V pondelok sa nová účtovníčka pýta Marty, ktorá vedie deväťčlennú účtovnícku kanceláriu, na podmienky zmluvy s klientom Delta. Odpoveď môže byť v poznámke zo stretnutia alebo v podpísanom PDF, ale nikto si nepamätá kde. Marta sa chce opýtať Asistenta AI - môže určiť zdroje v konverzácii alebo využiť znalostnú bázu AI, namiesto toho, aby očakávala odpoveď bez firemného kontextu.
Znalostná báza AI a zdroje v konverzácii sú dve cesty k dokumentom
Ak má Asistent AI odpovedať na základe firemných dohôd, môžete určiť zdroje v konkrétnej konverzácii alebo využiť znalostnú bázu AI. Prvú možnosť ovládate vy, druhú spravuje administrátor v časti Nastavenia → AI; znalostná báza AI je súčasťou variantu Pro.
Rozdiel je dôležitý, keď sa Marta pýta na podmienky zmluvy. Ak vie, kde sa podpísaný dokument nachádza, vyberie ho ako zdroj konverzácie. Ak to nevie, znalostná báza AI môže nájsť relevantnú pasáž v indexovanej poznámke alebo súbore bez toho, aby ho musela pri otázke ručne určiť. Takéto vyhľadávanie pasáží v dokumentoch sa označuje ako RAG: model dostane kontext vyhľadaný vo firemných materiáloch.
Nejde o dve pomenovania toho istého tlačidla. Zdroje patria k vybranému vláknu Asistenta AI a znalostná báza poskytuje automatický kontext, ktorý spravuje administrátor. Spôsob fungovania oboch možností opisuje aj stránka o firemných znalostiach pre AI.
Keď poznáte dokument, určite ho v konverzácii
Zdroj konverzácie vyberiete tlačidlom Zdroje pod jej názvom v okne Asistenta AI. Môžete naraz určiť niekoľko miest: napríklad poznámku, úlohu a kalendár, takže otázku nemusíte obmedziť na jediný dokument.
V stredu Marta otvorí vlákno venované klientovi Delta, určí priečinok so zmluvami a poznámku zo stretnutia a opýta sa na dohodnutú podmienku. Tip: kliknutím na riadok vyberiete zdroj. Šípka › otvorí jeho obsah a tlačidlo ‹ vás vráti o úroveň vyššie. Ak si Marta pamätá iba slovo „Delta“, zadá ho do vyhľadávania v hornej časti okna a zobrazia sa jej relevantné zdroje z celej dostupnej zbierky.
Na výber máte svoje úlohy alebo kalendár s predvolene zobrazenými nadchádzajúcimi termínmi na sedem dní. Do otázky môžete zahrnúť celý Pracovný priestor s úlohami a chatmi alebo vybrať jednu úlohu, chat či poznámku. Môžete tiež určiť priečinok s podpriečinkami alebo jeden súbor z modulu Súbory, ktorý je súčasťou variantu Pro. Priečinok v Dokumentoch zahŕňa súbory a poznámky, ktoré obsahuje. Určená úloha alebo chat zahŕňa aj súbory, ktoré doň boli pridané, a to z nástenky aj z modulu Súbory.
Každá konverzácia má vlastnú sadu zdrojov. Nové vlákno sa začína všeobecne - vidí iba vaše úlohy, takže zmluvy s klientom Delta nezdedí automaticky. Ak chcete viesť samostatnú konverzáciu nad rovnakými materiálmi, v ponuke vlákna vyberte možnosť Duplikovať so zdrojmi.
Pod zoznamom zdrojov uvidíte indikátor využitia. Ak určíte viac obsahu, než model dokáže spracovať, Asistent AI vám oznámi, čo nezohľadnil; najprv sa vynechajú široké rozsahy, zatiaľ čo výslovne určené úlohy zostanú. Preto Marta pri otázke na jedno ustanovenie zmluvy začína konkrétnym dokumentom, nie celým Pracovným priestorom.
Znalostná báza AI vyhľadáva pasáže bez toho, aby ste pri otázke určili súbor
Znalostná báza AI umožňuje Asistentovi AI nájsť relevantnú pasáž vo firemných materiáloch, aj keď v konverzácii neurčíte súbor. Je to funkcia variantu Pro, ktorú administrátor ovláda v časti Nastavenia → AI, v sekcii „Znalostná báza AI“.
