Lunedì, una nuova contabile chiede a Marta, che dirige uno studio di contabilità di nove persone, quali sono le condizioni del contratto con il cliente Delta. La risposta potrebbe essere in una nota della riunione o in un PDF firmato, ma nessuno ricorda dove. Marta vuole chiedere all'Assistente AI: può indicare le fonti nella conversazione oppure usare la base di conoscenza AI, invece di sperare in una risposta senza contesto aziendale.
La base di conoscenza AI e le fonti della conversazione sono due modi per accedere ai documenti
Per far rispondere l'Assistente AI sulla base degli accordi aziendali, puoi indicare le fonti in una conversazione specifica oppure usare la base di conoscenza AI. La prima opzione è sotto il tuo controllo, mentre la seconda è gestita dall'amministratore in Impostazioni → AI; la base di conoscenza AI è inclusa nel piano Pro.
La differenza è importante quando Marta chiede informazioni sulle condizioni del contratto. Se sa dove si trova il documento firmato, lo seleziona come fonte della conversazione. Se non lo sa, la base di conoscenza AI può trovare un passaggio pertinente in una nota o in un file indicizzato, senza che debba indicarlo manualmente nella domanda. Questa ricerca di passaggi nei documenti viene talvolta chiamata RAG: il modello riceve il contesto trovato nei materiali aziendali.
Non sono due nomi diversi per lo stesso pulsante. Le fonti appartengono alla discussione selezionata dell'Assistente AI, mentre la base di conoscenza fornisce un contesto automatico gestito dall'amministratore. Il funzionamento di entrambe le opzioni è descritto anche nella pagina sulla conoscenza aziendale per l'AI.
Se conosci il documento, indicalo nella conversazione
Puoi scegliere la fonte della conversazione con il pulsante Fonti sotto il titolo, nella finestra dell'Assistente AI. Puoi indicare più elementi contemporaneamente: per esempio una nota, un'attività e il calendario, invece di limitare la domanda a un solo documento.
Mercoledì Marta apre una discussione dedicata al cliente Delta, indica la cartella dei contratti e una nota della riunione, quindi chiede informazioni sulla condizione concordata. Suggerimento: fai clic su una riga per selezionare una fonte. La freccia › ne apre il contenuto, mentre la barra ‹ torna al livello precedente. Se Marta ricorda solo la parola «Delta», la inserisce nella ricerca in cima alla finestra e trova le fonti corrispondenti nell'intero insieme di contenuti a sua disposizione.
Puoi scegliere le tue attività o il calendario, che mostra per impostazione predefinita i prossimi sette giorni di scadenze. Puoi includere nella domanda l'intero Spazio di lavoro con le attività e le chat, oppure scegliere una singola attività, chat o nota. Puoi anche indicare una cartella con le relative sottocartelle o un singolo file del modulo File, incluso nel piano Pro. Una cartella in Documenti comprende i file e le note che contiene. Un'attività o una chat selezionata include anche i file aggiunti, sia dai messaggi sia dal modulo File.
Ogni conversazione ha un proprio insieme di fonti. Una nuova discussione parte senza un contesto specifico - mostra solo le tue attività - quindi non eredita automaticamente i contratti di Delta. Se vuoi avviare una conversazione separata sugli stessi materiali, seleziona Duplica con le fonti dal menu della discussione.
Sotto l'elenco delle fonti vedrai una barra che indica lo spazio occupato. Se indichi più contenuti di quanti il modello possa gestire, l'Assistente AI ti dirà cosa non ha incluso; gli ambiti più ampi vengono esclusi per primi, mentre le attività indicate esplicitamente restano. Per questo, quando chiede informazioni su una clausola del contratto, Marta parte dal documento specifico, non dall'intero Spazio di lavoro.
