O que é a exportação de conversas no Task Manager?
A exportação no Task Manager é útil quando alguém lhe pede um registo escrito dos acordos. Uma mensagem individual de uma conversa de tarefa, de um chat ou do Correio, bem como uma nota individual, transforma-se num ficheiro que pode reencaminhar ou anexar a um processo. Em vez de criar capturas de ecrã, guarda o conteúdo como documento.
Pode exportar separadamente uma mensagem de uma tarefa, conversa ou Correio, ou uma nota, como PDF, DOCX ou TXT.
O que é incluído no ficheiro
Ao exportar uma única mensagem ou nota em ficheiro PDF, mantêm-se os negritos, itálicos, listas e títulos. No ficheiro Word mantêm-se os títulos e as listas, e os negritos e itálicos transformam-se em texto simples. O restante formato do editor é ignorado pelo programa. O ficheiro TXT contém apenas o texto com marcações Markdown, por exemplo asteriscos à volta do negrito.
No início do documento, o programa inclui informação sobre quem escreveu o conteúdo, quando o escreveu e a conversa ou caixa de correio de onde veio. O cabeçalho é gerado pelo servidor. Assim, é possível identificar o ficheiro sem procurar a conversa original na aplicação.
Se estiver a ler uma mensagem na versão organizada pela IA, é essa versão que é incluída no ficheiro - o programa não pede que escolha, porque exporta o que está no ecrã. As versões de IA ficam guardadas na memória da sessão do navegador, não na base de dados. Por isso, o navegador envia a versão selecionada durante a exportação. Nesse caso, o cabeçalho inclui a linha «Conteúdo: versão preparada pela IA (modo …)». O destinatário percebe que não se trata de um registo literal da conversa. O limite deste conteúdo é de 60 000 caracteres. Sem o modo de IA, exporta o original.
Quando pede um documento ao assistente de IA, o assistente escreve o conteúdo e o Task Manager compõe o ficheiro. Tem de pedir explicitamente a sua criação e indicar o formato. O assistente não cria um ficheiro como parte de uma resposta normal.
Quem pode abrir um ficheiro exportado
O ficheiro final é colocado num diretório dedicado no servidor, protegido por um ficheiro .htaccess. Na base de dados, é criado um registo com um token aleatório. O link contém o token, mas para descarregar também são necessárias uma sessão iniciada e as permissões adequadas: acesso à tarefa ou conversa, titularidade da caixa de correio ou acesso à nota. Partilhar o link com alguém de fora não lhe dá acesso.
O programa verifica as permissões ao gerar e descarregar o ficheiro. Uma mensagem de uma tarefa ou conversa pode ser exportada por alguém com acesso à conversa. Uma mensagem privada para a IA só pode ser exportada pelo seu titular. Uma mensagem de Correio só pode ser exportada pelo titular da caixa de correio, mesmo que outra pessoa seja administradora.
O tempo de vida padrão do ficheiro é de 24 horas. Depois de expirar, o link antigo deixa de funcionar e é necessário exportar o ficheiro novamente. A exportação serve para retirar conteúdo da aplicação, não para o guardar indefinidamente no servidor.
O que ganha?
Não precisa de juntar capturas de ecrã quando um cliente pede a confirmação dos acordos. Pode enviar-lhe um documento separado com a mensagem necessária.
Não precisa de reconstruir mais tarde a origem do ficheiro descarregado. O destinatário verá quem escreveu o conteúdo e quando. E, se precisar apenas de uma mensagem, não tem de lhe enviar a conversa inteira.
Exemplo do trabalho diário
Um escritório de advogados está a organizar um processo. A correspondência com o cliente decorreu ao longo de três semanas numa única conversa de tarefa. Alguns acordos estão em mensagens, outros numa nota da reunião. O processo inclui um PDF com uma mensagem selecionada da tarefa e outro PDF com a nota. Os cabeçalhos permitem identificar quem escreveu o conteúdo e quando. O estagiário que recebe os ficheiros descarregados não precisa de ter uma conta no programa para identificar a sua origem.
Noutra ocasião, a conversa telefónica entre consultas é caótica. Lê uma das mensagens numa versão reorganizada pela IA e exporta essa versão. O cabeçalho indica que o texto foi preparado por IA, para que o destinatário não o confunda com uma transcrição literal.
Perguntas mais frequentes
Que formatos estão disponíveis para exportar conversas?
Pode guardar uma mensagem ou nota individual como PDF, DOCX ou TXT. O gerador de ficheiros do assistente de IA suporta PDF, DOCX, XLSX, CSV e HTML.
Posso exportar uma mensagem, em vez da conversa inteira?
Sim. A exportação diz sempre respeito a uma única mensagem de uma tarefa, chat ou Correio (também respostas do Assistente de IA na conversa) ou a uma única nota. Não é possível exportar toda a conversa com um clique - um único ficheiro com as conclusões da conversa é preparado pelo Assistente de IA, quando lhe pede um resumo em PDF ou Word.
Alguém de fora da empresa consegue abrir o link do ficheiro?
O link, por si só, não é suficiente. Para descarregar, é necessária uma sessão iniciada e as permissões adequadas: acesso à tarefa ou conversa, titularidade da caixa de correio ou acesso à nota.
Durante quanto tempo fica o ficheiro disponível?
Por predefinição, durante 24 horas após a geração. Depois o link expira. Para voltar a descarregar o conteúdo, é preciso exportá-lo novamente.
Um administrador pode exportar a mensagem de Correio de outra pessoa?
Não. Só o titular da caixa de correio pode exportar uma mensagem de Correio, mesmo que outra pessoa seja administradora.