Mi a Levelezés modul a Task Managerben?
A Céges postafiók a Task Managerben a Pro verzió modulja - egy, az alkalmazás fő elrendezésébe beépített IMAP/SMTP postafiók: a postafiókok a bal oszlopban találhatók, a beszélgetésszálak listája a feladatlista helyére kerül, maga a beszélgetésszál pedig a jobb oszlopban nyílik meg - ott, ahol általában a feladatot vagy a csevegést olvasod. Az e-maileket a webmailre való átváltás nélkül fogadod és küldöd. A levelezésből származó mellékleteket áthelyezheted a Fájlok modulba, ahelyett hogy hónapok múlva keresgélnéd őket a postafiókban.
Bármilyen IMAP/SMTP-szervert csatlakoztathatsz, beleértve a lengyel tárhelyszolgáltatókat, a Gmailt és az Outlookot. A postafiókok száma nincs korlátozva, mindegyiknek saját lapja van a bal oldali oszlopban. A postafiók privát. Még a biuro@firma.pl címet is mindenki külön csatlakoztatja a saját fiókjához. Senki más, még az adminisztrátor sem látja a tartalmát.
A Task Manager nem törli az üzeneteket a szerverről. Beolvassa a beérkező leveleket és az „Elküldött” mappát, ezért a beszélgetésszálban a telefonról küldött válasz is látható lesz. Az alkalmazásból küldött üzenetekről is másolatot helyez el ott. A postafiók leválasztásakor csak a helyi másolat törlődik. Újracsatlakoztatás után az üzenetek újra megjelennek.
Hogyan néz ki belülről egy beszélgetésszál?
Az üzeneteket a napot jelző sávok választják el, például „Ma” és „Tegnap”. A feladó mellett az időpontot és a fényképét látod, ha az e-mail-címe egy Task Manager-felhasználóhoz tartozik. Egyébként a monogramja jelenik meg. A teljes dátum egy buborékban látható. Az idézett előzmények összecsukva maradnak, a „Korábbi levelezés megjelenítése” gombbal pedig kibonthatod őket.
A feladó alatt látható a Címzett sor a címzettekkel. Több résztvevős beszélgetésnél rögtön ellenőrizheted, kik vesznek részt a beszélgetésszálban. A válasz alapértelmezés szerint az utolsó üzenet összes címzettjének szól: a feladó és a többi címzett a Címzett mezőbe kerül, a másolatok pedig a Másolat mezőben maradnak. A saját címed kimarad. A nem kívánt címzettet a címe melletti kereszttel távolíthatod el. Az üzenet annak a postafióknak az SMTP-szerverén keresztül kerül elküldésre, amelyből küldöd.
A beszélgetésszál fejlécében lévő gemkapocs a mellékleteket a Fájlok modulba, a Levelezés / postafiók neve / beszélgetésszál tárgya mappába menti. Kihagyja az e-mail szövegébe illesztett képeket, nem menti újra az azonos nevű és méretű fájlokat, és figyelembe veszi a tárhelykorlátot. A modul ebben a mappában nyílik meg, és megjeleníti a „Mellékletek letöltése (N) a levelezőszerverről…” sávot. Bezárhatod az ablakot, a másolás a háttérben befejeződik. A távoli képek alapértelmezés szerint le vannak tiltva, hogy az e-mail megnyitása ne jelezze a feladónak, hogy aktív az e-mail-címed.
Mire jó az AI a beszélgetésszálban?
A válaszmező láblécében lévő Rendszerezd gomb négy elemet tartalmazó menüt nyit meg. A Szépítsd lerövidíti a szöveget, és eltávolítja az aláírásokat, valamint a jogi záradékokat. A Foglald össze üzenetenként 1-2 mondatban foglalja össze a lényeget, különös tekintettel a következményekre. A Szakértő minden üzenet alá egy „Szakértői megjegyzés” sort illeszt, amelyben kockázatra vagy felteendő kérdésre hívja fel a figyelmet. Az Eredeti szöveg kikapcsolja az AI-t.
A program 8-asával rendezi az üzeneteket. A „Régebbi üzenetek rendezése (N)” gombbal tovább is visszaléphetsz. Az eredmény csak a munkamenet idejére szóló előnézet: az eredeti üzenetek változatlanok maradnak, a rendezett változat pedig nem kerül az adatbázisba. Az oldal frissítése után az AI-nak újra el kell készítenie. Minden ilyen üzenet alatt megjelenik a „Az AI hibázhat” megjegyzés.
