Co je export konverzací v Task Manageru?
Export v aplikaci Task Manager se hodí, když někdo žádá písemné potvrzení dohod. Jednotlivá zpráva z vlákna úkolu, z chatu nebo z Pošty a také jednotlivá poznámka se převedou na soubor, který můžete poslat dál nebo přiložit k případu. Místo skládání snímků obrazovky uložíte obsah jako dokument.
Jednotlivou zprávu z úkolu, chatu nebo Pošty, případně jednu poznámku, exportujete samostatně jako PDF, DOCX nebo TXT.
Co přesně se ukládá do souboru
Při exportu jedné zprávy nebo poznámky do PDF zůstávají zachována tučná písma, kurzíva, seznamy a nadpisy. V souboru Word zůstávají nadpisy a seznamy, zatímco tučné písmo a kurzíva se mění na obyčejný text. Ostatní formátování z editoru program vynechává. Soubor TXT obsahuje pouze text se značkami Markdown, například hvězdičkami kolem tučného písma.
Na začátek dokumentu program vloží informaci o tom, kdo a kdy obsah napsal a z kterého vlákna nebo schránky pochází. Záhlaví vytváří server. Díky němu lze soubor identifikovat, aniž byste v aplikaci hledali původní konverzaci.
Pokud čtete zprávu ve verzi upravené AI, do souboru se exportuje právě tato verze - program se neptá, kterou zvolit, protože exportuje to, co máte na obrazovce. Verze AI zůstávají v paměti relace prohlížeče, nikoli v databázi. Proto prohlížeč při exportu odesílá vybranou verzi. Záhlaví pak obsahuje řádek „Obsah: verze připravená AI (režim …)“. Příjemce vidí, že nejde o doslovný záznam konverzace. Limit takového obsahu je 60 000 znaků. Bez režimu AI exportujete originál.
Když požádáte AI asistenta o dokument, asistent napíše obsah a Task Manager vytvoří soubor. Musíte výslovně požádat o jeho vytvoření a uvést formát. Asistent soubor nevytvoří automaticky jako součást běžné odpovědi.
Kdo může otevřít exportovaný soubor
Hotový soubor se uloží do vyhrazené složky na serveru chráněné souborem .htaccess. V databázi vznikne záznam s náhodným tokenem. Odkaz token obsahuje, ale ke stažení je navíc nutná přihlášená relace a příslušná oprávnění: přístup k úkolu nebo chatu, vlastnictví schránky nebo přístup k poznámce. Samotné předání odkazu někomu zvenčí mu přístup nezajistí.
Program kontroluje oprávnění při vytváření i stahování souboru. Zprávu z úkolu nebo chatu může exportovat osoba s přístupem k vláknu. Soukromou zprávu pro AI může exportovat pouze její vlastník. Zprávu z Pošty může exportovat pouze vlastník schránky, i když je někdo jiný administrátorem.
Výchozí doba platnosti souboru je 24 hodin. Po jejím vypršení přestane starý odkaz fungovat a soubor je nutné exportovat znovu. Export slouží k vyjmutí obsahu z aplikace, ne k jeho trvalému uchovávání na serveru.
Co získáte?
Nemusíte skládat snímky obrazovky, když klient potřebuje potvrzení dohodnutých věcí. Můžete mu předat samostatný dokument s potřebnou zprávou.
Později nemusíte zjišťovat původ staženého souboru. Příjemce v něm uvidí, kdo obsah napsal a kdy. A pokud potřebuje jen jednu zprávu, nemusíte mu předávat celou konverzaci.
Příklad z každodenní práce
Advokátní kancelář připravuje spis. Korespondence s klientem probíhala tři týdny v jednom vlákně úkolu. Část dohod je ve zprávách, část v poznámce ze schůzky. Do spisu se uloží PDF s vybranou zprávou z úkolu a samostatné PDF s poznámkou. Ze záhlaví lze zjistit, kdo obsah napsal a kdy. Koncipient, který stažené soubory obdrží, nemusí mít v programu účet, aby poznal jejich původ.
Jindy je konverzace vedená po telefonu mezi návštěvami chaotická. Přečtete si jednu ze zpráv ve verzi uspořádané pomocí AI a exportujete právě tuto verzi. Záhlaví uvádí, že text připravila AI, takže si ho příjemce nesplete s doslovným přepisem.
Nejčastější dotazy
Jaké formáty export konverzací nabízí?
Jednotlivou zprávu nebo poznámku uložíte jako PDF, DOCX nebo TXT. Generátor souborů AI asistenta podporuje PDF, DOCX, XLSX, CSV a HTML.
Můžu exportovat jednu zprávu, a ne celou konverzaci?
Ano. Export se vždy týká jedné zprávy z úkolu, chatu nebo Pošty (i odpovědí AI asistenta ve vlákně) nebo jedné poznámky. Celou konverzaci jedním kliknutím nevyexportujete - jeden soubor se závěry z vlákna připraví AI asistent, když ho požádáte o shrnutí v PDF nebo Wordu.
Otevře odkaz na soubor někdo mimo firmu?
Samotný odkaz nestačí. Ke stažení je nutná přihlášená relace a příslušná oprávnění: přístup k úkolu nebo chatu, vlastnictví schránky nebo přístup k poznámce.
Jak dlouho je soubor dostupný?
Ve výchozím nastavení 24 hodin od vygenerování. Poté odkaz vyprší. Pro opětovné stažení obsahu je třeba jej znovu exportovat.
Může administrátor exportovat cizí zprávu z Pošty?
Ne. Zprávu z Pošty může exportovat pouze vlastník schránky, i když je administrátorem někdo jiný.