¿Qué es la exportación de conversaciones en Task Manager?
La Exportación de conversaciones de Task Manager resulta útil cuando alguien te pide que pongas los acuerdos por escrito. Un mensaje individual de un hilo de tarea, de un chat o del Correo, así como una nota individual, se convierte en un archivo que puedes enviar o adjuntar a un expediente. En lugar de preparar capturas de pantalla, guardas el contenido como documento.
Puedes exportar por separado un mensaje de una tarea, un chat o el Correo, o una nota, como PDF, DOCX o TXT.
Qué incluye exactamente el archivo
Al exportar un mensaje individual o una nota en un archivo PDF se conservan las negritas, la cursiva, las listas y los encabezados. En el archivo Word se conservan los encabezados y las listas, mientras que las negritas y la cursiva se convierten en texto normal. El resto del formato del editor lo omite el programa. El archivo TXT contiene solo el texto con marcas Markdown, por ejemplo asteriscos alrededor de la negrita.
Al principio del documento, el programa incluye información sobre quién escribió el contenido, cuándo lo hizo y de qué hilo o buzón procede. El servidor genera el encabezado. Así puedes identificar el archivo sin tener que buscar la conversación original en la aplicación.
Si estás leyendo un mensaje en la versión organizada por la IA, es esa versión la que se incluye en el archivo. El programa no te pregunta cuál elegir, porque exporta lo que tienes en pantalla. Las versiones de IA se guardan en la memoria de la sesión del navegador, no en la base de datos. Por eso, el navegador envía la versión seleccionada al exportar. En ese caso, el encabezado incluye la línea «Contenido: versión preparada por IA (modo …)». El destinatario ve que no es una transcripción literal de la conversación. El límite de este tipo de contenido es de 60 000 caracteres. Si no usas el modo IA, exportas el original.
Cuando pides al Asistente de IA que cree un documento, el asistente redacta el contenido y Task Manager genera el archivo. Tienes que pedir explícitamente que lo cree e indicar el formato. El asistente no crea archivos como parte de una respuesta normal.
Quién puede abrir un archivo exportado
El archivo generado se guarda en un directorio independiente del servidor, protegido por un archivo .htaccess. En la base de datos se crea un registro con un token aleatorio. El enlace contiene el token, pero para descargar el archivo también se necesita una sesión iniciada y los permisos correspondientes: acceso a la tarea o al chat, ser el propietario del buzón o tener acceso a la nota. Compartir el enlace con alguien ajeno a la empresa no le da acceso.
El programa comprueba los permisos tanto al generar como al descargar el archivo. Una persona con acceso al hilo puede exportar un mensaje de una tarea o un chat. Solo el propietario puede exportar un mensaje privado para la IA. Solo el propietario del buzón puede exportar un mensaje del Correo, aunque otra persona sea administradora.
El tiempo de vida por defecto del archivo es de 24 horas. Una vez caducado, el enlace antiguo deja de funcionar y hay que exportar el archivo de nuevo. La exportación sirve para sacar el contenido de la aplicación, no para guardarlo indefinidamente en el servidor.
¿Qué ganas?
No tienes que juntar capturas de pantalla cuando un cliente te pide que confirmes los acuerdos. Puedes enviarle un documento independiente con el mensaje que necesita.
No tendrás que reconstruir después de dónde procede el archivo descargado. El destinatario verá quién escribió el contenido y cuándo. Y, si solo necesita un mensaje, no tienes que enviarle toda la conversación.
Ejemplo del trabajo diario
Un bufete prepara un expediente. La correspondencia con el cliente se desarrolló durante tres semanas en un único hilo de tarea. Parte de los acuerdos está en los mensajes y otra parte, en una nota de la reunión. El expediente incluye un PDF con un mensaje seleccionado de la tarea y otro PDF con la nota. Los encabezados permiten saber quién escribió el contenido y cuándo. El abogado en prácticas que recibe los archivos descargados no necesita una cuenta en el programa para reconocer su procedencia.
En otra ocasión, una conversación mantenida por teléfono entre visitas resulta caótica. Lees uno de los mensajes en la versión ordenada por la IA y exportas precisamente esa versión. El encabezado indica que el texto lo ha preparado la IA, así que el destinatario no lo confundirá con una transcripción literal.
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos ofrece la exportación de conversaciones?
Puedes guardar un mensaje o una nota por separado como PDF, DOCX o TXT. El generador de archivos del Asistente de IA admite PDF, DOCX, XLSX, CSV y HTML.
¿Puedo exportar un solo mensaje en lugar de toda la conversación?
Sí. La exportación siempre se refiere a un único mensaje de una tarea, un chat o el Correo (incluidas las respuestas del Asistente de IA en el hilo) o a una sola nota. No puedes exportar toda la conversación con un solo clic - un único archivo con las conclusiones del hilo lo prepara el Asistente de IA, cuando le pides un resumen en PDF o en Word.
¿Alguien ajeno a la empresa puede abrir el enlace al archivo?
El enlace por sí solo no basta. Para descargar el archivo, se necesita una sesión iniciada y los permisos correspondientes: acceso a la tarea o al chat, ser el propietario del buzón o tener acceso a la nota.
¿Durante cuánto tiempo está disponible el archivo?
Por defecto, durante 24 horas desde su generación. Después, el enlace caduca. Para volver a descargar el contenido, hay que exportarlo de nuevo.
¿Puede un administrador exportar un mensaje del Correo de otra persona?
No. Solo el propietario del buzón puede exportar un mensaje del Correo, aunque otra persona sea administradora.