Čo je export konverzácií v Task Manageri?
Export v Task Manageri sa hodí, keď niekto žiada písomné zhrnutie dohôd. Jednotlivú správu z vlákna úlohy, z chatu alebo z Pošty a jednotlivú poznámku môžete uložiť ako súbor, ktorý pošlete ďalej alebo priložíte k prípadu. Namiesto vytvárania snímok obrazovky uložíte obsah ako dokument.
Jednotlivú správu z úlohy, chatu alebo Pošty, prípadne jednu poznámku, môžete samostatne exportovať ako PDF, DOCX alebo TXT.
Čo presne sa uloží do súboru
Pri exporte jednej správy alebo poznámky do súboru PDF zostávajú tučné písmo, kurzíva, zoznamy a nadpisy. V súbore Word zostávajú nadpisy a zoznamy, a tučné písmo a kurzíva sa menia na obyčajný text. Ostatné formátovanie z editora program vynecháva. Súbor TXT obsahuje iba text so značkami Markdown, napríklad hviezdičkami okolo tučného písma.
Na začiatok dokumentu program vloží informáciu o tom, kto a kedy napísal obsah a z ktorého vlákna alebo schránky pochádza. Hlavičku vytvára server. Vďaka nej môžete identifikovať súbor bez hľadania pôvodnej konverzácie v aplikácii.
Ak čítate správu vo verzii upravenej AI, do súboru sa uloží práve táto verzia - program sa nepýta, ktorú verziu chcete, pretože exportuje to, čo máte na obrazovke. Verzie AI zostávajú v pamäti relácie prehliadača, nie v databáze. Preto prehliadač odošle vybranú verziu pri exporte. Hlavička vtedy obsahuje riadok „Obsah: verzia pripravená AI (režim …)“. Príjemca vidí, že nejde o doslovný záznam konverzácie. Limit takéhoto obsahu je 60 000 znakov. Bez režimu AI exportujete originál.
Keď požiadate Asistenta AI o dokument, asistent napíše obsah a Task Manager z neho vytvorí súbor. Musíte výslovne požiadať o jeho vytvorenie a uviesť formát. Asistent nevytvorí súbor automaticky pri bežnej odpovedi.
Kto môže otvoriť exportovaný súbor
Hotový súbor sa uloží do vyhradeného adresára na serveri, ktorý chráni súbor .htaccess. V databáze sa vytvorí záznam s náhodným tokenom. Odkaz obsahuje token, ale na stiahnutie je potrebná aj prihlásená relácia a príslušné oprávnenia: prístup k úlohe alebo chatu, vlastníctvo schránky alebo prístup k poznámke. Samotné odovzdanie odkazu osobe zvonku jej prístup neumožní.
Program kontroluje oprávnenia pri vytváraní aj sťahovaní súboru. Správu z úlohy alebo chatu môže exportovať osoba s prístupom k vláknu. Súkromnú správu pre AI môže exportovať iba jej vlastník. Správu z Pošty môže exportovať výhradne vlastník schránky, aj keď je niekto iný administrátorom.
Predvolená životnosť súboru je 24 hodín. Po jej uplynutí starý odkaz prestane fungovať a súbor treba exportovať znova. Export slúži na vybratie obsahu z aplikácie, nie na jeho trvalé uchovávanie na serveri.
Čo získate?
Keď klient žiada potvrdenie dohôd, nemusíte skladať snímky obrazovky. Môžete mu poslať samostatný dokument s potrebnou správou.
Neskôr nemusíte zisťovať, odkiaľ stiahnutý súbor pochádza. Príjemca v ňom uvidí, kto obsah napísal a kedy. A ak potrebuje len jednu správu, nemusíte mu posielať celú konverzáciu.
Príklad z každodennej práce
Advokátska kancelária kompletizuje spis. Korešpondencia s klientom prebiehala tri týždne v jednom vlákne úlohy. Časť dohôd je v správach, časť v poznámke zo stretnutia. Do spisu sa uloží PDF s vybranou správou z úlohy a samostatné PDF s poznámkou. Hlavičky umožňujú zistiť, kto obsah napísal a kedy. Koncipient, ktorý dostane stiahnuté súbory, nemusí mať v programe účet, aby rozpoznal ich pôvod.
Inokedy je rozhovor vedený cez telefón medzi návštevami chaotický. Jednu zo správ si prečítate vo verzii upravenej pomocou AI a exportujete práve túto verziu. Hlavička uvádza, že text pripravila AI, takže si ho príjemca nepomýli s doslovným prepisom.
Najčastejšie otázky
Aké formáty ponúka export konverzácií?
Jednotlivú správu alebo poznámku uložíte ako PDF, DOCX alebo TXT. Generátor súborov Asistenta AI podporuje PDF, DOCX, XLSX, CSV a HTML.
Môžem exportovať jednu správu, nie celú konverzáciu?
Áno. Export sa vždy týka jednej správy z úlohy, chatu alebo Pošty (vrátane odpovedí Asistenta AI vo vlákne) alebo jednej poznámky. Celú konverzáciu jedným kliknutím nevyexportuješ - jeden súbor so závermi z vlákna pripraví Asistent AI, keď ho požiadaš o zhrnutie v PDF alebo Worde.
Otvorí odkaz na súbor aj niekto mimo firmy?
Samotný odkaz nestačí. Na stiahnutie je potrebná prihlásená relácia a príslušné oprávnenia: prístup k úlohe alebo chatu, vlastníctvo schránky alebo prístup k poznámke.
Ako dlho je súbor dostupný?
Predvolene 24 hodín od vygenerovania. Potom odkaz vyprší. Na opätovné stiahnutie obsahu ho treba znova exportovať.
Môže administrátor exportovať cudziu správu z Pošty?
Nie. Správu z Pošty môže exportovať výhradne vlastník schránky, a to aj vtedy, keď je iná osoba administrátorom.