Maanantaina uusi kirjanpitäjä kysyy Martalta, joka johtaa yhdeksän hengen tilitoimistoa, Delta-asiakkaan sopimusehdoista. Vastaus voi löytyä kokousmuistiinpanosta tai allekirjoitetusta PDF-tiedostosta, mutta kukaan ei muista, mistä. Marta haluaa kysyä AI-avustajalta - hän voi valita lähteitä keskusteluun tai käyttää AI-tietopankkia sen sijaan, että luottaisi vastaukseen ilman yrityksen kontekstia.
AI-tietopankki ja keskustelun lähteet tarjoavat kaksi tapaa käyttää asiakirjoja
Jotta AI-avustaja voi vastata yrityksen sopimusten pohjalta, voit valita lähteitä tiettyyn keskusteluun tai käyttää AI-tietopankkia. Ensimmäistä tapaa hallitset itse, ja jälkimmäistä järjestelmänvalvoja kohdassa Asetukset → AI. AI-tietopankki kuuluu Pro-versioon.
Ero on tärkeä, kun Marta kysyy sopimusehdoista. Jos hän tietää, mistä allekirjoitettu asiakirja löytyy, hän valitsee sen keskustelun lähteeksi. Jos hän ei tiedä, AI-tietopankki voi löytää sopivan katkelman indeksoidusta muistiinpanosta tai tiedostosta ilman, että sitä tarvitsee valita kysymyksen yhteydessä. Tätä asiakirjojen katkelmien hakua kutsutaan usein RAGiksi: malli saa kontekstin, joka on haettu yrityksen aineistosta.
Kyse ei ole kahdesta nimestä samalle painikkeelle. Lähteet koskevat valittua AI-avustajan viestiketjua, ja AI-tietopankki tarjoaa automaattisesti kontekstia, jota järjestelmänvalvoja hallinnoi. Molempien toimintatavat esitellään myös AI:n yritystietopankkia käsittelevällä sivulla.
Kun tiedät, mikä asiakirja on kyseessä, valitse se keskusteluun
Valitse keskustelun lähteet AI-avustajan ikkunassa sen otsikon alla olevalla Lähteet-painikkeella. Voit valita useita kohteita kerralla - esimerkiksi muistiinpanon, tehtävän ja kalenterin - sen sijaan, että rajaisit kysymyksen yhteen asiakirjaan.
Keskiviikkona Marta avaa Delta-asiakkaalle tarkoitetun viestiketjun, valitsee sopimuskansion ja kokousmuistiinpanon ja kysyy sovitusta ehdosta. Vinkki: valitse lähde napsauttamalla sen riviä. Nuoli › avaa sisällön, ja ‹ palaa edelliselle tasolle. Jos Marta muistaa vain sanan ”Delta”, hän kirjoittaa sen ikkunan yläreunan hakukenttään ja saa tulokseksi sopivat lähteet kaikista käytettävissä olevista aineistoista.
Voit valita omat tehtäväsi tai kalenterin, jossa näytetään oletusarvoisesti seuraavan seitsemän päivän määräajat. Voit sisällyttää kysymykseen koko Työtilan tehtävät ja keskustelut tai valita yksittäisen tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon. Voit valita myös kansion alikansioineen tai yksittäisen tiedoston Tiedostot-moduulista, joka kuuluu Pro-versioon. Dokumentit-kansio kattaa sen sisältämät tiedostot ja muistiinpanot. Valittuun tehtävään tai keskusteluun kuuluvat myös siihen lisätyt tiedostot, sekä viesteistä että Tiedostot-moduulista.
Jokaisella keskustelulla on omat lähteensä. Uusi viestiketju alkaa yleisellä tasolla - se näkee vain omat tehtäväsi - eikä se siis peri automaattisesti Delta-asiakkaan sopimuksia. Jos haluat jatkaa erillistä keskustelua samoilla aineistoilla, valitse viestiketjun valikosta Monista lähteineen.
Lähdeluettelon alla näkyy tilankäyttöpalkki. Jos valitset enemmän sisältöä kuin malli pystyy käsittelemään, AI-avustaja kertoo, mitä se ei huomioinut. Laajat kokonaisuudet jäävät ensin pois, mutta erikseen valitut tehtävät säilyvät. Siksi Marta aloittaa sopimuksen yksittäistä kohtaa koskevan kysymyksen konkreettisesta asiakirjasta eikä koko Työtilasta.
AI-tietopankki etsii katkelmia, vaikka et valitsisi tiedostoa kysymyksen yhteydessä
AI-tietopankin avulla AI-avustaja löytää sopivan katkelman yrityksen aineistosta, vaikka et valitsisi tiedostoa keskustelussa. Tämä Pro-version ominaisuus on järjestelmänvalvojan hallittavissa kohdassa Asetukset → AI, osiossa ”AI-tietopankki”.
