Qu'est-ce que l'export des conversations dans Task Manager ?
L’export dans Task Manager est pratique lorsque quelqu’un vous demande de consigner les décisions par écrit. Un message isolé d’un fil de tâche, d’une discussion ou de la Messagerie, ainsi qu’une note isolée, deviennent un fichier que vous pouvez transmettre ou joindre au dossier concerné. Au lieu de compiler des captures d’écran, vous enregistrez le contenu dans un document.
Vous pouvez exporter séparément un message provenant d’une tâche, d’une discussion ou de la Messagerie, ou une note, au format PDF, DOCX ou TXT.
Que contient exactement le fichier ?
Lors de l'export d'un message ou d'une note isolé au format PDF, le gras, l'italique, les listes et les titres sont conservés. Dans le fichier Word, les titres et les listes sont conservés, tandis que le gras et l'italique deviennent du texte normal. Le programme ignore les autres mises en forme de l'éditeur. Le fichier TXT ne contient que le texte brut avec les balises Markdown, par exemple des astérisques autour du gras.
Au début du document, le programme indique qui a rédigé le contenu et quand, ainsi que le fil de discussion ou la boîte mail dont il provient. L’en-tête est généré par le serveur. Il permet d’identifier le fichier sans avoir à rechercher la conversation d’origine dans l’application.
Si vous consultez un message dans sa version réorganisée par l’IA, c’est cette version qui est exportée - le programme ne vous demande pas de choisir, car il exporte ce qui est affiché à l’écran. Les versions générées par l’IA restent dans la mémoire de session du navigateur, et non dans la base de données. Le navigateur transmet donc la version sélectionnée lors de l’export. L’en-tête contient alors la ligne « Contenu : version préparée par l’IA (mode …) ». Le destinataire voit qu’il ne s’agit pas d’une transcription exacte de la conversation. Cette version est limitée à 60 000 caractères. Sans mode IA, vous exportez l’original.
Lorsque vous demandez un document à l’Assistant IA, celui-ci rédige le contenu et Task Manager crée le fichier. Vous devez demander explicitement sa création et indiquer le format. L’assistant ne crée pas de fichier dans le cadre d’une réponse ordinaire.
Qui peut ouvrir un fichier exporté ?
Le fichier généré est placé dans un répertoire dédié sur le serveur, protégé par un fichier .htaccess. Un enregistrement associé à un jeton aléatoire est créé dans la base de données. Le lien contient ce jeton, mais le téléchargement nécessite également une session ouverte et les autorisations adéquates : accès à la tâche ou à la discussion, propriété de la boîte mail ou accès à la note. Transmettre le lien à une personne extérieure ne lui donne pas accès au fichier.
Le programme vérifie les autorisations lors de la génération et du téléchargement du fichier. Un message provenant d’une tâche ou d’une discussion peut être exporté par toute personne ayant accès au fil. Seul le propriétaire peut exporter un message privé destiné à l’IA. Seul le propriétaire de la boîte mail peut exporter un message de la Messagerie, même si une autre personne est administratrice.
La durée de vie par défaut d’un fichier est de 24 heures. Une fois ce délai écoulé, l’ancien lien cesse de fonctionner et il faut exporter le fichier à nouveau. L’export sert à extraire le contenu de l’application, pas à le conserver indéfiniment sur le serveur.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à assembler des captures d’écran lorsque le client demande une confirmation des décisions prises. Vous pouvez lui transmettre un document séparé contenant le message dont il a besoin.
Vous n’avez pas à retrouver ensuite l’origine du fichier téléchargé. Le destinataire y voit qui a rédigé le contenu et quand. Et s’il n’a besoin que d’un seul message, vous n’avez pas à lui transmettre toute la discussion.
Exemple du quotidien
Un cabinet d’avocats constitue un dossier. Les échanges avec le client se sont déroulés pendant trois semaines dans un même fil de tâche. Certaines décisions figurent dans des messages, d’autres dans une note de réunion. Le dossier comprend un PDF avec le message sélectionné de la tâche et un autre PDF avec la note. Les en-têtes permettent de savoir qui a rédigé le contenu et quand. Le collaborateur qui reçoit les fichiers téléchargés n’a pas besoin d’avoir un compte dans le programme pour en identifier la source.
Une autre fois, une conversation menée par téléphone entre deux rendez-vous est décousue. Vous lisez l’un des messages dans sa version réorganisée par l’IA et exportez précisément cette version. L’en-tête indique que le texte a été préparé par l’IA, afin que le destinataire ne le confonde pas avec une transcription.
Questions fréquentes
Quels formats l’export des conversations propose-t-il ?
Vous pouvez enregistrer un message ou une note au format PDF, DOCX ou TXT. Le générateur de fichiers de l’Assistant IA prend en charge les formats PDF, DOCX, XLSX, CSV et HTML.
Puis-je exporter un seul message plutôt que toute la discussion ?
Oui. L'export concerne toujours un seul message, issu d'une tâche, d'une discussion ou de la Messagerie (y compris les réponses de l'Assistant IA dans un fil), ou une seule note. Vous ne pouvez pas exporter toute une conversation en un seul clic - un fichier unique reprenant les conclusions du fil peut être préparé par l'Assistant IA lorsque vous lui demandez un résumé en PDF ou en Word.
Une personne extérieure à l’entreprise peut-elle ouvrir le lien vers le fichier ?
Le lien seul ne suffit pas. Le téléchargement nécessite une session ouverte et les autorisations adéquates : accès à la tâche ou à la discussion, propriété de la boîte mail ou accès à la note.
Combien de temps le fichier reste-t-il disponible ?
Par défaut, pendant 24 heures après sa génération. Passé ce délai, le lien expire. Pour retélécharger le contenu, il faut l'exporter à nouveau.
Un administrateur peut-il exporter le message d’un autre utilisateur depuis la Messagerie ?
Non. Seul le propriétaire de la boîte mail peut exporter un message de la Messagerie, même si une autre personne est administratrice.