Am Montag fragt eine neue Buchhalterin Marta, die ein neunköpfiges Buchhaltungsbüro leitet, nach den Vertragsbedingungen mit dem Kunden Delta. Die Antwort könnte in einer Besprechungsnotiz oder in einem unterschriebenen PDF stehen, aber niemand weiß mehr genau, wo. Marta möchte den KI-Assistenten fragen - sie kann Quellen im Chat angeben oder die KI-Wissensdatenbank nutzen, statt auf eine Antwort ohne Unternehmenskontext zu hoffen.
Die KI-Wissensdatenbank und Chat-Quellen sind zwei Wege zu Dokumenten
Damit der KI-Assistent auf Grundlage interner Unternehmensvereinbarungen antwortet, können Sie Quellen in einem bestimmten Chat angeben oder die KI-Wissensdatenbank nutzen. Den ersten Weg steuern Sie selbst, der zweite wird vom Administrator unter Einstellungen → KI verwaltet; die KI-Wissensdatenbank ist Teil der Pro-Variante.
Der Unterschied ist wichtig, wenn Marta nach den Vertragsbedingungen fragt. Weiß sie, wo das unterschriebene Dokument liegt, wählt sie es als Chat-Quelle aus. Weiß sie es nicht, kann die KI-Wissensdatenbank eine passende Stelle in einer indizierten Notiz oder Datei finden, ohne dass sie diese bei der Frage manuell angeben muss. Diese Auswahl passender Textstellen aus Dokumenten wird oft als RAG bezeichnet: Das Modell erhält Kontext, der in den Unternehmensmaterialien gefunden wurde.
Das sind keine zwei Bezeichnungen für dieselbe Schaltfläche. Quellen gehören zum ausgewählten Thread des KI-Assistenten, während die Wissensdatenbank automatisch bereitgestellten Kontext liefert und vom Administrator verwaltet wird. Die Funktionsweise beider Wege beschreibt auch die Seite zum Unternehmenswissen für KI.
Wenn Sie das Dokument kennen, geben Sie es im Chat an
Die Quelle für einen Chat wählen Sie über die Schaltfläche Quellen unter dem Titel im Fenster des KI-Assistenten aus. Sie können mehrere Bereiche gleichzeitig angeben, zum Beispiel eine Notiz, eine Aufgabe und einen Kalender, statt die Frage auf ein einzelnes Dokument zu beschränken.
Am Mittwoch öffnet Marta den Thread zum Kunden Delta, gibt den Vertragsordner und eine Besprechungsnotiz an und fragt nach der vereinbarten Bedingung. Tipp: Klicken Sie auf eine Zeile, um die Quelle auszuwählen. Der Pfeil › öffnet ihren Inhalt, die Leiste ‹ führt eine Ebene zurück. Wenn Marta sich nur an das Wort „Delta“ erinnert, gibt sie es in die Suche oben im Fenster ein und erhält passende Quellen aus allen verfügbaren Inhalten.
Sie können Ihre eigenen Aufgaben oder den Kalender mit standardmäßig sieben Tagen anstehenden Terminen auswählen. Sie können die Frage auf den gesamten Arbeitsbereich mit Aufgaben und Chats beziehen oder eine einzelne Aufgabe, einen Chat oder eine Notiz auswählen. Sie können auch einen Ordner mit Unterordnern oder eine einzelne Datei aus dem Dateien-Modul angeben, das in der Pro-Variante enthalten ist. Ein Ordner unter Dokumente umfasst die darin enthaltenen Dateien und Notizen. Eine angegebene Aufgabe oder ein Chat umfasst auch die dazugehörigen Dateien, sowohl aus Nachrichten als auch aus dem Dateien-Modul.
Jeder Chat hat einen eigenen Satz an Quellen. Ein neuer Thread beginnt allgemein - er sieht nur Ihre Aufgaben und übernimmt daher nicht automatisch die Verträge von Delta. Wenn Sie einen separaten Chat mit denselben Materialien führen möchten, wählen Sie im Thread-Menü Mit Quellen duplizieren.
Unter der Quellenliste sehen Sie eine Auslastungsleiste. Wenn Sie mehr Inhalt angeben, als das Modell verarbeiten kann, teilt Ihnen der KI-Assistent mit, was nicht berücksichtigt wurde; zuerst werden weit gefasste Bereiche ausgelassen, direkt angegebene Aufgaben bleiben erhalten. Deshalb beginnt Marta bei einer Frage zu einer einzelnen Vertragsklausel mit dem konkreten Dokument und nicht mit dem gesamten Arbeitsbereich.
Die KI-Wissensdatenbank sucht Textstellen, ohne dass Sie bei der Frage eine Datei angeben müssen
Mit der KI-Wissensdatenbank kann der KI-Assistent passende Stellen in Unternehmensmaterialien finden, auch wenn Sie im Chat keine Datei angeben. Die Funktion ist Teil der Pro-Variante und wird vom Administrator unter Einstellungen → KI im Bereich „KI-Wissensdatenbank“ verwaltet.