Malli tekee tehtävistä ja keskusteluista tiivistelmiä ja tallentaa tietopankkiin päätökset, johtopäätökset ja sopimukset. Muistiinpanot ja Tiedostot tallennetaan alkuperäisessä muodossaan, pilkottuina katkelmiksi. Jos Marta tallentaa yhteistyöehdon muistiinpanoihin, tietopankki voi löytää sen työntekijän kysymyksen perusteella ilman, että kyseinen muistiinpano liitetään jokaiseen viestiketjuun.
AI-tietopankin automaattinen päivitys on oletusarvoisesti asetettu arvoon ”Kyllä”: tietopankki päivittyy taustalla kerran päivässä. Järjestelmänvalvoja voi valita arvon ”Ei” ja käynnistää päivityksen Päivitä AI-tietopankki-painikkeella. Ohje suosittelee tätä toimintatapaa, jos tehtäviä tai keskusteluja on erittäin paljon. Roskakoriin siirretty asiakirja poistuu tietopankista seuraavan päivityksen yhteydessä, ei heti poistamisen jälkeen.
Semanttiseen hakuun, jossa tuloksia valitaan merkityksen eikä vain samojen sanojen perusteella, tarvitaan OpenAI tai Gemini. Näillä palveluntarjoajilla se on oletusarvoisesti käytössä.
| Kysymys | Keskustelun lähteet | AI:n tietopankki |
|---|---|---|
| Kuka päättää? | Käyttäjä valitsee viestiketjun lähteet | Järjestelmänvalvoja hallinnoi tietopankkia kohdassa Asetukset → AI |
| Mistä sisältö tulee? | Valituista käytettävissä olevista tehtävistä, keskusteluista, muistiinpanoista ja muista lähteistä | Tehtävien ja keskustelujen tiivistelmistä sekä Muistiinpanojen ja Tiedostojen katkelmista |
| Milloin siitä on eniten hyötyä? | Kun tiedät, mitä dokumenttia tarvitset | Kun kysyt sovitusta asiasta mutta et tiedä, missä tiedostossa se on |
| Kumpi vaihtoehto? | Tiedostot ja Sähköposti lähteinä edellyttävät Pro-versiota | AI-tietopankki edellyttää Pro-versiota |
Kaikki PDF-tiedostot eivät ole dokumentteja, joita AI pystyy lukemaan
AI-avustaja ei pysty lukemaan pelkkää skannausta sisältävää PDF-tiedostoa, jossa ei ole tekstikerrosta, eikä vanhaa binäärimuotoista DOC-tiedostoa. Jos tallennat tällaisia sopimuksia, tee niistä tekstikerroksen sisältävä PDF tai tallenna dokumentti DOCX-muodossa ennen kuin käytät sitä vastausten lähteenä.
Liitteitä lukiessaan AI-avustaja käsittelee tekstiä tiedostomuodoista TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS ja PDF. Se pystyy analysoimaan JPG-, PNG-, GIF- ja WebP-kuvia visuaalisesti, jos valittu malli tukee kuvia; tämä ei kuitenkaan tarkoita, että se tekisi OCR-tunnistuksen skannatusta PDF-tiedostosta. Indeksoituun tietopankkiin tallentuu tekstiä TXT-, CSV-, Markdown-, DOCX- ja XLSX-tiedostoista sekä tekstikerroksen sisältävistä PDF-tiedostoista.
Viestin liitteestä luetaan noin 50 KB tekstiä, tietolähteeksi valitusta tiedostosta enintään 300 000 merkkiä, ja tietopankin indeksi tallentaa kustakin tiedostosta enintään 54 000 merkkiä. Kun tiedosto on valittu tietolähteeksi, AI-avustaja lukee tekstiä noin 24 000 merkin osissa ja hakee tarvittaessa lisää. Jos vastaus koskee pitkän sopimuksen loppupuolen sivuja, tarkista asia dokumentista sen sijaan, että olettaisit jokaisen haun kattaneen saman osan tekstistä.
Työtilan kansio ei anna pääsyä koko tiimille
Työtilan kansioon lisätty tiedosto on oletuksena yksityinen. Muistiinpanojen ja tietopankin tiedostojen käyttöoikeudet säilyvät ennallaan: näet vastauksessa vain dokumentit, jotka voit itse avata, ja tämä koskee myös ylläpitäjää.
Torstaina Marta voi jakaa valitsemansa muistiinpanon kirjanpitäjälle katseltavaksi jakamatta sitä koko toimistolle. Muistiinpanon liittäminen Työtilaan ei itsessään anna muille käyttöoikeutta. Tehtävän tai keskustelun kansioon suoraan ladattu tiedosto toimii eri tavalla: sen näkevät kyseisen viestiketjun osallistujat. Jos työntekijä menettää lähteen käyttöoikeuden, AI-avustaja jättää sen huomiotta hänen seuraavassa kysymyksessään.
