Cos'è l'esportazione conversazioni in Task Manager?
L'esportazione in Task Manager è utile quando qualcuno ti chiede di mettere per iscritto quanto concordato. Un singolo messaggio dalla discussione di un'attività, da una chat o dalla Posta, e una singola nota diventano un file da inoltrare o allegare a una pratica. Invece di mettere insieme screenshot, salvi il contenuto come documento.
Puoi esportare separatamente un singolo messaggio di un'attività, di una chat o della Posta, oppure una singola nota, come PDF, DOCX o TXT.
Cosa contiene esattamente il file
Nell'esportazione di un singolo messaggio o di una nota in PDF rimangono grassetto, corsivo, elenchi e intestazioni. Nel file Word rimangono intestazioni ed elenchi, mentre grassetto e corsivo diventano testo normale. Il resto della formattazione dell'editor viene ignorato dal programma. Il file TXT contiene solo il testo con i simboli Markdown, ad esempio gli asterischi attorno al grassetto.
All'inizio del documento, il programma inserisce informazioni su chi ha scritto il contenuto, quando e da quale discussione o casella proviene. L'intestazione viene generata dal server. Ti permette di riconoscere il file senza dover cercare nell'applicazione la conversazione da cui proviene.
Se stai leggendo un messaggio nella versione riordinata dall'AI, nel file viene inserita proprio quella versione: il programma non ti chiede quale scegliere, perché esporta ciò che vedi sullo schermo. Le versioni AI restano nella memoria della sessione del browser, non nel database. Perciò è il browser a inviare la versione selezionata al momento dell'esportazione. L'intestazione contiene allora la riga «Contenuto: versione preparata dall'AI (modalità …)». Il destinatario vede che non si tratta di una trascrizione letterale della conversazione. Il limite per questo contenuto è di 60 000 caratteri. Se non usi la modalità AI, esporti l'originale.
Quando chiedi all'Assistente AI di creare un documento, l'assistente ne scrive il contenuto e Task Manager genera il file. Devi chiedere esplicitamente di crearlo e indicare il formato. L'assistente non crea un file come parte di una risposta normale.
Chi può aprire un file esportato
Il file pronto viene salvato in una cartella separata sul server, protetta da un file .htaccess. Nel database viene creato un record con un token casuale. Il link contiene il token, ma per scaricare il file servono anche una sessione autenticata e le autorizzazioni necessarie: accesso all'attività o alla chat, titolarità della casella o accesso alla nota. Condividere il link con una persona esterna non le dà accesso al file.
Il programma verifica le autorizzazioni sia quando genera il file sia quando lo scarica. Un messaggio di un'attività o di una chat può essere esportato da chi ha accesso alla discussione. Un messaggio privato per l'AI può essere esportato solo dal suo titolare. Un messaggio dalla Posta può essere esportato solo dal titolare della casella, anche se un'altra persona è amministratore.
La durata predefinita del file è di 24 ore. Alla scadenza il vecchio link smette di funzionare e il file va esportato di nuovo. L'esportazione serve a estrarre il contenuto dall'applicazione, non a conservarlo sul server a tempo indeterminato.
Cosa ci guadagni?
Non devi assemblare screenshot quando un cliente ti chiede conferma di quanto concordato. Puoi inviargli un documento separato con il messaggio che gli serve.
Non devi ricostruire in seguito la provenienza del file scaricato. Chi lo riceve vede chi ha scritto il contenuto e quando. E se gli serve un solo messaggio, non devi inviargli l'intera conversazione.
Esempio dal lavoro quotidiano
Uno studio legale prepara un fascicolo. La corrispondenza con il cliente si è svolta per tre settimane in un'unica discussione di un'attività. Alcuni accordi sono nei messaggi, altri in una nota della riunione. Nel fascicolo vengono inseriti un PDF con il messaggio selezionato dell'attività e un PDF separato della nota. Le intestazioni permettono di stabilire chi ha scritto il contenuto e quando. Il praticante che riceve i file scaricati non ha bisogno di un account nel programma per riconoscerne la provenienza.
Un'altra volta, una conversazione condotta al telefono tra un appuntamento e l'altro è caotica. Leggi uno dei messaggi nella versione riorganizzata dall'AI ed esporti proprio quella versione. L'intestazione indica che il testo è stato preparato dall'AI, così chi lo riceve non lo confonde con una trascrizione.
Domande frequenti
Quali formati sono disponibili per l'esportazione delle conversazioni?
Puoi salvare un singolo messaggio o una nota come PDF, DOCX o TXT. Il generatore di file dell'Assistente AI supporta PDF, DOCX, XLSX, CSV e HTML.
Posso esportare un singolo messaggio invece dell'intera conversazione?
Sì. L'esportazione riguarda sempre un singolo messaggio di un'attività, di una chat o della Posta (anche le risposte dell'Assistente AI nella discussione) oppure una singola nota. Non puoi esportare un'intera conversazione con un solo clic - un file con gli accordi della discussione lo prepara l'Assistente AI, quando gli chiedi un riepilogo in PDF o Word.
Qualcuno fuori dall'azienda può aprire il link al file?
Il link da solo non basta. Per scaricare il file servono una sessione autenticata e le autorizzazioni necessarie: accesso all'attività o alla chat, titolarità della casella o accesso alla nota.
Per quanto tempo è disponibile il file?
Di default per 24 ore dalla generazione. Dopo il link scade. Per scaricare di nuovo il contenuto, bisogna esportarlo ancora una volta.
Un amministratore può esportare il messaggio di un'altra persona dalla Posta?
No. Solo il titolare della casella può esportare un messaggio dalla Posta, anche se un'altra persona è amministratore.