A AI-asszisztenst az adott beszélgetésszálról kérdezheted, például arról, hogy milyen árat fogadtak el, és ki hagyta jóvá. Kizárólag a levelezés alapján válaszol. Ha nem találja benne a választ, ezt egyértelműen jelzi. A válasz az utolsó üzenet alatt jelenik meg, „CSAK NEKED” címkével. Senki más nem látja, az adminisztrátor sem.
Mit nyersz vele?
Nem kell azzal kezdened a napot, hogy a levelezés és a feladatkezelő között másolgatod a megbeszélteket. Az ügyféllel folytatott levelezés, a feladatok és a fájlok egy ablakban vannak - a postafiókod pedig privát marad: a csapat a feladatot látja, nem az e-mailjeidet.
Szabadság után nem kell hosszú beszélgetésszálak egymásba ágyazott idézetein átrágnod magad. Elolvasod az összefoglalót, rákérdezel a részletekre, és ha bizonytalan vagy, megnézed az eredeti üzenetet.
Ha az ügyfél egy néhány héttel ezelőtti szerződésváltozatot kér, nem kell minden e-mailt külön átkutatnod. A levelezés mellékleteit a beszélgetés témájáról elnevezett mappában találod.
Példa a mindennapi munkából
Egy ügyféllel folytatott beszélgetés három hete tart: ajánlat, javítás, aláírt szerződés szkennelt példánya és két határidő-módosítás. A könyvelő és a gyártásért felelős kolléga is bekapcsolódik. Egy hónap elteltével már nehéz megállapítani, melyik a legutóbbi ár.
Bekapcsolod az Összefoglalás módot, majd megkérdezed az asszisztenstől az árat és az azt jóváhagyó személyt. A válasz a beszélgetésszálban marad, és csak te látod. A gemkapoccsal egyetlen mappába mented a mellékleteket. Összekapcsolod a beszélgetésszálat a gyártási Munkaterület egyik feladatával, így a feladatot a levelezésből is megnyithatod. A kapcsolat nem teszi elérhetővé az e-mail tartalmát vagy tárgyát azoknak a feladat résztvevőinek, akiknél nincs csatlakoztatva az adott postafiók.
Gyakori kérdések
A Levelezés benne van a Standard csomagban?
Nem, ez a Pro csomag modulja. Mindkét csomag ára megtalálható az árlistában, nettó összegben.
Látják a cégben mások is a postafiókomat?
Nem. A postafiók az adminisztrátor számára is privát. A közös céges címet mindenki külön csatlakoztatja a saját fiókjához.
Törölheti a Task Manager a leveleimet a szerverről?
Nem. A Task Manager IMAP-kliense nem törli az üzeneteket. Elolvassa őket, és másolatokat helyez el az „Elküldött” mappában. A postafiók leválasztásakor csak az alkalmazásban tárolt helyi másolat törlődik.
Bekerül a levelezésem az AI tudásbázisába?
Nem automatikusan. A levelezés nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba. A postafiókot vagy egyetlen beszélgetésszálat kézzel rendelhetsz hozzá egy beszélgetéshez. Ehhez a funkciót előbb engedélyeznie kell az adminisztrátornak a Beállítások → AI menüpontban.
Egy e-mail önmagában létrehozhat egy feladatot?
Igen. Az Automatizálásokban van egy „Új e-mail a postafiókban” nevű eseményindító, amelynél a feladó, a tárgy, a postafiók és a melléklet megléte alapján adhatsz meg feltételeket. Ha az automatizálási szabály feladatot hoz létre, a beszélgetésszálhoz való kapcsolás automatikusan megtörténik.
Csatlakoztathatom a Gmailt?
Igen. 2022 óta a Gmail nem fogadja el a Google-fiók szokásos jelszavát; az Outlookhoz is alkalmazásjelszó szükséges. A Gmailben kapcsold be a kétlépcsős azonosítást a myaccount.google.com → Biztonság oldalon, hozz létre egy 16 karakteres „Alkalmazásjelszót”, és írd be a Task Managerbe. Az Outlookhoz is alkalmazásjelszót kell használnod; céges fiókoknál az adminisztrátor letilthatja az IMAP-ot.