La base di conoscenza AI cerca i passaggi senza che tu debba indicare un file nella domanda
La base di conoscenza AI permette all'Assistente AI di trovare passaggi pertinenti nei materiali aziendali, anche se non indichi un file nella conversazione. La funzione è inclusa nel piano Pro e l'amministratore la gestisce in Impostazioni → AI, nella sezione «Base di conoscenza AI».
Il modello riassume attività e chat, salvando nella base le decisioni, le conclusioni e gli accordi. Note e File vengono acquisiti nel contenuto originale, suddiviso in passaggi. Se Marta annota una condizione di collaborazione, la base può trovarla quando un dipendente fa una domanda, senza dover aggiungere quella nota a ogni discussione.
Per impostazione predefinita, Aggiornamento automatico della base di conoscenza è impostato su «Sì»: la base viene aggiornata in background una volta al giorno. L'amministratore può selezionare «No» e avviare l'aggiornamento con il pulsante Aggiorna la base di conoscenza AI; le istruzioni consigliano questa modalità quando ci sono moltissime attività o chat. Un documento spostato nel cestino scompare dalla base al successivo aggiornamento, non al momento dell'eliminazione.
La ricerca semantica, che trova contenuti in base al significato e non solo alle parole esatte, richiede OpenAI o Gemini; per questi fornitori è attiva per impostazione predefinita.
| Domanda | Fonti della conversazione | Base di conoscenza AI |
|---|---|---|
| Chi decide? | L'utente sceglie le fonti per la discussione | L'amministratore gestisce la base in Impostazioni → AI |
| Da dove provengono i contenuti? | Dalle attività, chat, note e altre fonti accessibili selezionate | Dai riepiloghi di attività e chat e dai passaggi di Note e File |
| Quando è più utile? | Quando sai quale documento ti serve | Quando chiedi un'informazione ma non sai quale file cercare |
| Quale opzione? | File e Posta richiedono Pro | La Base di conoscenza AI richiede Pro |
Non tutti i PDF sono documenti che l'AI può leggere
L'Assistente AI non è in grado di leggere un PDF che contiene solo la scansione, senza livello di testo, né un vecchio file binario DOC. Se conservi contratti di questo tipo, prepara un PDF con testo oppure salva il documento in DOCX prima di basarci le risposte.
Quando legge gli allegati, l'Assistente AI gestisce il testo di TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS e PDF. Può analizzare visivamente immagini JPG, PNG, GIF e WebP, se il modello selezionato supporta le immagini; questo però non significa che esegua l'OCR di un PDF scansionato. Nella base di conoscenza indicizzata viene inserito il testo di file TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF con livello di testo.
Un allegato di un messaggio viene letto fino a circa 50 KB di testo, un file indicato come fonte di conoscenza fino a 300 000 caratteri, mentre l'indice della base di conoscenza memorizza fino a 54 000 caratteri per file. Quando un file è indicato come fonte, l'Assistente AI legge il testo in blocchi di circa 24 000 caratteri e recupera autonomamente quelli successivi quando servono. Se la risposta riguarda le pagine finali di un contratto lungo, verificala nel documento invece di presumere che ogni percorso abbia incluso la stessa parte del testo.
Una cartella nello Spazio di lavoro non dà accesso a tutto il team
Per impostazione predefinita, un file inserito in una cartella dello Spazio di lavoro rimane privato. L'accesso alle note e ai file nella base di conoscenza mantiene le rispettive autorizzazioni: nelle risposte vedrai solo i documenti che puoi aprire, e questa regola vale anche per l'amministratore.
Giovedì Marta può condividere una nota specifica con la contabile in sola visualizzazione, senza renderla accessibile a tutto l'ufficio. Assegnare una nota a uno Spazio di lavoro non dà accesso agli altri. Diverso è il caso di un file caricato direttamente nella cartella di un'attività o di una chat: possono vederlo i partecipanti a quella discussione. Se un dipendente perde l'autorizzazione per una fonte, l'Assistente AI la ignorerà alla sua domanda successiva.