Das Modell fasst Aufgaben und Chats zusammen und speichert dabei Entscheidungen, Schlussfolgerungen und Vereinbarungen in der Datenbank. Notizen und Dateien werden im Originalinhalt aufgenommen und in Textstellen unterteilt. Wenn Marta eine Kooperationsbedingung in einer Notiz festhält, kann die Datenbank sie bei der Frage eines Mitarbeiters finden, ohne dass die Notiz jedem Thread hinzugefügt werden muss.
Standardmäßig ist Automatische Aktualisierung der Wissensdatenbank auf „Ja“ eingestellt: Die Datenbank wird einmal täglich im Hintergrund aktualisiert. Der Administrator kann „Nein“ auswählen und die Aktualisierung über die Schaltfläche KI-Wissensdatenbank aktualisieren starten; die Anleitung empfiehlt diesen Modus bei einer sehr großen Zahl von Aufgaben oder Chats. Ein in den Papierkorb verschobenes Dokument wird bei der nächsten Aktualisierung aus der Datenbank entfernt, nicht direkt beim Löschen.
Die semantische Suche, also die Suche nach Bedeutung statt nur nach identischen Wörtern, erfordert OpenAI oder Gemini; bei diesen Anbietern ist sie standardmäßig aktiviert.
| Frage | Chat-Quellen | KI-Wissensdatenbank |
|---|---|---|
| Wer entscheidet? | Der Nutzer wählt Quellen für den Thread aus | Der Administrator verwaltet die Datenbank unter Einstellungen → KI |
| Woher stammt der Inhalt? | Aus den angegebenen, verfügbaren Aufgaben, Chats, Notizen und anderen Quellen | Aus Zusammenfassungen von Aufgaben und Chats sowie Textstellen aus Notizen und Dateien |
| Wann ist es besonders nützlich? | Wenn Sie wissen, welches Dokument Sie benötigen | Wenn Sie nach einer Vereinbarung fragen, aber die Datei nicht kennen |
| Welche Variante? | Dateien und E-Mail erfordern Pro | Die KI-Wissensdatenbank erfordert Pro |
Nicht jede PDF-Datei ist ein Dokument, das die KI lesen kann
Der KI-Assistent kann weder PDFs lesen, die nur aus einem Scan ohne Textebene bestehen, noch alte binäre DOC-Dateien. Wenn Sie solche Verträge speichern, erstellen Sie eine PDF-Datei mit Text oder speichern Sie das Dokument als DOCX, bevor Sie Antworten darauf stützen.
Beim Auslesen von Anhängen unterstützt der KI-Assistent Text aus TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS und PDF. JPG-, PNG-, GIF- und WebP-Bilder kann er visuell analysieren, sofern das ausgewählte Modell Bilder unterstützt. Das bedeutet jedoch nicht, dass gescannte PDFs per OCR erkannt werden. In die indexierte Wissensdatenbank wird Text aus TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX und PDFs mit Textebene aufgenommen.
Ein Nachrichtenanhang wird bis zu etwa 50 KB Text gelesen, eine als Wissensquelle angegebene Datei bis zu 300 000 Zeichen und der Index der Wissensdatenbank speichert bis zu 54 000 Zeichen aus einer Datei. Bei einer als Quelle angegebenen Datei liest der KI-Assistent den Text in Abschnitten von jeweils etwa 24 000 Zeichen und lädt bei Bedarf selbst weitere Abschnitte nach. Wenn sich die Antwort auf die letzten Seiten eines langen Vertrags bezieht, prüfen Sie sie im Dokument, statt davon auszugehen, dass jeder Weg denselben Teil des Textes berücksichtigt hat.
Ein Ordner im Arbeitsbereich gewährt nicht dem ganzen Team Zugriff
Eine Datei in einem Ordner des Arbeitsbereichs bleibt standardmäßig privat. Der Zugriff auf Notizen und Dateien in der Wissensdatenbank richtet sich nach den jeweiligen Berechtigungen: In einer Antwort sehen Sie nur Dokumente, die Sie öffnen können - das gilt auch für Administratoren.
Am Donnerstag kann Marta eine ausgewählte Notiz der Buchhalterin zur Ansicht freigeben, ohne sie dem ganzen Büro zugänglich zu machen. Allein die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich gewährt anderen keinen Zugriff. Anders ist es bei einer Datei, die direkt in einen Aufgaben- oder Chat-Ordner hochgeladen wird: Sie ist für die Teilnehmer dieses Threads sichtbar. Wenn ein Mitarbeiter die Berechtigung für eine Quelle verliert, lässt der KI-Assistent sie bei seiner nächsten Frage aus.
