Mitä on keskustelujen vienti Task Managerissa?
Task Managerin vientitoiminnosta on hyötyä, kun joku pyytää kirjallista yhteenvetoa sovituista asioista. Yksittäisestä tehtävän viestiketjun, keskustelun tai Sähköpostin viestistä sekä yksittäisestä muistiinpanosta luodaan tiedosto, jonka voit lähettää eteenpäin tai liittää asian käsittelyyn. Sen sijaan, että kokoaisit kuvakaappauksia, tallennat sisällön dokumentiksi.
Voit viedä yksittäisen tehtävän, keskustelun tai Sähköpostin viestin tai yhden muistiinpanon erikseen PDF-, DOCX- tai TXT-muodossa.
Mitä tiedosto sisältää tarkalleen?
Yksittäisen viestin tai muistiinpanon viennissä PDF-tiedostoon säilyvät lihavoinnit, kursiivi, listat ja otsikot. Word-tiedostossa säilyvät otsikot ja listat, ja lihavoinnit sekä kursiivi muuttuvat tavalliseksi tekstiksi. Muun editorin muotoilun ohjelma ohittaa. TXT-tiedosto sisältää pelkän tekstin Markdown-merkinnöillä, esimerkiksi tähdillä lihavoinnin ympärillä.
Dokumentin alkuun ohjelma lisää tiedon siitä, kuka kirjoitti sisällön ja milloin sekä mistä viestiketjusta tai postilaatikosta se on peräisin. Palvelin muodostaa otsakkeen. Sen ansiosta tiedoston lähteen voi tunnistaa etsimättä alkuperäistä keskustelua sovelluksesta.
Jos luet AI:n järjestämää viestiversiota, tiedostoon viedään juuri tämä versio - ohjelma ei kysy, kumman haluat, vaan vie sen, joka näkyy näytölläsi. AI-versiot säilyvät selaimen istunnon muistissa, eivät tietokannassa. Siksi selain lähettää valitun version viennin yhteydessä. Ylätunnisteessa on silloin rivi ”Sisältö: AI:n laatima versio (tila …)”. Vastaanottaja näkee, ettei kyseessä ole keskustelun sanatarkka tallenne. Tällaisen sisällön enimmäispituus on 60 000 merkkiä. Ilman AI-tilaa viet alkuperäisen sisällön.
Kun pyydät AI-avustajaa tekemään dokumentin, avustaja kirjoittaa sisällön ja Task Manager kokoaa tiedoston. Sinun on pyydettävä tiedoston luomista selvästi ja ilmoitettava tiedostomuoto. Avustaja ei luo tiedostoa tavallisen vastauksen yhteydessä.
Kuka voi avata viedyn tiedoston?
Valmis tiedosto tallennetaan palvelimen erilliseen hakemistoon, jota suojaa .htaccess-tiedosto. Tietokantaan luodaan satunnaisen tunnisteen sisältävä tietue. Linkki sisältää tunnisteen, mutta lataaminen edellyttää myös kirjautunutta istuntoa ja tarvittavia käyttöoikeuksia: pääsyä tehtävään tai keskusteluun, postilaatikon omistajuutta tai pääsyä muistiinpanoon. Linkin välittäminen ulkopuoliselle ei anna hänelle pääsyä tiedostoon.
Ohjelma tarkistaa käyttöoikeudet tiedoston luomisen ja lataamisen yhteydessä. Tehtävän tai keskustelun viestin voi viedä henkilö, jolla on pääsy viestiketjuun. Yksityisen AI-avustajalle tarkoitetun viestin voi viedä vain sen omistaja. Sähköpostiviestin voi viedä vain postilaatikon omistaja, vaikka joku muu olisi ylläpitäjä.
Tiedoston oletusvoimassaoloaika on 24 tuntia. Vanhenemisen jälkeen vanha linkki lakkaa toimimasta, ja tiedosto pitää viedä uudelleen. Vienti on tarkoitettu sisällön ulos ottamiseen sovelluksesta, ei sen säilyttämiseen palvelimella loputtomiin.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse koota kuvakaappauksia, kun asiakas pyytää vahvistusta sovituista asioista. Voit lähettää hänelle erillisen dokumentin, jossa on tarvittava viesti.
Sinun ei tarvitse myöhemmin selvittää ladatun tiedoston alkuperää. Vastaanottaja näkee siitä, kuka kirjoitti sisällön ja milloin. Jos hän tarvitsee vain yhden viestin, sinun ei tarvitse lähettää koko keskustelua.
Esimerkki arjen työstä
Asianajotoimisto kokoaa asiakirjoja. Asiakkaan kanssa on käyty kirjeenvaihtoa yhden tehtävän viestiketjussa kolmen viikon ajan. Osa sovituista asioista on viesteissä, osa tapaamisen muistiinpanossa. Asiakirjoihin lisätään PDF valitusta tehtävän viestistä ja erillinen PDF muistiinpanosta. Otsakkeista näkee, kuka kirjoitti sisällön ja milloin. Ladatut tiedostot saanut harjoittelija tunnistaa niiden lähteen ilman käyttäjätiliä ohjelmassa.
Toisinaan puhelimella tapaamisten välillä käyty keskustelu on sekava. Luet yhden viestin AI:n jäsentämässä muodossa ja viet juuri tämän version. Otsakkeesta käy ilmi, että tekstin valmisteli AI, joten vastaanottaja ei luule sitä sanatarkaksi keskustelutallenteeksi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tiedostomuotoja keskustelujen viennissä voi käyttää?
Voit tallentaa yksittäisen viestin tai muistiinpanon PDF-, DOCX- tai TXT-muodossa. AI-avustajan tiedostogeneraattori tukee PDF-, DOCX-, XLSX-, CSV- ja HTML-muotoja.
Voinko viedä yhden viestin koko keskustelun sijaan?
Kyllä. Vienti koskee aina yhtä viestiä tehtävästä, keskustelusta tai Sähköpostista (myös AI-avustajan vastauksia viestiketjussa) tai yhtä muistiinpanoa. Koko keskustelua et vie yhdellä klikkauksella - yhden tiedoston viestiketjun sovituista asioista laatii AI-avustaja, kun pyydät siltä yhteenvetoa PDF- tai Word-muodossa.
Voiko joku yrityksen ulkopuolelta avata tiedostolinkin?
Pelkkä linkki ei riitä. Tiedoston lataaminen edellyttää kirjautunutta istuntoa ja tarvittavia käyttöoikeuksia: pääsyä tehtävään tai keskusteluun, postilaatikon omistajuutta tai pääsyä muistiinpanoon.
Kuinka kauan tiedosto on saatavilla?
Oletusarvoisesti 24 tunnin ajan luomisesta. Sen jälkeen linkki vanhenee. Sisällön lataamiseksi uudelleen se täytyy viedä uudestaan.
Voiko ylläpitäjä viedä toisen henkilön Sähköpostiviestin?
Ei. Sähköpostiviestin voi viedä vain postilaatikon omistaja, vaikka joku muu olisi ylläpitäjä.