Was ist der Chat-Export in Task Manager?
Der Export in Task Manager ist hilfreich, wenn jemand Sie um eine schriftliche Dokumentation von Vereinbarungen bittet. Eine einzelne Nachricht aus einem Aufgaben-Thread, einem Chat oder der E-Mail sowie eine einzelne Notiz werden zu einer Datei, die Sie weiterleiten oder zu einem Vorgang hinzufügen können. Statt Screenshots zusammenzustellen, speichern Sie den Inhalt als Dokument.
Eine einzelne Nachricht aus einer Aufgabe, einem Chat oder der E-Mail sowie eine einzelne Notiz können Sie separat als PDF, DOCX oder TXT exportieren.
Was genau in der Datei enthalten ist
Beim Export einer einzelnen Nachricht oder Notiz bleiben in der PDF-Datei Fettdruck, Kursivschrift, Listen und Überschriften erhalten. In der Word-Datei bleiben Überschriften und Listen erhalten, während Fettdruck und Kursivschrift in einfachen Text umgewandelt werden. Übrige Formatierungen aus dem Editor werden vom Programm übergangen. Die TXT-Datei enthält nur den Text mit Markdown-Zeichen, zum Beispiel Sternchen um Fettdruck.
Am Anfang des Dokuments gibt das Programm an, wer den Inhalt wann verfasst hat und aus welchem Thread oder Postfach er stammt. Die Kopfzeile wird auf dem Server erstellt. So lässt sich die Datei zuordnen, ohne den ursprünglichen Chat in der Anwendung suchen zu müssen.
Wenn Sie eine von der KI aufbereitete Nachricht lesen, wird genau diese Version in die Datei übernommen - das Programm fragt nicht nach einer Auswahl, denn exportiert wird, was Sie auf dem Bildschirm sehen. KI-Versionen bleiben im Speicher der Browsersitzung und nicht in der Datenbank. Deshalb übermittelt der Browser die ausgewählte Version beim Export. Die Kopfzeile enthält dann die Zeile „Inhalt: von der KI erstellte Version (Modus …)“. Der Empfänger sieht, dass es sich nicht um ein wortgetreues Gesprächsprotokoll handelt. Der Inhalt ist auf 60 000 Zeichen begrenzt. Ohne KI-Modus exportieren Sie das Original.
Wenn Sie den KI-Assistenten um ein Dokument bitten, verfasst der Assistent den Inhalt und Task Manager erstellt daraus die Datei. Sie müssen ausdrücklich darum bitten, eine Datei zu erstellen, und das Format angeben. Bei einer gewöhnlichen Antwort erstellt der Assistent nicht nebenbei eine Datei.
Wer kann eine exportierte Datei öffnen?
Die fertige Datei wird in einem separaten, durch eine .htaccess-Datei geschützten Verzeichnis auf dem Server abgelegt. In der Datenbank wird ein Eintrag mit einem zufälligen Token erstellt. Der Link enthält das Token, aber zum Herunterladen sind außerdem eine angemeldete Sitzung und die entsprechenden Berechtigungen erforderlich: Zugriff auf die Aufgabe oder den Chat, Inhaberschaft des Postfachs oder Zugriff auf die Notiz. Wer den Link an eine externe Person weitergibt, verschafft ihr dadurch keinen Zugriff.
Das Programm prüft die Berechtigungen beim Erstellen und Herunterladen der Datei. Eine Nachricht aus einer Aufgabe oder einem Chat kann eine Person mit Zugriff auf den Thread exportieren. Eine private Nachricht an die KI kann nur ihr Inhaber exportieren. Eine Nachricht aus der E-Mail kann ausschließlich der Inhaber des Postfachs exportieren, auch wenn jemand anderes Administrator ist.
Die Standardlebensdauer einer Datei beträgt 24 Stunden. Nach Ablauf funktioniert der alte Link nicht mehr und die Datei muss erneut exportiert werden. Der Export dient dazu, Inhalte aus der Anwendung herauszuholen, nicht dazu, sie dauerhaft auf dem Server zu speichern.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen keine Screenshots zusammenfügen, wenn ein Kunde eine Bestätigung der Absprachen wünscht. Sie können ihm ein separates Dokument mit der benötigten Nachricht schicken.
Sie müssen später nicht mehr nachvollziehen, woher eine heruntergeladene Datei stammt. Der Empfänger sieht darin, wer den Inhalt wann verfasst hat. Und wenn er nur eine einzelne Nachricht benötigt, müssen Sie ihm nicht den gesamten Chat weitergeben.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Anwaltskanzlei stellt Akten zusammen. Die Korrespondenz mit dem Mandanten lief drei Wochen lang in einem Aufgaben-Thread. Ein Teil der Absprachen steht in Nachrichten, ein anderer in einer Besprechungsnotiz. Für die Akte wird eine PDF mit einer ausgewählten Nachricht aus der Aufgabe und eine separate PDF mit der Notiz erstellt. Anhand der Kopfzeilen lässt sich feststellen, wer den Inhalt wann verfasst hat. Der Referendar, der die heruntergeladenen Dateien erhält, braucht kein Konto im Programm, um ihre Quelle zu erkennen.
Ein anderes Mal ist ein zwischen Terminen am Telefon geführtes Gespräch unübersichtlich. Sie lesen eine der Nachrichten in der von der KI strukturierten Version und exportieren genau diese Version. Die Kopfzeile weist darauf hin, dass der Text von der KI erstellt wurde, sodass der Empfänger ihn nicht mit einem Wortprotokoll verwechselt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Formate bietet der Chat-Export?
Eine einzelne Nachricht oder Notiz können Sie als PDF, DOCX oder TXT speichern. Der Dateigenerator des KI-Assistenten unterstützt PDF, DOCX, XLSX, CSV und HTML.
Kann ich eine einzelne Nachricht statt des gesamten Chats exportieren?
Ja. Der Export bezieht sich immer auf eine einzelne Nachricht aus einer Aufgabe, einem Chat oder der E-Mail (auch Antworten des KI-Assistenten im Thread) oder auf eine einzelne Notiz. Das gesamte Gespräch lässt sich nicht mit einem Klick exportieren - eine Datei mit den Ergebnissen des Threads erstellt der KI-Assistent, wenn Sie ihn um eine Zusammenfassung in PDF oder Word bitten.
Kann jemand außerhalb des Unternehmens einen Dateilink öffnen?
Der Link allein reicht nicht aus. Zum Herunterladen sind eine angemeldete Sitzung und die entsprechenden Berechtigungen erforderlich: Zugriff auf die Aufgabe oder den Chat, Inhaberschaft des Postfachs oder Zugriff auf die Notiz.
Wie lange ist die Datei verfügbar?
Standardmäßig 24 Stunden nach der Erstellung. Danach läuft der Link ab. Um den Inhalt erneut herunterzuladen, müssen Sie ihn noch einmal exportieren.
Kann ein Administrator die Nachricht einer anderen Person aus der E-Mail exportieren?
Nein. Eine Nachricht aus der E-Mail kann nur der Inhaber des Postfachs exportieren - auch dann, wenn eine andere Person Administrator ist.