Model sumarizuje úlohy a chaty a do bázy zaznamenáva rozhodnutia, závery a dohody. Poznámky a Súbory sa ukladajú v pôvodnom znení, rozdelené na pasáže. Ak Marta zapíše podmienku spolupráce do poznámky, báza ju môže nájsť na základe otázky zamestnanca bez toho, aby bolo potrebné pripnúť túto poznámku ku každému vláknu.
Predvolene je možnosť Automatická aktualizácia znalostnej bázy nastavená na „Áno“: báza sa na pozadí obnovuje raz denne. Administrátor môže zvoliť „Nie“ a spúšťať aktualizáciu tlačidlom Aktualizovať znalostnú bázu AI; pokyny odporúčajú tento režim pri veľmi veľkom počte úloh alebo chatov. Dokument presunutý do koša zmizne z bázy pri najbližšej aktualizácii, nie hneď po odstránení.
Sémantické vyhľadávanie, teda vyhľadávanie podľa významu, nie iba podľa totožných slov, vyžaduje OpenAI alebo Gemini; u týchto poskytovateľov je predvolene zapnuté.
| Otázka | Zdroje v konverzácii | Báza znalostí AI |
|---|---|---|
| Kto rozhoduje? | Používateľ vyberá zdroje pre vlákno | Administrátor spravuje bázu v časti Nastavenia → AI |
| Odkiaľ pochádza obsah? | Z určených dostupných úloh, chatov, poznámok a ďalších zdrojov | Zo súhrnov úloh a chatov a z pasáží v Poznámkach a Súboroch |
| Kedy sa hodí najviac? | Keď viete, ktorý dokument potrebujete | Keď sa pýtate na dohodu, ale neviete, v ktorom súbore je |
| Ktorý variant? | Súbory a Pošta ako zdroje vyžadujú Pro | Databáza znalostí AI vyžaduje Pro |
Nie každý PDF súbor je dokument, ktorý si AI dokáže prečítať
Asistent AI nedokáže prečítať PDF, ktoré je iba skenom bez textovej vrstvy, ani starý binárny súbor DOC. Ak uchovávate takéto zmluvy, pripravte PDF s textom alebo dokument predtým uložte vo formáte DOCX, než sa naň začnete spoliehať pri odpovediach.
Pri čítaní príloh Asistent AI podporuje textové súbory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS a PDF. Obrázky JPG, PNG, GIF a WebP dokáže vizuálne analyzovať, ak vybraný model podporuje obrázky; to však neznamená, že dokáže rozpoznať text v skenovanom PDF. Do indexovanej databázy znalostí sa ukladajú texty zo súborov TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX a PDF s textovou vrstvou.
Prílohu zo správy možno prečítať v rozsahu približne 50 KB textu, súbor určený ako zdroj znalostí v rozsahu do 300 000 znakov a index databázy znalostí si z jedného súboru zapamätá do 54 000 znakov. Pri súbore určenom ako zdroj Asistent AI číta text po častiach s približne 24 000 znakmi a podľa potreby automaticky načítava ďalšie. Ak sa odpoveď týka záverečných strán dlhej zmluvy, overte si ju v dokumente a nepredpokladajte, že každá cesta načítala rovnakú časť textu.
Priečinok v Pracovnom priestore neposkytuje prístup celému tímu
Súbor umiestnený v priečinku Pracovného priestoru zostáva predvolene súkromný. Poznámky a súbory v databáze znalostí si zachovávajú vlastné oprávnenia: v odpovedi uvidíte iba dokumenty, ktoré môžete otvoriť, a toto pravidlo platí aj pre administrátora.
Vo štvrtok môže Marta zdieľať vybranú poznámku s účtovníčkou na zobrazenie bez toho, aby ju sprístupnila celej kancelárii. Samotné priradenie poznámky k Pracovnému priestoru neposkytuje ostatným prístup. Inak to funguje pri súbore nahranom priamo do priečinka úlohy alebo chatu: vidia ho účastníci daného vlákna. Ak zamestnanec stratí oprávnenie na prístup k zdroju, Asistent AI ho pri jeho ďalšej otázke vynechá.
