Vad är export av konversationer i Task Manager?
Export i Task Manager är användbart när någon ber om att få överenskommelserna skriftligt. Ett enskilt meddelande från en uppgiftstråd, en chatt eller E-post, och en enskild anteckning blir en fil som du kan skicka vidare eller bifoga till ett ärende. I stället för att sammanställa skärmbilder sparar du innehållet som ett dokument.
Du kan exportera ett enskilt meddelande från en uppgift, chatt eller E-post, eller en anteckning, separat som PDF, DOCX eller TXT.
Det här ingår i filen
Vid export av ett enskilt meddelande eller en anteckning till en PDF-fil bevaras fetstil, kursiv stil, listor och rubriker. I en Word-fil bevaras rubriker och listor, medan fetstil och kursiv stil blir vanlig text. Övrig formatering från redigeraren utelämnas av programmet. TXT-filen innehåller enbart texten med Markdown-taggar, till exempel asterisker runt fetstil.
I början av dokumentet anger programmet vem som skrev innehållet, när det skrevs och vilken tråd eller inkorg det kommer från. Servern skapar sidhuvudet. Det gör det möjligt att identifiera filen utan att leta efter den ursprungliga konversationen i appen.
Om du läser ett meddelande i den version som AI har strukturerat exporteras just den versionen - programmet frågar inte vilken du vill ha, eftersom det exporterar det du ser på skärmen. AI-versioner sparas i webbläsarens sessionsminne, inte i databasen. Därför skickar webbläsaren den valda versionen vid exporten. I så fall innehåller sidhuvudet raden ”Innehåll: version utarbetad av AI (läge …)”. Mottagaren ser att det inte är en ordagrann återgivning av konversationen. Gränsen för sådant innehåll är 60 000 tecken. Utan AI-läge exporteras originalet.
När du ber AI-assistenten att skapa ett dokument skriver assistenten innehållet och Task Manager skapar filen. Du måste uttryckligen be om att filen ska skapas och ange format. Assistenten skapar inte en fil i samband med ett vanligt svar.
Vem kan öppna den exporterade filen?
Den färdiga filen placeras i en separat katalog på servern, skyddad av filen .htaccess. En post med en slumpmässig token skapas i databasen. Länken innehåller tokenen, men för att ladda ner filen krävs även en inloggad session och rätt behörighet: åtkomst till uppgiften eller chatten, ägarskap till inkorgen eller åtkomst till anteckningen. Att bara skicka länken till någon utanför företaget ger inte personen åtkomst.
Programmet kontrollerar behörigheterna när filen skapas och laddas ner. Ett meddelande från en uppgift eller chatt kan exporteras av den som har åtkomst till tråden. Ett privat meddelande till AI kan bara exporteras av dess ägare. Ett meddelande från E-post kan bara exporteras av inkorgens ägare, även om någon annan är administratör.
Filens livslängd är som standard 24 timmar. När den löpt ut slutar den gamla länken att fungera och filen måste exporteras på nytt. Exporten är till för att ta ut innehåll ur appen, inte för att lagra det på servern permanent.
Vad vinner du?
Du behöver inte sätta ihop skärmbilder när en kund ber om bekräftelse på vad ni kommit överens om. Du kan skicka ett separat dokument med det meddelande som behövs.
Du behöver inte senare försöka ta reda på var den nedladdade filen kommer ifrån. Mottagaren ser vem som skrev innehållet och när. Och om mottagaren bara behöver ett meddelande behöver du inte skicka hela konversationen.
Exempel från vardagen
En advokatbyrå sammanställer ärendehandlingar. Korrespondensen med klienten pågick under tre veckor i en och samma uppgiftstråd. En del av överenskommelserna finns i meddelanden och en del i en mötesanteckning. Till handlingarna läggs en PDF med ett utvalt meddelande från uppgiften och en separat PDF med anteckningen. Sidhuvudena visar vem som skrev innehållet och när. Den biträdande jurist som tar emot de nedladdade filerna behöver inget konto i programmet för att identifiera deras källa.
En annan gång är en konversation som förs i telefon mellan besöken rörig. Du läser ett av meddelandena i en version som AI har strukturerat och exporterar just den versionen. Sidhuvudet visar att texten har tagits fram av AI, så mottagaren inte misstar den för en ordagrann transkription.
Vanliga frågor
Vilka format kan jag exportera konversationer i?
Du kan spara ett enskilt meddelande eller en anteckning som PDF, DOCX eller TXT. AI-assistentens filgenerator stöder PDF, DOCX, XLSX, CSV och HTML.
Kan jag exportera ett enskilt meddelande i stället för hela konversationen?
Ja. Export gäller alltid ett enda meddelande från en uppgift, chatt eller E-post (även AI-assistentens svar i en tråd), eller en enda anteckning. Hela konversationen kan du inte exportera med ett klick - en fil med vad ni kommit överens om i tråden förbereder AI-assistenten, när du ber den om en sammanfattning i PDF eller Word.
Kan någon utanför företaget öppna en fillänk?
Länken räcker inte i sig. För att ladda ner filen krävs en inloggad session och rätt behörighet: åtkomst till uppgiften eller chatten, ägarskap till inkorgen eller åtkomst till anteckningen.
Hur länge är filen tillgänglig?
Som standard i 24 timmar efter att den genererats. Sedan upphör länken att gälla. För att ladda ner innehållet igen måste du exportera det på nytt.
Kan en administratör exportera någon annans meddelande från E-post?
Nej. Endast inkorgens ägare kan exportera ett meddelande från E-post, även om någon annan är administratör.