vez por dia em segundo plano. O administrador pode selecionar «Não» e iniciá-la com o botão Atualizar base de conhecimento de IA; as instruções recomendam este modo quando existe um número muito elevado de tarefas ou conversas. Um documento movido para o lixo desaparece da base na atualização seguinte, não no momento em que é eliminado.
A pesquisa semântica, ou seja, a seleção por significado e não apenas por palavras idênticas, requer OpenAI ou Gemini; nestes fornecedores, está ativada por predefinição.
| Pergunta | Fontes da conversa | Base de conhecimento de IA |
|---|---|---|
| Quem decide? | O utilizador escolhe as fontes para o tópico | O administrador gere a base em Definições → IA |
| De onde vem o conteúdo? | Das tarefas, conversas, notas e outras fontes disponíveis que foram indicadas | Dos resumos de tarefas e conversas e dos excertos de Notas e Ficheiros |
| Quando é mais útil? | Quando sabe qual é o documento de que precisa | Quando pergunta por um acordo, mas não sabe qual é o ficheiro |
| Qual é a diferença? | Ficheiros e Correio exigem o Pro | A base de conhecimento de IA exige o Pro |
Nem todos os PDF são documentos que a IA consiga ler
O Assistente de IA não consegue ler um PDF que seja apenas uma digitalização sem camada de texto, nem um ficheiro binário DOC antigo. Se guardar contratos deste tipo, prepare um PDF com texto ou guarde o documento em DOCX antes de basear respostas nele.
Ao ler anexos, o Assistente de IA suporta texto de TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS e PDF. Pode analisar visualmente imagens JPG, PNG, GIF e WebP, se o modelo selecionado suportar imagens; isso não significa, contudo, que faça OCR de digitalizações em PDF. A base de conhecimento indexada inclui texto de TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF com camada de texto.
Um anexo de uma mensagem é lido até cerca de 50 KB de texto, um ficheiro indicado como fonte de conhecimento até 300 000 caracteres, e o índice da base de conhecimento memoriza até 54 000 caracteres de cada ficheiro. Quando um ficheiro é indicado como fonte, o Assistente de IA lê o texto em blocos de cerca de 24 000 caracteres e obtém mais blocos quando necessário. Se a resposta disser respeito às páginas finais de um contrato longo, confirme-a no documento em vez de assumir que cada percurso abrangeu a mesma parte do texto.
Uma pasta no Workspace não dá acesso a toda a equipa
Um ficheiro colocado numa pasta do Workspace permanece privado por predefinição. O acesso às notas e aos ficheiros da base de conhecimento mantém as respetivas permissões: na resposta, só verá os documentos que pode abrir, e esta regra também se aplica ao administrador.
Na quinta-feira, Marta pode partilhar uma nota selecionada com a contabilista para consulta, sem a partilhar com todo o escritório. Atribuir a nota a um Workspace não dá, por si só, acesso a outras pessoas. Um ficheiro carregado diretamente para a pasta de uma tarefa ou conversa funciona de outra forma: os participantes dessa conversa conseguem vê-lo. Se um colaborador perder a permissão para aceder à fonte, o Assistente de IA irá ignorá-la na pergunta seguinte desse colaborador.
O administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas, mas isso não lhe dá acesso às notas e aos ficheiros privados de outras pessoas. Também não consegue ver conversas privadas com o Assistente de IA. Se estiver a distribuir documentos por várias pessoas, comece pelas regras de funções e permissões no Task Manager e só depois organize as fontes.
O Correio requer uma decisão à parte, e a pergunta é enviada ao fornecedor do modelo
Quando faz uma pergunta ao Assistente de IA, a pergunta e o contexto selecionado são enviados a um fornecedor externo do modelo através da sua chave API. O Correio só pode ser uma fonte de conversas depois de o administrador ativar a opção Permitir utilizar o correio como fonte de conhecimento de IA; esta opção está desativada por predefinição. O módulo Correio faz parte do plano Pro, e as mensagens de correio eletrónico nunca são incluídas na base de conhecimento de IA indexada em segundo plano.
Depois de ativar a opção, o utilizador só pode selecionar a sua própria caixa de correio ou uma conversa de correio eletrónico sua. Nem o administrador pode selecionar a caixa de correio de outra pessoa. Desativar a definição também desliga as fontes de correio selecionadas anteriormente. Esta decisão é independente, porque a correspondência pode conter dados de terceiros e o conteúdo usado como contexto é enviado a um fornecedor externo de IA.
O Task Manager é instalado no servidor do cliente, onde ficam armazenados os dados da aplicação. Pode escolher OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e pagar diretamente ao fornecedor, sem margem de intermediário. O artigo sobre a utilização da sua própria chave de IA na empresa explica como configurar a chave e controlar os custos.
Pelo plano Starter Pro, até 8 pessoas, paga 1 990 zł; o plano Classic, até 20 pessoas, custa 3 990 zł. Trata-se de uma licença perpétua, com pagamento único pelas licenças de utilizador e 12 meses de atualizações incluídos; a renovação posterior é opcional. Consulte a página de preços do Task Manager para ver a oferta atual de planos.
Amanhã, escolha uma pergunta que surja regularmente na sua equipa. Encontre o documento com a resposta, confirme se tem uma camada de texto e indique-o numa conversa com o Assistente de IA; depois, compare a resposta com o original. Pode explorar a interface do programa na Demo.
Perguntas mais frequentes
A IA envia os nossos documentos para a Internet?
Sim, a pergunta, acompanhada do contexto selecionado nas fontes indicadas ou na base de conhecimento de IA, é enviada a um fornecedor externo do modelo através da sua chave de API; isto não significa que todos os documentos da empresa sejam enviados. Os dados da aplicação estão no seu servidor, mas a resposta do modelo exige que lhe seja enviado o conteúdo necessário.
O Assistente de IA consegue ler um contrato digitalizado em PDF?
Não, o Assistente de IA não consegue ler um PDF digitalizado sem uma camada de texto, porque não tem OCR. Prepare um PDF com texto ou transcreva o conteúdo necessário para uma nota.
Um funcionário consegue ver na resposta um documento a que não tem acesso?
Não, as notas e os ficheiros mantêm as respetivas permissões também na base de conhecimento de IA. Esta regra também se aplica ao administrador; separadamente, o administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas.
A indexação de documentos aumenta a fatura de IA?
Não, a indexação de notas e ficheiros não consome pedidos ao modelo. Já as perguntas ao Assistente de IA e a criação de resumos de tarefas e conversas utilizam pedidos ao modelo.
A caixa de correio da empresa pode ser uma fonte de conhecimento para a IA?
Sim, mas o administrador tem primeiro de ativar a opção Permitir utilizar o correio como fonte de conhecimento de IA, que está desativada por predefinição. O utilizador poderá então selecionar apenas a sua própria caixa de correio ou conversa, e o correio não será incluído na base indexada em segundo plano; o módulo Correio exige o plano Pro.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