Administratoren haben Zugriff auf alle Aufgaben und Chats, erhalten dadurch aber keinen Zugriff auf die privaten Notizen und Dateien anderer. Auch private Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten können sie nicht sehen. Wenn Sie Dokumente für mehrere Personen getrennt bereitstellen, beginnen Sie mit den Rollen und Berechtigungen in Task Manager und ordnen Sie erst danach die Quellen.
E-Mail erfordert eine separate Entscheidung, und die Frage wird an den Modellanbieter übermittelt
Wenn Sie dem KI-Assistenten eine Frage stellen, wird die Frage zusammen mit dem ausgewählten Kontext über Ihren API-Schlüssel an einen externen Modellanbieter übermittelt. E-Mail kann erst dann als Gesprächsquelle dienen, wenn ein Administrator die Option E-Mail als KI-Wissensquelle verwenden erlauben aktiviert; standardmäßig ist sie deaktiviert. Das E-Mail-Modul gehört zur Variante Pro, und E-Mails werden niemals in die im Hintergrund indexierte KI-Wissensdatenbank aufgenommen.
Nach Aktivierung der Option kann ein Benutzer nur das eigene Postfach oder den eigenen E-Mail-Thread auswählen. Auch Administratoren können kein fremdes Postfach auswählen. Wird die Einstellung deaktiviert, werden auch zuvor ausgewählte E-Mail-Quellen getrennt. Diese Entscheidung ist wichtig, weil die Korrespondenz Daten Dritter enthalten kann und Inhalte, die als Kontext verwendet werden, an einen externen KI-Anbieter übermittelt werden.
Task Manager wird auf dem Server des Kunden installiert, auf dem die Anwendungsdaten liegen. Sie können OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok auswählen und zahlen direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag durch einen Zwischenhändler. Wie Sie den Schlüssel einrichten und die Kosten im Blick behalten, erfahren Sie im Beitrag über den eigenen KI-Schlüssel im Unternehmen.
Für die Variante Pro im Starter-Tarif für bis zu 8 Personen zahlen Sie 1 990 zł; der Classic-Tarif für bis zu 20 Personen kostet 3 990 zł. Es handelt sich um eine Dauerlizenz mit einmaliger Gebühr für die Arbeitsplätze und 12 Monaten Updates inklusive; eine spätere Verlängerung ist optional. Die aktuelle Übersicht der Varianten finden Sie in der Preisliste von Task Manager.
Wählen Sie morgen eine Frage aus, die in Ihrem Team regelmäßig wiederkehrt. Suchen Sie das Dokument mit der Antwort, prüfen Sie, ob es eine Textebene hat, und geben Sie es im Gespräch mit dem KI-Assistenten als Quelle an. Vergleichen Sie anschließend die Antwort mit dem Original. Einen Überblick über das Programm erhalten Sie in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Sendet die KI unsere Dokumente ins Internet?
Ja, die Frage mit dem passenden Kontext aus den angegebenen Quellen oder der KI-Wissensdatenbank wird mithilfe Ihres API-Schlüssels an einen externen Modellanbieter übermittelt; das bedeutet nicht, dass alle Unternehmensdokumente gesendet werden. Die Anwendungsdaten liegen auf Ihrem Server, aber für die Antwort muss dem Modell der benötigte Inhalt übermittelt werden.
Kann der KI-Assistent einen eingescannten Vertrag als PDF lesen?
Nein, der KI-Assistent kann einen PDF-Scan ohne Textebene nicht auslesen, da keine OCR-Funktion vorhanden ist. Bereiten Sie ein PDF mit Text vor oder übertragen Sie den benötigten Inhalt in eine Notiz.
Kann ein Mitarbeiter in einer Antwort ein Dokument sehen, auf das er keinen Zugriff hat?
Nein, Notizen und Dateien behalten auch in der KI-Wissensdatenbank ihre Berechtigungen. Das gilt auch für Administratoren; davon unabhängig haben Administratoren Zugriff auf alle Aufgaben und Chats.
Erhöht die Indizierung von Dokumenten die KI-Kosten?
Nein, die Indizierung von Notizen und Dateien verbraucht keine Modellanfragen. Modellanfragen werden hingegen durch Fragen an den KI-Assistenten sowie durch das Erstellen von Zusammenfassungen von Aufgaben und Chats verbraucht.
Kann das Team-Postfach als Wissensquelle für die KI dienen?
Ja, aber ein Administrator muss zunächst die Option E-Mail als KI-Wissensquelle verwenden erlauben aktivieren, die standardmäßig deaktiviert ist. Der Benutzer kann dann nur das eigene Postfach oder einen eigenen Thread auswählen. E-Mails werden nicht in die im Hintergrund indexierte Datenbank aufgenommen; das E-Mail-Modul erfordert die Variante Pro.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
