Mi az a beszélgetések exportálása a Task Managerben?
A Task Managerben az export akkor hasznos, ha valaki írásos összefoglalót kér a megállapodásokról. Egy feladat beszélgetésszálából, egy csevegésből vagy a Levelezésből származó egyetlen üzenet, illetve egyetlen jegyzet fájllá alakítható, amelyet továbbküldhetsz vagy az ügyhöz csatolhatsz. Képernyőképek készítése helyett dokumentumként mentheted el a tartalmat.
Egyetlen üzenetet egy feladatból, csevegésből vagy a Levelezésből, illetve egy jegyzetet külön exportálhatsz PDF, DOCX vagy TXT formátumban.
Pontosan mi kerül a fájlba?
Egyetlen üzenet vagy jegyzet PDF-be exportálásakor megmaradnak a félkövér és dőlt kiemelések, a listák és a címsorok. Word fájlban megmaradnak a címsorok és listák, a félkövér és dőlt kiemelések viszont egyszerű szöveggé alakulnak. A szerkesztő egyéb formázását a program figyelmen kívül hagyja. A TXT fájl csak a szöveget tartalmazza Markdown jelölésekkel, például a félkövér kiemelés körüli csillagokkal.
A dokumentum elején a program feltünteti, hogy ki és mikor írta a tartalmat, valamint azt is, melyik beszélgetésszálból vagy postafiókból származik. A fejlécet a szerver állítja össze. Ennek segítségével az eredeti beszélgetés megkeresése nélkül is azonosítható a fájl.
Ha az AI által rendszerezett változatban olvasod az üzenetet, pontosan ez a változat kerül a fájlba - a program nem kérdez rá, melyiket válassza, mert azt exportálja, amit a képernyőn látsz. Az AI-változatok a böngésző munkamenetének memóriájában maradnak, nem az adatbázisban. Ezért az exportáláskor a böngésző elküldi a kiválasztott változatot. A fejléc ilyenkor tartalmazza a következő sort: „Tartalom: AI által előkészített változat (… mód)”. A címzett látja, hogy ez nem a beszélgetés szó szerinti átirata. Az ilyen tartalom legfeljebb 60 000 karakter lehet. AI-mód nélkül az eredetit exportálod.
Ha dokumentumot kérsz az AI-asszisztenstől, az asszisztens megírja a tartalmat, a Task Manager pedig összeállítja belőle a fájlt. Kifejezetten kérned kell a fájl létrehozását, és meg kell adnod a formátumot. Az asszisztens nem készít fájlt egy szokásos válasz részeként.
Ki nyithatja meg az exportált fájlt?
Az elkészült fájl a szerveren egy elkülönített, .htaccess fájllal védett könyvtárba kerül. Az adatbázisban egy véletlenszerű tokennel ellátott rekord jön létre. A link tartalmazza a tokent, de a letöltéshez bejelentkezett munkamenet és megfelelő jogosultságok is szükségesek: hozzáférés a feladathoz vagy a csevegéshez, a postafiók tulajdonjoga, illetve hozzáférés a jegyzethez. Ha megosztod a linket egy külső személlyel, attól még nem fér hozzá a fájlhoz.
A program a fájl létrehozásakor és letöltésekor is ellenőrzi a jogosultságokat. Egy feladatból vagy csevegésből származó üzenetet a beszélgetésszálhoz hozzáférő személy exportálhat. Egy AI-asszisztensnek küldött privát üzenetet csak annak tulajdonosa exportálhat. A Levelezésből származó üzenetet kizárólag a postafiók tulajdonosa exportálhatja, akkor is, ha másvalaki a rendszergazda.
A fájl alapértelmezett élettartama 24 óra. Lejárat után a régi link megszűnik működni, és a fájlt újra kell exportálni. Az exportálás a tartalom alkalmazásból való kiemelésére szolgál, nem a korlátlan ideig tartó szerveren tárolására.
Mit nyersz vele?
Nem kell képernyőképeket összeállítanod, amikor az ügyfél a megbeszéltek igazolását kéri. Egy külön dokumentumban elküldheted neki a szükséges üzenetet.
Később nem kell kiderítened, honnan származik a letöltött fájl. A címzett látja, hogy ki és mikor írta a tartalmat. Ha pedig csak egyetlen üzenetre van szüksége, nem kell elküldened neki a teljes beszélgetést.
Példa a mindennapi munkából
Egy ügyvédi iroda összeállítja az ügyiratokat. Az ügyféllel folytatott levelezés három héten át egyetlen feladat beszélgetésszálában zajlott. A megbeszéltek egy része az üzenetekben, másik része egy találkozóról készült jegyzetben található. Az ügyiratok közé bekerül egy PDF a feladat kiválasztott üzenetével és egy külön PDF a jegyzetről. A fejlécekből megállapítható, hogy ki és mikor írta a tartalmat. A letöltött fájlokat megkapó ügyvédjelöltnek nem kell fiókkal rendelkeznie a programban ahhoz, hogy felismerje a forrásukat.
Máskor a két találkozó között, telefonon folytatott beszélgetés zavaros. Az egyik üzenetet az AI által rendezett változatban olvasod, és ezt a változatot exportálod. A fejléc jelzi, hogy a szöveget az AI készítette, így a címzett nem téveszti össze egy szó szerinti átirattal.
Gyakori kérdések
Milyen formátumokban exportálhatók a beszélgetések?
Egyetlen üzenetet vagy jegyzetet PDF, DOCX vagy TXT formátumban menthetsz el. Az AI-asszisztens fájlgenerátora PDF, DOCX, XLSX, CSV és HTML formátumot támogat.
Exportálhatok egyetlen üzenetet is, nem csak egy teljes beszélgetést?
Igen. Az exportálás mindig egyetlen üzenetre vonatkozik egy feladatból, csevegésből vagy a Levelezésből (ide értve az AI-asszisztens válaszait is a beszélgetésszálban), vagy egyetlen jegyzetre. A teljes beszélgetést egy kattintással nem exportálhatod - egyetlen fájlt a beszélgetésszál megállapításaival az AI-asszisztens készít el, ha megkéred, hogy foglalja össze PDF-ben vagy Wordben.
Meg tudja nyitni a fájlra mutató linket a cégen kívüli személy?
Önmagában a link nem elég. A letöltéshez bejelentkezett munkamenet és megfelelő jogosultság szükséges: hozzáférés a feladathoz vagy a csevegéshez, a postafiók tulajdonjoga, illetve hozzáférés a jegyzethez.
Meddig érhető el a fájl?
Alapértelmezés szerint a generálástól számított 24 óráig. Utána a link lejár. A tartalom újbóli letöltéséhez újra exportálnod kell azt.
Exportálhatja a rendszergazda másvalaki üzenetét a Levelezésből?
Nem. A Levelezésből származó üzenetet kizárólag a postafiók tulajdonosa exportálhatja, akkor is, ha másvalaki a rendszergazda.