Administrátor má prístup ku všetkým úlohám a chatom, ale tým nezíska prístup k súkromným poznámkam a súborom ostatných. Nevidí ani súkromné vlákna konverzácií s Asistentom AI. Ak rozdeľujete dokumenty medzi viacerých ľudí, začnite pravidlami rolí a oprávnení v Task Manageri a až potom usporiadajte zdroje.
Pošta si vyžaduje samostatné rozhodnutie a otázka sa odosiela poskytovateľovi modelu
Keď sa pýtate Asistenta AI, otázka spolu s vybraným kontextom sa odošle externému poskytovateľovi modelu pomocou vášho kľúča API. Pošta môže byť zdrojom konverzácie až po tom, čo administrátor zapne možnosť Povoliť používanie pošty ako zdroja znalostí AI; predvolene je vypnutá. Modul Pošta je súčasťou variantu Pro a e-mailové správy sa nikdy nezaraďujú do databázy znalostí AI indexovanej na pozadí.
Po zapnutí tejto možnosti môže používateľ vybrať iba vlastnú schránku alebo vlastné e-mailové vlákno. Ani administrátor nemôže vybrať schránku inej osoby. Vypnutím nastavenia sa zrušia aj predtým vybrané poštové zdroje. Ide o samostatné rozhodnutie, pretože korešpondencia môže obsahovať údaje tretích strán a obsah použitý ako kontext sa odošle externému poskytovateľovi AI.
Task Manager sa inštaluje na serveri klienta, kde sa nachádzajú údaje aplikácie. Môžete si vybrať OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok a platiť priamo poskytovateľovi bez prirážky sprostredkovateľa. Ako nastaviť kľúč a kontrolovať výdavky, opisuje článok o vlastnom kľúči AI vo firme.
Za variant Pro v pláne Starter pre najviac 8 osôb zaplatíte 1 990 zł; plán Classic pre najviac 20 osôb stojí 3 990 zł. Ide o trvalú licenciu s jednorazovým poplatkom za používateľské miesta a 12 mesiacmi aktualizácií v cene; neskoršie obnovenie je voliteľné. Aktuálne rozdelenie variantov nájdete v cenníku Task Managera.
Zajtra si vyberte jednu otázku, ktorá sa vo vašom tíme pravidelne opakuje. Nájdite dokument s odpoveďou, skontrolujte, či má textovú vrstvu, a označte ho v konverzácii s Asistentom AI; potom porovnajte odpoveď s originálom. Rozhranie programu si môžete pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Odosiela AI naše dokumenty na internet?
Áno, otázka spolu s vybraným kontextom z určených zdrojov alebo znalostnej bázy AI sa pomocou vášho kľúča API odošle externému poskytovateľovi modelu; to však neznamená, že sa odosielajú všetky firemné dokumenty. Údaje aplikácie sú uložené na vašom serveri, ale na vytvorenie odpovede je potrebné modelu odovzdať relevantný obsah.
Prečíta Asistent AI sken zmluvy v PDF?
Nie, Asistent AI nedokáže prečítať sken PDF bez textovej vrstvy, pretože nemá OCR. Pripravte PDF s textom alebo potrebný obsah prepíšte do poznámky.
Uvidí zamestnanec v odpovedi dokument, ku ktorému nemá prístup?
Nie, poznámky a súbory si zachovávajú svoje prístupové práva aj v znalostnej báze AI. Toto pravidlo platí aj pre správcu; správca má osobitne prístup ku všetkým úlohám a chatom.
Zvyšuje indexovanie dokumentov účet za AI?
Nie, indexovanie poznámok a súborov nespotrebúva požiadavky na model. Požiadavky na model využívajú otázky pre Asistenta AI a vytváranie súhrnov úloh a chatov.
Môže byť firemná schránka zdrojom znalostí pre AI?
Áno, ale administrátor musí najskôr zapnúť možnosť Povoliť používanie pošty ako zdroja znalostí AI, ktorá je predvolene vypnutá. Používateľ potom môže vybrať iba vlastnú schránku alebo vlastné vlákno a pošta sa nebude ukladať do databázy indexovanej na pozadí; modul Pošta vyžaduje variant Pro.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
