Co je modul Pošta v Task Manageru?
Firemní pošta v Task Manageru je modulem varianty Pro - schránka IMAP/SMTP zabudovaná do hlavního uspořádání aplikace: schránky máte v levém sloupci, seznam vláken nahrazuje seznam úkolů a samotné vlákno se otevírá v pravém sloupci - tam, kde obvykle čtete úkol nebo chat. E-maily přijímáte a odesíláte bez přecházení do webmailu. Přílohy z korespondence můžete přesunout do modulu Soubory, místo abyste je po měsících hledali ve schránce.
Připojíte libovolný server IMAP/SMTP, včetně polských hostingů, Gmailu a Outlooku. Počet schránek není omezený a každá má vlastní kartu v levém sloupci. Schránka je soukromá. I adresu biuro@firma.pl si každý připojuje u sebe. Nikdo jiný, ani administrátor, její obsah nevidí.
Task Manager nemaže zprávy na serveru. Čte příchozí poštu a složku „Odeslané“, takže ve vlákně uvidíte i odpověď odeslanou z telefonu. Přidává tam také kopie zpráv odeslaných z programu. Odpojením schránky se odstraní pouze místní kopie. Po opětovném připojení se zprávy vrátí.
Jak vypadá vlákno uvnitř?
Zprávy oddělují pruhy s dnem, například „Dnes“ a „Včera“. U odesílatele vidíte čas a fotku, pokud jeho adresa patří uživateli aplikace Task Manager. Jinak se zobrazí iniciály. Přesné datum najdete v bublině. Citovaná historie zůstává sbalená a tlačítkem „Zobrazit předchozí korespondenci“ ji můžete rozbalit.
Pod odesílatelem je řádek Komu s příjemci. Když si píšete s několika lidmi, hned vidíte, kdo se účastní vlákna. Odpověď se ve výchozím nastavení odešle všem z poslední zprávy: odesílatel a ostatní adresáti se vloží do pole Komu a kopie zůstanou v Kopie. Vaše adresa se vynechá. Nechtěného příjemce odstraníte křížkem u jeho adresy. Zpráva se odešle přes SMTP server schránky, ze které ji posíláte.
Sponka v záhlaví vlákna ukládá přílohy do modulu Soubory, do složky Pošta / název schránky / předmět vlákna. Vynechá obrázky vložené do těla e-mailu, neukládá znovu soubory se stejným názvem a velikostí a zohledňuje limit místa. Modul se otevře v této složce a zobrazí ukazatel „Stahuji přílohy (N) z poštovního serveru…“. Okno můžete zavřít a kopírování se dokončí. Vzdálené obrázky jsou ve výchozím nastavení blokované, aby se odesílatel při otevření e-mailu nedozvěděl, že je vaše adresa aktivní.
Co AI ve vlákně nabízí?
Tlačítko Uspořádat v patičce pole pro odpověď otevře nabídku se čtyřmi položkami. Vylepšit zkrátí text a odstraní patičky i právní doložky. Shrnout vytvoří 1-2 věty ke každé zprávě a zaměří se na důležité důsledky. Expert přidá pod každou zprávu řádek „Upozornění experta“ s rizikem nebo otázkou, kterou stojí za to položit. Původní obsah AI vypne.
Program zpracovává zprávy po 8. Tlačítko „Uspořádat starší zprávy (N)“ umožňuje pokračovat dál do historie. Výsledek se zobrazuje pouze po dobu aktuální relace: originály zůstávají beze změny a uspořádaná verze se neukládá do databáze. Po obnovení stránky ji musí AI připravit znovu. Pod každou takto zpracovanou zprávou uvidíte poznámku „AI může dělat chyby“.
AI asistenta se můžete zeptat na toto konkrétní vlákno, například na dohodnutou cenu a osobu, která ji schválila. Odpovídá výhradně na základě korespondence. Pokud v ní odpověď nenajde, řekne to na rovinu. Odpověď se zobrazí pod poslední zprávou se štítkem „JEN PRO VÁS“. Nikdo jiný ji neuvidí, ani administrátor.
Co získáte?
Nemusíte začínat den přenášením informací mezi poštou a programem na úkoly. Korespondence se zákazníkem, úkoly i soubory jsou v jednom okně - schránka ale zůstává soukromá: tým vidí úkol, ne vaše e-maily.
Po dovolené se nemusíte prokousávat zanořenými citacemi v dlouhém vlákně. Přečtete si zkrácenou verzi, doptáte se na podrobnosti a v případě pochybností si ověříte originál.
Když zákazník požádá o verzi smlouvy z doby před několika týdny, nemusíte hledat v každém e-mailu zvlášť. Přílohy z korespondence najdete ve složce pojmenované podle tématu konverzace.
Příklad z každodenní práce
Vlákno se zákazníkem se táhne tři týdny: nabídka, úprava, sken podepsané smlouvy a dvě změny termínu. Do konverzace se zapojí účetní a někdo z výroby. Po měsíci je těžké zjistit, která cena je poslední.
Zapnete režim Shrnutí a pak se asistenta zeptáte na cenu a na osobu, která ji schválila. Odpověď zůstane ve vlákně a uvidíte ji jen vy. Sponkou uložíte přílohy do jedné složky. Vlákno propojíte s úkolem v pracovním prostoru výroby, abyste mohli úkol otevřít přímo z korespondence. Propojení nezpřístupní obsah ani předmět e-mailu účastníkům úkolu, kteří u sebe nemají připojenou danou schránku.
Nejčastější dotazy
Je Pošta ve variantě Standard?
Ne, je to modul varianty Pro. Ceny obou variant jsou v ceníku, v částkách bez DPH.
Uvidí ostatní lidé ve firmě moji schránku?
Ne. Schránka je soukromá i pro administrátora. Každý si společnou firemní adresu připojuje u sebe zvlášť.
Může Task Manager smazat moje e-maily na serveru?
Ne. Klient IMAP v aplikaci Task Manager zprávy nemaže. Čte je a přidává kopie do složky „Odeslané“. Odpojením schránky se odstraní pouze její místní kopie v aplikaci.
Dostává se moje pošta do znalostní báze AI?
Ne automaticky. Pošta se nedostává do znalostní báze indexované na pozadí. Schránku nebo jednotlivé vlákno určíte ručně pro jednu konverzaci. Tuto funkci musí nejprve zapnout administrátor v Nastavení → AI.
Může e-mail sám založit úkol?
Ano. Automatizace mají spouštěč „Nový e-mail ve schránce“ s podmínkami týkajícími se odesílatele, předmětu, schránky a přítomnosti přílohy. Když pravidlo vytvoří úkol, propojení s vláknem vznikne automaticky.
Mohu připojit Gmail?
Ano. Od roku 2022 Gmail nepřijímá běžné heslo k účtu Google; Outlook také vyžaduje heslo aplikace. V Gmailu zapněte dvoufázové ověření na myaccount.google.com → Zabezpečení, vygenerujte 16místné „Heslo aplikace“ a zadejte ho v aplikaci Task Manager. V Outlooku také použijete heslo aplikace; u firemních účtů může administrátor IMAP vypnout.