Ylläpitäjä pääsee käsiksi kaikkiin tehtäviin ja keskusteluihin, mutta ei sen perusteella muiden yksityisiin muistiinpanoihin ja tiedostoihin. Hän ei myöskään näe yksityisiä AI-avustajan kanssa käytyjä keskusteluja. Jos jaat dokumentteja useille henkilöille, tutustu ensin Task Managerin rooleihin ja käyttöoikeuksiin ja järjestä lähteet vasta sen jälkeen.
Sähköposti vaatii erillisen päätöksen, ja kysymys lähetetään mallin tarjoajalle
Kun kysyt AI-avustajalta, kysymys ja siihen valittu konteksti lähetetään ulkoiselle mallin tarjoajalle API-avaimellasi. Sähköpostia voi käyttää keskustelun lähteenä vasta, kun ylläpitäjä ottaa käyttöön asetuksen Salli sähköpostin käyttö AI-tietolähteenä; asetus on oletuksena poissa käytöstä. Sähköposti-moduuli kuuluu Pro-versioon, eikä sähköpostiviestejä koskaan lisätä taustalla indeksoitavaan AI-tietopankkiin.
Kun asetus on käytössä, käyttäjä voi valita vain oman postilaatikkonsa tai oman sähköpostiviestiketjunsa. Ylläpitäjäkään ei voi valita toisen henkilön postilaatikkoa. Asetuksen poistaminen käytöstä katkaisee myös aiemmin valitut sähköpostilähteet. Tämä vaatii erillisen päätöksen, sillä sähköpostit voivat sisältää kolmansien osapuolten tietoja, ja kontekstina käytetty sisältö lähetetään ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle.
Task Manager asennetaan asiakkaan palvelimelle, jossa sovelluksen tiedot sijaitsevat. Voit valita OpenAI:n, Google Geminin, Anthropic Clauden tai xAI Grokin ja maksat suoraan palveluntarjoajalle ilman välikäden katetta. Oman avaimen määrittämisestä ja kulujen seurannasta kerrotaan artikkelissa oma AI-avain yrityksessä.
Pro-versio Starter-sopimuksella, enintään 8 henkilölle, maksaa 1 990 zł; Classic-sopimus, enintään 20 henkilölle, maksaa 3 990 zł. Kyseessä on pysyvä lisenssi, jonka kertamaksu kattaa käyttäjäpaikat ja johon sisältyy 12 kuukauden päivitykset; päivitysoikeuden myöhempi uusiminen on vapaaehtoista. Tarkista vaihtoehtojen ajantasainen erittely Task Managerin hinnastosta.
Valitse huomenna yksi kysymys, joka toistuu säännöllisesti tiimissäsi. Etsi vastaus sisältävä dokumentti, tarkista, että siinä on tekstikerros, ja valitse se keskustelussa AI-avustajan kanssa; vertaa sitten vastausta alkuperäiseen dokumenttiin. Voit tutustua ohjelman näkymään Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Lähettääkö AI asiakirjamme internetiin?
Kyllä, kysymys sekä siihen valitut kontekstitiedot määritetyistä lähteistä tai AI-tietopankista lähetetään ulkoiselle mallipalveluntarjoajalle API-avaimellasi. Tämä ei tarkoita, että kaikki yrityksen asiakirjat lähetettäisiin. Sovelluksen tiedot ovat omalla palvelimellasi, mutta mallin vastaus edellyttää tarvittavan sisällön välittämistä sille.
Lukeeko AI-avustaja sopimuksen PDF-skannauksen?
Ei. AI-avustaja ei pysty lukemaan PDF-skannausta ilman tekstikerrosta, koska siinä ei ole OCR-toimintoa. Valmistele PDF, jossa on tekstiä, tai kirjoita tarvittava sisältö muistiinpanoihin.
Näkeekö työntekijä vastauksessa asiakirjan, johon hänellä ei ole pääsyä?
Ei. Muistiinpanojen ja tiedostojen käyttöoikeudet säilyvät myös AI-tietopankissa. Tämä koskee myös järjestelmänvalvojaa; järjestelmänvalvojalla on erikseen pääsy kaikkiin tehtäviin ja keskusteluihin.
Nostaako asiakirjojen indeksointi AI-laskua?
Ei. Muistiinpanojen ja tiedostojen indeksointi ei kuluta mallikyselyitä. AI-avustajalle esitetyt kysymykset sekä tehtävien ja keskustelujen yhteenvetojen laatiminen sen sijaan käyttävät mallikyselyitä.
Voiko yrityksen jaetusta postilaatikosta hakea tietoa AI:lle?
Kyllä, mutta ylläpitäjän on ensin otettava käyttöön asetus Salli sähköpostin käyttö AI-tietolähteenä, joka on oletuksena poissa käytöstä. Käyttäjä voi silloin valita vain oman postilaatikkonsa tai viestiketjunsa, eikä sähköpostia lisätä taustalla indeksoitavaan tietopankkiin; Sähköposti-moduuli edellyttää Pro-versiota.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