L'amministratore ha accesso a tutte le attività e chat, ma questo non gli dà accesso alle note e ai file privati degli altri. Non vede neanche le discussioni private con l'Assistente AI. Se devi gestire documenti destinati a più persone, inizia dalle regole su ruoli e autorizzazioni in Task Manager, e solo dopo organizza le fonti.
Per usare Posta serve una decisione specifica, e la domanda viene inviata al fornitore del modello
Quando fai una domanda all'Assistente AI, la domanda e il contesto selezionato vengono inviati a un fornitore esterno del modello usando la tua chiave API. Posta può essere usata come fonte di conversazioni solo dopo che l'amministratore ha attivato l'opzione Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza AI; per impostazione predefinita è disattivata. Il modulo Posta è incluso nella versione Pro e le e-mail non vengono mai inserite nella base di conoscenza AI indicizzata in background.
Dopo aver attivato l'opzione, l'utente può selezionare solo la propria casella o una propria discussione e-mail. Neanche l'amministratore può selezionare la casella di un'altra persona. Disattivando l'impostazione vengono escluse anche le fonti di posta selezionate in precedenza. È una decisione da prendere a parte, perché la corrispondenza può contenere dati di terzi e il contenuto usato come contesto viene inviato a un fornitore esterno di AI.
Task Manager viene installato sul server del cliente, dove risiedono i dati dell'applicazione. Puoi scegliere OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok e pagare direttamente il fornitore, senza ricarichi di intermediari. Per sapere come configurare la chiave e tenere sotto controllo le spese, leggi l'articolo sulla chiave AI personale in azienda.
La versione Pro del piano Starter, per un massimo di 8 persone, costa 1 990 zł; il piano Classic, per un massimo di 20 persone, costa 3 990 zł. È una licenza perpetua, con un pagamento una tantum per le postazioni e 12 mesi di aggiornamenti inclusi; il rinnovo successivo è facoltativo. Puoi consultare la suddivisione aggiornata delle versioni nel listino prezzi di Task Manager.
Domani scegli una domanda che ricorre regolarmente nel tuo team. Trova il documento con la risposta, verifica che abbia un livello di testo e selezionalo nella conversazione con l'Assistente AI; poi confronta la risposta con l'originale. Puoi dare un'occhiata all'interfaccia del programma nella Demo.
Domande frequenti
L'AI invia i nostri documenti su Internet?
Sì, la domanda con il contesto pertinente ricavato dalle fonti indicate o dalla base di conoscenza AI viene inviata a un fornitore esterno del modello usando la tua chiave API; questo non significa che vengano inviati tutti i documenti aziendali. I dati dell'applicazione sono sul tuo server, ma per rispondere il modello deve ricevere i contenuti necessari.
L'Assistente AI può leggere la scansione di un contratto in PDF?
No, l'Assistente AI non può leggere una scansione PDF senza un livello di testo, perché non dispone di OCR. Prepara un PDF con testo oppure trascrivi il contenuto necessario in una nota.
Un dipendente può vedere nella risposta un documento a cui non ha accesso?
No, note e file mantengono le proprie autorizzazioni anche nella base di conoscenza AI. La regola vale anche per l'amministratore; separatamente, l'amministratore ha accesso a tutte le attività e le chat.
L'indicizzazione dei documenti aumenta i costi dell'AI?
No, l'indicizzazione di note e file non consuma richieste al modello. Le richieste al modello vengono invece usate dalle domande rivolte all'Assistente AI e dalla preparazione dei riepiloghi di attività e chat.
La casella aziendale può essere una fonte di conoscenza per l'AI?
Sì, ma prima l'amministratore deve attivare l'opzione Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza AI, che per impostazione predefinita è disattivata. A quel punto l'utente potrà selezionare solo la propria casella o una propria discussione; la posta non verrà inserita nella base indicizzata in background. Il modulo Posta richiede la versione Pro.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
